Using third party software with Koha

MarcEdit

Many libraries like to use MarcEdit for modifications or data cleanup. If you’d like to do this you will need to download it at: http://marcedit.reeset.net/

Importante

Many of the actions described in this chapter can be done in Koha using Marc Modification Templates, but this section is here for those who are used to MarcEdit.

Agregar un prefijo a las signaturas topográficas

Cuando quiera importar datos a Koha, probablemente quiera limpiarlos primero. Algo común entre los usuarios de Koha es añadir un prefijo a la signatura topográfica.

Abrir MarcEdit
Haga clic en “MarcEditor”
Ir a Tools > Edit Subfield Data
Para anteponer datos el carácter especial es: ^b Para anteponer simplemente datos al principio de un subcampo, agregar ^b al Campo de datos: cuadro de texto y los datos que se incluirán al dar a Replace
- Para anteponer datos al principio del subcampo mientras sustituye una cadena de texto, agregue ^b[cadena a reemplazar] al cuadro de texto Field Data y los datos que se agregarán en el cuadro de texto Replace With.

Importando datos de Excel en Koha

Suponga que tiene registros de su biblioteca en formato de hoja de datos excel y quiere importarlos en Koha. Pero, ¿cómo se puede hacer esto? Koha no le permitirá importar archivos de Excel directamente. Bueno, aquí hay una solución muy simple para que usted le permitirá importar sus archivos de Excel en Koha fácilmente. En primer lugar, vamos a convertir el archivo de Excel en un archivo Marc y luego importarlo a Koha.

Siga los pasos que se indican para importar sus archivos de Excel en Koha

Convirtiendo desde el formato de Excel al formato .mrk

First, we will convert excel format into .mrk format. For this we will use MarcEdit. You can download it from http://marcedit.reeset.net/

Ahora ábralo y seleccione Add-ins–>Delimited Text Translator.

Haga clic en Next cuando aparezca la siguiente ventana.

Busque su archivo Excel.

Locate your excel file by choosing the format Excel File(*.xls).

Del mismo modo, cumplimente el resto de entradas como Output File, Excel Sheet Name y marque codificación UTF-8 (si es necesario) y haga clic en Next.

Ahora se le pedirá el mapeo de los campos con los campos de formato MARC estándar.

Suponga que para el Campo 0 que es la primera columna Mapee a: 022$a ( un ISSN válido para el recurso continuo) y luego haga clic en Apply.

Nota

Puede personalizar indicadores y las demás cosas, para más información del formato marc21 visite official library of congress site [http://www.loc.gov/marc/bibliographic/].

Del mismo modo mapee todos los demás campos y haga clic en Finalizar.

And then a window will appear indicating that your Marc Text File(*.mrk) has been created.

Haga clic en Cerrar y hemos creado un archivo. mrk de. xls en este paso. Puede ver el archivo haciendo doble clic sobre él.

Convertir archivo .mrk a .mrc

Vamos a convertir el archivo .mrk que hemos creado en el paso anterior en formato Marc puro que se puede importar directamente en Koha.

Para esto de nuevo abra MarcEdit y seleccione MARC Tools.

A continuación seleccione MarcMaker para convertir un archivo .mrk a uno con formato .mrc.

Localice el archivo de entrada y el nombre de archivo de salida. Luego haga clic en Execute.

Y se le mostrará el Resultado.

Haga clic en Cerrar y ahora tenemos registros MARC nativos ( archivos .mrc).

Importar .mrc a Koha

More information on importing records into Koha can be found in the Stage MARC records for import section of this manual.

Por último vamos a importar el archivo anterior .mrc a Koha.

Haga clic en Herramientas en la interfaz de administración de Koha.

A continuación haga clic en Registros MARC preparados para importar

Después elija el archivo creado previamente .mrc y haga clic en Subir.

También puede agregar un comentario sobre del archivo y, finalmente, haga clic en Preparado para la importación.

Cuando la importación este hecha, obtendrá un resultado como este

A continuación, haga clic en gestionar registros preparados.

Aquí usted puede incluso cambiar las reglas de la importación.

Haga clic en Importar por lotes a este catálogo cuando haya terminado.

Eso es todo. Después de que todos los registros se hayan importado, compruebe el estado y debería leerse «importado»

Incluso puede deshacer la operación de importación.

Y en algunos minutos, hemos importado alrededor de 10.000 registros a Koha

OCLC Cataloging Services

Koha can be set to work with the OCLC cataloging services such as

WorldShare Record Manager [https://www.oclc.org/en/worldshare-record-manager.html]
Connexion [https://www.oclc.org/en/connexion.html]

This allows librarians to use the WorldShare Record Manager web interface or the OCLC Connexion Client desktop software as their cataloging tool and send those records to Koha with a single click.

Setting up the OCLC Connexion Daemon

First, you will need to set up the OCLC Connexion Daemon on your server. If you have a system administrator you will want to consult with them on this process.

Find the script on your server and view its documentation.
```
/usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --help
```

Create a configuration file. You could put this anywhere that is readable by the user that will be running the service, e.g., /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf. The output of the help command provides the details about what this file should contain. Here is an example:

host: 0.0.0.0
port: 5500
log: /var/log/koha/my_instance/oclc_connexion.log
koha: https://staff.mylibrary.example.com
user: koha_staff_user_name
password: koha_staff_user_password
connexion_user: oclc_connexion_user_name
connexion_password: oclc_connexion_user_password
import_mode: direct

Since the configuration file contains passwords, make sure that it’s only readable by the user running the script, and nobody else.
```
chmod 400 /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
```

Run the script.

You can do this manually to test it out:

/usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf

Or you can set up a systemd unit to keep the script running even when it crashes or the server reboots:

Create a file at /etc/systemd/system/koha-oclc-connexion.service:

[Unit]
Description=Koha OCLC Connexion Daemon
After=network.target

[Service]
Type=exec
ExecStart=/usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
Restart=always

[Install]
WantedBy=multi-user.target

Enable and start the service:

systemctl enable koha-oclc-connexion
systemctl start koha-oclc-connexion

Check the status of the service:
```
systemctl status koha-oclc-connexion
```

WorldShare Record Manager

Setting up WorldShare Record Manager

Log in to your WorldShare account.
Go to the «Metadata» tab.
Select «Record Manager» in the sidebar.
Select «User Preferences» in the sidebar.

Nota

Since these are User Preferences, they must be configured for each user who will be using the service.
Go to «Exporting – Bibliographic Records».

The official documentation from OCLC for all settings under this heading is found at https://help.oclc.org/Metadata_Services/WorldShare_Record_Manager/Record_Manager_user_preferences/Exporting_Bibliographic_records#Set_preferences_for_TCP.2FIP_export .
Go to the «General» tab.
1. Set the «Format» to «MARC 21 with UTF-8 Unicode», since Koha always uses UTF-8.
2. Click «Save».
Go to the «TCP/IP» tab.
1. Enter the host name or IP address at which the OCLC connexion daemon service (configured above) can be reached.
2. Set the Authentication to «Login ID» and enter the connexion_user and connexion_password from the configuration file (created above).
3. Optionally set the connection delay, connection attempts, and other settings.
4. Click «Save».

Using WorldShare Record Manager

Sending a single record from the WorldShare Record Manager to Koha

Log in to your WorldShare account.
Go to the «Metadata» tab.
Select «Record Manager» in the sidebar.
Search for a record.
Click on the title of a record to open it.
Click on the «Record» dropdown menu, then «Send to», then «Local System (via TCP/IP)»

|worldshare_record_menu_export.png|
After a while, depending on your «connection delay» settings, you should see the record in Koha.
- If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.
- If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

Sending multiple records from the WorldShare Record Manager to Koha

Log in to your WorldShare account.
Go to the «Metadata» tab.
Select «Record Manager» in the sidebar.
Search for a record.
Click on the title of a record to open it.
Click on the «Record» dropdown menu, then «Send to», then «Export List …». Select a list to which to add the record.
Repeat from step 4 as needed.
Click on «Export Lists» in the sidebar.
Click on the name of a list to open it.
Click on the «Export» dropdown menu, then «Send to local system (via TCP/IP)».

After a while, depending on your «connection delay» settings, you should see the record in Koha.

If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.

If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

OCLC Connexion Client desktop software

Setting up the OCLC Connexion Client desktop software

Nota

La captura de pantalla muestra la OCLC Connexion Client v.2.50, Koha v.3.12

Para configurar el cliente del escritorio de OCLC Connexion para conectar con Koha, diríjase a Herramientas > Opciones, después elija la pestaña Exportar.

Haga clic en el botón «Crear …» para configurar un nuevo destino, a continuación, seleccione «Exportar Gateway OCLC» y haga clic en OK.
- Ingrese la siguiente información:
  - «Host Name:» Your catalog’s appropriate IP address (from your config file above)
  - «Port:» Your catalog’s appropriate port number (from your config file above)
  - «Login ID:» El usuario Koha del catalogador
  - «Password:» La clave Koha del catalogador
  - «Notify Host Before Disconnect» = chequeado,
  - «Timeout» = 100, «Retries» = 3, «Delay» = 0 (cero),
  - «Send Local System Logon ID Password» = chequeado.
Seleccione «OK» cuando haya finalizado, y usted podrá ver su nueva opción «Gateway Export» listada (La dirección IP y el puerto están bloqueados en la siguiente captura de pantalla)

Gateway Export agregado
Haga clic en «Características del registro» y asegúrese que los registros bibliográficos utilizan MARC21, UTF-8 Unicode, y haga clic en Aceptar para guardar.

Record Characteristics configured

¡Usted ya debería estar preparado! Para exportar un registro desde el cliente de OCLC Connexion a Koha, solo tiene que presionar F5 mientras el registro está en la pantalla. El cuadro de diálogo de exportación se abrirá, y usted verá a OCLC Connexion intentando establecer conexión con Koha. Usted debe recibir un mensaje de que el registro fue añadido o superpuesto, incluyendo su número biblio, y una dirección URL que puede copiar en su navegador web para acceder directamente al registro.

Using the OCLC Connexion Client desktop software

Los Registros pueden ser exportados desde el Connexion ya sea en lote o uno por uno.

Exportando registros uno por uno

To export bibliographic records one by one, be sure your «Batch» options are correct: from the «Tools» menu, select «Options», and select the «Batch» tab. In the «Perform local actions in batch» area, «Bibliographic Record Export» should be unchecked

When ready to export, from the «Action» menu, select «Export» or use the F5 key. You will see a screen similar to the following if the import is successful and if the record is new to the Catalog; you may copy & paste the resulting URL into your Koha catalog to see the new record.

If the record was overlaid, you will see a message to that effect in the «OCLC Gateway Export Status» window

Exportando registro en lote

To export bibliographic records in a batch, be sure your «Batch» options are correct: from the «Tools» menu, select «Options», and select the «Batch» tab. In the «Perform local actions in batch» area, «Bibliographic Record Export» should be checked

Cuando un registro esta listo para ser exportado, desde el menú «Action», seleccione «Export» o utilice la tecla F5, y el estado de exportación debe estar en «ready».

When ready to export the batch, from the «Batch» menu, select «Process batch» and check the appropriate «Path» and «Export» boxes

The export will begin, and the bib records will be exported & imported into Koha one by one; you will see «OCLC Gateway Export Status» windows, as above, showing you the results of each export. That window will stay there until you select «Close,» and then the next record’s export/import will begin. The process will continue until all records in the batch are completed. Then you may or may not see the Connexion Client export report (depending on your Client options for that).

Ejemplares en OCLC

If you’d like to create your item records in OCLC you can do so by adding a 952 for each item to the bib record you’re cataloging. The order of subfields in the 952 field doesn’t matter; you may wish to set up a text string or macro in the OCLC Connexion Client desktop software for frequently used subfield strings. location and item information cataloging guide will break down what subfields you can use in the 952, but at the minimum you want to have subfield 2, a, b, and y on your items.

952 \\$2CLASSIFICATION$aHOMEBRANCHCODE$bHOLDINGBRANCHCODE$yITEMTYPECODE

The subfield 2 holds the classification code. This can be ddc for Dewey or lcc for Library of Congress or z for Custom. Other classification sources can be found in the Classification Sources area in administration
Subfield a is your home library and needs to be the code for your home library, not the library name. You can find these codes in the Libraries administration area.
Subfield b is your holding library and needs to be the code for your holding library, not the library name. You can find these codes in the Libraries administration area.
Subfield y is your item type code. It needs to be the code, not the item type name. You can find these codes in the Item Types administration area.

952 \\$2ddc$aMAIN$bMAIN$yBOOK

In addition to these required fields you can enter any other subfield you’d like. Most libraries will enter a call number in subfield o and a barcode in subfield p as well. Review the Location and item information cataloging guide for a full list of subfields and values.

Overlaying a bib record from OCLC

To overlay a bib record from OCLC, include a 999__$c in the record with the Koha record number of the Koha bib record to be overlaid in the $c subfield. The 999__$c is in the Koha MARC21 record and also at the end of the record’s URL. Please note that only bibs can be overlaid and item records can not be overlaid, so the item records will be unaffected.

Talking Tech

Talking Tech i-tiva is a third party, proprietary, product that libraries can subscribe to. Learn more here: http://www.talkingtech.com/solutions/library.

Installation and setup instructions

Asegúrese de que ha ejecutado installer/data/mysql/atomicupdate/Bug-4246-Talking-Tech-itiva-phone-notifications.pl, requerido para instalar los paquetes de datos (new syspref, notice placeholders and messaging transport preferences)

To use, TalkingTechItivaPhoneNotification system preference must be turned on.

If you wish to process PREOVERDUE or RESERVES messages, you’ll need the EnhancedMessagingPreferences system preference turned on, and patrons to have filled in a preference for receiving these notices by phone.

For OVERDUE messages, overdue notice triggers must be configured under More > Tools > Overdue notice/status triggers. Either branch-specific triggers or the default level triggers may be used (script will select whichever is appropriate).

Sending notices file

Add the TalkingTech_itiva_outbound.pl script to your crontab
Add an FTP/SFTP or other transport method to send the output file to the i-tiva server
Si lo desea, guarde los archivos de avisos enviados en otro directorio después del envío.

Run TalkingTech_itiva_outbound.pl –help for more information

Receiving results file

Agregar un FTP/SFTP u otro método de transporte para enviar el archivo de resultados a un directorio conocido en su servidor Koha
Add the TalkingTech_itiva_inbound.pl script to your crontab, aimed at that directory
Si desea, guarde el archivo de resultados en otro directorio después de su procesamiento

Run TalkingTech_itiva_inbound.pl –help for more information