Usando software de terceiros com o Koha

MarcEdit

Muitas bibliotecas gostam de usar o MarcEdit para as modificações ou limpezas dos dados. Se desejar fazer este processo pode descarregar a aplicação no seguinte endereço: http://marcedit.reeset.net/

Importante

Muitas das ações descritas neste capítulo podem ser feitas no Koha usando os Modelos de modificação MARC, mas esta secção serve para quem quer usar o MarcEdit.

Adicionar um prefixo às cotas

Quanto quiser importar dados para o Koha, provavelmente quer limpar-los primeiro. Algo comum entre os utilizadores do Koha é adicionar um prefixo às cotas.

• Abrir o MarcEdit

  

• Clique em ‘MarcEditor’

• Vá a Ferramentas > Editar dados de subcampo

  

• Para prefixar os dados o caractere especial é o: ^b  Para adicionar um prefixo ao início de um subcampo, adicione ^b na caixa de texto Campo e os dados a serem adicionados na caixa Substituir

  

  • Para prefixar dados nos início de um subcampo enquanto substituiu uma frase, adicione ^b[frase a substituir] na caixa de texto Campo e os dados a serem adicionados na caixa Substituir por.

Importar dados Excel para o Koha

Suponha que tem registos da sua biblioteca em formato Excel e os deseja importar para o Koha. Como é que realiza esta operação? O Koha não permite importar esses registos diretamente. No entanto, existe uma solução simples para que consiga importar os registos. Primeiro necessitar de converter o ficheiro Excel para Marc e depois é que o consegue importar para o Koha.

Siga os passos seguintes para importar os registos em Excel para o Koha

Converter do formato Excel para o formato .mrk

Primeiro, é necessário converter do formato Excel para o formato .mrk. Para esse processo iremos usar o MarcEdit. Pode descarregar-lo no endereço http://marcedit.reeset.net/

Agora abra-o e selecione Add-ins–>Delimited Text Translator.

Clique em Seguinte quando a janela seguinte aparecer.

Procure o seu ficheiro Excel.

Localize o seu ficheiro Excel escolhendo o formato Ficheiro Excel (*.xls).

De forma similar, preencha todas as outras entradas como o Ficheiro de saída, o Nome da folha Excel e marque a codificação UTF-8 (se necessário) e clique em Seguinte.

Agora será pedido para mapear os campos a reconhecer com os campos do formato MARC standard.

Suppose for Field 0 that is first column I entered Map to: 022$a( Valid ISSN for the continuing resource) and then click on Apply.

Nota

Pode personalizar os indicadores e muitas mais coisas, para mais informações sobre o formato marc21 visite o site oficial da Biblioteca do Congresso.

Da mesma forma, mapeie todos os outros campos e clique em Finalizar.

Aparecerá então uma janela a indicar que o ficheiro MARC (*.mrk) foi criado com sucesso.

Clique em Fechar e terminou o processo de criar o ficheiro .mrk a partir do ficheiro .xls. Pode agora ver o ficheiro clicando duas vezes no mesmo.

Convert o ficheiro .mrk para .mrc

Vamos converter o ficheiro .mrk que foi criado no passo anterior para o formato MARC puro para que se possa importar diretamente para o Koha.

Para isso, abra novamente o MarcEdit e seleciona MARC Tools.

De seguida selecione MarcMaker para converter o ficheiro .mrk para o formato .mrc.

Localize o ficheiro de entrada e escolha um nome para o ficheiro de saída. Posteriormente clique em Execute.

Será apresentado o resultado.

Clique em Fechar e teremos agora um ficheiro de registos MARC nativos (ficheiro .mrc).

Importar .mrc para o Koha

More information on importing records into Koha can be found in the Stage MARC records for import section of this manual.

Por último vamos importar o ficheiro .mrc para o Koha.

Clique nas Ferramentas no interface dos técnicos do Koha.

Next Click on Stage MARC Records for Import.

Depois, escolha o ficheiro .mrc anteriormente criado e clique em Carregar.

Pode também adicionar um comentário sobre o ficheiro e, por fim, clicar em Preparar para importar.

Quando a importação terminar, verá um resultado parecido com o seguinte

De seguida, clique em gerir os registos preparados.

Aqui pode alterar as regras de concordância a serem usadas na importação.

Clique em Importar este lote para o catálogo quando tiver terminado o processo.

Processo terminado. Depois de todos os registos estarem importados, pode comprovar o Estado e verificar se está como “importado”

Pode também reverter a operação de importação.

Em poucos minutos, conseguimos importar cerca de 10,000 registos para o Koha com este processo.

OCLC Cataloging Services

Koha can be set to work with the OCLC cataloging services such as

• WorldShare Record Manager

• Connexion

This allows librarians to use the WorldShare Record Manager web interface or the OCLC Connexion Client desktop software as their cataloging tool and send those records to Koha with a single click.

Setting up the OCLC Connexion Daemon

First, you will need to set up the OCLC Connexion Daemon on your server. If you have a system administrator you will want to consult with them on this process.

1. Find the script on your server and view its documentation.

   /usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --help
   

2. Create a configuration file. You could put this anywhere that is readable by the user that will be running the service, e.g., /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf. The output of the help command provides the details about what this file should contain. Here is an example:

   host: 0.0.0.0
   port: 5500
   log: /var/log/koha/my_instance/oclc_connexion.log
   koha: https://staff.mylibrary.example.com
   user: koha_staff_user_name
   password: koha_staff_user_password
   connexion_user: oclc_connexion_user_name
   connexion_password: oclc_connexion_user_password
   import_mode: direct
   

3. Since the configuration file contains passwords, make sure that it’s only readable by the user running the script, and nobody else.

   chmod 400 /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
   

4. Run the script.

   • You can do this manually to test it out:

     /usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
     

   • Or you can set up a systemd unit to keep the script running even when it crashes or the server reboots:

     1. Create a file at /etc/systemd/system/koha-oclc-connexion.service:

        [Unit]
        Description=Koha OCLC Connexion Daemon
        After=network.target
        
        [Service]
        Type=exec
        ExecStart=/usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
        Restart=always
        
        [Install]
        WantedBy=multi-user.target
        

     2. Enable and start the service:

        systemctl enable koha-oclc-connexion
        systemctl start koha-oclc-connexion
        

     3. Check the status of the service:

        systemctl status koha-oclc-connexion
        

WorldShare Record Manager

Setting up WorldShare Record Manager

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the “Metadata” tab.

3. Select “Record Manager” in the sidebar.

4. Select “User Preferences” in the sidebar.

   Nota

   Since these are User Preferences, they must be configured for each user who will be using the service.

   

5. Go to “Exporting – Bibliographic Records”.

   The official documentation from OCLC for all settings under this heading is found at https://help.oclc.org/Metadata_Services/WorldShare_Record_Manager/Record_Manager_user_preferences/Exporting_Bibliographic_records#Set_preferences_for_TCP.2FIP_export .

6. Go to the “General” tab.

   

   1. Set the “Format” to “MARC 21 with UTF-8 Unicode”, since Koha always uses UTF-8.

   2. Click “Save”.

7. Go to the “TCP/IP” tab.

   

   1. Enter the host name or IP address at which the OCLC connexion daemon service (configured above) can be reached.

   2. Set the Authentication to “Login ID” and enter the connexion_user and connexion_password from the configuration file (created above).

   3. Optionally set the connection delay, connection attempts, and other settings.

   4. Click “Save”.

Using WorldShare Record Manager

Sending a single record from the WorldShare Record Manager to Koha

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the “Metadata” tab.

3. Select “Record Manager” in the sidebar.

4. Search for a record.

   

5. Click on the title of a record to open it.

6. Click on the “Record” dropdown menu, then “Send to”, then “Local System (via TCP/IP)”

   

7. After a while, depending on your “connection delay” settings, you should see the record in Koha.

   • If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.

   • If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

Sending multiple records from the WorldShare Record Manager to Koha

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the “Metadata” tab.

3. Select “Record Manager” in the sidebar.

4. Search for a record.

   

5. Click on the title of a record to open it.

6. Click on the “Record” dropdown menu, then “Send to”, then “Export List …”. Select a list to which to add the record.

7. Repeat from step 4 as needed.

8. Click on “Export Lists” in the sidebar.

9. Click on the name of a list to open it.

10. Click on the “Export” dropdown menu, then “Send to local system (via TCP/IP)”.

11. After a while, depending on your “connection delay” settings, you should see the record in Koha.

• If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.

• If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

OCLC Connexion Client desktop software

See https://wiki.koha-community.org/wiki/OCLC_Connexion_Client for instructions on setting up and using the OCLC Connexion Client desktop software.

Talking Tech

Talking Tech i-tiva is a third party, proprietary, product that libraries can subscribe to. Learn more here: http://www.talkingtech.com/solutions/library.

Installation and setup instructions

Be sure you’ve run installer/data/mysql/atomicupdate/Bug-4246-Talking-Tech-itiva-phone-notifications.pl to install the required data pack (new syspref, notice placeholders and messaging transport preferences)

To use, TalkingTechItivaPhoneNotification system preference must be turned on.

If you wish to process PREOVERDUE or RESERVES messages, you’ll need the EnhancedMessagingPreferences system preference turned on, and patrons to have filled in a preference for receiving these notices by phone.

For OVERDUE messages, overdue notice triggers must be configured under More > Tools > Overdue notice/status triggers. Either branch-specific triggers or the default level triggers may be used (script will select whichever is appropriate).

Sending notices file

1. Add the TalkingTech_itiva_outbound.pl script to your crontab

2. Add an FTP/SFTP or other transport method to send the output file to the i-tiva server

3. If you wish, archive the sent notices file in another directory after sending

Run TalkingTech_itiva_outbound.pl –help for more information

Receiving results file

1. Add an FTP/SFTP or other transport method to send the Results file to a known directory on your Koha server

2. Add the TalkingTech_itiva_inbound.pl script to your crontab, aimed at that directory

3. If you wish, archive the results file in another directory after processing

Run TalkingTech_itiva_inbound.pl –help for more information