Sağlama
Koha sağlama modülü, kütüphanenin sağlayıcılardan sipariş ettiklerini kaydedebileceği ve satın alma bütçelerini yönetebileceği bir yöntem sağlar.
Get there: More > Acquisitions
Kurulum
Sağlama modülünü kullanmadan önce tüm kurulumun tamamlandığından emin olmak isteyeceksiniz.
First, set your Acquisitions System Preferences and Acquisitions Administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI Accounts and Kütüphane EAN’ları you will need to have entered your vendors.
Sağlama ana sayfasında kütüphanenizin ödeneklerini listelenmiş olarak göreceksiniz.
Not
Toplam satırı kurduğunuz fonlar için kafa karıştırıcı ise, yandaki tercihi ekleyerek bunu gizleyebilirsiniz
#funds_total {display:none;}
to the IntranetUserCSS preference.
Tüm aktif fonları görmek için, fonlar tablosunun üstündeki ‘Etkin olan ve etkin olmayanları göster’ opsiyonunun yanındaki onay kutusunu tıklayabilirsiniz.
Bir bütçedeki tüm sipariş geçmişini görmek için bağlantılı miktarı tıklayabilirsiniz ve sizin için bir arama gerçekleştirecektir.
Learn more in the Bütçe/Fon İzleme section of this manual.
Sağlayıcılar
Herhangi bir sipariş gerçekleştirmeden önce en az bir sağlayıcı girmelisiniz.
Sağlayıcı Ekle
Sağlayıcı eklemek için Sağlama sayfasındaki ‘Yeni Sağlayıcı’ butonuna tıklayın
Sağlayıcı ekleme formu üç bölüme ayrılır
Birinci bölüm sağlayıcı hakkında temel bilgiler içindir
Bu alanlardan yalnızca Sağlayıcı adı zorunludur, geri kalan bilgiler claim mektupları ve fatura oluşturmaya yardımcı olmak için ilave edilmelidir
İkinci bölüm sağlayıcının ofisindeki iletişim ile ilgili bilgiler içindir
Bu alanların hiç biri zorunlu değildir, yalnızca irtibat kurulacak kişinin bilgilerini Koha içinde takip etmek istiyorsanız girilmelidir.
Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor
Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor
Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person
Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person
Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person
You can add more than one contact per vendor by clicking on the ‘Add another contact’ button
Son bölüm fatura bilgileri içindir
Bir sağlayıcıdan sipariş yapabilmek için sağlayıcıları ‘Etkin’ hale getirmelisiniz
Liste fiyatları ve fatura fiyatları için para birimini seçin
Currencies are assigned in the Currencies & Exchange Rates admin area
Kütüphanenizden vergi tahsil ediliyorsa vergi numaranızı kayıtlı olduğu şekilde belirtin
Eğer liste ve/veya fatura fiyatlarına vergileri dahil ederseniz bunu belirtin
Sağlayıcı bir indirim teklif ederse, ‘İndirim’ alanına yüzdesini girin
Bir spariş gerçekleştirirken materyale özgü indirimler girebilirsiniz
Siparişlerde kütüphanenizden vergi tahsil ediliyorsa vergi oranını girin
Bu sağlayıcıdan siparişlerin genellikle ne kadar sürede geldiğini biliyorsanız bir teslimat süresi girebilirsiniz. Bu, Koha’nın geciken siparişler raporunda siparişlerin ne zaman kütüphanenize ulaşacağını hesaplamasını sağlayacaktır.
Notlar dahili kullanım içindir
Bir sağlayıcı Gör/Düzenle
Sağlayıcı bilgileri sayfasını görmeniz için Sağlama ana sayfasından sağlayıcı araması yapmalısınız. Arama, sağlayıcı adının herhangi bir kısmı olabilir:
Sonuçlardan, görmek ya da düzenlemek istediğiniz sağlayıcının adı üzerine tıklayın
Sağlayıcı üzerinde değişiklik yapmak için ‘Sağlayıcı Düzenle’ butonu üzerine tıklamanız yeterlidir.
Sağlayıcıya bağlı olan hiç bir sepet yoksa ‘Sağlayıcı sil’ butonu da görünür olacaktır ve sağlayıcı silinebilir. Aksi halde bir ‘Sevkiyat alma’ butonu göreceksiniz.
Sağlayıcı Sözleşmeleri
Sözleşmeleri tanımlayabilir (başlangıç ve bitiş tarihiyle) ve bu sözleşmeleri bir sağlayıcıya ekleyebilirsiniz. Bu sözleşme, sağlayıcıyla yapılan özel sözleşmede yıl sonunda ne kadar harcadığınızı görebilmeniz için kullanılır. Bazı yerlerde, sözleşmelerin tutarı yıllık minimum ve maksimum olarak ayarlanır.
Sözleşme Ekle
Satıcı bilgi sayfasının en üstünde, ‘Yeni sözleşme’ düğmesi göreceksiniz.
Sözleşme formu, sözleşmeyle ilgili bazı temel bilgileri soracaktır
Önemli
Geriye dönük olarak sözleşme giremezsiniz. Bitiş tarihi bugünün tarihinden önce olmamalıdır.
Sözleşme kaydedildiğinde, sağlayıcı bilgisinin altında gözükecektir.
Bir sepet oluştururken aynı zamanda bir seçenek olacaktır
Önerileri Yönetme
Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the öneri system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page under the vendor search.
Ayrıca modül etiketleri altında ana personel gösterge paneli üzerinde görünecektir:
‘Önerileri Yönet’e tıklamak sizi yönetim aracına yönlendirecektir. Askıda öneri yoksa ‘Önerileri Yönet’ bağlantısına tıklayarak, Ödünç Alma sayfasının solundaki menüden öneri yönetim aracına giriş yapabilirsiniz.
Önerileriniz üç kategoride toplanacak: ‘Kabul Edildi’, ‘Beklemede’, ve ‘Reddedildi’. Kabul edilmiş ya da reddedilmiş önerileri yöneten kütüphanecilerin isimleri gösterilecektir ve bu önerileri kabul etme ya da reddetme sebepleri de gösterilecektir. (‘Durumun’ altında bulunan).
‘Kabul edilmiş’ öneri, önerilerin altındaki formları kullanarak ‘Kabul edildi’ olarak işaretlediğiniz öneridir. ‘Bekleyen öneri’ kütüphaneden işlem bekleyen öneridir. ‘Onaylanmış’ öneri önerilerden önce formları kullanarak ‘Onaylandı’ olarak işaretlenen öneridir. ‘Sipariş edilmiş’ öneri, sepetinizdeki Satın alma önerisinden bağlantısı kullanılarak sipariş edilmiş öneridir. ‘Reddedilmiş’ öneri, öneriler listesinin altındaki formu kullanarak ‘Reddedildi’ olarak işaretlediğiniz öneridir.
Birçok önerileri olan kütüphaneler için, Önerileri Yönet sayfasının sol tarafında ekranda gösterilen başlıkların azaltılmasında yardımcı olmak üzere fitreler mevcuttur.
Mavi başlıklara tıklamak filtreleme seçeneklerini artıracaktır ve ‘[temizle]’ ye tıklamak tüm filtreleri temizleyecek ve tüm önerileri gösterecektir.
Not
Öneri sayfası kütüphaneniz önerileri otomatik olarak sınırlayacaktır. Tüm kütüphaneler için (ya da her hangi bir kütüphane için) ‘Sağlama bilgisi’ filtresine tıklayınız ve kütüphaneyi değiştiriniz.
‘Bekleyen’ önerileri gözden geçirirken, onaylamak/reddetmek istediğiniz materyalin(lerin) yanındaki kutuyu onaylayabilir ve ardından durumunuzu ve seçim nedeninizi seçebilirsiniz. ‘Seçili olanı sil’ kutusunu işaretleyerek de öneriyi tamamen silebilirsiniz.
Kütüphanelere uzun listeler halindeki öneriler için diğer bir seçenek, öneri değiştirme sayfasını açıp önerinin üstündeki başlığa tıklayarak, önerileri materyalin satın alınma bilgisiyle beraber teker teker onaylamak ya da reddetmektir.
Önerilen başlığın sağında veya öneri ayrıntıları sayfasının üstündeki ‘düzenle’ bağlantısına tıklamak bir öneri düzenleme sayfası açacaktır.
Bu formdan öneri düzenlemeleri yapabilirsiniz (daha fazla detay ekleyerek ya da kullanıcı tarafından sağlanan yanlış bilgiyi güncelleyerek ). Önerileri bireysel temelde kabul etmeyi ya da geri çevirmeyi de seçebilirsiniz.
Bir isteği ‘Askıda’ olarak işaretlemeyi seçmek bu isteği ‘Askıda’ sekmesine taşıyacaktır.
Önerileri kabul ve reddetme sebepleri SUGGEST otorize değeri tarafından tanımlanır.
Neden olarak ‘Diğerlerini …’ seçerseniz, metin kutusuna nedeninizi girmeniz için yönlendirileceksiniz. Kutunun sağındaki ‘İptal’e tıklamak yetki nedenleriyle birlikte açılır menüyü ekrana getirecektir.
You can also assign this suggestion to a fund.
This edit can trigger a notice (defined in the Notices & Slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.
Once you have clicked ‘Submit’ the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.
Siparişleri Yerleştirme
Bir sipariş yerleştirmek için öncelikle siparişi göndermek istediğiniz kitap satıcısı ya da sağlayıcı için arama yapmalısınız.
Önemli
If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI Accounts and EANs.
Bir sepet oluştur
Not
Sipariş vermek için EDI kullanıyorsanız, Koha’daki işlemi başlatmadan önce sağlayıcınızdan sipariş kaydınızı indirmek isteyeceksiniz.
Bir sepet oluşturmak için öncelikle siparişi gerçekleştireceğiniz sağlayıcı için arama yapmalısınız:
Ve sağlayıcı adının sağındaki ‘Yeni Sepet’ butonuna tıklayın.
Not
Sonuçlar tablosundaki sepet bilgilerinin sağ tarafında bulunan ‘Sepete ekle’ bağlantısını kullanarak aynı zamanda mevcut bir sepete de ekleyebilirsiniz.
‘Yeni sepet’ butonuna tıkladıktan sonra siparişiniz hakkında bazı bilgiler girmeniz istenecektir:
Sepet eklerken, size daha sonra yardımcı olması için bir isim vermek isteyebilirsiniz.
Faturalama ve Teslimat Yerini giriniz (bu işlem giriş yaptığınız kütüphaneyi varsayacaktır)
Sipariş verdiğiniz sağlayıcıyı değiştirmek istiyorsanız, Sağlayıcı açılır menüsünü kullanabilirsiniz.
Not alanları isteğe bağlıdır ve her türlü bilgiyi içerebilir
Uzun vadeli materyaller (düzenli olarak ulaşan materyaller) sipariş ediyorsanız, bu sepet için “Uzun vadeli materyaller” kutusunu işaretlemek isteyeceksiniz
If you have added contracts to the vendor you’re ordering from, you will also have an option to choose which contract you’re ordering these items under.
Bitince, ‘Kaydet’ üzerine tıklayın
Sepetiniz oluşturulduğunda, size siparişe materyal eklemeniz için birkaç seçenek sunulacak.
Var olan bir materyalin diğer bir kopyasını istiyorsanız, sisteminizdeki kaydı arayabilirsiniz.
Sonuçlardan, sadece sipariş formuna getirilecek ‘Sipariş Ver’e tıklayınız.
Materyalle ilgili olan tüm detaylar ‘Katalog detayları’ adı altında listelenecektir
If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the Önerileri Yönetme section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.
Sonuçlardan, sipariş etmek istediğiniz materyalin yanındaki ‘Sipariş et’ üzerine tıklayın ve öneriye bir bağlantı içeren bir sipariş formu karşınıza gelecektir.
Bu formdan, gerekli olduğu durumlarda katalog detayları üzerinde değişiklikler yapabilirsiniz.
Materyal sepetinizde gözüktüğünde, öneri bağlantısı içerecektir.
Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered and will update the patron’s ‘My purchase suggestions’ page in the OPAC.
<Link linkend=”süreli yayınlar”>Serials</ link> modülünü kullanıyorsanız, abonelik sipariş bilgilerinizi “Abonelikten” sipariş etmeyi seçerek abonelik sipariş bilgilerinizi sağlamaya bağlayabilirsiniz.
Sipariş bağlantısını tıkladıktan sonra karşınıza aboneliğinizi bulmanıza yardımcı olacak bir arama sayfası gelecektir.
Sonuçlarınız formun sağında görünecek ve her aboneliğin sağında bir ‘Sipariş’ bağlantısı olacaktır
‘Sipariş’ üzerine tıklamak, sadece bir aboneliğin siparişini verdiğiniz ve bir materyale gerek duyulmadığı için, sipariş formuna ‘Materyal ekle’ kısmı olmadan abonelik bilgisini getirecektir
Başka hiçbir yerde bulunamayan bir kayıttan istekte bulunmak için ‘Yeni (boş) kayıttan’ seçeneğini seçiniz.
Size sipariş ettiğiniz materyalle ilgili tüm gerekli detayları dolduracağınız boş bir form sunulacak.
Bir materyal satın almak için diğer kütüphanelerde arama yapmak istiyorsanız, Z39.50 araması vasıtasıyla bulunan bir MARC kaydından sipariş yapmanıza izin veren ‘Harici bir kaynaktan’ seçeneğini kullanabilirsiniz.
Sonuçlardan, satın almak istediğiniz materyalin yanındaki Sipariş bağlantısına tıklayınız.
Eğer harici bir kaynaktan sipariş ettiğiniz materyal çift kopya olabilir gibi görünüyorsa, Koha sizi uyaracak ve nasıl devam etmek istediğiniz doğrultusunda seçenekler sunacaktır.
Uyarılardan, mevcut bibliyografik kaydın diğer kopyasını sipariş etmeyi seçebilir, yeni bir bibliyografik kayıt oluşturabilir ya da bu materyalin siparişini iptal edebilirsiniz.
Açılan sipariş formunda katalog ayrıntılarını düzenlemeniz mümkün olmayacaktır.
The next option for ordering is to order from a staged record (learn more about staging records).
Not
Sağlayıcınızdan bir sipariş dosyanız varsa seçeceğiniz seçenek budur.
Order from a staged file
From the list of files you are presented with, choose the ‘Add orders’ link to add the records in the staged file to your order.
Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose ‘Check all’ at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.
In the ‘Item Information’ tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.
If no information is imported from the MARC record regarding fund information the ‘Default accounting details’ tab can be used to apply values related to the accounting.
Sipariş için son seçenek en yüksek ayırma oranlarına sahip başlıkların listesinden sipariştir
This option will take you to the Holds Ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.
With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Uyarılar & Sekmeler tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the ‘Patrons’ section you will see an option to ‘Add user’. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.
Kullanıcı bildirimi arama
Açılan pencerede uyarmak istediğiniz kullanıcıları arayın ve ‘Seç’e tıklayın
Once you’re done you can close the window and you’ll see the list of patrons under the ‘Patrons’ section
After bringing in the bib information (for all import methods except for the staged file), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item info next. You need to fill out at least one item record and then click the ‘Add’ button at the bottom left of the item form.
Materyal kaydının altında bulunan ‘Materyal ekle’ butonuna tıkladıktan sonra materyal formun üstünde belirecek ve böylece bir sonraki materyali aynı şekilde girebileceksiniz (eğer birden fazla materyal sipariş ediyorsanız).
Materyalle ilgili bilgiyi girdiğinizde, Hesaplama bilgisini de girmek durumundasınız.
Miktar, Yukarıdaki siparişe eklediğiniz materyal sayısına göre doldurulur.
Önemli
Miktarı manuel olarak düzenleyemezsiniz, materyal formunun altında bulunan ‘Ekle’ butonuna tıklayarak sipariş ettiğiniz miktarda materyali eklemelisiniz.
The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions Administration area.
The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions Administration area.
Sağlayıcı fiyatı her hangi bir verginin ya da indiriminin uygulanmadan önceki fiyatıdır.
Fiyat belirsiz ise, belirsiz fiyat kutusunu işaretleyin.
En az bir belirsiz fiyattaki sepet kapatılamaz.
Satış vergisi ödüyorsanız, mal ve hizmet vergisi oran alanından seçiniz.
Bu siparişte aldığınız indirim yüzdesini giriniz, bu yüzdeyi girdiğinizde, sekmeye tıklayınız ve Koha aşağıdaki fiyat alanının gerisini dolduracaktır.
If you added Planning Values when creating the Fund, those values will appear in the two Planning Value fields.
Once you have filled in all of the fields click ‘Save’ to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.
Onay uyarısı, bunu seçerseniz bütçe miktarınız üzerinde sipariş yapmanıza izin verecektir.
Materyal sepete eklendikten sonra karşınıza bir sepet özeti gelecektir.
Daha fazla ayrıntı görmek isterseniz ‘Tüm ayrıntıları göster’ onay kutusunu işaretleyebilirsiniz
Burada, eklemiş olduğunuz materyalleri düzenleyebilir ya da kaldırabilirsiniz.
‘İsteği Sil’ seçme istek satırını silecek, ancak katalog kaydını bırakacaktır.
‘Siparişi ve katalog kaydını sil’ hem sipariş satırını hem de katalogdaki kaydı siler.
Katalog kaydı her zaman silinemez. Neden silinemediğini açıklayan notlara bakabilirsiniz.
Özet sayfasında, ‘ Sepet başlık bilgisini düzenle’ butonuna tıklayarak, aynı zamanda girdiğiniz sepetle ilgili bilgiyi düzenleme seçeneğiniz mevcuttur; sepeti tümüyle silmek için ‘Bu sepeti sil’ butonuna tıklayınız, sepetinizi CSV dosyası olarak dışa aktarmak içinse ‘Bu sepeti CSV olarak dışa aktar’ butonuna tıklayınız.
If you’re using EDI for your order you can click the ‘Create EDIFACT order’ button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.
Sepetinizin tamamlandığına eminseniz, bu sepetin tamamlandığını ve sağlayıcıya gönderilmiş olduğunu göstermek üzere ‘Bu sepeti kapat’ butonuna tıklayabilirsiniz.
Önemli
You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.
If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.
Sepeti kapatırken kolay yazdırma ve yeniden alma için sepeti bir gruba eklemeyi seçebilirsiniz. Eğer ‘Bu sepeti yeni bir sepet grubuna ekle’ kutusunu işaretlerseniz, siparişin bir PDF çıktısını alabileceğiniz grup listesine getirileceksiniz.
Önemli
İçinde ‘belirsiz fiyat’ olarak işaretlenmiş en az bir materyal bulunan sepet kapatılamayacaktır
‘Belirsiz fiyatlar’ butonunu tıklamak hızlı düzenleme için belirsiz fiyatlı materyallerin listesini ekrana getirir. Bu listeden yeni fiyatları ve miktarları girerek materyaller üzerinde hızlıca düzenleme yapabilirsiniz.
Önemli
Belirsiz Fiyatlar sayfası sepetten bağımsızdır. Sağlayıcı ile bağlantılıdır, dolayısıyla sağlayıcının siparişte olan tüm materyallerini belirsiz fiyatlarıyla göreceksiniz.
Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to ‘Display).
Bir sepet grubu oluştur
Bir sepet grubu basitçe söylemek gerekirse sepetlerden oluşan bir gruptur. Bazı kütüphanelerde sepetleri oluşturmak için bir kaç personel vardır ve bir süre sonunda birileri sepetleri bir arada toplu olarak satıcıya göndermek için gruplar. Bununla birlikte, kütüphanenizde kullanılan iş akışı bu ise bir sepet grubunda bir sepetin olması mümkündür.
Sepetleri yazdırmak
Sepete materyal eklemeyi tamamladığınızda, ‘Bu Sepeti Kapat’ butonu üzerine tıklayın.
‘Bu sepeti aynı ada sahip yeni bir sepet grubuna eklemek’ isteyip istemediğiniz sorulacaktır. Eğer siparişlerinizin PDF’lerini yazdırmak istiyorsanız bir sepet grubu gereklidir.
Tamamlanmış siparişiniz çıktı alma ya da daha başka değişiklikler yapabilmeniz için Sepet Gruplama sayfasında listelenir.
EDIFACT siparişini üretmeden önce sepeti kapattıysanız sepet gruplandırma sayfasından bunu yapabilirsiniz.
Sepet Gruplandırma EDIFACT
Siparişinizin yanındaki ‘Yazdır’ butonunu tıklamak, siparişiniz içerisindeki materyallerin peşi sıra tüm kütüphane bilgilerinizin yer aldığı bir PDF’i yazdırmak üzere oluşturacaktır.
Siparişler Alınıyor
Önemli
You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.
Siparişler sağlayıcı bilgileri sayfasından alınabilir
ya da sağlayıcı arama sonuçları sayfasından
‘Gönderimi al’ butonunu tıkladıktan sonra, sizden satıcı firma fatura numarası ve gönderim alındı tarihi, nakliye maliyeti ve bu nakliye tutarını çıkarmak için bütçe girmeniz istenecektir.
Alış sayfası sepetteki materyalin nereden geldiğini dikkate almaksızın, halen siparişteki tüm materyalleri sağlayıcısıyla listeleyecektir
Belirli bir materyal almak için, öğenin sağındaki ‘Alma’ bağlantısını tıklayın.
Bu formdan, fiyat bilgisini değiştirebilirsiniz. Sağlayıcı siparişinizin tamamını yollamamışsa, sadece almak istediğiniz materyallerin solundaki kutuları onaylayarak siparişin sadece bir kısmını alınmış olarak işaretlemeyi de seçebilirsiniz. ‘Yerine koyma fiyatına’ girdiğiniz değerler ve ‘Gerçek maliyet’, kaydettikten sonra materyal kaydında alt alanı v (fiyat, yerine koyma fiyatı ) ve alt alanı g (Fiyat, normal satın alma maliyeti) ile doldurularak materyal kaydı otomatik olarak doldurulacaktır.
Her bir materyalin yanındaki ‘Düzenle’ bağlantısına tıklayarak bu formdan materyal kaydına düzenlemeler de yapabilirsiniz. Bu size, bunu alındı anında yapmak istiyorsanız doğru yer numaralarını ve barkotları girmenize imkan verecektir. Gerekli her hangi bir değişiklik yaptığınızda, (isteğe ve/veya materyallere), materyali(leri) alınmış olarak işaretlemek için ‘Kaydet’e tıklayınız.
Not
AcqItemSetSubfieldsWhenReceived tercihini teslim alınan materyaller üzerinde değerleri ekle ya da değiştire ayarladıysanız, bu değişiklikler ‘Kaydet’ üzerinde tıkladıktan sonra gerçekleşecektir.
Eğer materyal artık bu sağlayıcıdan sağlanamıyorsa başlığın sağındaki ‘Transfer’ bağlantısına tıklayarak siparişinizi başka bir sağlayıcının sepetine transfer edebilirsiniz. Bu işlem ekranda bir sağlayıcı arama kutusu açacaktır.
Sonuçlardan, bu materyali yeniden sipariş etmek istediğiniz sağlayıcının sağ tarafında bulunan ‘Seç’ bağlantısı üzerine tıklayabilirsiniz.
Daha sonra size bu sağlayıcıdan seçmeniz için açık sepetler sunulacak. Materyali taşımak için materyali eklemek istediğiniz sepetin sağ tarafındaki ‘Seç’ bağlantısı üzerine tıklamanız yeterlidir.
Seçiminiz tamamlandıktan sonra bir onay mesajı alacaksınız.
Materyal almayı bitirdiğinizde, bu sayfadan ayrılabilir ya da ekranın üstündeki ‘Almayı bitir’ butonuna tıklayabilirsiniz.
If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking ‘Delete order’ to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.
Sepeti görüntülerseniz, materyalin alındığını ve/veya iptal edildiğini göreceksiniz.
Faturalar
Siparişler alındığında, faturalar oluşturulur. Faturalar Sağlama sayfasının solundaki ‘Faturaların’ üstüne tıklayarak aranabilir.
Kaydettikten sonra, profilleriniz ‘Profilleri Yönet’ sayfasında gözükecektir.
Sonuçlardan ‘Detaylar’ bağlantısına faturanın tamamını görmek için tıklayabilirsiniz ya da faturanın ödendiğini belirtmek için ‘Kapat’ bağlantısına tıklayabilirsiniz.
If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to ‘Go to receipt page’
Yeni dosyalar görmek ya da eklemek için ‘Fatura dosyalarını yönet’ bağlantısına tıklayın
Buradan karşıya yüklemek için bir dosya bulabilir ve/veya zaten eklemiş olduğunuz dosyaları görebilirsiniz.
Fatura arama sonuçlarından gerekli olduğu durumda iki faturayı birleştirebilirsiniz. Sayfanın altındaki ‘Seçili faturaları birleştir’ butonuna tıklamanız ve birleştirmek istediğiniz faturaların solundaki onay kutusunu tıklamanız yeterlidir. Karşınıza bir onay ekranı gelecektir:
Saklamak istediğiniz fatura numarasının satırı üzerine tıklayın ve bu satırın üzeri sarı renkle çizilecektir. Sağlanan alanlara herhangi bir farklı fatura bilgisini girip ‘Birleştir’ butonuna tıklayın. İki fatura tek fatura heline gelecektir.
Talepler & Gecikmiş Siparişler
Sisteminize sağlayıcıların e-posta adreslerini kaydettiyseniz, bir sipariş geciktiğinde claim e-postaları gönderebilirsiniz. Claim göndermeden önce bir sağlama claim uyarısı ayarlamanız gerekli olacaktır.
Sağlamalar sayfasından ‘Gecikmiş Siparişler’ bağlantısı üzerine tıklayınca ekranın sol tarafına filtreleme seçenekleri gelecektir. Bu filtreler yalnızca kapatılmış sepetlere uygulanacaktır.
Not
Sağlayıcı çekme menüsü sadece kapalı sepetteki geciken sağlayıcıları gösterir.
Bir kez siparişlerinizi geciktiğini düşündüğünüz materyalleri göstermesi için filtrelediğinizde, karşınıza bu materyallerin bir listesi gelecektir.
Geç kalan her başlığın sağında bir onay kutusu göreceksiniz. Talep mektubu gönderilmesini istediğiniz başlıkların kutularını işaretleyin ve listenin en alt sağında yer alan ‘Sipariş Talebi’ üzerine tıklayın. Bu eylem otomatik olarak sağlayıcının dosya üzerinde yer alan adresine bir e-posta gönderecektir.
Not
Tahmini Teslimat Tarihi, sağlayıcı kaydına girilen teslimat zaman değerine bağlıdır.
If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.
Sağlama Aramaları
Çeşitli sağlama sayfalarının üstünde, ya sağlayıcı araması ya da istek araması yapabileceğiniz bir hızlı arama kutusu mevcuttur.
Sağlayıcı aramasında sonuçları almak için sağlayıcının isminin her hangi bir kısmını girebilirsiniz.
Siparişler aramasını kullanarak, sağlayıcıyla ya da sağlayıcısız sipariş edilmiş materyalleri arayabilirsiniz.
Bilgiyi bir ya da iki alana girebilirsiniz ve başlığın her hangi bir kısmını ve/veya sağlayıcı ismini girebilirsiniz.
Arama sağlayıcı kutusunun sağındaki + işaretine tıklamak daha detaylı arama yaptıracak ve size ek alanlar arama imkanı sunacaktır.
Arama butonunun sağındaki Gelişmiş aramayı tıklamak tüm arama isteği seçeneklerini kullanılabilir hale getirecektir.
Bütçe/Fon İzleme
Sağlama ana sayfasında tüm aktif fonlarınızı gösteren bir tablo ve mukabilinde sipariş edilen ve harcananların bir dökümü olacaktır.
Harcanan ya da sipariş edilenlerin altındaki bağlantılı miktarları tıklayınca bu bütçe üzerinde sipariş edilen/teslim alınan başlıkların bir özetini göreceksiniz.
EDI Process
Önceki bölümlerde tüm sipariş seçenekleri açıklanmaktadır, bu bölüm sipariş için yalnızca EDI kullananlara yardımcı olması için EDI veya EDIFACT siparişine ilişkin parçaları çıkarmaktadır.
Önemli
Koha, elektronik sipariş için X12 standardı değil EDIFACT standardını kullanmaktadır.
EDI Questions for Vendors
Koha’da kurulum işlemine başlamadan önce satıcılarınızdan aşağıdaki bilgileri toplamak isteyeceksiniz.
EDI Accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI Accounts` section.
Satıcı: Satıcının adı
Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).
Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?
Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server
Username: The username for the above server
Password: The password for the above server
Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process
Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process
Qualifier: Who assigned the SAN below?
Aşağıdakilerden birini seçin:
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
SAN: The identifier for the vendor
Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.
Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?
Aşağıdakilerden birini seçin:
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
Buyer SAN: The identifier for the library
Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?
Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?
Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?
Order file suffix: The file suffix for order files
Quote file suffix: The file suffix for quote files
Invoice file suffix: The file suffix for invoice files
Account number(s): (list them all)
Account description(s): (the summary of what this number is for)
EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.
Library
EAN
Aşağıdakilerden birini seçin:
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
MARC Order Fields or Grid Ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.
price: MARC21 field that contains the item price
quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record
budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited
discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by
sort2: MARC21 field that will populate custom field sort1
sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2
EDI Setup
EDI kullanarak sipariş vermeye başlamadan önce aşağıdaki adımları atmak isteyeceksiniz:
Ask your vendor/bookseller/jobber for connection information
Satıcınızdan birkaç örnek EDIFACT dosyası istemek te yararlı olabilir
Share with your vendor/bookseller/jobber your library codes, item type codes, fund codes, and any other codes or authorized values they might need for creating your MARC order records
Satıcınızın yanıtlarını temel alarak bir eklentiye ihtiyacınız olup olmayacağını destek sağlayıcınıza veya topluluğa bildirin
For example ByWater Solutions has published plugins for specific vendors here: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Enter the vendor/bookseller/jobber in Acquisitions
Review your Acquisitions system preferences
Be sure to fill in the MarcFieldsToOrder preference with values for order files
Enter your EDI Accounts
Enter your Kütüphane EAN’ları
Turn on the EDI Cron so that it can process files
EDI Ordering
EDI kullanarak sipariş vermenin ilk adımı kitap satıcısının web sitesinde olur. Her satıcı farklı bir dil kullanacaktır, ancak siparişinizi kendi sitelerine yerleştirmeniz ve ardından MARC sipariş dosyasını indirmeniz gerekecektir. Görebileceğiniz bazı diller “sepet”, “sipariş”, “alışveriş sepeti” ve/veya “MARC sipariş” i içeriyordu. Bu MARC dosyasını bilgisayarınıza indirdikten sonra, Koha’ya giriş yapmak ve orada işlemi yapmak isteyeceksiniz.
Visit the Stage MARC Records for Import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.
In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click ‘Order’ next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.
From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.
Tüm materyalleri sepete ekledikten sonra, ‘EDIFACT siparişini oluştur’ düğmesini tıklayabilirsiniz.
EDIFACT Siparişi
This will generate a pending file in the EDIFACT Messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI Cron Job and sent to your vendor.
EDI Invoicing
When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI Cron Job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.
EDIFACT Mesajlar
A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT Messages.