التزويد

وحدة عمليات التزويد في كوها توفر وسيلة للمكتبة حيث يمكن أن تسجل طلبات الشراء مع الموردين وإدارة ميزانيات الشراء.

  • للوصول: المزيد > التزويد

التنصيب

قبل اسنخدام نظام التزويد الفرعي، يجب عليك التأكد من إتمام عملية التنصيب.

أولًا، قم بضبط مفضلات التزويد و ref:` إدارة التزويد <acquisitions-module-label>` لتطابق سير العمل في مكتبتك. قبل ضبط :ref:` حسابات EDI` و :ref:` EANs المكتبة` يجب عليك :ref:` إدخال المزودين <add-a-vendor-label>`.

على الصفحة الرئيسية للتزويد سترى الصناديق المدرجة في مكتبتك.

image781

ملاحظة

إذا كان إجمالي السطر مربكًا للتمويلات التي قمت بتنصيبها يمكنك إخفاؤه عن طريق إضافة

#funds_total {display:none;}

إلى التفضيل IntranetUserCSS

لرؤية جميع التمويلات النشطة يمكنك النقر على مربع التحديد بجانب "عرض النشط وغير النشط" أعلى جدول التمويلات.

لرؤية تاريخ جميع الترتيبات في المال يمكنك النقر على المبلغ، وسوف ينفذ تشغيل بحث لك.

image782

تعرف على المزيد في قسم :ref:`تتبع التمويل/الميزانية من هذا الدليل.

المزودون

قبل وضع أي طلبية، يجب عليك أولاً إدخال مزود واحد على الأقل.

إضافة مزود

لإضافة مزود قم بالنقر على زر 'مزود جديد' في صفحة التزويد

image783

يتم تقسيم شكل إضافة المورد إلى ثلاث أجزاء

  • القسم الأول من أجل المعلومات الأساسية حول المزود

    image784

    • من بين هذه الحقول، اسم المزود فقط هو المطلوب، ويجب إضافة بقية المعلومات للمساعدة في توليد رسائل المطالبة والفواتير.

  • القسم الثاني من أجل المعلومات الخاصة بجهة الاتصال الخاصة بك في مكتب المزود

    image785

    • تلزم أيا من هذه الحقول، ينبغي إلا أن يكون قد دخل إذا كنت تريد أن تعقب معلومات الاتصال الخاصة بك داخل نظام كوها

      • جهة اتصال التزويد الرئيسية: قم بتحديد هذا المربع إذا كان هذا الشخص هو جهة اتصالك الرئيسية فيما يتعلق بالتزويد من هذا المزود

      • جهة اتصال الدوريات الرئيسية: قم بتحديد هذا المربع إذا كان هذا الشخص هو جهة اتصالك الرئيسية فيما يتعلق بتزويد الدوريات من هذا المزود

      • الاتصال عند الطلب؟ قم بتحديد هذا المربع إذا كنت ترغب في إمكانية إرسال طلبياتك عبر البريد الالكتروني إلى هذا الشخص مباشرة

      • الاتصال بخصوص الطلبيات المتأخرة؟ قم بتحديد هذا المربع إذا كنت ترغب في إمكانية إرسال مطالبات تزويدك عبر البريد الالكتروني إلى هذا الشخص مباشرة

      • الاتصال بخصوص الأعداد المتأخرة؟ قم بتحديد هذا المربع إذا كنت ترغب في إمكانية إرسال مطالبات الدوريات عبر البريد الالكتروني إلى هذا الشخص مباشرة

    • كما يمكنك إضافة أكثر من جهة اتصال واحدة لكل مزود عن طريق النقر على زر "أضف جهة اتصال أخرى"

  • القسم الأخير هو من أجل معلومات الفواتير:

    image786

    • لتكون قادر على الطلب من الموّرد يجب جعلها 'نشطة.'

    • لقائمة الأسعار وأسعار الفواتير، اختر عملة

    • إذا تم فرض ضريبة على مكتبتك، قم بوضع علامة على رقم الضريبة الخاص بك كمسجل

    • لاحظ: إذا ما كانت قائمة أسعارك و/أو أسعار فواتيرك ، تشتمل على الضرائب.

    • اذا وفرّ المورد خصم ثابت, ادخل ذلك في حقل 'الخصم'.

      • يمكنك إدخال الخصومات الخاصة بالمادة أثناء عمل الطلبية.

    • أدخل معدل الضريبة الخاص بمكتبتك ، إذا كانت المكتبة تفرض ضرائب على الطلبات.

    • اذا كنت تعرف كم من الوقت يستغرق عادةً وصول الطلبات من هذا الموّرد, يمكنك ادخال وقت التسليم. هذا سيسمح لكوها للتقدير عند تسلّم الطلبات في مكتبتك في تقرير الطلبات المتأخرة.

    • الملاحظات للإستخدام الداخلي.

عرض/تحرير مزود

لعرض صفحة معلومات المزود، يجب عليك البحث عن المزود من صفحة التزويد الرئيسية. يمكن أن يتم بحثك بأي جزء من اسم المزود:

image787

ومن النتائج أنقر على اسم المورد الذي تريد عرضه أو تعديله.

image788

لإجراء تغييرات على المورد، يكفي النقر على زر'تحرير' .

إذا ما لم يكن مع المورد سلالٌ مرفقةٌ بهِ ، فإن زرَّ 'حذف' سيكون معروضاً ، سامحاً لكَ بحذف المورد.

image789

عقود المزود

يمكنك تعريف العقود (بتاريخ بدء وتاريخ انتهاء) وربطها بالمزود. يستخدم ذلك لتتمكن من رؤية كم أنفقت على عقد محدد بمزود بنهاية العام. في بعض الأماكن، يتم إنشاء العقود بحد أدنى وحد أقصى للمبلغ السنوي.

إضافة عقد

أعلى صفحة معلومات المزود، سترى زر 'عقد جديد'.

image790

شكل العقد سوف يطلب بعض المعلومات الأساسية جدا عن العقد.

image791

هام

هام: لا يمكنك ادخال عقد استعادي. تاريخ النهاية لا يجب أن يكون قبل تاريخ اليوم.

عند حفظ العقد ، فإنه سيظهر أسفل معلومات المورد.

image792

إنها أيضاً ستكون خياراً عند إنشاء سلة.

image793

إدارة مقترحات الشراء

يمكن توليد مقترحات الشراء بإحدى طريقتين. يمكنك إنشاء مقترحات عبر برنامج العميل إما للمكتبة أو نيابةً عن المستفيد من تسجيلته. وفقاً لإعداداتك في التفضيل مقترحات، يمكن للمستفيدين أيضاً تقديم مقترحات شراء عبر الأوباك.

ملاحظة

يجب عليك تسجيل الدخول مكوظف بصلاحية suggestions_manage :ref:`acquisitions <granular-acquisitions-permissions-label> لكي تتمكن من عرض مقترحات الشراء والعمل عليها.

عند وجود مقترح في انتظار مراجعة المكتبة، سيظهر في صفحة التزويد الرئيسية بجانب بحث المزود.

image794

ستظهر أيضاً في شاشة الموظفين الرئيسية تحت اسماء الوحدات.

image795

النقر على ‘إدارة المقترحات’ سيأخذك إلى أداة إدارة المقترحات. وإذا لم يكن هنالك أي مقترحات معلقة يمكنك الوصول إلى أداة إدارة المقترحات بالنقر على وصلة ‘إدارة المقترحات’ في القائمة على يمين صفحة التزويد.

image796

إقتراحاتك سترتب في عدة تبويبات: المقبول ، في الإنتظار، المحدد، المطلوب و/أو المرفوض. كل إقتراح مرفوض أو مقبول سيعرض اسم أمين المكتبة الذي أدارَ الإقتراح والسبب الذي أعطاه للموافقة أو الرفض ( تجده تحت 'الحالة').

الاقتراح "المقبول" هو المقترح الذي تم وضع علامة "مقبول" عليه باستخدام النموذج الموجود أدنى المقترحات. واقتراح "في الانتظار" هو المقترح الذي ينتظر اجراء من المكتبة. المقترح " المحدد" هو الذي تم وضع علامة "محدد" عليه باستخدام النموذج الموجود قبل المقترحات. المقترح "المطلوب" هو المقترح الذي تم طلبه باستخدام رابط "من مقترح شراء" <#orderfromsuggestion>`__' في سلتك. المقترح "المرفوض" هو المقترح الذي تم وضع علامة "مرفوض" عليه باستخدام النموذج الموجود أدنى قائمة المقترحات.

للمكتبات مع الكثير من الاقتراحات، وهناك مرشحات على الجانب الأيمن من الصفحة إدارة الاقتراحات للمساعدة في الحد من عدد العناوين المعروضة على الشاشة .

image797

النقر على العناوين الزرقاء سيوسع خيارات التصفية وانقر على '[مسح]' سيمسح كل التصفيات ويعرض كل المقترحات.

ملاحظة

صفحة الإقتراحات ستضيَّق تلقائياً للإقتراحات المقدَّمة لمكتبتك فقط . لترى معلومات لكل المكتبات (أو أي مكتبة أُخرى) أُنقر على عامل تصفية 'معلومات التزويد' وغيِّر المكتبة.

image798

أثناء معاينة المقترحات "المعلقة" يمكنك اختيار تحديد المربع الموجود بجانب المادة (المواد) التي ترغب في الموافقة عليها / رفضها ثم اختيار حالة وسبب اختيارك. كما يمكنك اختيار حذف الاقتراح كلياً عن طريق تحديد مربع "حذف المحدد".

image799

خيار آخر للمكتبات مع قوائم طويلة من الاقتراحات هو أن قبول أو رفض المقترحات واحداً تلو الآخر من خلال النقر على عنوان الاقتراح لفتح خلاصة الاقتراح، يتضمن معلومات فيما اذا كانت المادة قد تم شرائها.

image800

بالنقر على ‘تحرير’ على يسار العنوان المقترح أو أعلى صفحة تفاصيل المقترح سيتم فتح صفحة تحرير المقترح.

image801

من هذا النموذج تستطيع التعديل على المقترحات ( إضافة المزيد من التفاصيل ، أو تحديث بعض المعلومات الخاطئة التي قام بإدخالها المستفيد) . تستطيع أيضاً أن تختار بين قبول أو رفض هذه المقترحات إستناداً على أساسات فردية.

  • إختيارك بتعيين طلب ما على أنه 'في الإنتظار' سينقل الطلب مرى أخرى إلى تبويب 'في الإنتظار' .

الأسباب وراء قبول أو رفض المقترحات المحددة من خلال اقتراح قيمة مسندة ` يقترحون <#suggestauthorized>`__.

image802

اذا اخترت ‘أُخرى…’ كسبب خاص بك ستتم مطالبتك بإدخال السبب الخاص بك في مربع نص. النقر على ‘Cancel’ إلى يسار المربع سيعيد اسدال القائمة مع الأسباب المستندة.

image803

كما يمكنك تعيين هذا المقترح إلى تمويل.

image1280

يمكن لهذا التحرير إطلاق إخطار (معرّف في أداة :ref:` الإخطارات والكعوب <notices-and-slips-label>` مع إخطار TO_PROCESS <#toprocessnotice>) إلى مالك التمويل بأن هناك مقترح جاهز لإدارته إذا قمت بتفعيل كرون لتوليد هذه الإخطارات.

Once you have clicked 'Submit' the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron's account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

image804

وضع الطلبيات

لتنفيذ الطلبات يجب البحث بالأول البحث عن المورد أو بائع الكتب ان كنت تريد إرسال الطلب الى.

هام

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library's EDI accounts and EANs.

إنشاء سلة

ملاحظة

إذا كنت تستخدم EDI للطلب يجب عليك تنزيل تسجيلة طلبيتك من مزودك قبل بدء العملية في كوها.

لإنشاء سلة يجب عليك أولا بالبحث عن مورد كنت طلب منه

image805

لإضافة مستفيدين إلى القائمة قم بالنقر على زر إضافة مستفيد" على يسار اسم القائمة

ملاحظة

You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the 'View' button at the far right of each basket's information in the results table, and choosing 'Add to basket'.

image1406

بعد النقر على 'استلام الشحنة' سيطلب منك أن تدخل رقم فاتورة المورد وتاريخ استلام الشحنة.

image806

  • عند إضافة سلة تريد أن تعطيها اسماً ذلك سيساعدك على تعريفها لاحقاً

  • Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you're logged in at)

  • إذا ما رغبتَ أن تغير المورِّد الذي تقوم بالطلب منه فبإمكانك إستخدام قائمة الموؤدين المنسدلة

  • حقول الملاحظات اختيارية ويمكن أن تحتوي على اي نوع من المعلومات

  • If you're ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the 'Orders are standing' box for this basket.

    • لاحظ أن أي سلة لا يمكن أن تحتوي على كل من الطلبيات المؤكدة والقائمة.

  • يمكنك اختيار إنشاء مواد إما عند وضع الطلبية، أو عند استلام الطلبية، أو عند فهرسة المادة. إذا قمت باختيار خيار مختلف عن الافتراضي، سيتم تطبيقه على هذه السلة فقط. يتم ضبط الافتراضي عن طريق التفضيل AcqCreateItem.

إذا قمت :ref:` بإضافة عقود <add-a-contract-label> إلى المزود الذي تطلب منه، سيكون لديك خيار اختيار العقد الذي تطلب بموجبه تلك المواد.

image807

عند الانتهاء، قم بالنقر على 'حفظ'.

image808

Once your basket is created, click on 'Add to basket' you are presented with several options for adding items to the order.

image1407

الطلب من تسجيلة حالية

  • اذا طلبت نسخة أخرى من مادة موجودة, يمكنك ببساطة البحث عن التسجيلة في نظامك.

    • من النتائج، يمكنك النقر على 'إضافة طلبية' لجلبها إلى نموذج الطلبية.

      image809

    • من عرض التسجيلة المفصل، يمكنك النقر على زر 'إضافة طلبية'.

      image1451

  • سيتم نقلك إلى نموذج الطلبية

    image810

    • كل التفاصيل المرتبطة بالمادة ستكون مدرجة سلفاً في 'تفاصيل الفهرس'

الطلب من مقترح شراء

  • إذا كنت تسمح للمستفيدين بعمل مقترحات الشراء (تعرف على المزيد في قسم إدارة مقترحات الشراء <managing-purchase-suggestions-label>:ref: من هذا الدليل)، عندئذ يمكنك وضع الطلبيات من تلك المقترحات. لتعقب المقترحات التي تم طلبها واستلامها يجب عليك وضع الطلبيات باستخدام هذا الرابط.

    هام

    يجب قبول المقترحات قبل أن تتمكن من طلبها.

    image811

    • من النتائج ، انقر على وصلة الطلب بجانب المادة التي تود الطلب وستعرض مع نموذج الطلب بما في ذلك وصلة إلى الأقتراح

      image812

      • من هذا النموذج يمكنك إجراء التغييرات على تفاصيل الفهرس إذا لزم الأمر.

      • عند ظهور المادة في السلة الخاصة بك سيتم تضمين رابط للاقتراح.

        image813

    • ستقوم الطلبيات المضافة إلى السلة بهذه الطريقة بإخطار المستفيد عبر البريد الإلكتروني بأن مقترحه قد تم طلبه (بإخطار 'ORDERED' في الأدوات > :ref:` الإخطارات والكعوب <existing-notices-and-slips-label>`) وسيتم تحديث صفحة ':ref:`مقترحات شراء المستفيد <your-purchase-suggestions-label>' في الأوباك.

الطلب من اشتراك دورية

  • إذا كنت تستخدم نظام الدوريات الفرعي <#serials>___ يمكنك ربط معلومات طلب اشتراكك بالتزويد عن طريق اختيار طلبية "من اشتراك"

    • بعد النقر على رابط الطلبية ستنتقل إلى صفحة البحث التي ستساعدك في العثور على اشتراكك

      image814

    • ستظهر نتائجك على يسار النموذج وسيكون لكل اشتراك رابط "طلب" على يساره

      image815

    • النقر على "طلبية" سينقل معلومات الاشتراك إلى نموذج الطلبية بدون جزء "إضافة مادة" حيث أنك تقوم فقط بطلب اشتراك ولا حاجة إلى المادة

      image816

الطلب من تسجيلة جديدة (فارغة)

  • To order from a record that can't be found anywhere else, choose the 'From a new (empty) record' option.

    image817

    • سوف يظهر لك نموذج فارغ لملء كافة التفاصيل الضرورية حول المادة التي تقوم بطلبها.

      ملاحظة

      إذا لم يحتوي النموذج الافتراضي على حقول تفاصيل الفهرس اللازمة لوضع طلبية، قم بتفعيل تفضيل UseACQFrameworkForBiblioRecords والذي سيتيح ل ACQ إطار مارك تخصيص عرض الحقول عند الطلب.

تكرار الطلبيات (الطلب من طلبيات حالية)

  • يمكنك تكرار طلبية حالية عن طريق اختيار خيار 'من طلبيات حالية (نسخ)'.

    • You will be presented with a search form to search your existing orders.

      image1408

    • Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.

      image1409

Order from an external source

  • اذا كنت تريد أن تبحث في مكتبات أخرى من أجل مادة للشراء, استخدم خيار 'من مصدر خارجي', حيث سيُسمح لك أن تطلب من تسجيلة مارك الموجودة عن طريق بحث Z39.50.

    image818

    • From the results, click the 'Order' button next to the item you want to purchase.

      image819

    • إذا ما كانت المادة التي تطلبها من مصدر خارجي وتبدو كأنها من الممكن أن تتكرر فإن كوها سينبهك ويعطيك خياراً لكيفية الاستمرار.

      image820

      • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.

    • في نموذج الطلب المنبثق ، لن تتمكن من تحرير تفاصيل الفهرس

      image821

Order from a new file

  • إذا قام المزود بإرسال ملف تسجيلة لك (ملف .mrc على سبيل المثال)، يمكنك إضافة طلبيات باستخدام التسجيلات الموجودة في الملف. قم باختيار 'من ملف جديد'.

    ملاحظة

    لاحظ أنك تحتاج إلى صلاحية أداة the stage_marc_import لكي تتمكن من الطلب من ملف جديد.

    • سيتم نقلك إلى أداة :ref:` تنظيم تسجيلات مارك للاستيراد <stage-marc-records-for-import-label>`. قم بتنظيم ملفك كما هو موضح في هذا القسم.

    • بمجرد تنظيم الملفات، يمكنك النقر على زر 'إضافة ملفات منظمة إلى السلة'.

      image1410

    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose 'Select all' at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

      image1282

    • In the 'Item information' tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

      image1283

    • إذا لم يتم استيراد معلومات في معلومات التمويل من مارك بتفضيل MarcFieldsToOrder، يمكن استخدام تبويب "تفاصيل المحاسبة الافتراضية" لتطبيق القيم ذات الصلة بالمحاسبة.

      image1284

الطلب من ملف مخطط

  • يشبه هذا الخيار الخيار السابق، لكن في هذه الحالة، فقد تم بالفعل تنظيم ملفك. سواء قد قمت باختيار الطلب من ملف جديد أو الطلب من ملف منظم، فسيعتمد ذلك على سير عمل التزويد الخاص بك أو صلاحيات.

    • بمجرد النقر على 'من ملف منظم'، ستحصل على قائمة بكل الملفات المنظمة في نظامك.

      image822

    • From the list of files you are presented with, click on the 'Add orders' button to add the records in the staged file to your order.

      image1281

    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose 'Select all' at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

      image1282

    • In the 'Item information' tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

      image1283

    • إذا لم يتم استيراد معلومات في معلومات التمويل من مارك بتفضيل MarcFieldsToOrder، يمكن استخدام تبويب "تفاصيل المحاسبة الافتراضية" لتطبيق القيم ذات الصلة بالمحاسبة.

      image1284

Order from titles with highest hold ratios

  • الخيار الأخير للطلب هو الطلب من قائمة العناوين ذات أعلى معدلات للحجز

    • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

      image1285

With any of the above ordering options you're presented with an option to notify patrons of the new item when it's received. The contents of that notification can be edited in the Notices & slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the 'Patrons' section you will see an option to 'Add user'. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

بحث إشعار المستفيد

  • In the window that pops up search for the patrons you'd like to notify and click 'Add'

    image1411

  • بمجرد انتهئك يمكنك إغلاق النافذة وسترى قائمة المستفيدين أدنى قسم "المستفيدين"

    image1286

After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the 'Add item' button at the bottom left of the item form.

image823

بعد النقر على إضافة ستظهر المادة أعلى النموذج وبعد ذلك سيمكنك إدخال مادتك الأخرى بنفس الطريقة (اذا كان الطلب لأكثر من مادة).

image824

إذا كنت تقوم بطلب عدة مواد، يمكنك النقر على 'إضافة عدة مواد' بدلاً من إضافتها واحدة تلو الأخرى. سيتم سؤالم عن عدد المواد التي ترغب في إضافتها. قم ببساطة بإدخال ذلك العدد في المربع والنقر على'إضافة'.

image1412

عند إنتهائك من إدخال المعلومات عن المادة ، ستحتاج أن تدخل البيانات المحاسبية.

image825

  • الكمية تم ملؤها بأعداد المواد التي أضفتها إلى الطلب أعلاه.

    • هام

      If the item is created upon orderinf, you will not be able to edit the quantity manually, you must click 'Add item' below the item form to add as many items as you're ordering.

  • يتم ملء قائمة التمويلات بواسطة :ref:` التمويلات<funds-label>` التي قمت بتعيينها في قسم إدارة التزويد.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

  • سعر المورد هو السعر قبل أي ضرائب أو خصومات مطبَّقة.

  • إذا ما كان السعر غير محدداً فعلِّم مربع السعر غير محدد.

    ملاحظة

    السلة التي فيها سعر واحد غير محدد لا يمكن أن تغلق.

  • إذا قمت بفرض رسوم ضريبة المبيعات، فقم باختيار ذلك من حقل 'معدل الضريبة'. يتم ملء هذا الحقل بواسطة :ref:` تفضيل النظام <gist-label>`.

  • أدخل الخصم بالنسبة المئوية الذي تستلم به أمر الشراء هذا ، عندما تدخل القيمة ، اضغط على زر tab وكوها سيقوم بحساب بقية حقول التكاليف أدناه.

  • سعر التجزئة هو سعر التجزئة الموصى به (RRP)، السعر الذي قام الناشر أو المصنع بتحديده كتوصية لبائعي الكتب.

  • تكلفة الاستبدال هي السعر الذي سيكلفه استبدال المادة. يتم تحصيل هذا السعر من السمتخدم عند الإعلان عن فقدان مادة (عند ضبط التفضيل فرض إلى 'فرض').

  • Budgeted cost is the amount that will be removed from the 'spent' budget. Whether this number includes or excludes taxes will depend on the 'List price' setting for your vendor.

  • Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.

  • You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the 'Acquisitions details' tab in the detailed record.

  • You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.

  • If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.

بمجرد قيامك بملء جميع الحقول قم بالنقر على "حفظ" لإضافة المادة إلى سلتك. إذا كان السعر يذهب إلى المبلغ المتاح في التمويل ستظهر لك رسالة تأكيد.

image826

سيتيح لك تنبيه التأكيد الطلب بما يتخطى مبلغ تمويلك إذا اخترت ذلك.

عندما تُضاف مادة إلى السلة سيُعرض لك ملخص السلة.

image827

من هنا يمكنك أن تحرر أو تحذف المواد التي قمت بإضافتها.

  • Choosing to 'Cancel the order' will delete the order line but leave the record in the catalog.

  • Choosing to 'Cancel order and delete catalog record' removes both the order line and the record in the catalog.

    • تسجيلة الفهرسة لا يمكن دائماً حذفها. ربما عليك أن ترى الملاحظات التي تشرح السبب.

      image829

On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.

image830

  • Edit basket: edit the basket information, such as the name or the billing place.

  • Delete this basket: if the basket is empty, you will get a simple confirmation message before deleting the basket. If the basket contains orders, you will get a confirmation message with several options.

    image1413

    • Delete basket and orders: this will delete the basket, cancel the orders, refund the used funds, and delete the items (ordered or received).

    • Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can't be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).

  • Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.

  • Export as CSV: this will create a CSV file with all your orders from this basket. You can add several CSV profiles options by going to the CSV profiles tool.

  • E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.

إذا كنت تستخدم EDI لطلبيتك يمكنك النقر على زر "إنشاء طلبية EDIFACT " عند الانتهاء لإرسال الملف إلى المزود وغلق السلة.

image1287

عندما تكون متأكداً من أن سلَّتك مكتملة، بإمكانك أن تنقر على زر'أغلق السلة' لتشير بذلك أن هذه السلة مكتملة وتم إرسالها للمورد.

image835

هام

يجب عليك غلق السلة لتتمكن من :ref:`استلام المواد <receiving-orders-label> عند وصولها. المواد الموجودة في سلات مغلقة هي التي ستظهر فقط بأنها جاهزة للاستلام.

إذا تم ضبط التفضيل BasketConfirmations لإظهار تأكيد، سيتم سؤالك إذا كنت متأكدًا من غلق السلة.

image836

When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to 'Attach this basket to a new basket group' you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.

image832

هام

A basket with at least one item marked as 'uncertain price' will not be allowed to be closed.

image833

Clicking the 'Uncertain prices' button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

image834

هام

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

بمجرد إدخال طلبيتك يمكنك البحث عنها عبر التزويد أو عرض المعلومات في صفحة التفاصيل البيبلوغرافية في برنامج العميل (إذا تم ضبط التفضيل AcquisitionDetails إلى عرض)

image1288

إنشاء مجموعة سلة

A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that's the workflow used in your library.

To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the 'Basket groups' tab on the left side.

image788

image1414

Click on the 'New basket group' button.

image1415

  • Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha

  • Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order

  • Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address

  • Delivery comment: this comment will appear on the basket group order

  • Close basket group: if you know that once you're done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away

Drag the ungrouped baskets to the 'Baskets in this group' box to add baskets to the basket group.

image1416

Click on 'Save' to finish creating your basket.

From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.

image838

Receiving orders

هام

يجب عليك غلق السلة لتتمكن من :ref:`استلام المواد <receiving-orders-label> عند وصولها. المواد الموجودة في سلات مغلقة هي التي ستظهر فقط بأنها جاهزة للاستلام.

الطلبات من الممكن أن تُستلم من صفحة معلومات المورد أو من صفحة نتائج بحث المورد.

image839

او صفحة نتائج بحث المورد

image840

After clicking 'Receive shipment' you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.

image841

صفحة الإستلام ستدرج كل المواد التي لا تزال مطلوبة من المورد بغض النظر عن سلة المواد التي تتبع لها المادة.

image842

ملاحظة

If you have a lot of orders, you can filter the orders using the 'Filter' box on the left, the 'Search' box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.

image1417

image1418

You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.

Just make sure to clear the filter boxes when you're done, otherwise, the other items won't appear.

للحصول على مادة معينة، انقر فوق رابط 'استلام' من على يمين هذه المادة.

image843

Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.

If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.

image1419

You can check the box next to the item to receive it, or fill out the 'Quantity received' field on the left side.

Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn't send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the 'Quantity received' field.

You can edit the item if needed by clicking on the 'Edit' link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you'd like to do that at the point of receipt.

You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.

image1420

Important You must fill out the item form and click on 'Add item' or 'Add multiple items' in order to receive the order. You will not be able to simply change the 'Quantity received' amount.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.

image843

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).

Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.

Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click 'Save' to mark the item(s) as received.

image845

ملاحظة

إذا تم ضبط التفضيل AcqItemSetSubfieldsWhenReceived <#AcqItemSetSubfieldsWhenReceived>`إلى إضافة أو تغيير القيم عند استلام الطلبيات فسيتم إجراء هذه التغييرات بعد النقر على "حفظ".

عندما تنتهي من إستلام المواد ، بإمكانك أن تترك الصفحة أوتنقر زر 'إنهاء الإستلام' في أسفل الشاشة.

Received orders will have '(rcvd)' before the title in the basket view.

image850

Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click 'Show all baskets' to view the inactive baskets.

image1421

image1422

Transferring orders

إذا لم تعد المادة متاحة من هذا المزود يمكنك نقل الطلبية إلى سلة مزود آخر بالنقر على رابط "نقل" على يسار العنوان. سينبثق لك مربع بحث عن المزود.

image846

من النتائج يمكنك اختيار رابط "استيراد" على يسار التسجيلة التي ترغب في إضافتها إلى كوها

image847

ستظهر لك السلات المفتوحة لهذا المزود للاختيار منها. لنقل المادة قم ببساطة بالنقر على "اختيار" على يسار السلة التي ترغب في إضافة المادة لها.

image848

عندما يتم رفع الملف ، سيُعرض لك رسالة تأكيد.

image849

You will see transferred orders when viewing the basket.

image850

Cancelling orders

إذا لم يتم العثور على المادة في أي مكان يمكنك إلغاء الطلبية بالنقر على "حذف الطلبية" من أقصى اليسار. سوف يظهر لم مربع لإدخال سبب الإلغاء وتأكيده.

image1289

You will also see that the item is cancelled if you view the basket.

image850

ملاحظة

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the 'basket closed' date, which in turn will cause your 'late order' calculations to be incorrect.

فواتير

عند إستلام المواد المطلوبة فإن الفواتير يتم توليدها. من الممكن البحث عن الفواتير من خلال النقر على 'الفواتير' على يمين صفحة التزويد.

image851

بعد البحث ، فإن النتائج ستظهر على يسار خيارات البحث.

image852

From the 'Actions' button, you can click the 'Details' link to see the full invoice or 'Close' to note that the invoice is closed/paid for.

image853

In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

image1371

  • Click on 'Add an adjustment'

  • Enter the amount of the adjustment

  • Choose a reason, if needed

    ملاحظة

    The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.

  • Enter a note, if needed

  • Choose the fund from which the adjustment amount should be taken

  • If 'Encumber while invoice open' is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn't checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.

  • Click on 'Update adjustments' to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on 'Update adjustments'.

image1372

Attaching files to invoices

إذا كنت تسمح بتحميل ملفات التزويد بتفضيل AcqEnableFiles سترى خيار إدارة ملفات الفاتورة بجانب رابط "اذهب إلى صفحة الاستلام"

image1290

لرؤية أو إرفاق ملفات جديدة انقر على رابط "أدر ملفات الفواتير"

image854

من هنا يمكنك العثور على ملف لتحميله أو رؤية الملفات التي قمت بإرفاقها بالفعل.

image855

Merging two invoices

من نتائج بحث الفواتير يمكنك كذلك دمج فاتورتين معًا إذا احتجت ذلك. قم ببساطة بالنقر على مربع التحديد على يمين الفواتير التي ترغب في دمجها قم انقر على زر "دمج الفواتير المحددة" أدنى الصفحة. ستظهر لك شاشة تأكيد:

image856

قم بالنقر على صف رقم الفاتورة التي ترغب في الاحتفاظ بها وسيتم تظليلها باللون الأصفر. قم بإدخال أي معلومات محاسبة مختلفة في الحقول المقدمة لك وانقر على "دمج". ستصبح الفاتورتان فاتورة واحدة.

Claims and late orders

اذا أدخلت البريد الالكتروني للموّردين في نظامك, يمكنك ارسال رسائل الكترونية مُطالبة عندتأخر الطلب. قبل ارسالك المطالبات , ستحتاج لإقامة ` اشعار مُطالبة المقتنيات. <#ACQCLAIM>`__.

Upon clicking on the link to 'Late orders' from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

image857

ملاحظة

القائمة المنسدلة للموردين تظهر فقط الموردين ذوي السلال المغلقة التي تأخرت.

عندما تصفي طلباتك لتعرض لك الطلبات التي تعتبرها متأخرة ، سيُعرض لك قائمة بتلك المواد.

image858

To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click 'Claim order' at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

ملاحظة

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

image859

Acquisition searches

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

image860

In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

image861

Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

image862

يمكنك إدخال المعلومات في أحد أو كلا الحقلين كما يمكنك إدخال أي جزء من العنوان و/أو اسم المزود.

image863

النقر على علامة الزائد على يسار مربع بحث المورد سيوسع لك البحث ويتيح لك البحث بحقول إضافية.

image864

Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

image865

Budget/fund tracking

يوجد في صفحة التزويد الرئيسية جدول يعرض جميع تمويلاتك النشطة وتقسيم لما تم طلبه أو إنفاقه مقابلها.

image866

يؤدي النقر على المبالغ ذات الروابط الموجودة أدنى المنفق أو المطلوب إلى عرض ملخص بالعناوين التي تم طلبها أو تلقيها في هذه الميزانية.

image867

EDI process

توضح الأقسام السابقة جميع خياران الطلب، بينما يركز هذا القسم على الأجزاء الخاصة بطلبيات EDI أو EDIFACT لمساعدة من يستخدمون EDI فقط عند الطلب.

هام

يستخدم كوها EDIFACT االقياسي وليس X12 القياسي للطلب الإلكتروني.

EDI questions for vendors

يجب عليك تجميع المعلومات التالية من مزوديك قبل بدء عملية التنصيب في كوها.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

  • **المزود:**اسم المزود

  • الوصف: وصف مختصر عند الحاجة إلى شرح إضافي (وخاصة إذا كان لديك عدة حسابات لمزود واحد).

  • النقل: هل يقوم المزود بنقل ملفات EDI عبر FTP، SFTP أو شيء آخر يتطلب معالجة خاصة؟

  • **المضيف البعيد:**عنوان ال URL أو عنوان ال IP لخادم FTP/SFTP

  • اسم المستخدم: اسم المستخدم للخادم أعلاه

  • **كلمة المرور:**كلمة المرور للخادم أعلاه

  • مسار التنزيل: المسار الموجود على الخادم والذي يحتوي على ملفات ليقوم كوها بتنزيلها ومعالجتها

  • مسار التحميل: المسار الموجود على الخادم ليقوم كوها برفع الملفات عليه ليقوم المزود بمعالجتها

  • المؤهل: من قام بتعيين ال SAN أدناه؟

    • اختر واحدًا مما يلي:

      1. EAN دولي

      (31B) وكالة SAN الأمريكية

      1. معين بواسطة الموّرد

      2. معين بواسطة المشتري

  • SAN: معرّف المزود

    Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.

  • مؤهل المشتري: من قام بتعيين ال SAN أدناه؟

    • اختر واحدًا مما يلي:

      1. EAN دولي

      (31B) وكالة SAN الأمريكية

      1. معين بواسطة الموّرد

      2. معين بواسطة المشتري

  • SAN المشتري: معرّف المكتبة

  • **الاقتباسات مفعلة:**[نعم/لا] هل يدعم هذا المزود إرسال الاقتباسات وتلقيها عبر EDIfact وهل ترغب في إرسال وتلقي الاقتباسات عبر EDIfact؟

  • **الطلبيات مفعلة:**[نعم/لا] هل يدعم هذا المزود إرسال الطلبيات وتلقيها عبر EDIfact وهل ترغب في إرسال وتلقي الطلبيات عبر EDIfact؟

  • الفواتير مفعلة:[نعم/لا] هل يدعم هذا المزود إرسال الفواتير وتلقيها عبر EDIfact وهل ترغب في إرسال وتلقي الفواتير عبر EDIfact؟

  • لاحقة ملف الطلبية: لاحقة الملف لملفات الطلبية

  • لاحقة ملف الاقتباس: لاحقة الملف لملفات الاقتباس

  • لاحقة ملف الفواتير: لاحقة الملف لملفات الفواتير

  • أرقام الحسابات: (سردها جميعا)

  • وصف الحساب: (ملخص بماهية الرقم)

EANs: تحتاج كل مكتبة تستخدم EDIfact إلى تحديد معرف مشتري يعرف باسم SAN أو EAN. وستم استخدامها في ملء إعداد :ref:`Library EANs <library-eans-label>`

  • المكتبة

  • EAN

    • اختر واحدًا مما يلي:

      1. EAN دولي

      (31B) وكالة SAN الأمريكية

      1. معين بواسطة الموّرد

      2. معين بواسطة المشتري

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • السعر: حقل مارك21 الذي يحتوي على سعر المادة

  • الكمية: حقل مارك21 الذي يحتوي على عدد المواد لتسجيلة معينة

  • budget_code: حقل مارك21 الذي يحتوي على رمز ميزانية كوها ليتم الخصم منها

  • الخصم: حقل مارك21 الذي يحتوي على الخصم على هيئة نسبة مئوية سيتم خصمها من السعر

  • sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • فرز2: حقل مارك21 الذي سيملأ فرز2 الحقل المخصص

EDI setup

قبل البدء في الطلب باستخدام EDI يجب عليك أخذ الخطوات التالية:

  • اطلب من المزود/بائع الكتب الخاص بك :ref:`معلومات الاتصال <edi-questions-for-vendors-label>

    • من المفيد أيضًا طلب عينة ملفات EDIFACT من المزود

  • شارك المزود/بائع الكتب الخاص بك :ref:`رموز مكتبتك <libraries-label>، :ref:`رموز نوع المادة <item-types-label>، :ref:`رموز التمويل <funds-label>، وأي رموز أخرى أو :ref:`قيم استناد <authorized-values-label> قد يحتاجها لإنشاء تسجيلات طلبيات مارك الخاصة بك

  • تواصل مع مجتمع أو موفر الدعم الخاص بك حول حاجتك لبرنامج مساعد بناءً على إجابات مزودك

  • :ref:`أدخل المزود/بائع الكتب <add-a-vendor-label> في التزويد

  • Review your Acquisitions system preferences

    • تأكد من ملء التفضيل MarcFieldsToOrder بقيم ملفات الطلبية

  • قم بإدخال :ref:`حسابات EDI الخاصة بك

  • قم بإدخال :ref:`EANs المكتبة الخاصة بك

  • قم بتفعيل ref:` كرون EDI <cron-edi-message-processing-label>` ليتمكن من معالجة الملفات.

EDI ordering

تحدث الخطوة الأولى من الطلب باستخدام EDI في الموقع الالكتروني لمزود الكتب. يستخدم كل بائع مفردات مختلفة، لكن يجب عليك وضع طلبيتك في موقعه ثم تنزيل ملف طلبية مارك. قد ترى مفردات مثل: "السلة"، "الطلبية"، "سلة الكتب"، و"طلبية مارك". بمجرد تنزيل ملف مارك إلى حاسبك يجب عليك تسجيل الدخول إلى كوها والاستمرار في العملية هناك.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

في التزويد :ref:`إنشاء سلة <create-a-basket-label> للمزود الذي تطلب منه. من هذه السلة، اختر الطلب من ملف منظم <#orderfromstagedfile> وقم بالنقر على "طلب" بجانب الملف الذي قمت بتنزيله من مزودك وتم تنظيمه في كوها.

من شاشة التأكيد سترى جميع البيانات الموجودة في ملف مارك ذات الصلة بطلبيتك. إذا لم ترى حقول مملوءة مثل التمويل والكمية تأكد من ضبط التفضيل MarcFieldsToOrder

بمجرد إضافة كل المواد إلى السلة يمكنك النقر على زر "إنشاء طلبية EDIFACT"

طلبية EDIFACT

سيؤدي ذلك إلى توليد ملف في الانتظار من رسائل EDIFACT في كوها. ستتم معالجة الملفات الموجودة في الانتظار بواسطة :ref:`كرون EDI <cron-edi-message-processing-label>`وإرساله إلى مزودك.

فاتورة EDI

عند انتهاء مزود الكتب من معالجة الملفات سيقوم بإرسال فاتورة عبر EDI كذلك. سيقوم كرون EDI بالتقاط الفواتير ووضع علامة استلام على المواد الموجودة بها وتحديث تمويلاتك بدون الحاجة إلى أي تدخل يدوي.

رسائل EDIFACT

يمكن العثور على سجل بكافة الرسائل المرسلة والمستلمة عبر EDIFACT أدنى رسائل EDIFACT.

image1291