Pedidos de empréstimos inter-bibliotecas/ Empréstimos inter-bibliotecas

O módulo empréstimos interbibliotecas (Interlibrary loan - ILL) permite solicitar e gerir empréstimos ou cópias de outras instituições. Os usuários realizam a solicitação via OPAC, mas a equipe responsável da biblioteca precisa aceitar e processar o empréstimo. Outra opção é a solicitação pela equipe da biblioteca via interface administrativa.

Configurar

Antes de usar o módulo de empréstimos interbibliotecas, tenha a certeza realizou toda a configuração do sistema.

O módulo de empréstimo interbibliotecas pode ser configurado para diferentes tipos de solicitações e fluxos de trabalho, conhecidos como backends. Os backends atualmente disponíveis estão documentados no wiki da comunidade Koha em https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Você precisará configurar pelo menos um backend.

Em seguida, configure as preferências do sistema.

  • Configure a preferência do sistema ILLModule para ‘Enable’.

  • Se desejar incluir uma declaração de direitos autorais no seu fluxo de trabalho utiliza a preferência de sistema ILLModuleCopyrightClearance

Os funcionários da biblioteca responsáveis pelos empréstimos interbibliotecas necessitam da seguinte permissão nas suas contas: ill: Criar e modificar empréstimos interbibliotecas.

O módulo de Empréstimo Interbibliotecas (ILL) utiliza status advindos do sistema, isto é, status pré configurados do software. Você pode adicionar ou modificar status para atender sua necessidades em valor autorizado ILLSTATUS.

Criar solicitação de Empréstimo Interbibliotecas

  • Acesso: Mais > Empréstimo Interbibliotecas

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  • Escolha ‘Novo empréstimo Interbibliotecas’ e depois Freeform.

    Nota

    As imagens aqui mostradas são apenas para o backend FreeFrom.

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  • Insira o tipo de material: Livro, Artigo, Revista, Outro.

  • Nas duas secões seguinte insira o máximo de informação que consiga incluindo o capítulo/artigo/parte, se aplicável.

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  • Se desejar incluir uma nota ou mais detalhes sobre a obra, adicione os campos customizados.

  • Na seção ‘Opções de empréstimo’ insira a biblioteca para a qual deseja que o pedido seja enviado.

Clique em ‘Criar’ e será apresentado um breve resumo sobre o pedido. Clique no botão ‘Confirmar pedido’ e aparecerá a seguinte mensagem de confirmação:

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Clique em ‘Confirmar pedido’ novamente para criar o pedido.

Visualizando as solicitações de empréstimo interbibliotecas

A partir da interface principal do empréstimos interbibliotecas é possível ver todas as solicitações. Além disso, você pode clicar em ‘Ver pedidos’ a qualquer momento para visualizá-los.

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Existe uma quantidade enorme de dados disponíveis na tabela de Solicitação de empréstimo, por isso é aconselhável usar o recurso ‘Visibilidade de colunas’ para ver apenas a informação que necessita. A primeira metade da tabela mostra os dados relacionados ao exemplar como o título, o volume e o número de páginas.

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A segunda metade da tabela mostra os dados relacionados ao pedido como as notas e os comentários.

Gestão dos empréstimo interbibliotecas

Clique no botão ‘Gerir pedido’ na última coluna. Dependendo do status do pedido poderá ver alguns ou todos os seguintes botões:

  • Editar pedido

    • você pode editar o número do usuário, o número do registro, a biblioteca e pode adicionar notas.

  • Confirmar pedido

    • confirma o pedido com um serviço de disponibilização de documento usando um backend como o BLDSS.

  • Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

  • Excluir

    • exclui completamente o pedido. Os detalhes dos pedidos excluídos não são mantidos no Koha

  • Reverter pedido

    • se o pedido estiver no estado ‘Solicitado’ ou ‘Solicitado aos parceiros’ a equipe da biblioteca pode cancelar o pedido à fonte externa. O status do pedido é revertido para ‘Novo’

  • Marcar como concluído

    • usado quando o pedido está totalmente concluído.

  • Editar metadados do item

    • Dependendo do backend utilizado para o pedido, você poderá editar, adicionar ou excluir alguns ou todos os metadados do pedido. Por exemplo, se os metadados resultaram de um pedido ao backend FreeForm então podem ser editados, se os metadados são de uma fonte externa reconhecida como a BLDSS não podem ser editados.

  • Exibir metadados do fornecedor

    • Mostra qualquer metadado extra que seja disponibilizado pelo fornecedor e que não foi incluído anteriormente no campos do pedido.

  • Comentários

    • É possível adicionar comentários a um empréstimo interbibliotecas e esses podem ser usados pela equipe da biblioteca para manter o registro do trabalho efetuado. Os comentários são apenas para leitura e são registados por ordem cronológica. Apresenta as informações usuário e a data do comentário. Caso exista comentários, o quantidade é mostrada na Lista de pedidos

Status do pedido

A lista completa dos status dos pedidos é a seguinte:

  • Novo pedido

  • Pedido

  • Pedido aos parceiros

  • Pedido revertido

  • Cancelamento pedido - um usuário pediu o cancelamento por meio do OPAC.

  • Concluído

Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

Se você participa de uma rede de bibliotecas que permite pedidos de empréstimo interbibliotecas, você pode fazer essa gestão no Koha. Primeiro, você precisa criar as contas para as bibliotecas parceiras:

  • Você precisa configurar uma categoria de usuário com o código ILLLIBS.

  • Você precisa criar uma conta de usuário com essa categoria para cada biblioteca parceira.

  • Cada biblioteca deve ter um endereço de email válido, já que será esse o mecanismo utilizado para enviar os pedidos de empréstimos interbibliotecas.

A partir deste ponto você poderá usar a opção ‘Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras’ quando realizar os pedidos.