Erwerbung

Das Koha-Erwerbungsmodul ermöglicht es der Bibliothek, Bestellungen und Lieferanten sowie die Haushaltsmittel zu überwachen und zu verwalten.

  • Pfad in Koha: Mehr > Erwerbung

Konfiguration

Vor der Nutzung des Erwerbungsmoduls, muss die Grundkofiguration abgeschlossen sein.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and Bibliotheks-EANs you will need to have entered your vendors.

Auf der Startseite der Erwerbung sehen Sie Ihre Konten aufgelistet.

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Hinweis

Wenn die Zeile Gesamt (Summen) verwirrend ist, können Sie sie ausblenden indem Sie

#funds_total {display:none;}

diesen Eintrag in den Systemparameter IntranetUserCSS hinzufügen.

To see all active funds you can click the checkbox next to ‚Show active and inactive‘ above the funds table.

Um alle mit einem Konto verknüpften Bestellungen einzusehen können Sie einfach auf die verlinkte Summe des Kontos in der Spalte ‚Gebunden‘ klicken.

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Erfahren Sie mehr darüber im Bereich Haushalts-/Kontenüberwachung dieses Handbuchs.

Lieferanten

Bevor eine Bestellung gemacht werden kann, muss zuerst ein Lieferant angelegt oder ausgewählt werden.

Neuer Lieferant hinzufügen

Klicken Sie auf ‚Neuer Lieferant‘ auf der Startseite der Erwerbung um einen neuen Lieferanten anzulegen

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Das Formular für die Erfassung von Lieferanten besteht aus drei Abschnitten

  • Der erste Abschnitt beinhaltet Basisinformationen zum Lieferanten

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    • Von diesen Feldern ist nur der Lieferantenname obligatorisch. Der Rest der Informationen ist nur erforderlich, um das Erzeugen von Reklamationen und Rechnungen zu erleichtern

  • Der zweite Abschnitt enthält Kontaktinformationen bzw. den Ansprechpartner beim Lieferanten.

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    • Diese Felder sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie diese Informationen in Koha verwalten möchten

      • Primärer Erwerbungskontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner ist bei diesem Lieferant

      • Primärer Zeitschriftenkontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner für Zeitschriften ist

      • Kontakt bei Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Bestellungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen soll

      • Kontakt für verspätete Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

      • Kontakt für verspätete Hefte? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen für verspätete Hefte direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

    • Sie können pro Lieferant mehr als eine Kontaktperson hinzufügen indem Sie auf den Button ‚Einen weiteren Kontakt hinzufügen‘ klicken

  • Der letzte Abschnitt bezieht sich auf Informationen zur Rechnungsstellung

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    • Um bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen Sie diesen auf ‚Aktiv‘ setzen

    • Währung für die Listenpreise und Lieferpreise auswählen

    • Ist Ihre Bibliothek mehrwertsteuerpflichtig, geben Sie die entsprechende Nummer ein

    • Hinweis: wenn Listenpreise und/oder Rechnungspreise angegeben werden, Steuer miteinberechnen

    • Wenn der Lieferant immer einen gewissen Rabatt gewährt, kann dieser unter ‚Rabatt‘ angegeben werden

      • Sie können bei der Bestellung einen exemplarspezifischen Rabatt eingeben

    • Geben Sie die Steuerrate an, wenn Ihre Bibliothek für Einkäufe Steuern bezahlen muss

    • Falls Ihnen die übliche Lieferzeit des Lieferanten bekannt ist, können Sie einen entsprechenden Eintrag hier vornehmen. Dies ermöglicht Koha das Berechnen des erwarteten Lieferdatums für die Liste der überfälligen Bestellungen.

    • Hinweise sind bibliotheksintern

Lieferant anzeigen/bearbeiten

Um Informationen zum Lieferanten angezeigt zu bekommen, müssen Sie den Lieferanten auf der Startseite der Erwerbung suchen. Sie können dabei auch nach Teilen des Lieferantennamens suchen:

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Klicken Sie in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten

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Klicken Sie auf ‚Lieferant bearbeiten‘ um Änderungen am Lieferanten vorzunehmen.

Wenn für diesen Lieferanten keine Bestellung existieren, ist die Schaltfläche ‚Lieferant löschen‘ zum Löschen des Liefeanten vorhanden. Wenn es Bestellkörbe gibt, erscheint stattdessen der Button ‚Lieferung erhalten‘.

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Vereinbarungen

Sie können Vereinbarungen (mit Anfangs- und Enddatum) einem bestimmten Lieferanten zuweisen. Am Jahresende können Sie dann den Umsatz mit diesem Lieferanten sehen. In manchen Fällen werden Vereinbarungen mit einem minimalen bzw. maximalen Jahresbetrag abgeschlossen.

Neue Vereinbarung

Am oberen Rand einer Lieferantendetailansicht können Sie über den Button ‚Neu‘ eine Vereinbarung anlegen.

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Das Formular für die Vereinbarungen bietet Felder für ganz wesentliche Informationen über die Vereinbarung

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Wichtig

Sie können eine Vereinbarung nicht retrospektiv eingeben, das Enddatum darf nicht vor dem Tagesdatum liegen.

Sobald eine Vereinbarung gespeichert ist, erscheint sie unter der Händlerinformation.

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Eine Vereinbarung kann auch beim Erstellen eines Bestellkorbes ausgewählt werden

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Managing purchase suggestions

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Anschaffungsvorschlag system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Hinweis

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Sie werden auch auf der Startseite unterhalb der Modulauswahl angezeigt:

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Wenn Sie auf ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ klicken, gelangen Sie in das Werkzeug zur Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen. Wenn keine Vorschläge auf Bearbeitung warten, können Sie das Werkzeug auch über den Link ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ auf der linken Seite im Modul Erwerbung erreichen.

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Ihre Anschaffungsvorschläge werden in unterschiedliche Kategorien eingeordnet. Akzeptiert, Zu bearbeiten, Geprüft, Bestellt und Abgelehnt. Bei jedem akzeptierten oder abgelehnten Anschaffungsvorschlag werden der Name des Bearbeiters und die Gründe für die Annahme oder Ablehnung (bei ‚Status‘) angezeigt.

Ein akzeptierter Anschaffungsvorschlag ist einer, der als ‚Akzeptiert‘ markiert wurde. Mit ‚In Bearbeitung‘ werden Anschaffungsvorschläge gekennzeichnet, die noch von der Bibliothek bearbeitet werden müssen. Mit ‚Geprüft‘ können geprüfte Anschaffungsvorschläge markiert werden. Mit ‚Bestellt‘ werden die Vorschläge gekennzeichnet, die bereits über das Erwerbungsmodul bestellt‘ wurden. ‚Abgelehnt‘ bedeutet, dass keine Anschaffung erfolgen wird.

Für Bibliotheken, die eine grosse Menge von Anschaffungsvorschlägen zu verwalten haben, stehen am linken Rand der Seite Filter zur Verfügung, die helfen, die Anzahl der auf der Seite angezeigten Titel einzugrenzen.

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Wenn Sie auf die blauen Überschriften klicken, öffnen sich die Filteroptionen. Wenn Sie auf ‚[löschen]‘ klicken, werden alle Filter geleert und alle Anschaffungsvorschläge angezeigt.

Hinweis

Auf der Seite mit den Anschaffungsvorschlägen wird automatisch auf die Anschaffungsvorschläge für Ihre Bibliothek eingeschränkt. Um auch die Anschaffungsvorschläge anderer Bibliotheken zu sehen, können Sie den Filter unter ‚Erwerbungsinformationen‘ aufheben oder ändern.

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Beim Bearbeiten von ‚zu bearbeitenden‘ Vorschlägen können Sie Titel über die Checkbox neben den einzelnen Vorschlägen markieren und dann den neuen Status auswählen und eine Begründung erfassen. Sie können auf diese Weise auch Anschaffungsvorschläge vollständig löschen, indem Sie ‚Markierte löschen‘ verwenden.

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Eine zusätzliche Möglichkeit der Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen ist, diese nacheinander über den verlinkten Titel aufzurufen und den Status und weitere Informationen einzutragen.

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Clicking ‚edit‘ to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

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In diesem Formular können Sie den Anschaffungsvorschlag bearbeiten (mehr Details hinzufügen oder die Eingaben des Benutzers korrigieren). Sie können den Vorschlag hier auch akzeptieren oder ablehnen.

  • Wenn Sie einen Vorschlag als ‚Zu bearbeiten‘ markieren, wird dieser wieder im Reiter ‚Zu bearbeiten‘ angezeigt.

Die Begründungen für die Annahme oder Ablehnung von Anschaffungsvorschlägen werden über den normierten Wert SUGGEST definiert.

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Wenn Sie als Ihre Begründung ‚Andere…‘ wählen, können Sie einen freien Text in das Eingabefeld eingeben. Wählen Sie abbrechen rechts neben der Box um wieder die normierte Liste mit Texten zu erhalten.

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Sie können dem Anschaffungsvorschlag auch ein Konto zuweisen.

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This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked ‚Submit‘ the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

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Bestellungen anlegen

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten oder Buchhändler suchen bei dem Sie die Bestellung aufgeben möchten.

Wichtig

Wenn Sie vorhaben EDIFACT zu verwenden um Ihre Bestellung abzusetzen, müssen Sie zunächst Ihre EDI-Konten und Bibliotheks-EANS konfigurieren.

Einen Bestellkorb anlegen

Hinweis

Wenn Sie EDI für den Bestellvorgang verwenden, sollten Sie zunächst den Bestelldatensatz von Ihrem Lieferanten herunterladen bevor Sie in Koha damit arbeiten.

Um einen Bestellkorb anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten suchen bei dem Sie bestellen wollen:

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Klicken Sie auf den Button ‚Neue Bestellung‘ rechts neben dem Namen des Lieferanten.

Hinweis

You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the ‚View‘ button at the far right of each basket’s information in the results table, and choosing ‚Add to basket‘.

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Nachdem Sie auf ‚Neue Bestellung‘ geklickt haben werden Sie darum geben einige grundlegende Informationen zur Bestellung einzugeben:

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  • Wenn Sie einen Korb einrichten, sollten Sie ihm einen sprechenden Namen geben der bei der späteren Identifizierung hilft.

  • Rechnungsstelle und Lieferort angeben (Voreingestellt ist die Bibliothek mit der Sie angemeldet sind)

  • Falls Sie den Lieferanten wechseln möchten verwenden Sie die entsprechende Auswahlliste.

  • Die Notizfelder sind optional und können beliebige Informationen enthalten

  • Wenn Sie eine Bestellung als Standing Order anlegen wollen (Exemplare die regelmäßig geliefert werden), setzen Sie einen Haken in der Checkbox ‚Bestellungen sind permanent („standing“):‘

    • Bitte beachten Sie das eine Bestellung nicht gleichzeit eine einmalige und eine ‚Standing-Order‘ Bestellung sein kann.

  • You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.

Wenn Sie für den Lieferanten Vereinbarungen erfasst haben, können Sie bei der Bestellung auswählen unter welcher Vereinbarung Sie die Bestellung aufgeben.

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When finished, click ‚Save‘.

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Once your basket is created, click on ‚Add to basket‘ you are presented with several options for adding items to the order.

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Order from an existing record

  • Wenn Sie ein zusätzliches Exemplar zu einem Titel nachbestellen möchten, können Sie den Datensatz einfach im System suchen.

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    • In der Trefferliste können Sie ‚Bestellen‘ auswählen, um zum Bestellformular zu gelangen

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      • Alle zum Exemplar gehörenden Angaben werden unter ‚Katalogdetails‘ angezeigt.

Order from a purchase suggestion

  • If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the managing purchase suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.

    Wichtig

    Suggestions must be accepted before you can order them.

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    • Klicken Sie in der Trefferliste neben dem zutreffenden Exemplar auf ‚Bestellen‘, um ein entsprechendes Formular inklusive eines Links zum Anschaffungsvorschlag zu erhalten

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      • In diesem Formular können Sie wenn nötig Änderungen an den Katalogdaten vornehmen.

      • Die Bestellposition im Korb enthält einen Link zum entsprechenden Vorschlag.

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    • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the ‚ORDERED‘ notice in Tools > Notices & slips) and will update the patron’s ‚your purchase suggestions‘ page in the OPAC.

Order from a serial subscription

  • Wenn Sie das Zeitschriftenmodul verwenden, können Sie die Bestellungsinformationen für das Abonnement mit der Erwerbung verknüpfen, indem Sie Bestellung ‚Aus einem Abonnement‘ auswählen

    • Nachdem der Bestell-Link angeklickt wurde, wird eine Seite mit Suchoptionen angezeigt, über die nach dem Abonnement gesucht werden kann.

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    • Die Ergebnisse erscheinen auf der rechten Seite des Formulars, und jedes Abonnement hat einen ‚Bestellen‘-Link auf der rechten Seite

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    • Wenn sie auf ‚Bestellen‘ klicken, erscheint die Information zum Abonnement im Bestellformular ohne die Auswahl ‚Exemplar hinzufügen‘, da Sie nur ein Abonnement bestellen und ein Exemplar nicht notwendig ist

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Order from a new (empty) record

  • To order from a record that can’t be found anywhere else, choose the ‚From a new (empty) record‘ option.

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    • Es wird ein leeres Formular angezeigt, wo Sie alle notwendigen Details bezüglich des zu bestellendenTitels eingeben können.

      Hinweis

      If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

Duplicate orders (order from existing orders)

  • You can duplicate an existing order line by choosing the ‚From existing orders (copy)‘ option.

    • You will be presented with a search form to search your existing orders.

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    • Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.

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Order from an external source

  • Wenn Sie in anderen Bibliotheken nach dem Titel suchen möchten, den Sie bestellen wollen, können Sie hierfür ‚Aus einer externen Quelle‘ auswählen und dort eine Bestellung ausgehend von einer Z39.50-Suche erzeugen.

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    • From the results, click the ‚Order‘ button next to the item you want to purchase.

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    • Wenn es sich beim Titel aus dem Z39.50-Download um eine mögliche Dublette handelt, wird das System eine Warnung mit verschiedenen Handlungsoptionen ausgeben.

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      • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.

    • Im sich öffnenden Formular können Sie die Titeldaten bearbeiten.

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Order from a new file

  • If your vendor sent you a record file (a .mrc file for example), you can add orders using the records in that file. Choose the ‚From a new file‘ option.

    Hinweis

    Note that you need the stage_marc_import tool permission in order to be able order from a new file.

    • You will be taken to the Stage MARC records for import tool. Stage your file as described in that section.

    • Once the files are staged, you can click on the ‚Add staged files to basket‘ button.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose ‚Select all‘ at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

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    • Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

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Bestellen aus einer zwischengespeicherten Datei

  • This option is the same as the previous one, but in this case, your file has already been staged. Whether you choose to ‚order from a new file‘ or ‚order from a staged file‘ will depend on your acquisitions workflow or your permissions.

    • Once you click on ‚From a staged file‘, you will get a list of all the staged files in your system.

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    • From the list of files you are presented with, click on the ‚Add orders‘ button to add the records in the staged file to your order.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose ‚Select all‘ at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

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    • Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

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Order from titles with highest hold ratios

  • Die letzte Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen ist einen Titel aus der Liste mit der höchsten Vormerkrate auszuwählen

    • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

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Bei allen vorgenannten Bestelloptionen gibt es die Möglichkeit, bei Erhalt der Bestellung die Benutzer zu benachrichtigen. Der Benachrichtigungstext kann im Werkzeug für Benachrichtigungen & Quittungen angepasst werden, der Code lautet ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Im Abschnitt ‚Benutzer‘ können über die Option ‚Benutzer hinzufügen‘ alle Benutzer eingetragen werden, die eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Suche nach zu benachrichtigenden Benutzern

  • In the window that pops up search for the patrons you’d like to notify and click ‚Add‘

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  • Sobald Sie fertig sind, können Sie das Fenster schließen und die Liste der Benutzer wird im Abschnitt ‚Benutzer‘ angezeigt

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After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your Exemplare anlegen system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the ‚Add item‘ button at the bottom left of the item form.

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Nach Betätigung der Schaltfläche ‚Exemplar hinzufügen‘ erscheint das Exemplar in der Übersichtsliste oberhalb des Formulars. Sie können bei Bedarf auf die gleiche Weise ein oder mehrere Exemplar(e) hinzufügen.

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If you are ordering several items, you can click on the ‚Add multiple items‘ instead of adding them one by one. This will ask you how many items you want to add. Simply enter that number in the box and click on ‚Add‘.

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Nach Eingabe der Informationen zum Titel müssen die Buchungsdetails zur Bestellung erfasst werden.

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  • Anzal enthält die Zahl der Exemplare, die Sie bei der obigen Bestellung eingetragen haben.

    • Wichtig

      If the item is created upon orderinf, you will not be able to edit the quantity manually, you must click ‚Add item‘ below the item form to add as many items as you’re ordering.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

  • Der Lieferantenpreis ist der Preis vor Steuern und vor Abzug von Rabatten.

  • Wenn der Preis nicht klar ist, setzen Sie das Häkchen bei ‚Ungewisser Preis‘.

    Hinweis

    Eine Bestellung mit einem unsicheren Preis kann nicht geschlossen werden.

  • If you are charged sales tax, choose that from the ‚Tax rate‘ field. This field is populated by the gist system preference.

  • Geben Sie den Rabatt für diese Lieferung ein. Nach der Eingabe betätigen Sie die Tabulator-Taste und Koha wird die darunter liegenden Kostenfelder automatisch einfüllen.

  • Im Feld Verkaufspreis wird u. U. ein empfohlener Verkaufspreis aus den Daten eingetragen.

  • Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to ‚Charge‘).

  • Budgeted cost is the amount that will be removed from the ‚spent‘ budget. Whether this number includes or excludes taxes will depend on the ‚List price‘ setting for your vendor.

  • Bei ‚Gesamt‘ stehen die gesamten Kosten des Einzelexemplars multipliziert mit der Anzahl der bestellten Exemplare.

  • You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the ‚Acquisitions details‘ tab in the detailed record.

  • You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.

  • If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ um den Bestellposten zum Korb hinzuzufügen. Wenn der Gesamtpreis das verfügbare Budget des Kontos überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

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Trotz der Warnung können Sie die Bestellung anlegen, wenn Sie die Meldung entsprechend bestätigen.

Nachdem ein Medium dem Korb hinzugefügt worden ist, wird Ihnen eine Übersicht des Korbes gezeigt.

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Von hier aus können Sie Exemplare bearbeiten oder entfernen, die sie hinzugefügt haben.

  • Choosing to ‚Cancel the order‘ will delete the order line but leave the record in the catalog.

  • Choosing to ‚Cancel order and delete catalog record‘ removes both the order line and the record in the catalog.

    • Ein Titelsatz kann unter Umständen nicht gelöscht werden. Wenn dies der Fall ist, erscheint ein Hinweis mit dem Grund.

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On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.

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  • Edit basket: edit the basket information, such as the name or the billing place.

  • Delete this basket: if the basket is empty, you will get a simple confirmation message before deleting the basket. If the basket contains orders, you will get a confirmation message with several options.

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    • Delete basket and orders: this will delete the basket, cancel the orders, refund the used funds, and delete the items (ordered or received).

    • Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can’t be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).

  • Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.

  • Export as CSV: this will create a CSV file with all your orders from this basket. You can add several CSV profiles options by going to the CSV profiles tool.

  • E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.

If you’re using EDI for your order you can click the ‚Create EDIFACT order‘ button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.

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Wenn Sie alle Bestellposten angelegt haben und die Bestellung vollständig ist können Sie die ‚Bestellung schließen‘. Dies bedeutet das die Bestellung abgeschlossen ist und an den Lieferanten versandt wurde.

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Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Wenn Sie den Systemparameter BasketConfirmations so gesetzt haben das immer eine Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie immer zuerst eine Nachfrage beim Schließen des Korbes.

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When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to ‚Attach this basket to a new basket group‘ you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.

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Wichtig

A basket with at least one item marked as ‚uncertain price‘ will not be allowed to be closed.

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Clicking the ‚Uncertain prices‘ button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

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Wichtig

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to ‚Display).

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Bestellgruppe anlegen

A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that’s the workflow used in your library.

To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the ‚Basket groups‘ tab on the left side.

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Click on the ‚New basket group‘ button.

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  • Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha

  • Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order

  • Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address

  • Delivery comment: this comment will appear on the basket group order

  • Close basket group: if you know that once you’re done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away

Drag the ungrouped baskets to the ‚Baskets in this group‘ box to add baskets to the basket group.

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Click on ‚Save‘ to finish creating your basket.

From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.

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Receiving orders

Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Orders can be received from the vendor information page

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or the vendor search results page

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After clicking ‚Receive shipment‘ you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.

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Beim Zugang werden alle Exemplare angezeigt, die noch beim Lieferanten bestellt sind, unabhängig von der Zuordnung zu einer einzelnen Bestellung.

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Hinweis

If you have a lot of orders, you can filter the orders using the ‚Filter‘ box on the left, the ‚Search‘ box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.

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You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.

Just make sure to clear the filter boxes when you’re done, otherwise, the other items won’t appear.

Um ein bestimmtes Exemplar in Empfang zu nehmen klicken Sie auf ‚Zugang‘ rechts neben dem Exemplar.

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Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.

If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.

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You can check the box next to the item to receive it, or fill out the ‚Quantity received‘ field on the left side.

Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn’t send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the ‚Quantity received‘ field.

You can edit the item if needed by clicking on the ‚Edit‘ link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you’d like to do that at the point of receipt.

You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.

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Important You must fill out the item form and click on ‚Add item‘ or ‚Add multiple items‘ in order to receive the order. You will not be able to simply change the ‚Quantity received‘ amount.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.

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You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).

Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.

Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click ‚Save‘ to mark the item(s) as received.

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Hinweis

If you have your AcqItemSetSubfieldsWhenReceived preference set to add or change values on received items those changes will take place after you hit ‚Save‘.

Wenn Sie den Empfang der Bestellungen abgeschlossen haben, können sie auf eine andere Seite navigieren oder im unteren Seitenbereich auf die Schaltfläche ‚Lieferung abschließen‘ klicken.

Received orders will have ‚(rcvd)‘ before the title in the basket view.

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Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click ‚Show all baskets‘ to view the inactive baskets.

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Transferring orders

If the item is no longer available from this vendor you can transfer the order to another vendor’s basket by clicking the ‚Transfer‘ link to the right of the title. This will pop up a vendor search box.

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From the results you can click ‚Choose‘ to the right of the vendor you would like to reorder this item from.

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You will then be presented with the open baskets for that vendor to choose from. To move the item simply click ‚Choose‘ to the right of the basket you would like to add the item to.

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Once you have chosen you will be presented with a confirmation message.

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You will see transferred orders when viewing the basket.

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Cancelling orders

If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking ‚Delete order‘ to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.

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You will also see that the item is cancelled if you view the basket.

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Hinweis

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the ‚basket closed‘ date, which in turn will cause your ‚late order‘ calculations to be incorrect.

Rechnungen

Bei der Entgegennahme von Bestellungen werden die Informationen zur Rechnung erfasst. Rechnungen können über den entsprechenden Reiter im linken Bereich der Seite ‚Erwerbung‘ gesucht werden.

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Die Suchresultate werden im Bereich rechts neben den Suchoptionen angezeigt.

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From the ‚Actions‘ button, you can click the ‚Details‘ link to see the full invoice or ‚Close‘ to note that the invoice is closed/paid for.

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In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

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  • Click on ‚Add an adjustment‘

  • Enter the amount of the adjustment

  • Choose a reason, if needed

    Hinweis

    The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.

  • Enter a note, if needed

  • Choose the fund from which the adjustment amount should be taken

  • If ‚Encumber while invoice open‘ is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.

  • Click on ‚Update adjustments‘ to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on ‚Update adjustments‘.

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Attaching files to invoices

If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to ‚Go to receipt page‘

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To see or attach new files click the ‚Manage invoice files‘ link

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From here you can find a file to upload and/or see the files you have already attached.

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Merging two invoices

From the invoice search results you can also merge together two invoices should you need to. Simply click the checkbox to the left of the invoices you would like to merge and click the ‚Merge selected invoices‘ button at the bottom of the page. You will be presented with a confirmation screen:

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Click on the row of the invoice number you would like to keep and it will be highlighted in yellow. Enter any different billing information in the fields provided and click ‚Merge‘. The two invoices will become one.

Claims and late orders

If you have entered in an email address for the vendors in your system you can send them claim emails when an order is late. Before you can send claims you will need to set up an acquisitions claim notice.

Upon clicking on the link to ‚Late orders‘ from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

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Hinweis

Die Auswahlliste der Lieferanten zeigt nur solche mit Verspätung auf abgeschlossenen Bestellungen.

Once you filter your orders to show you the things you consider to be late you will be presented with a list of these items.

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To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click ‚Claim order‘ at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Hinweis

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

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Acquisition searches

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

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In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

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Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

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Sie können Angaben in einem oder beiden Feldern machen und einen beliebigen Teil des Titels oder Lieferantennamens eingeben.

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Wenn Sie auf das Pluszeichen neben der Lieferantensuche klicken, werden weitere Suchoptionen verfügbar

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Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

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Budget/fund tracking

On the main acquisitions page there will be a table showing you all of your active funds and a breakdown of what has been ordered or spent against them.

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Clicking on the linked amounts under spent or ordered will show you a summary of the titles ordered/received on that budget.

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EDI process

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are only using EDI for ordering.

Wichtig

Koha uses the EDIFACT standard not the X12 standard for electronic ordering.

EDI questions for vendors

You will want to gather the following information from your vendors before beginning the set up process in Koha.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

  • Vendor: The name of the vendor

  • Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).

  • Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?

  • Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server

  • Username: The username for the above server

  • Password: The password for the above server

  • Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process

  • Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process

  • Qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • SAN: The identifier for the vendor

    Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.

  • Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • Buyer SAN: The identifier for the library

  • Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?

  • Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?

  • Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?

  • Order file suffix: The file suffix for order files

  • Quote file suffix: The file suffix for quote files

  • Invoice file suffix: The file suffix for invoice files

  • Account number(s): (list them all)

  • Account description(s): (the summary of what this number is for)

EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.

  • Library

  • EAN

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • price: MARC21 field that contains the item price

  • quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record

  • budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited

  • discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by

  • sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2

EDI setup

Before you begin ordering using EDI you will want to take the following steps:

EDI ordering

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site and then download the MARC order file. Some language that you might see included „basket“, „order“, „cart“, and/or „MARC order.“ Once you have this MARC file downloaded to your computer you will want to log in to Koha and continue the process there.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click ‚Order‘ next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.

From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.

Once you have added all of the items to the basket you can click the ‚Create EDIFACT order‘ button.

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.

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