Acquisizioni

Il modulo Acquisizioni di Koha fornisce uno strumento grazie al quale la biblioteca può registrare gli ordini fatti ai fornitori e gestire i budget di spesa.

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Setup

Prima di usare il modulo Acquisizioni, devi essere sicuro di avere completato il setup del medesimo.

Per prima cosa definisci le tue Preferenze di sistema per le ACQ e la sezione Acquisizioni del modulo amministrazione a seconda delle tue esigenze. Prima di definire gli Accounts EDI e gli EANs della biblioteca dovrai inserire i tuoi fornitori.

Nella pagina principale vedrai la lista dei fondi della tua biblioteca.

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Nota

Se la linea di totale dei fondi ti fa confusione, puoi toglierla aggiungendo questo codice

#funds_total {display:none;}

dentro la preferenza di sistema IntranetUserCSS.

Per vedere tutti i fondi selezione la casella di spunta vicino a “Mostra i fonti attivi e inattisi” che è sopra la tabella dei fondi.

Per vedere una storia di tutti gli ordini puoi cliccare sull’ammontare con i link e il sistema ti farà una richiesta per rispondrti.

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Impara di più sull’argomento nella sezione Tenere traccia dei Budget/Fondi del manuale.

Fornitori

Prima di inserire ordini, devi definire almeno un fornitore.

Aggiungi un fornitore

Per aggiungere un fornitore, fai click sul bottone “Nuovo fornitore” nella pagina delle Acquisizioni

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Il modulo per aggiungere un fornitore è diviso in tre parti

  • La prima sezione raccoglie informazioni fondamentali sul fornitore

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    • Tra questi campi, solo quello del nome del fornitore è obbligatorio. Gli altri campi servono per aiutare a generare lettere di sollecito e fatture

  • La seconda sezione contiene le informazioni relative al tuo contatto presso l’ufficio del fornitore

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    • Nessuno di questi campi è obbligatorio, vanno specificati solo se vuoi tenere traccia dei tuoi contatti in Koha

      • Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor

      • Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor

      • Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person

      • Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person

      • Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person

    • You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button

  • La sezione finale è relativa a informazioni di fatturazione

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    • Per poter ordinare a un fornitore, devi prima renderlo “attivo”

    • Scegli la valuta per l’elenco prezzi e fatture

    • Se si applicano imposte alla tua biblioteca, indica il codice fiscale

    • Verifica se i listini prezzi e/o i prezzi sulle fatture includono leimposte

    • Indica nel campo “Sconto” l’eventuale sconto applicato dal fornitore

      • Puoi indicare uno sconto per la copia in ordinazione

    • Indica la percentuale se la tua biblioteca deve pagare imposte sugli ordini

    • Se sai quanto tempo trascorre prima che il fornitore evada gli ordini, puoi indicarlo. Ciò permetterà a Koha di stimare i tempi di arrivo degli ordini nei report di ordini in ritardo.

    • Le note sono per uso interno

Vedi/Modifica il fornitore

Per visualizzare la pagina informazioni di un fornitore è necessario cercare il fornitore dalla home page delle Acquisizioni. La ricerca può essere per qualsiasi parte del nome del Venditore:

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Dai risultati, clicca sul nome del fornitore se vuoi vederlo o modificarlo

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Per modificare il venditore, fai click sul bottone “Modifica fornitore”.

Se il fornitore non ha raccoglitori collegati, potrà essere cancellato con il bottone “Cancella fornitore”. Altrimenti apparirà solo il bottone “Ricevi spedizione”.

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Contratti del fornitore

Puoi definire contratti (con data di inizio e di fine) da associare ad un fornitore. Serve per vedere alla fine dell’anno quanto è stato speso per contratto e per fornitore. In alcuni casi, può servire associare al contratto una spesa minima e una massima annuale.

Aggiungi un contratto

In alto nella pagina dei risultati di una ricerca di fornitore con un solo risultato o in alto nella pagina dei dettagli di un fornitore, trovi un bottone per definire un “Nuovo contratto”.

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Il modulo del contratto ti chiederà alcune informazioni fondamentali relative al contratto

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Importante

Non puoi creare un contratto retrospettivamente. La data di fine non può essere precedente a oggi.

Il contratto salvato apparirà sotto le informazioni del fornitore.

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Sarà anche un’opzione quando si creano raccoglitori

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Gestione dei suggerimenti

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggerimento system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Apparira nell’interfaccia staff sotto le etichette dei moduli:

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Clicca “Gestione suggerimenti di acquisto” per entrare nella relativa pagina. Se non ci sono richieste in attesa, puoi entrare nella pagina della Gestione cliccando sulla relativa voce nel menù a sinistra della pagina degli Acquisti.

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I suggerimenti di acquisto verranno ordinati in tre categorie: accettati, in lavorazione, rifiutati. Ogni suggerimento accettato o rifiutato ha il nome del collega e la motivazione della decisione (vedi “status”)

Una proposta di acquisto “Accettata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto le proposte. Una proposta “In attesa” è quella che attende di essere valutata dalla biblioteca. Una proposta “Controllata” è quella segnata come tale usando il modulo sopra le proposte. Una proposta “Ordinata” è una proposta passata in stato di ordine di acquisto usando il link “Da proposta di acquisto” nel tuo raccoglitore. Una proposta “Rifiutata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto la lista delle proposte.

Per le biblioteche con molti suggerimenti di acquisto, ci sono filtri sulla sinistra della pagina della Gestione dei suggerimenti di acquisto per limitare i titoli mostrati di volta in volta sullo schermo.

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Cliccando sulle intestazioni blu aprirà i filtri e cliccando “[cancella]” toglierà i filtri e mostrerà tutti i suggerimenti di acquisto.

Nota

La pagina delle richieste di acquisto si limita alla richieste della tua biblioteca. Per vedere le richieste di altre o tutte le altre biblioteche, fai click sul filtro “Informazioni sulle acquisizioni” e cambia biblioteca.

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Quando si esaminano i suggerimenti di acquisto da lavorare, puoi spuntare la/e copia/e da approvare o rifiutare e poi scegliere stato e motivo da applicare ai suggerimenti selezionati. Puoi anche cancellarle del tutto spuntando la casella “Cancella selezionati”.

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Un’altra opzione disponibile per le biblioteche con lunghe liste di suggerimenti è quella di apporvare o respingere ogni singolo suggerimento cliccando sul titolo stesso e aprire un riassunto del suggerimento, inclusa l’informazione se la copia è stata acquistata.

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Cliccando “edit” a destra del titolo suggerito o in alto nella pagina dei dettagli del suggerimento, aprirà la pagina per le modifiche del suggerimento.

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Da questa schermata puoi modificare i suggerimenti di acquisto. Puoi anche accettare o rifiutare i suggerimenti.

  • Marcando la richiesta come “Da lavorare”, la riporterà nella scheda “In lavorazione”.

I motivi con cui accettare o rifiutare una proposta di acquisto sono definiti dai valori autorizzati SUGGEST.

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Se scegli “Altro…” come motivazione, dovrai specificarla in un campo di testo che comparirà. Premendo “Cancella” alla destra del campo tornerai indietro.

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E” inoltre possibile assegnare questo suggerimento ad un fondo.

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Questa modifica può innescare un avviso (definito in Avvisi & Ricevute <notices-&-slips-label> con il codice TO_PROCESS) al proprietario del fondo che c’è un suggerimento pronto per essere gestito da lui. Tutto ciò avviene solo se è stato configurato il :ref:`cron job specifico per generare questo avviso <email-suggestions-to-process-label>.

Una volta cliccato “Invia”, la proposta verrà spostata nella scheda corrispondente. Verrà anche aggiornato lo stato nell’account dell’utente nell’OPAC e un avviso via email verrà spedito all’utente usando il modello relativo allo stato che hai scelto.

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Effettuare ordini di acquisto

Per effettuare un ordine devi prima cercare il fornitore o il venditore a cui spedire l’ordine.

Importante

Se stai pensando di usare EDIFACT per inviare ordini è necessario impostare prima la preferenza di sistema Accounts EDI e gli EAN.

Creare un raccoglitore

Nota

Se stai usando EDI per gli ordini vorrai prima scaricare il record di ordine dal fornitore e poi iniziare il processo di Koha.

Per creare un raccoglitore devi prima cercare il fornitore a cui inviare l’ordine:

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E fai click sul bottone “Nuovo raccoglitore” a destra del nome del fornitore.

Nota

Puoi anche aggiungere in un raccoglitore esistente cliccando sul link “Aggiungi a un raccoglitore” a destra dell’informazione su ogni raccoglitore nella tabella dei risultati.

Dopo aver cliccato “Nuovo raccoglitore” ti verranno chieste delle informazioni sull’ordine:

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  • Quando aggiungi un raccoglitore, assegnagli un nome che ti aiuti a identificarlo in futuro.

  • Indica il luogo di fatturazione e di consegna (default la biblioteca a cui sei collegato adesso)

  • Per modificare il fornitore, puoi sceglierne un altro dalla tendina Fornitori

  • I campi note sono opzionali e liberi.

  • Se stai usando gli ordini permaneti (ordini che fanna arrivare regolarmente delle copie), allora vorrai selezionare il box “Gli ordini sono permanenti” per questo raccoglitore

Se hai aggiunto contratti al venditore da cui stai ordinando, avrai anche la possibilità di scegliere su quale contratto inserire le copie che stai ordinando.

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Al termine, clicca “Salva”

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Dopo aver creato il raccoglitore, potrai inserirvi copie da ordinare in diversi modi.

  • Per ordinare da un record esistente, cerca il record nel tuo sistema

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    • Nei risultati, premi “Ordina” per passare alla form degli ordini.

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      • Tutti i dettagli associati alla copia verranno subito elencati sotto “Dettagli”

  • Se permetti agli utenti di a fare proposte d’acquisto (per saperne di più vai a sezione gestione dei suggerimenti di questo manuale), è possibile effettuare ordini da quei suggerimenti. Al fine di tenere traccia dei suggerimenti che sono stati ordinati e ricevuti è necessario effettuare l’ordine utilizzando questo link.

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    • Dai risultati, fare clic su “Ordina” accanto alla copia che si desidera ordinare e apparirà il modulo d’ordine e un collegamento alla proposta di acquisto

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      • Da questa form puoi modificare i Dettagli del catalogo

      • Quando una copia appare nel tuo cestino, conterrà un link alla richiesta di acquisto.

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    • Gli ordini così aggiunti al raccoglitore, notificheranno via emal all’utente che la sua proposta è stata accettata e verrà aggiornata la pagina dell’utente “Le mie richieste di acquisto” nell’OPAC.

  • Se usi il modulo Risorse in continuazione puoi collegare l’abbonamento con le informazioni dell’ordine relativo presente nelle acquisizioni scegliendo di fare l’ordine “Da un abbonamento”.

    • Dopo aver cliccato il link dell’ordine sarai trasferito a una pagina di ricerca che ti aiuterà a trovare il tuo abbonamento

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    • I risultati appariranno sulla destra del form ed ogni abbonamento avrà un link “Oridna” sulla destra.

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    • Cliccando “Ordine” trasporterai le informazioni dell’abbonamento in un form per oridnare senza una sezione “Aggiungi una copia” perchè stai ordinando un abbonamentoe la copia non è necessaria

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  • Per ordinare un nuovo libro che non si trova altrove, clicca su “Da un nuovo record (vuoto)”

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    • Ti verrà presentata una form da riempire con i dati della copia che vuoi ordinare

      Nota

      If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

  • Se vuoi cercare il libro da acquistare presso altre biblioteche, puoi usare l’opzione “Da risorse esterne”, che ti permetterà di ordinare da un record MARC trovato con una ricerca Z39.50.

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    • Dai risultati, clicca il link “Ordina” accanto alla copia che vuoi acquistare.

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    • Se il libro trovato su una risorsa esterna e che stai per ordinare risulta un doppione, Koha ti avvertirà e ti offrirà opzioni per procedere.

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      • Dall’avviso, potrai scegliere se ordinare una nuova copia, creare n nuovo record bibliografico, o cancellare l’ordine della copia.

    • Nella form di ordine che apparirà, non sarai in grado di modificare i dettagli catalografici

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  • La prossima opzione per ordinare è fare l’ordine ordinare da un record in deposito (Ulteriori informazioni sui record in deposito).

    Nota

    Sceglierai quest’opzione se hai rievuto un file di ordine dal fornitore.

Crea un ordine usando i records nel deposito temporaneo

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  • Scegli il link “Aggiungi ordini” dalla lista dei file che ti viene presentata per aggiungere record al file del tuo ordine.

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  • Accanto a ciascun titolo c’è una casella di controllo, controlla le copie che si desidera ordinare, o scegli “Controlla tutto” in alto. A seconda delle impostazioni della preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder `, Koha popolerà la schermata successiva con la quantità corrispondente, Prezzo, Fondo, Statistica 1 e Statistica 2 trovati all’interno del file depositato.

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  • Nel tab “Informazioni sulla copia” puoi inserire le informazioni che saranno aggiunte a ogni copia ordinata come il tipo copia, la sezione di collocazione e se è disponibile o meno per il prestito.

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  • If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

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  • L’ultima possibilità è ordinare da una lista di titoli con il più alto numero di prenotazioni

    • Questa opzione ti fornisce un report con la distribuzione delle prenotazioni dove potrai trovare documenti con un alto numero di prenotazioni sopra per ordinarne, quindi, copie aggiuntive. Accanto a ciascun titolo ci sarà un link con il numero di copie da ordinare, cliccandoci sppra potrai aggiungere la copia al tuo basket.

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Con una qualsiasi delle suddette opzioni d’ordine ti sarà presentata un’opzione per avvisare gli utenti della nuova copia quando viene ricevuta. Il contenuto dell’avviso può essere modificato nello strumento ` Avvisi & Ricevute <notices-&-slips-label>`__ ed avrà il codice ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Nella sezione “Utenti” vedrai un’opzione “Aggiungi utente”. Fai click sul pulsante per aggiungere utenti alla lista di quelli che verranno avvisati all’arrivo della nuova copia.

Ricerca di notifiche all’utente

  • Nel pop u che apparirà cerca per utente e clicca “Select” per inviare la notifica

  • Una voltà fatto puoi chiudere la finestra e vedrai la lista degli utenti nella sezione “Utenti0

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Dopo aver inserito le informazioni bibliografiche (questo vale per tutti i metodi di importazione fatta eccezione per i record in deposito), se la preferenza di sistema AcqCreateItem è impostato su “Aggiungere un elemento quando si fa un ordine”, allora dovrai inserire le informazioni di copia. È necessario inserire almeno una copia quindi fare clic sul pulsante “Aggiungi” in basso a sinistra del form della copia.

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Dopo aver cliccato il bottone “Aggiungi copia” sotto i dati di copia, la copia apparirà sopra il modulo e potrai aggiungere la copia successiva allo stesso modo, se intendi acquistare più copie.

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Una volta inserite le info sulla copia, dovrai specificare le info sull’account.

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  • La quantità è popolata dal numero di copie che hai aggiunto all’ordine.

    • Importante

      Non è possibile modificare manualmente la quantità, è necessario scegliere “Aggiungi” sotto il form per aggiungere altrettanti copie quante ne stai ordinando

  • La lista di fondi è popolata dai fondi che hai assegnato nell’area di Amministrazione delle Acquisizioni.

  • La tendina delle valute avrà le valute che hai impostato nell’area di Amministrazione delle Acquisizioni.

  • Il prezzo del fornitore non comprende tasse o sconti

  • Se il prezzo non è sicuro, indicalo faceno check sulla casella “prezzo incerto”.

    • Un raccoglitore che contiene almeno un prezzo incerto non può essere chiuso.

  • Se devi pagare tasse di vendita, scegliele dal campo IVA

  • Indica la percentuale di sconto per questo ordine; premi TAB e Koha riempirà automaticamente gli altri campi.

  • Se hai aggiunto Valori di pianificazione creando il fondo, quei valori appariranno nei due campi Valore di Pianificazione.

Una volta aver compilato tutti i campi fare clic su “Salva” per aggiungere la copia al raccoglitore. Se il prezzo supera l’importo del fondo disponibile, verrà chiesta conferma.

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L’avviso di conferma ti permetterà di ordinare oltre l’ammontare del fondo, se l’operazione è di tuo interesse.

Dopo aver aggiunto una copia al raccoglitore, ti verrà presentato un riassunto del raccoglitore.

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Se vuoi vedere altri dettagli, premi sulla casella di spunta “Mostra tutti i dettagli”

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Da qui puoi modificare o cancellare le copie che hai aggiunto.

  • Scegliere “Cancella ordine” rimuove l’ordine ma non il record dal catalogo.

  • Scegliendo “Cancella ordine e record catalografico”, verranno eliminati sia l’ordine sia il record dal catalogo.

    • Un record catalografico non può essere sempre cancellato. Ci sono avvisi che lo spiegano.

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Inoltre nella pagina riassuntiva, potrai modificare l’informazione sul raccoglitore cliccando sul bottone “Modifica informazione del raccoglitore”, o cancellare il raccoglitore premendo “Cancella questo raccoglitore”, o esportarlo come file CSV premendo il bottone “Esporta come CSV”.

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Se stai usando EDI per il tuo ordine è possibile fare clic sul pulsante “Crea ordine EDIFACT” quando hai finito per inviare il file EDI al venditore e chiudere il raccoglitore.

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Quando sei sicuro di aver completato il raccoglitore, puoi premere il bottone “Chiudi raccoglitore” e inviarlo al fornitore.

Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Se la preferenza BasketConfirmations è impostata a “Chiedi conferma”, ti verrà chiesto se sei sicuro di chiudere il raccoglitore.

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Quando si chiude il raccoglitore è possibile aggiungere il raccoglitore a un gruppo per facilitare la stampa e il recupero. Se si seleziona la casella di “Allega questo raccoglitore a un nuovo gruppo di raccoglitori” sarai portato all’elenco dei gruppi dove è possibile stampare un PDF dell’ordine.

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Importante

Un raccoglitore con almeno una copia marcata come “prezzo “incerto” non potrà essere chiuso.

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Cliccando il bottone “Prezzi incerti”, verrà mostrata una lista di copie dal prezzo incerto, per modifiche veloci. Da quella lista, puoi rapidamente modificare ogni copia per indicare il prezzo esatto e le quantità.

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Importante

La pagina “Prezzi incerti” è indipendente dal raccoglitore: Essa è relativa al fornitore, cosi vedrai tutte le copie in ordinazione con prezzo incerto per quel fornitore.

Dopo aver inserito l’ordine, è possibile cercarlo attraverso acquisizioni o visualizzare le informazioni nella pagina di dettaglio della biblioteca nel client personale (se la preferenza AcquisitionDetails è impostata su “ Mostra”).

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Crea un ordine d’acquisto

Un gruppo di raccoglitori è semplicemente un insieme di raccoglitori. In alcune biblioteche ci possono essere persone che creano raccoglitori, che dopo un certo tempo vengono raggruppati da altri e spediti al fornitore in blocco. E” comunque possibile avere un solo raccoglitore in un gruppo di raccoglitori se questo è il flusso di lavoro della tua biblioteca.

Stampa dei raccoglitori

Quando hai terminato di aggiungere copie al raccoglitore, clicca su “Chiudi questo raccoglitore”.

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Verrà chiesto se si desidera “Mettere questo raccoglitore in un nuovo gruppo di raccoglitori con lo stesso nome”. Un gruppo di raccoglitori è necessario se si vuole essere in grado di stampare i file PDF degli ordini.

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L’ordine completato verrà elencato nella pagina dell’ordine d’acquisto per la stampa o ulteriori modifiche.

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Se chiudi il raccoglitore prima di generare l’ordine EDIFACT, puoi generare EDIFACT dalla pagina dell’ordine d’acquisto.

Ordine d’acquisto EDIFACT

Facendo clic sul pulsante “Stampa” accanto al vostro ordine genererà un file PDF per la stampa, che avrà tutte le informazioni della biblioteca seguite dalle copie in ordine.

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Ricezione ordini

Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Gli ordini possono essere ricevuti dalla pagina di informazioni del fornitore

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o dalla pagina di risultati di ricerca per fornitore

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Dopo aver cliccato su “Ricevi spedizione”, ti verrà richiesto il numero della fattura, la data di ricezione, il costo di spedizione e il budget su cui caricare questi costi di spedizione.

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La pagina degli arrivi elencherà tutte le copie ordinate ad un fornitore indipendentemente dal raccoglitore usato.

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Per ricevere una copia determinata, premi il link “Ricevi” a destra della copia.

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Da questa form puoi modificare l’informazione dei costi. Puoi anche marcare un ordine come parzialmente ricevuto, spuntando solo le copie che vuoi ricevere. I valori che indichi in “Costo rimpiazzo” e “Costo reale” popoleranno automaticamente il sottocampo v e g rispettivamente della copia.

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Puoi modificare una copia da questa pagina cliccando “Modifica”. Potrai indicare collocazione e barcode, se intendi farlo in questo momento. Fatte tutte le modifiche a orine e copie, premi “ Salva” per indicare che le copie sono state ricevute.

Nota

Se la preferenza ` AcqItemSetSubfieldsWhenReceived <#AcqItemSetSubfieldsWhenReceived>`__ è impostata a aggiungere o modificare valori su copie ricevute, le modifiche avranno luogo dopo aver cliccato “Salva”.

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Se la copia non è più disponibile da questo fornitore, è possibile trasferire l’ordine al raccoglitore di un altro fornitore cliccando sul link “Trasferimento” a destra del titolo. Questo aprirà una casella di ricerca del fornitore.

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Dai risultati è possibile fare clic su “scegliere” alla destra del venditore a cui si desidera riordinare questa copia.

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Ti verranno presentati i raccoglitori aperti per quel fornitore. Per spostare la copia è sufficiente fare clic su “Scegli” alla destra del raccoglitore a cui si desidera aggiungere la copia.

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Una volta che hai scelto, ti verrà chiesta conferma.

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Quando hai finito di ricevere quanto arrivato, puoi uscire dalla pagina cliccando un link o premendo il bottone “Ricezione finita” posto in fondo.

Se la copia non può essere trovata, è possibile annullare l’ordine cliccando “Cancella ordine” a destra. Verrà chiesto di indicare il motivo e di confermare la cancellazione.

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Vedrai anche se la copia è stata ricevuta e/o cancellata se apri il raccoglitore.

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Fatture

Al momento della ricezione degli ordini vengono generate le fatture. Le fatture possono essere cercate premendo “Fatture” a sinistra della pagina delle Acquisizioni.

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Dopo la ricerca, i risultati appariranno a destra delle opzioni di ricerca.

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Premi “Dettagli” per vedere tutta la fattura, o premi “Chiudi” per indicare che è stata pagata.

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Se si sta permettendo il caricamento di file acquisizioni con la preferenza AcqEnableFiles, si avrà la possibilità di gestire i file di fatturazione accanto al collegamento a “Vai alla pagina di ricevuta”

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Per vedere o collegare nuovi file fare clic sul link “Gestisci file fattura”

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Da qui è possibile trovare un file da caricare e / o vedere i file già allegati.

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Dai risultati della ricerca fatture, puoi unire due fatture, se ti occorre. Fai click sulla casella di spunta a sinistra delle fatture che vuoi unire e fai click sul bottone “Unisci fattore selezionate” al fondo della pagina. Ti verrà presentata una schermata per conferma:

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Fai click sulla riga del numero fattura che vuoi conservare e questa verrà evidenziata in giallo. Inserisci dati di fatturazione diversi nei campi disponibili e fai click su “Unisci”. Le due fatture diventeranno una.

Solleciti e Ordini in ritardo

Se è stato inserito un indirizzo di posta elettronica per i fornitori nel sistema, è possibile inviare messaggi di reclamo quando un ordine è in ritardo. Prima di poter inviare reclami è necessario impostare un ` avviso di reclamo acquisizioni <#ACQCLAIM>`__.

Dopo aver cliccato sul link “Ordini in ritardo” dalla pagina delle Acquisizioni, ti verrà presentata una serie di opzioni di filtro sulla sinistra. Questi filtri si applicano solo a raccoglitori chiusi.

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Nota

Il menu a tendina dei fornitori mostra solo i fornitori con raccogliotori sia chiusi che in ritardo

Una volta che hai filtrato gli ordini per mostrare le copie che si considerano in ritardo, verrà presentato un elenco di queste copie.

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A destra di ogni titolo in ritardo vedrai una casella di spunta. Attiva quelle che vuoi reclamare e premi “Sollecita ordine”. Partirà automaticamente un email al fornitore usando l’email che hai inserito nell’anagrafica per quel fornitore.

Nota

La data stimata di arrivo è basata sul valore del tempo neccessario alla consegna inserito nella descrizione del fornitore.

Se si preferisce utilizzare una lettera di reclamo di acquisizione diversa (da quella predefinita) puoi crearla nel modulo avvisi e sceglierla dal menù sopra l’elenco delle copie in ritardo.

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Ricerche sulle acquisizioni

In alto nelle pagine delle Acquisizioni trovi una casella di ricerca veloce per effettuare ricerche su fornitori o ordini.

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Nella ricerca fornitori puoi indicare qualunque parte del nome.

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Usando la “Ricerca sugli ordini” puoi cercare le copie che sono state ordinate con o senza il fornitore.

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Puoi inserire informazioni in uno o in entrambi i campi e puoi mettere ogni parte del titolo e/o del nome fornitore.

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Cliccando il segno più a destra della casella di ricerca del fornitore aprirà la ricerca avanzata con altri campi a disposizione.

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Premendo Ricerca avanzata a destra del bottone Cerca mostrerà tutte le possibili opzioni di ordinamento.

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Tener traccia dei Budget/Fundi

Nella pagina principale delle acquisizioni si trova una tabella che mostra i fondi attivi e quanto è stato ordinato o speso per ognuno.

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Cliccando sugli ammontari relativi a quanto speso o ordinato, vedrai un sommario con i titoli ordinati / ricevuti rispetto a quel budget.

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Processo EDI

Le sezioni precedenti illustrano tutte le opzioni di ordinamento, questa sezione spiegaa le parti relative a EDI o EDIFACT riordinandole per aiutare coloro che utilizzano solo EDI per fare gli ordini.

Importante

Koha utilizza lo standard EDIFACT non lo standard X12 per gli ordini elettronici

EDI - Domande per i fornitori

Si devono raccogliere le seguenti informazioni dai fornitori prima di iniziare il processo di configurazione in Koha.

Account EDI: Queste sono le informazioni di base sul fornitore. Verranno utilizzate per riempire la sezione :ref:`Account EDI <edi-accounts-label>`.

  • Fornitore: Il nome del fornitore

  • Descrizione: Una breve descrizione, se è necessaria una spiegazione aggiuntiva (soprattutto se si dispone di più account per un fornitore).

  • Trasporto: Il fornitore trasmette i file EDI via FTP, SFTP, o qualche altro modo che richiede un’elaborazione speciale?

  • Host remoto: L’indirizzo URL o IP del server FTP / SFTP

  • Nome utente: Il nome utente per il server di cui sopra

  • Password: La password per il server di cui sopra

  • **Directory di download: ** Il percorso sul server che contiene i file per Koha da scaricare e processare

  • Directory di upload: Il percorso sul server in cui Koha carica i file che il fornitore di elaborerà

  • Qualificatore: Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

  • SAN: L’identificatore per il fornitore

    Il qualificatore e il SAN del compratore sono opzionali. Alcuni fornitori richiedono un secondo identificatore dell’acquirente in aggiunta all’account EAN .

  • **Qualificatore compratore: ** Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

  • **SAN acquirente:**L’identificatore per la biblioteca

  • **Preventivi abilitati: ** [y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione dei preventivi via EDIFACT e si desidera inviare e ricevere i preventivi via EDIFACT?

  • **Ordini abilitati: ** [y / n] Il fornitore supporta l’invio e la ricezione degli ordini via EDIFACT e vuoi inviare e ricevere ordini via EDIFACT?

  • Fatture abilitate:[y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione delle fatture via EDIFACT e desideri inviare e ricevere fatture via EDIFACT?

  • Suffisso dei file di ordine: Il suffisso che identifica i file con gli ordini

  • Suffisso dei file dei preventivi: Il suffisso che identifica i file dei preventivi

  • Suffisso dei file per le fatture: Il suffisso che identifica i file che contengono le fatture

  • I numeri di account EDI: (elencarli tutti)

  • Descrizione degli account: (il riassunto di ciò che sono i diversi numeri degli account EDI)

EAN: Ogni biblioteca che usa EDIfact deve identificarsi con almeno un identificatore chiamato SAN o EAN. Questo valore andrà immesso negli `EANs della biblioteca <library-eans-label>`.

  • Biblioteca

  • EAN

    • Scegliere una delle opzioni:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assegnato da parte del fornitore

      2. Assegnato dal compratore

Campi MARC per l’ordine: Questi valori compileranno la preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder`.

  • prezzo: Campo MARC21 che contiene il prezzo dell’articolo

  • quantità: MARC21 campo contenente il numero di elementi per il determinato record

  • budget_code: Campo MARC21 che contiene il codice del budget Koha su cui fare l’addebito

  • sconto: Campo MARC21 che contiene lo sconto in percentuale che verrà applicato

  • sort1: Campo MARC21 che popolerà il campo personalizzato sort1

  • sort2: Campo MARC21 che popolerà il campo personalizzato sort2

Configurazione EDI

Prima di iniziare a fare ordini con EDI, è necessario aver completato i seguenti passi:

Crea un ordine EDIFACT

Il primo passo nel fare ordini tramite EDI accade sul sito Web del fornitore di libri. Ogni venditore utilizzerà una lingua diversa, ma sarà necessario effettuare l’ordine sul loro sito e quindi scaricare il file di ordine in formato MARC. Termi che si potrebbero vedere sono: «Cestino», «ordine», «carrello», «Ordine MARC». Una volta che hai questo file MARC scaricato sul tuo PC, accedi a Koha e continuare il processo da lì.

Visita il Prepara i record MARC per l’importazione e carica il tuo file. Una volta visualizzata la schermata di conferma procedere nelle acquisizioni.

In acquisizioni crea un raccoglitore per il fornitore su cui fai l’ordine. Dal raccoglitore, scegliere di ` ordinare da records nel deposito temporaneo <#orderfromstagedfile>`__ e fare clic su “Ordine” accanto al file è stato scaricato dal fornitore e caricato nel deposito temporaneo di Koha da parte tua.

Dalla schermata di conferma verranno visualizzati tutti i dati nel file MARC relativo al tuo ordine. Se non riesci a visualizzare campi come fondo e quantità assicurati che la preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder ` sia impostata correttamente.

Dopo aver aggiunto tutti gli elementi al raccoglitore è possibile fare clic sul pulsante “Crea un ordine EDIFACT”.

Crea un ordine EDIFACT

Questo genererà un file in sospeso in messaggi EDIFACT in Koha. I file in sospeso saranno trattati dal EDI Cron Job e inviati al fornitore.

Fatturazione EDI

Quando il fornitore del libro ha finito di processare i tuoi files, ti invierà una fattura tramite EDI. L” EDI Cron Job catturerà le fatture e definirà le copie trovate nella fattura come ricevute, inoltre aggiorenà i fondi/budget senza alcuna necessità di intervento manuale.

Messaggi EDIFACT

Un registro di tutti i messaggi inviati e ricevuti tramite EDIFACT si trova sotto Messaggi EDIFACT .

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