Pedidos de empréstimos inter-bibliotecas/ Empréstimos inter-bibliotecas

O módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas adiciona a capacidade de pedir e gerir empréstimos ou cópias de material de fontes externas. Os leitores podem submeter um novo pedido no OPAC para posterior revisão e processamento pelos técnicos. Em alternativa os técnicos podem adicionar novos pedidos no interface dos técnicos.

Configuração

Antes de usar o módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas, tenha a certeza que completou toda a configuração do sistema.

O módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas pode ser configurado para diferentes tipos de pedidos e fluxos de trabalho conhecidos como backends. Os backends disponíveis atualmente estão documentados na wiki da comunidade do Koha https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Para utilizar o módulo necessita de configurar pelo menos um backend.

De seguida, defina as preferências de sistema.

• Defina a preferência ILLModule para ‘Ativar’.

• Se desejar incluir uma declaração de direitos de autor no seu fluxo de trabalho pode usar a preferência de sistema ILLModuleCopyrightClearance.

Os técnicos da biblioteca responsáveis pelos pedidos de empréstimos inter-bibliotecas necessitam da seguinte permissão nas suas contas: ill: Criar e modificar pedidos de empréstimos inter-bibliotecas.

O módulo de pedidos de empréstimo inter-bibliotecas usam estados definidos pelo sistema. Podem adicionar novos estados para corresponder ao seu fluxo de trabalho no valor autorizado ILLSTATUS.

Criar pedido de empréstimo inter-bibliotecas

• Acesso: Mais > Empréstimo inter-bibliotecas

• Escolha ‘Novo empréstimo inter-bibliotecas’ e depois Freeform.

  Nota

  As imagens aqui mostradas são apenas para o backend FreeFrom.

• Introduza o tipo: Livro, Artigo, Revista, Outro.

• Nas duas secções introduza o máximo de informação que consiga incluindo o capítulo/artigo/parte, se aplicável.

• Adicione campos personalizados, se por exemplo desejar adicionar uma nota.

• Abaixo nas opções do leitor insira a biblioteca para a qual deseja que o pedido seja enviado.

Clique em ‘Criar’ e será apresentado um breve resumo dos detalhes do pedido. Clique no botão ‘Confirmar pedido’ e aparecerá a seguinte mensagem de confirmação:

Clique em ‘Confirmar pedido’ novamente para criar o pedido.

Ver pedidos de empréstimo inter-bibliotecas

A partir do interface principal dos pedidos de empréstimos inter-bibliotecas poderá ver todos os pedidos e os seus estados. Em alternativa pode clicar em ‘Ver pedidos’ a qualquer momento.

Existe uma quantidade enorme de dados disponíveis na tabela de Pedidos, por isso é aconselhável usar a visibilidade de colunas para ver apenas a informação que necessita. A primeira metade da tabela mostra os dados relacionados com o exemplar como o título, o volume e o número de páginas.

A segunda metade da tabela mostra os dados relacionados com o pedido como as notas e os comentários.

Gerir pedidos de empréstimo inter-bibliotecas

Clique no botão ‘Gerir pedido’ na última coluna. Dependendo do estado do pedido poderá ver alguns ou todos dos seguintes botões:

• Editar pedido

  • pode editar o número de leitor, o número de registo, a biblioteca e pode adicionar notas.

• Confirmar pedido

  • realiza o pedido com um serviço de disponibilização de documento usando um backend como o BLDSS.

• Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

  • efetuar o pedido via email para uma biblioteca parceira

• Eliminar

  • elimina completamente o pedido. Os detalhes dos pedidos eliminados não são mantidos no Koha.

• Reverter pedido

  • se o pedido estiver no estado ‘Pedido’ ou ‘Pedido aos parceiros’ os técnicos podem cancelar o pedido à fonte externa. O estado do pedido é revertido para ‘Novo’

• Marcar como completo

  • usado quando o pedido está totalmente completo.

• Editar metadados

  • Dependendo do backend usado para o pedido poderá editar, adicionar ou eliminar alguns ou todos os metadados do pedido. Por exemplo, se os metadados resultaram de um pedido ao backend FreeForm então podem ser editados, se os metadados são de uma fonte externa reconhecida como a BLDSS não podem ser editados.

• Mostrar metadados do fornecedor

  • Mostra qualquer metadado extra que seja providenciado pelo fornecedor e que não seja incluído no campos do pedido por omissão.

• Comentários

  • É possível adicionar comentários a um pedido de empréstimo inter-bibliotecas e estes podem ser usados pelos técnicos para manter o registo do trabalho efetuado. Os comentários são apenas de leitura e são registados por ordem cronológica. Mostram os detalhes do leitor e a data do comentário. Se existirem, o número de comentários é mostrado na vista de visualização dos pedidos.

Estados do pedido

A lista completa dos estados dos pedidos é a seguinte:

• Novo pedido

• Pedido

• Pedido aos parceiros

• Pedido revertido

• Cancelamento pedido - um leitor pediu o cancelamento a partir do OPAC.

• Completo

Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

Se tem uma rede de bibliotecas parceiras que permitem pedidos de empréstimo inter-bibliotecas pode fazer essa gestão no Koha. Primeiro necessita de criar as contas para as bibliotecas parceiras:

• Necessita de configurar uma categoria de leitor com o código ILLLIBS.

• Necessita de criar uma conta de leitor com essa categoria para cada biblioteca parceira.

• Cada biblioteca deve ter um endereço de email válido, já que será esse o mecanismo para enviar os pedidos de empréstimos inter-bibliotecas.

A partir deste ponto poderá usar a opção ‘Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras’ quando estiver a processar os pedidos.