Acquisizioni

Il modulo Acquisizioni di Koha fornisce uno strumento grazie al quale la biblioteca può registrare gli ordini fatti ai fornitori e gestire i budget di spesa.

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Setup

Before using the Acquisitions module you will want to make sure that you have completed all of the set up.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and EANs della biblioteca you will need to have entered your vendors.

Nella pagina principale vedrai la lista dei fondi della tua biblioteca.

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Nota

Se la linea di totale dei fondi ti fa confusione, puoi toglierla aggiungendo questo codice

#funds_total {display:none;}

dentro la preferenza di sistema IntranetUserCSS.

Per vedere tutti i fondi selezione la casella di spunta vicino a “Mostra i fonti attivi e inattisi” che è sopra la tabella dei fondi.

Per vedere una storia di tutti gli ordini puoi cliccare sull’ammontare con i link e il sistema ti farà una richiesta per rispondrti.

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Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.

Fornitori

Before any orders can be placed you must first enter at least one vendor.

Add a vendor

To add a vendor click the “New vendor” button on the Acquisitions page

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Il modulo per aggiungere un fornitore è diviso in tre parti

  • The first section is for basic information about the vendor

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    • Of these fields, only the vendor name is required, the rest of the information should be added to help with generating claim letters and invoices

  • The second section is for information regarding your contact at the vendor’s office

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    • Nessuno di questi campi è obbligatorio, vanno specificati solo se vuoi tenere traccia dei tuoi contatti in Koha

      • Contatto principale per le acquisizioni: spunta questa casella se la persona è il tuo contatto principale rispetto a questo fornitore

      • Contatto principale per le risorse in continuazione: spunta questa casella se la persona è il tuo contatto principale rispetto a questo fornitore

      • Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person

      • Contatto per ordini in ritardo? Spunta questa casella se vuoi spedire i tuoi solleciti per posta elettronica direttamente a questa persona

      • Contatto per solleciti di risorse in continuazione? Spunta questa casella se vuoi spedire i tuoi solleciti per posta elettronica direttamente a questa persona

    • Puoi aggiungere più di un contatto per venditore cliccando sul bottone “Aggiungi un contatto”

  • La sezione finale è relativa a informazioni di fatturazione

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    • Per poter ordinare a un fornitore, devi prima renderlo “attivo”

    • For list prices and invoice prices choose the currency

    • If your library is charged tax mark your tax number as registered

    • Verifica se i listini prezzi e/o i prezzi sulle fatture includono leimposte

    • Indica nel campo “Sconto” l’eventuale sconto applicato dal fornitore

      • Puoi indicare uno sconto per la copia in ordinazione

    • Indica la percentuale se la tua biblioteca deve pagare imposte sugli ordini

    • Se sai quanto tempo trascorre prima che il fornitore evada gli ordini, puoi indicarlo. Ciò permetterà a Koha di stimare i tempi di arrivo degli ordini nei report di ordini in ritardo.

    • Le note sono per uso interno

View/edit a vendor

To view a vendor’s information page you must search for the vendor from the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the vendor’s name:

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Dai risultati, clicca sul nome del fornitore se vuoi vederlo o modificarlo

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Per modificare il venditore, fai click sul bottone “Modifica fornitore”.

Se il fornitore non ha raccoglitori collegati, potrà essere cancellato con il bottone “Cancella fornitore”. Altrimenti apparirà solo il bottone “Ricevi spedizione”.

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Vendor contracts

Puoi definire contratti (con data di inizio e di fine) da associare ad un fornitore. Serve per vedere alla fine dell’anno quanto è stato speso per contratto e per fornitore. In alcuni casi, può servire associare al contratto una spesa minima e una massima annuale.

Add a contract

At the top of a vendor information Page, you will see a “New contract” button.

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Il modulo del contratto ti chiederà alcune informazioni fondamentali relative al contratto

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Importante

Non puoi creare un contratto retrospettivamente. La data di fine non può essere precedente a oggi.

Il contratto salvato apparirà sotto le informazioni del fornitore.

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Sarà anche un’opzione quando si creano raccoglitori

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Managing purchase suggestions

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggerimento system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Nota

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Apparira nell’interfaccia staff sotto le etichette dei moduli:

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Clicca “Gestione suggerimenti di acquisto” per entrare nella relativa pagina. Se non ci sono richieste in attesa, puoi entrare nella pagina della Gestione cliccando sulla relativa voce nel menù a sinistra della pagina degli Acquisti.

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I suggerimenti di acquisto verranno ordinati in tre categorie: accettati, in lavorazione, rifiutati. Ogni suggerimento accettato o rifiutato ha il nome del collega e la motivazione della decisione (vedi “status”)

Una proposta di acquisto “Accettata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto le proposte. Una proposta “In attesa” è quella che attende di essere valutata dalla biblioteca. Una proposta “Controllata” è quella segnata come tale usando il modulo sopra le proposte. Una proposta “Ordinata” è una proposta passata in stato di ordine di acquisto usando il link “Da proposta di acquisto” nel tuo raccoglitore. Una proposta “Rifiutata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto la lista delle proposte.

Per le biblioteche con molti suggerimenti di acquisto, ci sono filtri sulla sinistra della pagina della Gestione dei suggerimenti di acquisto per limitare i titoli mostrati di volta in volta sullo schermo.

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Cliccando sulle intestazioni blu aprirà i filtri e cliccando “[cancella]” toglierà i filtri e mostrerà tutti i suggerimenti di acquisto.

Nota

La pagina delle richieste di acquisto si limita alla richieste della tua biblioteca. Per vedere le richieste di altre o tutte le altre biblioteche, fai click sul filtro “Informazioni sulle acquisizioni” e cambia biblioteca.

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Quando si esaminano i suggerimenti di acquisto da lavorare, puoi spuntare la/e copia/e da approvare o rifiutare e poi scegliere stato e motivo da applicare ai suggerimenti selezionati. Puoi anche cancellarle del tutto spuntando la casella “Cancella selezionati”.

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Un’altra opzione disponibile per le biblioteche con lunghe liste di suggerimenti è quella di apporvare o respingere ogni singolo suggerimento cliccando sul titolo stesso e aprire un riassunto del suggerimento, inclusa l’informazione se la copia è stata acquistata.

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Clicking “edit” to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

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Da questa schermata puoi modificare i suggerimenti di acquisto. Puoi anche accettare o rifiutare i suggerimenti.

  • Marcando la richiesta come “Da lavorare”, la riporterà nella scheda “In lavorazione”.

I motivi con cui accettare o rifiutare una proposta di acquisto sono definiti dai valori autorizzati SUGGEST.

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Se scegli “Altro…” come motivazione, dovrai specificarla in un campo di testo che comparirà. Premendo “Cancella” alla destra del campo tornerai indietro.

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E” inoltre possibile assegnare questo suggerimento ad un fondo.

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This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked “Submit” the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

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Placing orders

Per effettuare un ordine devi prima cercare il fornitore o il venditore a cui spedire l’ordine.

Importante

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.

Creare un raccoglitore

Nota

Se stai usando EDI per gli ordini vorrai prima scaricare il record di ordine dal fornitore e poi iniziare il processo di Koha.

Per creare un raccoglitore devi prima cercare il fornitore a cui inviare l’ordine:

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E fai click sul bottone “Nuovo raccoglitore” a destra del nome del fornitore.

Nota

You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the “View” button at the far right of each basket’s information in the results table, and choosing “Add to basket”.

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Dopo aver cliccato “Nuovo raccoglitore” ti verranno chieste delle informazioni sull’ordine:

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  • Quando aggiungi un raccoglitore, assegnagli un nome che ti aiuti a identificarlo in futuro.

  • Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you’re logged in at)

  • Per modificare il fornitore, puoi sceglierne un altro dalla tendina Fornitori

  • I campi note sono opzionali e liberi.

  • If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket.

    • Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.

  • You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.

Se hai aggiunto contratti al venditore da cui stai ordinando, avrai anche la possibilità di scegliere su quale contratto inserire le copie che stai ordinando.

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When finished, click “Save”.

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Once your basket is created, click on “Add to basket” you are presented with several options for adding items to the order.

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Order from an existing record

  • Per ordinare da un record esistente, cerca il record nel tuo sistema

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    • Nei risultati, premi “Ordina” per passare alla form degli ordini.

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      • Tutti i dettagli associati alla copia verranno subito elencati sotto “Dettagli”

Order from a purchase suggestion

  • If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the managing purchase suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.

    Importante

    Suggestions must be accepted before you can order them.

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    • Dai risultati, fare clic su “Ordina” accanto alla copia che si desidera ordinare e apparirà il modulo d’ordine e un collegamento alla proposta di acquisto

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      • From this form you can make changes to the catalog details if necessary.

      • Quando una copia appare nel tuo cestino, conterrà un link alla richiesta di acquisto.

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    • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the “ORDERED” notice in Tools > Notices & slips) and will update the patron’s “your purchase suggestions” page in the OPAC.

Order from a serial subscription

  • Se usi il modulo Risorse in continuazione puoi collegare l’abbonamento con le informazioni dell’ordine relativo presente nelle acquisizioni scegliendo di fare l’ordine “Da un abbonamento”.

    • Dopo aver cliccato il link dell’ordine sarai trasferito a una pagina di ricerca che ti aiuterà a trovare il tuo abbonamento

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    • I risultati appariranno sulla destra del form ed ogni abbonamento avrà un link “Oridna” sulla destra.

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    • Cliccando “Ordine” trasporterai le informazioni dell’abbonamento in un form per oridnare senza una sezione “Aggiungi una copia” perchè stai ordinando un abbonamentoe la copia non è necessaria

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Order from a new (empty) record

  • To order from a record that can’t be found anywhere else, choose the “From a new (empty) record” option.

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    • Ti verrà presentata una form da riempire con i dati della copia che vuoi ordinare

      Nota

      If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

Duplicate orders (order from existing orders)

  • You can duplicate an existing order line by choosing the “From existing orders (copy)” option.

    • You will be presented with a search form to search your existing orders.

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    • Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.

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Order from an external source

  • Se vuoi cercare il libro da acquistare presso altre biblioteche, puoi usare l’opzione “Da risorse esterne”, che ti permetterà di ordinare da un record MARC trovato con una ricerca Z39.50.

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    • From the results, click the “Order” button next to the item you want to purchase.

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    • Se il libro trovato su una risorsa esterna e che stai per ordinare risulta un doppione, Koha ti avvertirà e ti offrirà opzioni per procedere.

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      • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.

    • Nella form di ordine che apparirà, non sarai in grado di modificare i dettagli catalografici

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Order from a new file

  • If your vendor sent you a record file (a .mrc file for example), you can add orders using the records in that file. Choose the “From a new file” option.

    Nota

    Note that you need the stage_marc_import tool permission in order to be able order from a new file.

    • You will be taken to the Stage MARC records for import tool. Stage your file as described in that section.

    • Once the files are staged, you can click on the “Add staged files to basket” button.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

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    • If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

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Crea un ordine usando i records nel deposito temporaneo

  • This option is the same as the previous one, but in this case, your file has already been staged. Whether you choose to “order from a new file” or “order from a staged file” will depend on your acquisitions workflow or your permissions.

    • Once you click on “From a staged file”, you will get a list of all the staged files in your system.

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    • From the list of files you are presented with, click on the “Add orders” button to add the records in the staged file to your order.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

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    • If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

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Order from titles with highest hold ratios

  • L’ultima possibilità è ordinare da una lista di titoli con il più alto numero di prenotazioni

    • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

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Con una qualsiasi delle suddette opzioni d’ordine ti sarà presentata un’opzione per avvisare gli utenti della nuova copia quando viene ricevuta. Il contenuto dell’avviso può essere modificato nello strumento Avvisi & Ricevute ed avrà il codice ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Nella sezione “Utenti” vedrai un’opzione “Aggiungi utente”. Fai click sul pulsante per aggiungere utenti alla lista di quelli che verranno avvisati all’arrivo della nuova copia.

Ricerca di notifiche all’utente

  • In the window that pops up search for the patrons you’d like to notify and click “Add”

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  • Una voltà fatto puoi chiudere la finestra e vedrai la lista degli utenti nella sezione “Utenti0

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After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add item” button at the bottom left of the item form.

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Dopo aver cliccato il bottone “Aggiungi copia” sotto i dati di copia, la copia apparirà sopra il modulo e potrai aggiungere la copia successiva allo stesso modo, se intendi acquistare più copie.

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If you are ordering several items, you can click on the “Add multiple items” instead of adding them one by one. This will ask you how many items you want to add. Simply enter that number in the box and click on “Add”.

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Una volta inserite le info sulla copia, dovrai specificare le info sull’account.

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  • La quantità è popolata dal numero di copie che hai aggiunto all’ordine.

    • Importante

      If the item is created upon orderinf, you will not be able to edit the quantity manually, you must click “Add item” below the item form to add as many items as you’re ordering.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

  • Il prezzo del fornitore non comprende tasse o sconti

  • Se il prezzo non è sicuro, indicalo faceno check sulla casella “prezzo incerto”.

    Nota

    Un raccoglitore che contiene almeno un prezzo incerto non può essere chiuso.

  • If you are charged sales tax, choose that from the “Tax rate” field. This field is populated by the gist system preference.

  • Indica la percentuale di sconto per questo ordine; premi TAB e Koha riempirà automaticamente gli altri campi.

  • Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.

  • Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to “Charge”).

  • Budgeted cost is the amount that will be removed from the “spent” budget. Whether this number includes or excludes taxes will depend on the “List price” setting for your vendor.

  • Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.

  • You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the “Acquisitions details” tab in the detailed record.

  • You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.

  • If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.

Una volta aver compilato tutti i campi fare clic su “Salva” per aggiungere la copia al raccoglitore. Se il prezzo supera l’importo del fondo disponibile, verrà chiesta conferma.

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L’avviso di conferma ti permetterà di ordinare oltre l’ammontare del fondo, se l’operazione è di tuo interesse.

Dopo aver aggiunto una copia al raccoglitore, ti verrà presentato un riassunto del raccoglitore.

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Da qui puoi modificare o cancellare le copie che hai aggiunto.

  • Choosing to “Cancel the order” will delete the order line but leave the record in the catalog.

  • Choosing to “Cancel order and delete catalog record” removes both the order line and the record in the catalog.

    • Un record catalografico non può essere sempre cancellato. Ci sono avvisi che lo spiegano.

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On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.

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  • Edit basket: edit the basket information, such as the name or the billing place.

  • Delete this basket: if the basket is empty, you will get a simple confirmation message before deleting the basket. If the basket contains orders, you will get a confirmation message with several options.

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    • Delete basket and orders: this will delete the basket, cancel the orders, refund the used funds, and delete the items (ordered or received).

    • Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can’t be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).

  • Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.

  • Export as CSV: this will create a CSV file with all your orders from this basket. You can add several CSV profiles options by going to the CSV profiles tool.

  • E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.

Se stai usando EDI per il tuo ordine è possibile fare clic sul pulsante “Crea ordine EDIFACT” quando hai finito per inviare il file EDI al venditore e chiudere il raccoglitore.

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Quando sei sicuro di aver completato il raccoglitore, puoi premere il bottone “Chiudi raccoglitore” e inviarlo al fornitore.

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Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Se la preferenza BasketConfirmations è impostata a “Chiedi conferma”, ti verrà chiesto se sei sicuro di chiudere il raccoglitore.

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When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to “Attach this basket to a new basket group” you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.

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Importante

A basket with at least one item marked as “uncertain price” will not be allowed to be closed.

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Clicking the “Uncertain prices” button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

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Importante

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Dopo aver inserito l’ordine, è possibile cercarlo attraverso acquisizioni o visualizzare le informazioni nella pagina di dettaglio della biblioteca nel client personale (se la preferenza AcquisitionDetails è impostata su “ Mostra”).

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Crea un ordine d’acquisto

A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that’s the workflow used in your library.

To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the “Basket groups” tab on the left side.

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Click on the “New basket group” button.

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  • Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha

  • Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order

  • Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address

  • Delivery comment: this comment will appear on the basket group order

  • Close basket group: if you know that once you’re done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away

Drag the ungrouped baskets to the “Baskets in this group” box to add baskets to the basket group.

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Click on “Save” to finish creating your basket.

From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.

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Receiving orders

Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Gli ordini possono essere ricevuti dalla pagina di informazioni del fornitore

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o dalla pagina di risultati di ricerca per fornitore

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After clicking “Receive shipment” you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.

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La pagina degli arrivi elencherà tutte le copie ordinate ad un fornitore indipendentemente dal raccoglitore usato.

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Nota

If you have a lot of orders, you can filter the orders using the “Filter” box on the left, the “Search” box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.

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You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.

Just make sure to clear the filter boxes when you’re done, otherwise, the other items won’t appear.

Per ricevere una copia determinata, premi il link “Ricevi” a destra della copia.

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Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.

If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.

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You can check the box next to the item to receive it, or fill out the “Quantity received” field on the left side.

Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn’t send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the “Quantity received” field.

You can edit the item if needed by clicking on the “Edit” link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you’d like to do that at the point of receipt.

You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.

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Important You must fill out the item form and click on “Add item” or “Add multiple items” in order to receive the order. You will not be able to simply change the “Quantity received” amount.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.

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You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).

Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.

Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click “Save” to mark the item(s) as received.

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Nota

Se la preferenza ` AcqItemSetSubfieldsWhenReceived <#AcqItemSetSubfieldsWhenReceived>`__ è impostata a aggiungere o modificare valori su copie ricevute, le modifiche avranno luogo dopo aver cliccato “Salva”.

Quando hai finito di ricevere quanto arrivato, puoi uscire dalla pagina cliccando un link o premendo il bottone “Ricezione finita” posto in fondo.

Received orders will have “(rcvd)” before the title in the basket view.

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Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click “Show all baskets” to view the inactive baskets.

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Transferring orders

Se la copia non è più disponibile da questo fornitore, è possibile trasferire l’ordine al raccoglitore di un altro fornitore cliccando sul link “Trasferimento” a destra del titolo. Questo aprirà una casella di ricerca del fornitore.

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Dai risultati è possibile fare clic su “scegliere” alla destra del venditore a cui si desidera riordinare questa copia.

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Ti verranno presentati i raccoglitori aperti per quel fornitore. Per spostare la copia è sufficiente fare clic su “Scegli” alla destra del raccoglitore a cui si desidera aggiungere la copia.

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Una volta che hai scelto, ti verrà chiesta conferma.

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You will see transferred orders when viewing the basket.

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Cancelling orders

Se la copia non può essere trovata, è possibile annullare l’ordine cliccando “Cancella ordine” a destra. Verrà chiesto di indicare il motivo e di confermare la cancellazione.

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You will also see that the item is cancelled if you view the basket.

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Nota

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect.

Fatture

Al momento della ricezione degli ordini vengono generate le fatture. Le fatture possono essere cercate premendo “Fatture” a sinistra della pagina delle Acquisizioni.

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Dopo la ricerca, i risultati appariranno a destra delle opzioni di ricerca.

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From the “Actions” button, you can click the “Details” link to see the full invoice or “Close” to note that the invoice is closed/paid for.

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In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

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  • Click on “Add an adjustment”

  • Enter the amount of the adjustment

  • Choose a reason, if needed

    Nota

    The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.

  • Enter a note, if needed

  • Choose the fund from which the adjustment amount should be taken

  • If “Encumber while invoice open” is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.

  • Click on “Update adjustments” to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on “Update adjustments”.

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Attaching files to invoices

Se si sta permettendo il caricamento di file acquisizioni con la preferenza AcqEnableFiles, si avrà la possibilità di gestire i file di fatturazione accanto al collegamento a “Vai alla pagina di ricevuta”

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Per vedere o collegare nuovi file fare clic sul link “Gestisci file fattura”

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Da qui è possibile trovare un file da caricare e / o vedere i file già allegati.

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Merging two invoices

Dai risultati della ricerca fatture, puoi unire due fatture, se ti occorre. Fai click sulla casella di spunta a sinistra delle fatture che vuoi unire e fai click sul bottone “Unisci fattore selezionate” al fondo della pagina. Ti verrà presentata una schermata per conferma:

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Fai click sulla riga del numero fattura che vuoi conservare e questa verrà evidenziata in giallo. Inserisci dati di fatturazione diversi nei campi disponibili e fai click su “Unisci”. Le due fatture diventeranno una.

Claims and late orders

Se è stato inserito un indirizzo di posta elettronica per i fornitori nel sistema, è possibile inviare messaggi di reclamo quando un ordine è in ritardo. Prima di poter inviare reclami è necessario impostare un ` avviso di reclamo acquisizioni <#ACQCLAIM>`__.

Upon clicking on the link to “Late orders” from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

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Nota

Il menu a tendina dei fornitori mostra solo i fornitori con raccogliotori sia chiusi che in ritardo

Una volta che hai filtrato gli ordini per mostrare le copie che si considerano in ritardo, verrà presentato un elenco di queste copie.

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To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click “Claim order” at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Nota

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

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Acquisition searches

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

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In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

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Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

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Puoi inserire informazioni in uno o in entrambi i campi e puoi mettere ogni parte del titolo e/o del nome fornitore.

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Cliccando il segno più a destra della casella di ricerca del fornitore aprirà la ricerca avanzata con altri campi a disposizione.

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Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

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Budget/fund tracking

Nella pagina principale delle acquisizioni si trova una tabella che mostra i fondi attivi e quanto è stato ordinato o speso per ognuno.

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Cliccando sugli ammontari relativi a quanto speso o ordinato, vedrai un sommario con i titoli ordinati / ricevuti rispetto a quel budget.

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EDI process

Le sezioni precedenti illustrano tutte le opzioni di ordinamento, questa sezione spiegaa le parti relative a EDI o EDIFACT riordinandole per aiutare coloro che utilizzano solo EDI per fare gli ordini.

Importante

Koha utilizza lo standard EDIFACT non lo standard X12 per gli ordini elettronici

EDI questions for vendors

Si devono raccogliere le seguenti informazioni dai fornitori prima di iniziare il processo di configurazione in Koha.

Account EDI: Queste sono le informazioni di base sul fornitore. Verranno utilizzate per riempire la sezione :ref:`Account EDI`.

  • Fornitore: Il nome del fornitore

  • Descrizione: Una breve descrizione, se è necessaria una spiegazione aggiuntiva (soprattutto se si dispone di più account per un fornitore).

  • Trasporto: Il fornitore trasmette i file EDI via FTP, SFTP, o qualche altro modo che richiede un’elaborazione speciale?

  • Host remoto: L’indirizzo URL o IP del server FTP / SFTP

  • Nome utente: Il nome utente per il server di cui sopra

  • Password: La password per il server di cui sopra

  • **Directory di download: ** Il percorso sul server che contiene i file per Koha da scaricare e processare

  • Directory di upload: Il percorso sul server in cui Koha carica i file che il fornitore di elaborerà

  • Qualificatore: Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

  • SAN: L’identificatore per il fornitore

    Il qualificatore e il SAN del compratore sono opzionali. Alcuni fornitori richiedono un secondo identificatore dell’acquirente in aggiunta all’account EAN .

  • **Qualificatore compratore: ** Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

  • **SAN acquirente:**L’identificatore per la biblioteca

  • **Preventivi abilitati: ** [y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione dei preventivi via EDIFACT e si desidera inviare e ricevere i preventivi via EDIFACT?

  • **Ordini abilitati: ** [y / n] Il fornitore supporta l’invio e la ricezione degli ordini via EDIFACT e vuoi inviare e ricevere ordini via EDIFACT?

  • Fatture abilitate:[y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione delle fatture via EDIFACT e desideri inviare e ricevere fatture via EDIFACT?

  • Suffisso dei file di ordine: Il suffisso che identifica i file con gli ordini

  • Suffisso dei file dei preventivi: Il suffisso che identifica i file dei preventivi

  • Suffisso dei file per le fatture: Il suffisso che identifica i file che contengono le fatture

  • I numeri di account EDI: (elencarli tutti)

  • Descrizione degli account: (il riassunto di ciò che sono i diversi numeri degli account EDI)

EAN: Ogni biblioteca che usa EDIfact deve identificarsi con almeno un identificatore chiamato SAN o EAN. Questo valore andrà immesso negli `EANs della biblioteca <library-eans-label>`.

  • Biblioteca

  • EAN

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • prezzo: Campo MARC21 che contiene il prezzo dell’articolo

  • quantità: MARC21 campo contenente il numero di elementi per il determinato record

  • budget_code: Campo MARC21 che contiene il codice del budget Koha su cui fare l’addebito

  • sconto: Campo MARC21 che contiene lo sconto in percentuale che verrà applicato

  • sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • sort2: Campo MARC21 che popolerà il campo personalizzato sort2

EDI setup

Prima di iniziare a fare ordini con EDI, è necessario aver completato i seguenti passi:

EDI ordering

Il primo passo nel fare ordini tramite EDI accade sul sito Web del fornitore di libri. Ogni venditore utilizzerà una lingua diversa, ma sarà necessario effettuare l’ordine sul loro sito e quindi scaricare il file di ordine in formato MARC. Termi che si potrebbero vedere sono: «Cestino», «ordine», «carrello», «Ordine MARC». Una volta che hai questo file MARC scaricato sul tuo PC, accedi a Koha e continuare il processo da lì.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In acquisizioni crea un raccoglitore per il fornitore su cui fai l’ordine. Dal raccoglitore, scegliere di ` ordinare da records nel deposito temporaneo <#orderfromstagedfile>`__ e fare clic su “Ordine” accanto al file è stato scaricato dal fornitore e caricato nel deposito temporaneo di Koha da parte tua.

Dalla schermata di conferma verranno visualizzati tutti i dati nel file MARC relativo al tuo ordine. Se non riesci a visualizzare campi come fondo e quantità assicurati che la preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder ` sia impostata correttamente.

Dopo aver aggiunto tutti gli elementi al raccoglitore è possibile fare clic sul pulsante “Crea un ordine EDIFACT”.

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.

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