Adhérents

Avant d’importer et/ou d’ajouter des adhérents, n’oubliez pas de définir les catégories d’adhérents.

Inscrire un nouvel adhérent

Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.

  • Allez dans le module « Adhérents »

Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.

  • Cliquer sur « Nouvel Adhérent »

    image407

  • Les champs apparaissant dans la fiche adhérent peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField

  • Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)

    image408

    • Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField

    • Les titres de civilité sont définis par la préférence système :ref:BorrowersTitles

    • Note

      If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.

      Par exemple :

      Firstname: Nicole C.
      Surname: Engard
      Initials: NCE
      

      Sur le ticket vous pouvez imprimer <<borrowers.initials>> à la place du nom complet (NCE).

      Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:

      Firstname: Nicole
      Surname: Engard
      Initials: E
      

      Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).

  • Saisissez ensuite les coordonnées

    image409

    • Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et couriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.

  • Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte

    image410

    • Click “Set to patron” to search your system for an existing patron

    • Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.

    • Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système BorrowerRelationship

  • Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)

    image411

    • Click “Set to patron” to search your system for an existing patron

  • Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte

    image412

    • Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.

  • La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque

    image413

    • Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système AutoMemberNum sur ce mode.

      • Note

        Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.

    • Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.

    • Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque

    • “Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed this item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.

  • Next, the library set-up section includes additional library settings

    image414

    • La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.

    • If your patron cards expire (based on your patron category settings) the expiry date will automatically be calculated

    • The OPAC note is a note for the patron - it will appear in the OPAC on the patron’s record

    • The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron

      image415

    • Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.

  • Si vous avez paramétré des attributs et identifiants supplémentaires, ils apparaîtront ensuite

    image416

  • Finally, if you have EnhancedMessagingPreferences set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.

    image417

    • Ces notifications sont:

      • Advanced notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)

      • Item checkout: A notice that lists all the of the items the patron has just checked out and/or renewed, this is an electronic form of the checkout receipt

      • Hold filled: A notice when you have confirmed the hold is waiting for the patron

      • Item due: A notice on the day and item is due back at the library

      • Item check-in: A notice that lists all the of the items the patron has just checked in

    • Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.

    • Important

      Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents

    • Important

      Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC

  • Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.

Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.

image418

Note

Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.

Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:

image419

Quick add a patron

If your circulation desk is very busy and you want to register patron quickly, you can use the “quick add” feature. It’s a shortened version of the add patron form with only a couple of necessary fields to fill out.

This feature uses two system preferences: BorrowerMandatoryField and PatronQuickAddFields. These are the two system preferences that control which fields are in the quick add form.

To quick add a patron, go to the Patrons module

  • Allez dans le module « Adhérents »

Click on the “Quick add new patron” button.

You will be asked to choose a patron category.

Then, you will be presented with a shortened form.

image1346

Once the form is filled out, click on “Save”.

If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.

Add a staff patron

All staff members must be entered into Koha as patrons of the “Staff” type. Follow the steps in Add a Patron to add a staff member. To give the staff member permissions to access the staff client, follow the steps in patron permissions

Important

Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.

Add a statistical patron

One way to track use of in house items is to « check out » the materials to a statistical patron. The « check out » process doesn’t check the book out, but instead tracks an in house use of the item. To use this method for tracking in house use you first will need a patron category set up for your statistical patron.

image420

Next, you will need to create a new patron of the statistical type.

image421

Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.

To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.

Duplicate a patron

Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.

  • Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.

  • Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche

    image422

  • Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »

    image423

    • Note

      En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)

  • Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent

    image424

Add patron images

Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur « Permettre » (ou « Autoriser »).

Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.

image425

In the “Upload patron image” box click “Browse” to find the image on your computer and “Upload” to load the image on to the patron record.

image426

Important

Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Editing patrons

Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.

  • Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.

    image427

  • Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the Password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.

    image428

    • Koha ne peut pas afficher un mot de passe déjà défini. Laissez le champ en blanc pour ne pas changer le mot de passe.

    • Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».

  • To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” link below the section.

    image429

  • A patron image can be added by browsing for the image on your machine from the “Manage patron image” section.

    image430

    • This form will not appear if you have the patronimages system preference to not allow patron images.

    • To add patron images in bulk, use the Upload patron images tool.

  • Patrons can also be blocked from checking items out by setting Patron flags

    image431

    • If you would like your circulation staff to confirm a patron’s address before checking items out to the patron, you can see the “Gone no address” flag

      image432

    • If the patron reports that they have lost their card you can set the “Lost card” flag to prevent someone else from using that card to check items out

      image433

    • Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle

      image434

    • Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé

      image435

  • Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have Juvenile to adult cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update child to adult patron”

    image436

    • Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant

      image437

Managing patron self edits

If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).

image438

Note

Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.

En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.

image439

Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.

Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.

Merging patron records

If you accidentally end up with one patron with two cards it is possible to merge their records together so that you don’t lose their loan history or holds.

  • In the patron list, check the boxes next to the records you want to merge and click on the “Merge selected patrons” button.

image1326

Note

It is possible to merge more than two records at a time.

  • Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.

image1327

The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.

image1328

Patron permissions

Patron permissions are used to allow staff members access to the staff client.

Important

Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.

Setting patron permissions

  • On the patron record click “More” and choose “Set permissions” to alter patron permissions

    image440

  • Une liste des permissions est affichées. Certaines d’entre elles peuvent être étendues en cliquant sur le signe plus sur la gauche.

    image441

Patron permissions defined

  • superlibrarian

    • Accès à toutes les fonctions bibliothécaires

      Note

      Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres

  • circulate

    • Documents prêtés et retournés

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • catalogue

    • Obligatoire pour les professionnels. L’accès professionnel permet d’accéder à l’interface professionnelle

      Important

      Doit être donné à tous le personnel pour qu’ils puissent se connecter à l’interface professionnelle

  • parameters

    • Manage Koha system settings (Administration panel)

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • borrowers

    • Ajouter ou modifier des adhérents

    • This section can be expanded (Learn more)

  • permissions

    • Définir les permissions

  • reserveforothers

    • Faire et modifier des réservations pour les adhérents

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • editcatalogue

    • Cataloguer (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • updatecharges

    • Gérer les amendes et les charges des adhérents

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • acquisition

    • Gestion des acquisitions et/ou des suggestions

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • tools

    • Utiliser tout les outils

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • editauthorities

    • Modifier des autorités

  • serials

    • Gérer les abonnements aux périodiques

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • reports

    • Permet d’accéder au module Rapports

    • Les rapports qu’on trouve sur la page Circulation ne sont pas contrôlés par cette permission

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • staffaccess

    • Permet à un membre du personnel de modifier les permissions du reste du personnel

      Important

      Demande la permission des adhérents au-dessus

  • coursereserves

  • plugins

  • listes

    • Lists

      Important

      Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • clubs

  • ill

    • Create and modify interlibrary loan requests

  • self_check

    • Self check modules

    • Used for self checkin/self checkout kiosks

    • This section can be expanded (Learn more)

Granular circulate permissions

Si l’utilisateur a la permission “circulate”, il aura le droit de réaliser toutes les opérations de circulation. Si vous souhaitez contrôler plus finement les permissions, utilisez les options ci-dessous :

  • circulate_remaining_permissions

    • Autres permissions de circulation

    • Tous les droits d’accès sauf les permissions listées ci-dessous

  • force_checkout

    • Forcer le prêt malgré une limitation déjà fixée

    • Avec cette permission le bibliothécaire sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt:

      • restriction d’âge

      • le document est emprunté par un autre adhérent

      • le document n’est pas pour le prêt

      • l’adhérent a des documents en retard

      • le document est perdu

      • le document est très demandé

      • le document est réservé

  • manage_checkout_notes

    • Mark checkout notes as seen/not seen

    • The permission to manage the checkout notes written by users through the OPAC

  • manage_restrictions

    • Gérer les comptes suspendus

    • Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent

  • overdues_report

    • Générer un rapport des documents en retard

    • L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion

  • override_renewals

    • Outrepasser le blocage de renouvellement

    • Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions

Granular parameters permissions

Si l’utilisateur a la permission “parameters”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour un contrôle plus fin de ses droits, utilisez les options ci-dessous :

  • manage_audio_alerts

    • Manage audio alerts

    • The ability to access the Audio alerts configuration in the administration module.

  • manage_auth_values

    • Manage authorized value categories and authorised values

    • The ability to access the Auhorized values configuration in the administration module.

  • manage_circ_rules

  • manage_circ_rules_from_any_libraries

    • Manage circulation rules form any library. If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library (please note that manage_circ_rules is still required).

  • manage_cities

    • Manage cities and towns

    • The ability to access the Cities and towns configuration in the administration module.

  • manage_classifications

    • Manage classification sources and filing rules

    • The ability to access the Classification sources configuration in the administration module.

  • manage_column_config

    • Manage column configuration

    • The ability the access the Configure columns page in the administration module.

  • manage_didyoumean

    • Manage Did you mean? configuration

    • The ability to access the Did you mean? configuration in the administration module.

  • manage_item_circ_alerts

    • Manage item circulation alerts

    • The ability to access the Item circulation alerts configuration in the administration module.

  • manage_item_search_fields

    • Manage item search fields

    • The ability to access the Item search fields configuration in the administration module.

  • manage_itemtypes

    • Manage item types

    • The ability to access the Item types configuration in the administratoin module.

  • manage_keywords2koha_mappings

    • Manage Keywords to Koha mappings

    • The ability to access the Keywords to MARC mapping configuration in the administration module.

  • manage_libraries

    • Manage libraries and library groups

    • The ability to access the Libraries and Library groups configuration pages in the administration module.

  • manage_marc_frameworks

  • manage_matching_rules

    • Manage record matching rules

    • The ability to access the Record matching rules configuration in the administration module.

  • manage_oai_sets

    • Manage OAI sets

    • The ability to access the OAI sets configuration in the administration module.

  • manage_patron_attributes

    • Manage extened patron attributes

    • The ability to access the Patron attribute types configuration in the administration module.

  • manage_patron_categories

    • Manage patron categories

    • The ability to access the Patron categories configuration in the administration module.

  • manage_search_engine_config

    • Manage search engine configuration

    • The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.

  • manage_search_targets

    • Manage Z39.50 and SRU server configuration

    • The ability to access the Z39.50/SRU servers configuration in the administration module.

  • manage_sms_providers

    • Manage SMS cellular providers

    • The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.

  • manage_sysprefs

  • manage_transfers

  • manage_usage_stats

  • parameters_remaining_permissions

    • Autres autorisations de paramétrage

    • The ability to access all remaining areas in the administration module.

Granular borrowers permissions

If the staff member has “borrowers” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control borrowers permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_borrowers

    • Add, modify and view patron information

    • The ability to access the Patrons module to view patron files, as well as adding new patrons and editing patron files

  • view_borrower_infos_from_any_libraries

    • View patron infos from any libraries. If not set the logged in user could only access patron infos from its own library or group of libraries.

Granular holds permissions

Si l’utilisateur a la permission “reserveforothers”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux réservations. Pour un contrôle plus fin, utilisez les options ci-dessous :

  • modify_holds_priority

    • Modifier la priorité des réservations

    • Permission de modifier l’ordre des réservations (monter/descendre une réservation)

  • place_holds

    • Faire des réservations pour les usagers

Granular cataloging permissions

Si l’utilisateur a la permission “editcatalogue”, il aura le droit de faire toute opération de catalogage. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • delete_all_items

    • Supprimer tous les exemplaires à la fois

    • Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage

  • edit_catalogue

    • Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)

    • Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Catalogage <#cataloging>

  • edit_items

  • edit_items_restricted

    • Limiter la modification exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedEditing

      Note

      Veuillez noter que l’autorisation edit_items est toujours obligatoire

  • fast_cataloging

Granular fines and charges permissions

Si le personnel a les autorisations “updatecharges”, il aura le droit de faire toutes les opérations quant à la gestion des amendes et frais. Pour limiter les droits d’accès du personnel, utilisez les options ci-dessous:

  • remaining_permissions

    • Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais autre que celles d’annuler les pénalités financières

  • writeoff

    • Annuler les amendes et frais

Granular acquisitions permissions

Si l’utilisateur a la permission “acquisition”, il aura le doit d’effectuer toute opération d’acquisition. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • budget_add_del

    • Add and delete funds (but can’t modify funds)

  • budget_manage

    • Manage funds

  • budget_manage_all

    • Manage all funds

    budget_modify

    • Modify funds (can’t create lines, but can modify existing ones)

  • contracts_manage

    • Permission de gérer les contrats

  • currencies_manage

  • edi_manage

    • Manage EDIFACT transmissions

  • group_manage

    • Manage basket groups

  • order_manage

    • Manage baskets and order lines

  • order_manage_all

    • Manage all baskets and order lines, regardless of restrictions on them

  • order_receive

    • Receive orders and manage shipments

  • period_manage

    • Permission de gérer les budgets

  • planning_manage

    • Manage budget plannings

  • suggestions_manage

    • Manage purchase suggestions

  • vendors_manage

    • Gestion des fournisseurs

    • Note: Vendors are used in the acquisition and the serials module.

Granular serials permissions

Si l’utilisateur a la permission “serials”, il pourra effectuer les opérations de gestion des périodiques. Pour un contrôle plus fin des droits, utilisez les options ci-dessous :

  • check_expiration

  • claim_serials

  • create_subscription

  • delete_subscription

    • Supprimer une inscription

  • edit_subscription

    • Modifier un abonnement existant

    • Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement

  • receive_serials

    • Réception des périodiques

    • Bulletiner les périodiques

  • renew_subscription

    • Renouveler un abonnement

  • routing

  • superserials

Granular tools permissions

Si l’utilisateur a la permission “tools”, il pourra accéder à toutes les fonctions du module Outils. Pour limiter l’accès à certains outils, utilisez les options ci-dessous :

  • access_files

    • Access to the files stored on the server

    • Access to the Upload tool

  • batch_upload_patron_images

    • Téléchargement des photos des adhérents par lots ou une à une

    • Access to the Image upload tool

  • delete_anonymize_patrons

    • Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique de prêts/lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents)

    • Access to the Anonymize patron tool

  • edit_calendar

  • edit_news

    • Rédiger des annonces pour l’OPAC et l’interface professionnelle

    • Access to the News tool

  • edit_notice_status_triggers

  • edit_notices

  • edit_patrons

  • edit_quotes

  • export_catalog

    • Exporter des données bibliographiques, d’autorités et d’exemplaires

    • Access to the Export data tool

  • import_patrons

  • inventory

    • Réalisation de l’inventaire (récolement) de votre catalogue

    • Access to the Inventory tool

  • items_batchdel

  • items_batchmod

  • items_batchmod_restricted

  • label_creator

    • Créer des étiquettes et des codes à barres imprimables à partir des données du catalogue et des adhérents

    • Access to the Label creator and Quick label creator Tools

  • manage_csv_profiles

  • manage_patron_lists

    • Add, edit and delete patron lists and their contents

    • Access to the Patron lists tool

  • manage_staged_marc

  • marc_modification_templates

  • moderate_comments

    • Modérer les commentaires des adhérents

    • Access to the Comments tool

  • moderate_tags

    • Modération des tags des adhérents

    • Access to the Tags tool

  • records_batchdel

  • records_batchmod

  • rotating_collections

  • schedule_tasks

  • stage_marc_import

  • upload_general_files

    • Télécharger n’importe quel fichier

    • Access to upload files via the Upload tool

  • upload_local_cover_images

    • Télécharger des images de couverture locales

    • Access to the Upload local cover image tool as well as permission to add and delete local cover images from the record detail page

  • upload_manage

    • Gérer les fichiers téléversés

    • Access to uploaded files via the Upload tool

      Note

      upload_general_files permission is required for this permission

  • view_system_logs

Granular reports permissions

Si l’utilisateur a la permission “reports”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux rapports. Pour un contrôle plus fin des ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • create_reports

    • Create SQL reports

    • La possibilité de créer et modifier mais pas de lancer des rapports SQL

  • delete_reports

    • Delete SQL reports

  • execute_reports

    • Execute SQL reports

    • La possibilité de lancer mais pas de créer ou modifier des rapports SQL

Granular course reserves permissions

If the staff member has “course reserves” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control course reserves permissions on a more granular level choose from these options:

  • add_reserves

    • Add course reserves

  • delete_reserves

    • Remove course reserves

  • manage_courses

    • Add, edit and delete courses

Granular plugins permissions

If the staff member has “plugins” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control plugins permissions on a more granular level choose from these options:

  • configure

    • Configurer les plugins

    • Possibilité d’activer la section “configure” d’un plugin s’il en a un

  • manage

    • Gérer les plugins

    • Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins

  • report

    • Utiliser les plugins rapport

    • Possibilité d’utiliser les plugins rapport

  • tool

    • Utiliser les plugins outils

    • Possibilité d’utiliser les plugins outils

Granular lists permissions

Tous les membres du personnel ont le droit d’accéder aux listes. Cette section doit être cochée uniquement si vous voulez donner la permission à un membre du personnel de supprimer des listes publiques qu’ils n’ont pas créées eux-mêmes.

  • delete_public_lists

    • Supprimer les listes publiques

    • The ability to delete public lists created by someone else

Granular patron clubs permissions

If the staff member has “clubs” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control patron clubs permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_clubs

  • edit_templates

    • Create and edit club templates

    • Create and edit club templates using the Patron clubs tool

  • enroll

    • Enroll patrons in clubs

    • Enroll patrons from the patron file

Granular self check permissions

If the user has “self check” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control self check permissions on a more granular level choose from these options:

  • self_checkin_module

    • Log into the self check-in module.

      ** Note**

      This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality

  • self_checkout_module

    • Perform self checkout at the OPAC.

      Note

      This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference

Patron information

Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.

  • Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name

Check out

For instruction on checking items out, view the Checking out section of this manual.

Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”

image1178

Details

Note

Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”

image442

All patron information will appear in the Details tab. This includes all the contact information, notes, custom patron attributes, messaging preferences, etc. entered when adding the patron.

image1359

In the case of patrons who are marked as “Child” or “Professional” and their guarantors additional information will appear on their record.

  • A child patron will list their guarantor

    image443

  • On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed

    image444

Circulation summary

Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.

Checkouts

The first tab shows the items the patron currently has checked out.

image445

Relatives” checkouts

If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.

image446

Fines & charges

The Fines & charges tab will show for all patrons, even those who don’t owe anything.

If the patron does owe money to the library, the tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the fines tabs.

image1360

Holds

If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.

image490

Note

The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.

From here you can manage the patron’s holds: change the pickup library, cancel or suspend holds.

Note

You will only be able to suspend holds if the Réactiver les réservations system preference is set to « Allow ».

Note

If, when suspending a hold, you want to be able to set a date at which to automatically resume the hold, set the Réactiver toutes les réservations suspendues system preference to « Allow » and make sure the unsuspend_holds cron job is activated.

Article requests

If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.

The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.

image1361

Restrictions

L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.

image447

Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.

There are four kinds of restrictions:
  • Manual

  • Overdues

  • Suspension

  • Discharge

Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.

image449

image448

The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.

This restriction will not be removed automatically when the overdue items are returned unless the AutoRemoveOverduesRestrictions system preference is set to “Do”.

In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.

Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.

Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.

image1363

Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.

On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.

If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.

Note

If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:

  • Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.

  • Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.

  • Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.

  • Set the BlockExpiredPatronOpacActions system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.

Clubs

If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.

image1362

Amendes

L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.

image450

Le tableau affiche les colonnes suivantes:

  • Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés

    • Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée

  • Description: la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible

  • Note: toutes les notes à propos des frais/paiement

    • If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way

      image1246

  • Montant: le montant total du paiement ou des frais

  • Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé

  • Possibilité d’annuler un paiement

  • The ability to void a payment

  • Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende

En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.

Charging fines/fees

Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:

  • Fines will be charged based on your circulation and fines rules

  • Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area

  • Rental fees will be charged based on the settings in your Item iypes administration area

  • Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.

Pay/reverse fines

Each line item can be paid in full (or written off) using the “Pay fines” tab.

image451

  • Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.

  • Payer une amende dans sa totalité

    • Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.

    • The full amount of the fine will be populated for you in the « Collect from patron » box

    • If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type

      image452

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.

  • Payer partiellement une amende

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.

    • Enter the amount you are collecting from the patron in the « Collect from patron » box

      image453

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding

  • Payer le montant de toutes les amendes

    • Click the « Pay amount » button

    • Enter the amount you are collecting from the patron in « Collect from patron. » The sum of all fines is shown in « Total amount outstanding »

      image454

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.

  • Pay selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Pay selected »

      image455

    • Entrez le montant payé en face des amendes.

      image456

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.

  • Passer une amende en pertes et profits

    • Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.

    • A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Writeoff selected ».

    • Click « Confirm ».

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff all fines

    • Click the « Writeoff all » button

    • Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.

  • Si vous avez marqué un exemplaire de payé sans faire exprès, vous pouvez annuler cette ligne en cliquant sur “Annuler le paiement” sur la droite de la ligne

    image457

    • Une fois cliqué, une nouvelle ligne est ajouté au compte, montrant le paiement annulé

      image458

      Note

      • You can enable email receipts for payment and writeoff transactions with the UseEmailReceipts system preference.

Creating manual invoices

Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.

image459

  • Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer

    • To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV authorized values

    • Important

      The value set as the authorized value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the description and the authorized value description will be used as the amount.

  • Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.

  • Le champ description vous permet de décrire le coût

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Creating manual credits

Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.

image460

  • Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer

  • Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.

  • Le champ description vous permet de décrire le crédit

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Printing invoices

Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.

image461

Routing lists

A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.

image462

Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.

image463

Circulation history

The circulation history tab will appear if you have set the IntranetReadingHistory preference to allow it to appear. If you have the OPACPrivacy system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.

image464

Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.

image465

Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.

Modification log

If you have set your Adhérent to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the IssueLog and Retour you will see checkins and outs on this screen as well.

image466

  • Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.

  • Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent

  • L’action vous informera quelle action a été enregistrée

  • Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)

Notifications

The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:

image467

Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.

image468

If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.

image469

Statistiques

Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.

image470

Fichiers

If you set the EnableBorrowerFiles preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.

image471

Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.

image472

Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.

image473

Purchase suggestions

Si l’adhérent a déjà fait une suggestion d’achat, vous verrez un onglet Suggestions d’achat sur la fiche adhérent.

image1247

De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.

Learn more about managing purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.

Quitus adhérent

A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this opti`on on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.

Note

In France a « quitus » (« discharge ») is needed if you want to register for an account in a library or a university.

Note

Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer

Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page

image1248

Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges

image1249

To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record

image1250

Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »

image474

Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.

image475

Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF

image476

Note

You can style the PDF using the NoticeCSS preference.

The patron will have a restriction added to their account

image1251

And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab

image1252

Housebound patrons

There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.

Important

In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.

Chooser

If you have enabled the housebound module, with the HouseboundModule system preference, you will see that patrons now have a new section in their record called “Housebound roles”.

image1349

Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.

image1350

The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.

Deliverer

In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.

image1351

The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.

Housebound borrowers

To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.

image1347

From there, you can edit their housebound profile information.

image1348

  • Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.

  • Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.

    Note

    The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.

  • Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.

    For example: books, dvds, magazines, etc.

  • Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.

    For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.

  • Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.

    For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.

  • Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.

  • Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.

Click the “Save changes” button to save the housebound profile.

Coordinating deliveries

To plan visits, go to the housebound patron’s record.

In their housebound tab, you will be able to create deliveries.

image1352

Click on “Add a new delivery”.

image1353

Fill out the information :

  • Date: Enter the date of the delivery.

  • Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.

  • Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.

  • Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.

image1354

Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.