Périodiques

Serials actions can be accessed by going to the “More” menu at the top of your screen and choosing “Serials” or by clicking “Serials” on the main Koha staff client page. The Serials module in Koha is used for keeping track of journals, newspapers and other items that come on a regular schedule. As with all modules, make sure you go through the related implementation checklist before using the Serials module.

  • Aller à : Plus > Périodiques

Manage serial frequencies

Koha conserve un enregistrement des fréquences de publication pour en faciliter l’utilisation et la duplication.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des périodicités

Depuis cette page, vous pouvez voir toutes les périodicités qui existent dans votre système

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et en ajouter de nouvelles.

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Manage serial numbering patterns

Everytime you create a new numbering pattern in serials you can save it for later use. These patters are accessible via the “Manage numbering patterns” page.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des modèles de numérotation

Cette page vous affichera les modèles de numérotation que vous avez enregistrés dans le passé, ainsi que quelques modèles en réserve.

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Note

Si vous avez effectué une migration d’une ancienne version de Koha à une récente, vous verrez « Modèles sauvegardés » qui concerne les modèles utilisés dans les versions antérieures à 3.14. C’est là où Koha a sauvegardé tous les anciens modèles de numérotation. Vous pouvez les modifier ici en leur donnant des noms plus significatifs.

Cela vous permet aussi de créer un nouveau modèle de numérotation sans avoir à ajouter un abonnement. Pour ajouter de nouveaux modèles, cliquez sur « Nouveau modèle de numérotation » en haut de la liste.

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Custom subscription fields

Ce module vous permet d’ajouter des zones personnalisées á vos abonnements de périodique pour la recherche et les rapports.

  • Aller à : Périodiques > Ajouter des champs dans les abonnements

To add custom fields simply click the “Add subscription fields” link on the left of the Serial page and choose the “New fields” button

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The form that appears will ask for either an authorized value or a MARC field to populate the field with

  • Name: enter the name of the field

  • Authorized value category: you can use authorized values to fill in this field.

  • MARC field: enter a MARC field that will be used to fill in this new field

    Note

    You can only choose one of the two options.

    If you choose the authorized value option, you will be able to fill in the new field upon the creation or modification of the subscription.

    If you choose the MARC option, the field will be automatically populated with the corresponding record’s value for this MARC field.

    Important

    If you choose the MARC field, make sure you enter it in this format: field$subfield

    For example: 515$a

  • Searchable: check this box if you want to be able to search your subscriptions using this field

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Example 1: Additional field using authorized values

You might want to track which department you’re ordering this serial for

  • In the “Name” field, enter “Department”

  • In the “Authorized value category” field, choose DEPARTMENT

  • Check the “Searchable” box

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When you are adding a subscription, the field will be in the “Additional fields” section with its authorized values drop-down menu.

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When you view the subscription, the field will appear under “Additional fields”.

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Because we made the field searchable, it will also be in the serials subscription search.

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Example 2: Additional field using MARC field

This is particularly useful if you want to view bibliographic information in the subscription detail page. In this example, we will add the 521$a field, which is, in MARC21, the target audience note.

  • In the “Name” field, enter “Target audience”

  • In the “MARC field” field, enter “521$a”

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Note

You will not be able to edit this field from the subscription form. If you need to add or change the value in this field, you must go through the cataloging module.

When you view the subscription, the field and the information from the bibliographic record will appear under “Additional fields”.

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Ajouter un abonnement

Vous pouvez ajouter des abonnements en cliquant sur le bouton « Nouveau » depuis n’importe quelle notice bibliographique

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Or by visiting the Serials module and clicking “New subscription”

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Si vous ajoutez un abonnement à partir du module Périodiques, vous arriverez sur un formulaire vide (prérempli en cas d’abonnement créé à partir d’une notice bibliographique existante).

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  • “Bibliothécaire” affiche l’identifiant du bibliothécaire connecté.

  • « Fournisseur » peut être trouvé soit en cherchant les fournisseurs saisis via le `module Acquisitions <#acqmodule>`__soit en entrant directement l’identifiant du fournisseur

    • L’information sur le fournisseur n’est pas requise.

    • Pour réclamer les fascicules manquants ou en retard, vous devez entrer les informations sur le fournisseur.

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  • “Biblio” est la notice MARC à laquelle vous souhaitez lier cet abonnement

    • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for record” link below the boxes or by entering the biblionumber for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

  • Vous pouvez ensuite choisir si un nouvel exemplaire est créé lorsque vous bulletinez un fascicule (si vous scannez le code à barres des fascicules, vous créerez un exemplaire cette fois)

  • Pour déterminer comment traiter des irrégularités dans votre abonnement répondez « Lors d’une publication irrégulière », si les numéros sont toujours séquentiels vous voudrez choisir “« Garder le numéro de publication »

  • En cochant la case “Historique manuel”, vous pourrez saisir les périodiques ne se conformant pas au prévisionnel de bulletinage, ceci une fois que l’abonnement est enregistré en allant sur l’onglet “Calendrier” de la page de détails de l’abonnement.

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  • “Call number” is for your item’s call number or call number prefix

  • « Site » est le site qui possède cet abonnement.

    • Si plus d’un site à un abonnement à ce périodique, il faut créer un abonnement par site.

    • This can be done easily by using the “Edit as new (duplicate)” option found on the subscription information page and changing only the “Library” field

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  • Use the “Public note” for any notes you would like to appear in the OPAC for the patrons

  • “Nonpublic note” should be used for notes that are only visible to the librarians via the staff client

  • L’option « Notifications de l’adhérent » vous permet de définir une notification à envoyer aux adhérents qui y ont souscrit via l’OPAC, pour les avertir de la parution des nouveaux fascicules de périodiques.

    • For this option to appear you need to make sure that you have a Routing list notice set up in the Notices Tool

  • “Localisation”, valeur de la localisation à la bibliothèque

  • The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

  • The Staff and OPAC display options allow you to control how many issues appear by default on bibliographic records in the Staff Client and the OPAC

Une fois les données remplies, vous pouvez cliquez sur « Suivant » pour saisir les informations du Prévisionnel de bulletinage.

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  • Dans “Date de parution du premier fascicule”, entrez la date du fascicule que vous avez en main, qui servira de point de départ au prévisionnel de bulletinage.

  • Il y a plusieurs options pré-définies de « Périodicité » de publication qui sont toutes visibles parmi vos propres périodicités si vous allez dans “Gestion des périodicités

    • Sans périodicité : certains abonnements (souvent des revues scientifiques de haut niveau) n’ont pas de périodicité. Quand vous vous abonnez à ce type de revue, vous demandez à recevoir six fascicules par exemple, qui peuvent aussi bien arriver dans un an, deux ans, ou plus encore. Il n’y a pas de régularité ni de calendrier de parution.

    • Inconnu : à sélectionner si aucun des autres choix proposés n’est pertinent.

    • Irrégulier : Le périodique ne paraît pas régulièrement mais a une périodicité. Vous savez qu’il y a un numéro de janvier, octobre et décembre, par exemple, mais les fascicules arrivent ensuite irrégulièrement.

    • 2 par jour : Biquotidien

    • 1 par jour : Quotidien

    • 3 par semaine : Trihebdomadaire

    • 1 par semaine : Hebdomadaire

    • 1 toutes les 2 semaines : Bimensuel

    • 1 toutes les 3 semaines : Trihebdomadaire

    • 1 par mois : Mensuel

    • 1 tous les 2 mois (6 par an) : Bimestriel

    • 1 tous les 3 mois (4 par an) : Trimestriel

    • 1 par trimestre (4 saisons) : Trimestriel paraissant chaque saison (été, automne, hiver, printemps)

    • 2 par an : Biannuel, semestriel

    • 1 par an : Annuel

    • 1 tous les 2 ans : Bisannuel

  • “Durée d’abonnement” indique le nombre de fascicules ou de mois de l’abonnement. On l’utilise également pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de début de l’abonnement” est la date laquelle l’abonnement commence. On l’utilise pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de fin de l’abonnement” ne doit être saisie que pour les abonnements qui sont terminés (si vous entrez rétrospectivement vos périodiques).

  • « Modèle de numérotation » vous aidera à déterminer comment les numéros sont générés pour chaque fascicule. Les modèles saisis ici sont enregistrés et modifiables à tout moment en consultant “Gestion des modèles de numérotation

    • Commencez par le numéro du fascicule que vous avez en main, dont vous avez entré la date dans le champ “Date de parution du premier fascicule”.

    • You can choose to create your own numbering pattern by choosing “None of the above” and clicking the “Show/hide advanced pattern” button at the bottom of the form

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  • L’option “Paramètres régionaux” est utile lorsque vous voulez afficher les jours, mois ou saison dans la langue du fascicule. Par exemple, si vous avez un périodique allemand, vous pouvez utiliser l’option “Paramètres régionaux” pour afficher les jours etc. en allemand.

  • Une fois qu’un « Modèle de numérotation » est choisi, la formule de numérotation apparaîtra.

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    • Le numéro “Commence avec” est le numéro du fascicule que vous avez en main.

    • Le « Compteur interne » est utilisé dans Koha pour dire quand « le cycle de bulletinage » commence

      • Par exemple: Si le premier fascicule à bulletiner est « vol. 4, no. 1, fasc. 796 », vous devrez paramétrer « Compteur interne = 0 » Mais si c’est « vol. 4, no. 2, iss. 797 », le Compteur interne devra être « 1 ».

    • Après avoir saisi toutes les données, cliquez sur le bouton “Tester le prévisionnel de bulletinage” pour voir quels fascicules le système va générer. S’il y a des irrégularités, vous pouvez choisir quels fascicules n’existent pas dans la liste affichée.

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  • If you have added a custom field, it will be editable above the buttons at the bottom of the screen

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Click “Save subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the serial pattern library on the wiki [https://wiki.koha-community.org/wiki/Serial_Pattern_Library].

Edit a subscription

To edit a subscription, click on “Edit” and “Edit subscription” from the subscription page. This will take you back to the same form as the one used when creating a new subscription.

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You can also batch edit subscriptions. To do so, search for the subscriptions you want to change. In the results, check the boxes next to the subscriptions to edit. The link “Edit selected serials” will appear.

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From there, you can change:

  • the vendor

  • the shelving location

  • the library

  • the item type

  • the public note

  • the nonpublic note

  • whether or not to create an item when receiving an issue

  • the expiration date

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Note

Leave the field unchanged to keep the original values.

Receive issues

Les fascicules peuvent être bulletinés depuis plusieurs endroits. Pour trouver un abonnement, utilisez la boîte de recherche située en haut de la page Périodiques pour rechercher le périodique que vous souhaitez bulletiner :

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From the search results you can click the “Serial receive” link or you can click on the subscription title and then click the “Receive” button.

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The final way to receive serials is from the “Serial collection” page. To the left of the Subscription summary page there is a menu with a link to “Serial collection”

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From the page that opens up you can click “Edit serial” with the issue you want to receive checked.

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Ces trois possibilités vont ouvrir le formulaire de réception d’un fascicule :

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  • Choisissez “Arrivé” dans le liste Statut pour marquer le fascicule comme reçu

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera après avoir sélectionné « Arrivé »

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  • If your issue has a supplemental issue with it, fill in the Supplemental issue information.

    • Saisissez la numérotation complète dans la barre après « Numéro supplémentaire ». La numérotation ne sera pas pré-remplie à partir du modèle des numéros réguliers, ce que vous saisirez dans la boîte après « Numéro supplémentaire » sera inscrit tel quel dans la chronologie/énumération du périodique de la notice d’exemplaire [MARC21 952$h] (si vous créez des notices d’exemplaire).

      • Par exemple, saisissez ceci dans son intégralité si c’est que vous souhaitez afficher: « v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl. »

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera pour le hors-série et le fascicule lui-même

  • Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

If you are receiving multiple issues at once, or have marked an issue as “Late” or “Missing” there you can click the “Generate next” button below the list of issues.

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En cliquant sur ce bouton, vous générez le prochain fascicule et vous marquez comme En retard le fascicule précédent. Vous pouvez cocher les boîtes dans la colonne Modifier afin d’appliquer un changement de statut à plusieurs fascicules à la fois.

Create a routing list

Une liste de routage contient la liste des personnes qui vont recevoir le périodique avant qu’il ne soit placé en rayon. Pour activer cette liste de routage, vous devez paramétrer votre préférence système Renouvellement des abonnements des périodiques à « Utiliser ».

When on the subscription page you will see a link to the left that reads “Create routing list” or “Edit routing list”

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En cliquant sur ce lien, vous obtenez le menu pour ajouter une nouvelle liste de routage.

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À partir de là, vous cliquez sur Ajouter des destinataires afin d’ajouter des personnes à la liste de routage. Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez filtrer les adhérents sur une partie de leur nom, leur site de rattachement et leur catégorie.

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Cliquez sur “Ajouter” à droite du nom des personnes que vous souhaitez ajouter à la liste de routage. Quand vous avez choisi toutes les personnes que vous voulez, cliquez sur le lien “Fermer”. Vous serez redirigé sur la liste de routage.

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Si la liste vous convient, cliquez sur Enregistrer. Vous êtes amené sur une page d’aperçu de la liste de routage. Pour imprimez la liste, cliquez Enregistrer et aperçu de la liste. Une version imprimable de la liste s’affichera.

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Si la préférence système Réserver est activée, les membres de la liste de routage seront ajoutés automatiquement à la liste de réservation du fascicule.

To see a list of all of the routing lists a specific patron is on visit the Routing lists tab on their patron record.

Subscriptions in staff client

Toutes les informations de l’abonnement seront affichées dans les notices bibliographiques dans l’onglet « Abonnements »

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Clicking the “Subscription details” link will take you to the Subscription summary page in the staff client.

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Si vous utilisez le module Acquisitions pour avoir un suivi des abonnements périodiques, vous verrez ces informations en premier.

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Les abonnements dans l’OPAC

Lorsque vous consultez un abonnement dans l’OPAC, plusieurs options s’offrent à vous.

Comme dans l’interface professionnelle, il y a un onglet Abonnement dans la notice bibliographique.

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Dans cet onglet apparaîtra le nombre de fascicules choisi lors du paramétrage de l’abonnement ou du nombre défini dans votre préférence système Montrer à l’OPAC les. Si vous cliquez sur le lien « Plus de détails », vous aurez des informations complémentaires concernant l’historique de l’abonnement. Vous pouvez définir l’affichage par défaut d’un périodique dans l’OPAC avec la préférence système Historique de l’abonnement et état de collection sommaire.

Il y a deux modes de présentation : la présentation synthétique et la présentation complète. La présentation partielle affiche les informations basiques de l’abonnement du périodique

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A partir de cet affichage partiel, les adhérents peuvent s’abonner pour recevoir les notifications avertissant de la parution des nouveaux fascicules en cliquant sur le bouton “S’abonner à une alerte par courriel pour les nouveaux numéros”. Pour que ce lien apparaisse, il faut que vous ayez choisi de notifier les adhérents sur l’abonnement <add-a-subscription-label> lui-même.

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Vous pouvez voir les abonnés aux alertes de parution de nouveaux fascicules en vous rendant sur la page de l’abonnement dans l’interface professionnelle et en regardant dans la colonne de droite de l’onglet « Information ».

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Alors que la présentation complète vous montre plus de détails sur l’abonnement, ventilés par année

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Claim late serials

Koha peut envoyer des courriels à vos fournisseurs de périodiques quand vous avez des fascicules en retard. Il y a à cet effet sur la gauche de la page principale du module Périodiques un lien Réclamations.

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Les liens pour les réclamations apparaissent sur la gauche de la page de détail de l’abonnement

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Un message d’avertissement s’affiche si vous n’avez pas encore défini de notification de réclamation.

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En cliquant sur Réclamation, vous serez amené sur un rapport vous demandant de choisir un fournisseur pour qui générer des réclamations.

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Dans la liste des fascicules en retard, vous sélectionnez en utilisant les boîtes à cocher les fascicules pour lesquels vous voulez émettre un courriel de réclamation. Vous choisissez le modèle de notification à utiliser. Puis vous cliquez sur le bouton Envoyer une notification.

Check serial expiration

Dans la fiche d’un périodique, vous définissez une durée d’abonnement. Avec l’outil d’expiration, vous pouvez voir quels abonnements sont sur le point d’expirer. Pour utiliser cet outil, cliquez sur Vérifier les dates d’expiration dans le menu des Périodiques.

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Dans le formulaire qui s’affiche, entrez au moins une date sur laquelle faire la recherche.

Le résultat présente tous les abonnements qui expirent avant la date saisie. A partir de là, vous pouvez voir le détail d’un abonnement ou bien le renouveler en un clic.

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If there is more than one subscription, you can check the boxes and click on “Renew selected subscriptions” to renew all the serials. The serials will be renewed for the same amount of time as their previous subscription (i.e. if the last subscription for that serial lasted one year, the serial will be renewed for one year; if the last subscription was for 16 issues, it will be renewed for another 16 issues).

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Renewing serials

Si l’abonnement de votre périodique a expiré, vous ne recevrez plus de fascicules. Pour renouveler votre abonnement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Renouveler” en haut de la page de détails de l’abonnement.

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Another option is to click the “Renew” link to the right of the subscription on the Serial collection page.

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Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

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  • La date de début sera la date à laquelle la période de votre abonnement commence.

  • For the subscription length you’ll want to fill in one of the three fields presented: Number of issues, Number of months or Number of weeks.

  • Pour finir, vous pouvez rédiger des notes concernant ce renouvellement.

Searching serials

En haut du module Périodiques, se trouve une barre de recherche que vous pouvez utiliser pour rechercher des abonnements en utilisant une partie de l’ISSN et/ou du titre.

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You can also click the “Advanced search” link to the right of the “Submit” button to do a more thorough search of your serials.

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Vous pouvez filtrer ces résultats en utilisant les barres de recherche situées en bas de chaque colonne, et ajuster le nombre de résultats en utilisant la barre d’outil en haut des résultats.

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