Acquisitions

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

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Configuration

Before using the Acquisitions module you will want to make sure that you have completed all of the set up.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and EAN de la bibliothèque you will need to have entered your vendors.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

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Note

Si vous souhaitez masquer la ligne du “Total” du tableau des postes budgétaires, ajoutez

#funds_total {display:none;}

à la préférence système IntranetUserCSS

Pour consulter les postes budgétaires actifs, vous pouvez cliquer sur la case “Afficher les postes budgétaires actifs et inactifs” située au-dessus du tableau.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

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Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.

Fournisseurs

Before any orders can be placed you must first enter at least one vendor.

Add a vendor

To add a vendor click the “New vendor” button on the Acquisitions page

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Le formulaire d’ajout du fournisseur est divisée en trois parties

  • The first section is for basic information about the vendor

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    • Of these fields, only the vendor name is required, the rest of the information should be added to help with generating claim letters and invoices

  • The second section is for information regarding your contact at the vendor’s office

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    • Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha

      • Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor

      • Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor

      • Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person

      • Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person

      • Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person

    • You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button

  • La dernière partie concerne les informations liées aux commandes et aux factures

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    • Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”

    • For list prices and invoice prices choose the currency

    • If your library is charged tax mark your tax number as registered

    • Indiquez si vos prix catalogue et/ou vos prix facturés incluent les taxes

    • Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”

      • Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande.

    • Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change

    • Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.

    • Notes pour un usage interne

View/edit a vendor

To view a vendor’s information page you must search for the vendor from the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the vendor’s name:

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Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir ou modifier

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Pour effectuer des changements, cliquez sur le bouton “Modifier fournisseur”.

Si le fournisseur n’a pas de paniers, il est possible de le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer le fournisseur”. Sinon vous verrez le bouton “Réceptionner colis”.

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Vendor contracts

Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un fournisseur.

Add a contract

At the top of a vendor information Page, you will see a “New contract” button.

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Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés

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Important

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît en-dessous des informations sur le fournisseur.

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Il apparaîtra également lors de la création du panier de commande

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Managing purchase suggestions

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Note

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:

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En cliquant sur Gérer les suggestions, vous arrivez dans l’outil de gestion des suggestions. S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez atteindre cet outil en passant par la page principale du module Acquisitions.

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Vos suggestions sont classées en quatre catégories : Acceptées, En attente, Vérifiées et Rejetées. Les suggestions acceptées ou rejetées affichent le nom du bibliothécaire qui les a traitées et la raison pour laquelle chaque suggestion a été acceptée ou rejetée.

Une suggestion “Acceptée” est celle que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions. Une suggestion “En attente” est une action en attente d’une validation ou non du personnel de la bibliothèque. Une suggestion “Vérifiée” est celle que vous avez marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire avant les suggestions. Une suggestion “Commandée” est celle qui a été commandée via le lien À partir d’une suggestion d’achat dans votre panier de commande. Une suggestion “Rejetée” est celle que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire sous la liste des suggestions.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

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En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), cliquez sur le filtre “Informations d’acquisition” et modifiez le site.

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Quand vous passez en revue les suggestions en attente, vous pouvez en sélectionner plusieurs en les cochant dans la liste, puis vous les approuvez ou les rejetez toutes en une fois. Vous pouvez également supprimer complètement une suggestion en cochant Supprimer la sélection.

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Pour les bibliothèques qui ont des listes de suggestions très longues, il est également possible d’approuver ou de rejeter les suggestions une à une en cliquant sur le titre de chaque suggestion, ce qui ouvre une nouvelle page contenant des informations si l’exemplaire a déjà été acheté.

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Clicking “edit” to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

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Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

  • En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”

Les motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

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Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant Annuler sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

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Vous pouvez également affecter cette suggestion à un poste budgétaire.

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This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked “Submit” the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

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Placing orders

Vous devez d’abord rechercher le fournisseur ou libraire à qui vous souhaitez passer commande.

Important

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.

Créer un panier

Note

Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous voudrez télécharger votre historique de commande de vos fournisseurs avant de commencer le processus dans Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur à qui vous allez passer commande:

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Et cliquez sur le bouton “Ajouter panier” situé à droite du nom du fournisseur.

Note

Pour vous pouvez aussi en ajouter à un panier déjà existant en cliquant sur le lien bleu “Ajouter au panier” situé tout à droite du tableau.

Après avoir cliqué sur “Ajouter panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande:

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  • Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier.

  • Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you’re logged in at)

  • Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant

  • Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information

  • If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket.

    • Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.

Si vous avez déjà ajouté des contréats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

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Lorsque vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”

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Une fois votre panier créé, des options d’ajout d’exemplaires au panier vous sont proposées.

  • Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.

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    • Dans les résultats, cliquez sur “Commander” pour arriver au formulaire de commande.

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      • Tous les détails associés à l’exemplaire seront déjà listés sur le “Catalog details.”

  • If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the managing purchase suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.

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    • A partir des résultats, cliquez sur “Commande” situé à côté de l’exemplaire et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion

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      • From this form you can make changes to the catalog details if necessary.

      • Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.

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    • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered and will update the patron’s “your purchase suggestions” page in the OPAC.

  • Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande “À partir d’un abonnement”

    • Après avoir cliqué sur le lien de la commande, vous arriverez sur une page de recherche qui vous aidera à trouver votre abonnement

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    • Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire. Chaque abonnement aura un lien “Commander”

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    • Cliquer sur “Commander” basculera les informations de l’abonnement sur le formulaire de commande sans la partie “Ajouter un exemplaire”, puisque vous souscrivez à un abonnement et qu’un exemplaire n’est pas nécessaire

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  • Pour commander à partir d’une notice qui ne peut être trouvée nulle part, choisissez « Depuis une nouvelle notice (vide) ».

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    • Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.

      Note

      If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

  • Si vous voulez chercher dans d’autres bibliothèques un titre à acheter, vous pouvez utiliser l’option “À partir d’une source externe” qui vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.

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    • Dans les résultats, cliquez le lien “Commander” à côté du document que vous voulez acheter.

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    • Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, un message d’avertissement s’affichera et vous donnera différentes façons de procéder.

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      • À partir de l’avertissement, vous pouvez choisir de commander simplement une autre copie de la notice existante, de créer une nouvelle notice ou bien d’annuler votre commande de ce titre.

    • Dans le formulaire de commande qui apparaît, vous ne pourrez pas modifier le détail de la notice.

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  • L’autre option pour commander est de le faire à partir d’un fichier téléchargé (en savoir plus sur le téléchargement de notices).

    Note

    Ceci est l’option que vous choisirez si vous avez un fichier de commande de votre fournisseur.

Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé

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  • Dans la liste des fichiers qui s’affiche, cliquez sur le lien “Ajouter commandes” pour ajouter des notices à votre commande.

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  • Il y a une case à cocher à côté de chaque titre. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha pré-remplira les commandes avec les Quantité, Prix, Poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans les zones correspondantes des notices du fichier téléchargé.

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  • In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

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  • If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

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  • La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation

    • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

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With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices & slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Recherche de notifiation adhérent

  • Dans la nouvelle fenêtre, recherchez les adhérents auxquels vous voulez envoyer des notifications et cliquez sur « Sélectionner »

  • Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre: vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la partie “Adhérent”

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After bringing in the bib information (for all import methods except for the staged file), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item info next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add” button at the bottom left of the item form.

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Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

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Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

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  • La quantité est renseignée avec le nombre d’exemplaires que vous avez ajoutés à la commande ci-dessus.

    • Important

      Vous ne pouvez pas modifier la quantité manuellement. Vous devez cliquer sur le bouton “Ajouter” situé en bas du formulaire pour ajouter autant de documents que vous souhaitez commander.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

  • Le prix fournisseur est le prix avant que les taxes ou les remises soient déduites.

  • SI le prix est indéterminé, cochez la mention “prix incertain”.

    • Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.

  • Si vous payez la TVA, indiquez le dans le champ approprié

  • Entrez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.

  • Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.

  • Replacement cost is the price it will cost to replace the item.

  • Budgeted cost is the amount that will be removed from the “spent” budget.

  • Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.

  • If you added planning values when creating the Fund, those values will appear in the two planning value fields.

Once you have filled in all of the fields click “Save” to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.

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L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

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Si vous souhaitez voir plus de détails, cochez la case “Afficher tous les détails”

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Ici vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

  • Choisir “Supprimer la commande” supprime la ligne de commande mais laisse la notice correspondante dans le catalogue.

  • Choisir “Supprimer la commande et la notice” supprime à la fois la ligne de commande et la notice correspondante du catalogue.

    • La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

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Sur l’écran de résumé, vous avez également l’option pour modifier l’en-tête du panier, en cliquant sur “Modifier en-tête du panier”, l’option pour supprimer le panier en cliquant sur “Supprimer ce panier” et l’option pour l’exporter au format CSV en cliquant sur “Exporter ce panier au format CSV”.

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If you’re using EDI for your order you can click the “Create EDIFACT order” button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.

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Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.

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Lorsque vous fermez le panier, vous pouvez choisir d’ajouter celui-ci à un groupe pour faciliter l’impression et la récupération. Si vous cochez la case “Attacher ce panier à un nouveau bordereau” vous serez basculé sur la liste du groupe où vous pourrez imprimer un fichier PDF de la commande.

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Important

Un panier avec au moins un exemplaire marqué avec “prix incertain” ne peut pas être fermé.

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Clicking the “Uncertain prices” button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

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Important

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to “Display).

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Ajouter un bordereau

Un bordereau de commande est un groupe de paniers. Dans certaines bibliothèques, plusieurs personnes sont en charge des paniers, et, à la fin d’une période (fin de mois par exemple), un autre bibliothécaire les regroupe pour les transmettre au fournisseur en une seule fois. Ceci dit, il est toujours possible d’avoir un seul panier dans un bordereau si c’est ce qui est appliqué habituellement dans votre bibliothèque.

Impression des paniers

When you are finished adding items to your basket, click “Close this basket.”

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On vous demandera si vous voulez “Attacher ce panier à un nouveau bordereau avec le même nom”. Un bordereau de commande est nécessaire si vous voulez imprimer des fichiers PDF de vos commandes.

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Your completed order will be listed on the basket grouping page for printing or further modification.

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Si vous avez fermé votre panier avant d’avoir généré la commande EDIFACT, vous pouvez le faire en allant sur la page des bordereaux de commande.

Basket grouping EDIFACT

Cliquer sur le bouton “Imprimer” sous votre commande pour générer un fichier PDF contenant toutes les informations relatives à votre bibliothèque et la liste des exemplaires commandés.

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Receiving orders

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

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ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

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Après avoir cliqué sur “Réceptionner colis”, vous devrez saisir le numéro de facture attribué par le fournisseur, la date d’arrivée du colis, et éventuellement les frais d’expédition et le budget sur lequel les imputer.

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La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.

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Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.

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À partir de ce formulaire vous pouvez modifier l’information sur le coût. Vous pouvez également choisir de marquer uniquement une partie de votre commande comme reçue si le fournisseur n’a pas envoyé la totalité de votre commande en cochant les cases sur la gauche des exemplaires que vous souhaitez marquer comme reçus. Les valeurs entrées dans les champs “Prix public” et “Prix unitaire facturé” seront automatiquement remplies dans la zone exemplaire de la notice MARC une fois le formulaire sauvegardé.

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Vous pouvez également faire des modification à l’exemplaire depuis ce formulaire en cliquant sur le lien “Modifier” à côté de chaque exemplaire. Ceci vous permettra d’entrer une cote et un code à barres exacts si vous souhaitez faire cela au cours de la réception. Une fois les changements nécessaires effectués, cliquez sur “Sauvegarder” afin de marquer les exemplaires comme reçus.

Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour mettre à jour ces sous-champs à la réception d’un exemplaire, s’ils ont été créés à la commande; ces changements s’effectueront après que vous ayez cliquer sur “Enregistrer”.

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Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

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A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

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Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.

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Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

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Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking “Delete order” to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.

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Vous verrez également dans le panier que l’exemplaire a été reçu ou annulé.

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Factures

Des factures sont générées lorsque les commandes sont reçues. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

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Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

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À partir des résultats, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails” pour voir la facture complète ou “Fermer” pour indiquer que cette facture est payée.

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In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

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  • Click on “Add an adjustment”

  • Enter the amount of the adjustment

  • Choose a reason, if needed

    Note

    The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.

  • Enter a note, if needed

  • Choose the fund from which the adjustment amount should be taken

  • If “Encumber while invoice open” is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.

  • Click on “Update adjustments” to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on “Update adjustments”.

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If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to “Go to receipt page”

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Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

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D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et/ou consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

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A partir des résultats de recherche de la facture, vous pouvez aussi fusionner deux factures ensemble dont vous avez besoin. Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera:

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Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les deux factures se fusionneront alors en une seule.

Canceling an order

Note

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect. Instead, follow the procedure below.

To cancel an order:

  1. locate the vendor and click on “Receive shipment”;

  2. on the next page, use a false invoice number (such as 54321. Whatever number you choose will persist in your system as a blank invoice - re-use it for future cancellations to avoid accumulating numerous false, empty invoices);

  3. so on the next page you’ll get a warning box in which you click on “Receive”;

  4. on the next page (at right) you can click on “Cancel order”.

Claims & late orders

Si vous avez saisi les adresses e-mail de vos fournisseurs dans Koha, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard. Avant de pouvoir envoyer des réclamations, vous devrez définir une notification de réclamation des acquisitions.

Upon clicking on the link to “Late orders” from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

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Note

Le menu déroulant des fournisseurs indique seulement les fournisseurs avec des paniers fermés qui sont en retard.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

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To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click “Claim order” at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Note

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

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Acquisition searches

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

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In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

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Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

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Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ.

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En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la boîte de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires.

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Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

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Budget/fund tracking

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

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Cliquer sur les liens des montants dépensés ou commandés vous affichera un résumé des titres commandés/réceptionnés avec ce budget.

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EDI process

La section précédante expliquant toutes les options de commande, cette section précise les éléments reliés aux commandes EDI ou EDIFACT afin d’aider ceux qui utilisent seulement EDI pour commander.

Important

Koha utilise la norme EDIFACT et non la norme X12 pour les commandes électroniques.

EDI questions for vendors

Vous voudrez accumuler les informations suivantes à partir de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

  • Vendor: The name of the vendor

  • Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).

  • Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?

  • Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server

  • Username: The username for the above server

  • Password: The password for the above server

  • Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process

  • Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process

  • Qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • SAN: The identifier for the vendor

    Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.

  • Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • Buyer SAN: The identifier for the library

  • Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?

  • Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?

  • Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?

  • Order file suffix: The file suffix for order files

  • Quote file suffix: The file suffix for quote files

  • Invoice file suffix: The file suffix for invoice files

  • Account number(s): (list them all)

  • Account description(s): (the summary of what this number is for)

EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.

  • Library

  • EAN

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • price: MARC21 field that contains the item price

  • quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record

  • budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited

  • discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by

  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2

EDI setup

Avant de commander en utilisant EDI vous voudrez vous assurez d’avoir fait ces étapes:

EDI ordering

La première étape, lorsque l’on commande avec EDI, se déroule sur le site web du fournisseur. Chaque vendeur utilise un vocabulaire différent, et c’est pourquoi vous devrez télécharger leur fichier de commande MARC si vous passez une commande sur leur site. Dans certains vocabulaires, vous pourriez voir « panier », « commande », « commande MARC ». Une fois que vous avez téléchargé leur fichier MARC, vous devrez vous connecter dans Koha et continuer le processus là.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click “Order” next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.

From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.

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