Périodiques

Serials actions can be accessed by going to the More menu at the top of your screen and choosing Serials or by clicking Serials on the main Koha staff client page. The Serials module in Koha is used for keeping track of journals, newspapers and other items that come on a regular schedule. As with all modules, make sure you go through the related Implementation Checklist before using the Serials module.

  • Get there: More > Serials

Gérer les périodicités des périodiques

Koha conserve un enregistrement de la fréquence des publications pour faciliter leur gestion et leur duplication.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des périodicités

Depuis cette page, vous pouvez voir toutes les périodicités qui existent dans votre système

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et en ajouter de nouvelles.

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Gestion des modèles de numérotation des périodiques

Chaque fois que vous créez un nouveau modèle de numérotation pour les périodiques vous pouvez les sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Ces modèles sont accessibles sur la page de Gestion des modèles de numérotation.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des modèles de numérotation

Cette page vous affichera les modèles de numérotation que vous avez enregistrés dans le passé, ainsi que quelques modèles en réserve.

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Note

Si vous avez effectué une migration de version Koha d’une ancienne à une récente, vous verrez “Modèles sauvegardés” qui concerne les modèles utilisés dans l’ancienne version. C’est là où Koha a sauvegardé tous les anciens modèles de numérotation. Vous pouvez les modifier ici en leur donnant des noms plus significatifs par exemple;

Cela vous permet aussi de créer de un nouveau modèle de numérotation sans ajouter d’abonnement. Pour ajouter de nouveaux modèles, cliquez sur “Nouveau modèle de numérotation” en haut de la liste.

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Zone personnalisée d’abonnement

Ce module vous permet d’ajouter des zones personnalisées á vos abonnements de périodique pour la recherche et les rapports.

  • Aller à : Périodiques > Ajouter des champs dans les abonnements

To add custom fields simply click the “Add subscription fields” link on the left of the Serial page and choose the “New field” button

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The form that appears will ask for either an authorized value or a marc field to populate the field with

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For example you might want to track which department you’re ordering for or the collection code for this serial

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This data will then show when you are adding a subscriptionAdd field value

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et quand vous consultez l’abonnement

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and when you search subscriptions (if you chose to make it “searchable”)

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Ajouter un abonnement

Vous pouvez ajouter des abonnements en cliquant sur le bouton “Nouveau” sur n’importe quelle notice bibliographique

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Ou en allant sur le module Périodiques et en cliquant sur “Nouvel abonnement”

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Si vous ajoutez un abonnement à partir du module Périodiques, vous arriverez sur un formulaire vide (prérempli en cas d’abonnement créé à partir d’une notice bibliographique existante).

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  • “Bibliothécaire” affiche l’identifiant du bibliothécaire connecté.

  • “Fournisseur” peut être trouvé soit en cherchant les fournisseurs saisis via le `module Acquisitions <#acqmodule>`__soit en entrant directement l’identifiant du fournisseur

    • L’information sur le fournisseur n’est pas requise.

    • Pour réclamer les fascicules manquants ou en retard, vous devez entrer les informations sur le fournisseur.

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  • “Biblio” est la notice MARC que vous souhaitez lier à cet abonnement

    • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for Biblio” link below the boxes or by entering the bib number for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

  • L’option suivante vous permet de choisir si un nouvel exemplaire est créé lorsque vous recevez une parution (si vous avez des codes à barres pour les périodiques, vous allez vouloir créer un exemplaire à ce moment).

  • Afin de déterminer comment gérer les irrégularités dans votre abonnement, répondez “Lorsqu’il y a un numéro irrégulier”, si les numéros sont toujours séquentiels, vous devrez choisir “Garder le numéro”

  • Cocher l’option “Historique manuel” vous permettra de saisir des fascicules en-dehors du modèle de numérotation défini. Dès que l’abonnement est sauvegardé, vous pouvez accéder à l’historique en allant sur l’onglet “Planning” de la page détaillée des abonnements.

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  • “Cote” contient la cote ou le préfixe de la cote de l’exemplaire

  • “Site” est le site qui possède cet abonnement.

    • Si plus d’un site s’abonnent à ce périodique, il faut créer un abonnement par site

    • Cela peut être réalisé facilement en utilisant l’option “Modifier” > “Dupliquer” sur la page d’information de l’abonnement, puis en ne changeant que le contenu du champ “Site”.

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  • Utilisez Note OPAC pour toute information que vous voulez montrer au public à l’OPAC.

  • “Note privée” est utilisée pour les notes qui sont montrées uniquement aux bibliothécaires dans l’intranet.

  • L’option “Notifications de l’adhérent” vous permet de définir une notification à envoyer aux adhérents qui y ont souscrit, pour les avertir de la parution des nouveaux fascicules de périodiques via l’OPAC.

  • “Localisation”, valeur de la localisation à la bibliothèque

  • The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

  • Les options d’affichage OPAC et Bibliothécaires permettent de contrôler combien de fascicules apparaissent par défaut avec les notices bibliographiques à l’OPAC et dans l’interface professionnelle

Une fois les données remplies, vous pouvez cliquez sur “Suivant” pour saisir les informations du Prévisionnel de bulletinage

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  • Dans “Date de parution du premier fascicule”, entrez la date du fascicule que vous avez en main, à partir de laquelle l’échéancier des fascicules à venir est calculé.

  • There are several pre-defined options for the “Frequency” of publication all of which are visible alongside your own custom frequencies by visiting “Manage frequencies

    • Sans périodicité : certains abonnement (souvent des revues scientifiques de haut niveau) n’ont pas de périodicité. Quand vous vous abonnez à ce type de revue, vous demandez à recevoir six fascicules par exemple, qui peuvent aussi bien arriver dans un an, deux ans, ou plus encore.

    • Inconnu : à sélectionner si aucun des autres choix proposés n’est pertinent.

    • Irrégulier : Le périodique ne paraît pas régulièrement mais a une périodicité. Vous savez qu’il y a un numéro de janvier, octobre et décembre, par exemple, mais les fascicules arrivent ensuite irrégulièrement.

    • 2 par jour : Biquotidien

    • 1 par jour : Quotidien

    • 3 par semaine : Trihebdomadaire

    • 1 par semaine : Hebdomadaire

    • 1 toutes les 2 semaines : Bimensuel

    • 1 toutes les 3 semaines : Trihebdomadaire

    • 1 par mois : Mensuel

    • 1 tous les 2 mois (6 par an) : Bimestriel

    • 1 tous les 3 mois (4 par an) : Trimestriel

    • 1 par trimestre (4 saisons) : Trimestriel paraissant chaque saison (été, automne, hiver, printemps)

    • 2 par an : Biannuel, semestriel

    • 1 par an : Annuel

    • 1 tous les 2 ans : Bisannuel

  • “Durée d’abonnement” indique le nombre de fascicules ou de mois de l’abonnement. On l’utilise également pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de début de l’abonnement” est la date laquelle l’abonnement commence. On l’utilise pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de fin de l’abonnement” ne doit être saisie que pour les abonnements qui sont terminés (si vous entrez rétrospectivement vos périodiques).

  • « Modèle de numérotation » vous aidera à déterminer comment les numéros sont générés pour chaque fascicule. Les modèles saisis ici sont enregistrés et modifiables à tout moment en consultant “Gestion des modèles de numérotation

    • Commencez par le numéro du fascicule que vous avez en main, dont vous avez entré la date dans le champ “Date de parution du premier fascicule”.

    • Vous pouvez créer votre propre modèle de numérotation en choisissant Aucun de ci-dessus et en cliquant sur le bouton Afficher/masquer le prévisionnel avancé en bas du formulaire.

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  • L’option “Paramètres régionaux” est utile lorsque vous voulez afficher les jours, mois ou saison dans la langue du fascicule. Par exemple, si vous avez un périodique allemand, vous pouvez utiliser l’option “Paramètres régionaux” pour afficher les jours etc. en allemand.

  • Once a “Numbering pattern” is chosen the number formula will appear.

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    • Le numéro “Commence avec” est le numéro du fascicule que vous avez en main.

    • Le “Compteur interne” est utilisé dans Koha pour dire quand « le cycle de bulletinage » commence

      • Par exemple : si le premier numéro à recevoir est « vol. 4, no. 1, fasc. 796 », vous devez paramétrer le compteur interne à « 0 ». Mais si c’est le « vol. 4, no. 2, fasc. 797 », le compteur interne doit être « 1 ».

    • Après avoir saisi le formulaire, cliquer le bouton “Tester le modèle previsionnelle” pour voir quels numéros seront générés par le système. S’il y a des irrégularités, vous pourrez sélectionner quels numéros sont à retirer de la liste.

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  • If you have added a custom subscription field, it will be editable above the buttons at the bottom of the screen

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Click “Save Subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the Serial Pattern Library on the wiki [https://wiki.koha-community.org/wiki/Serial_Pattern_Library].

Bulletiner les fascicules

Les fascicules peuvent être bulletinés depuis plusieurs endroits. Pour trouver un abonnement, utilisez la boîte de recherche située en haut de la page Périodiques pour rechercher le périodique que vous souhaitez bulletiner:

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Dans la page de résultat, vous pouvez cliquer sur Bulletiner ou bien sur le titre du périodique puis sur le bouton Bulletiner dans la page suivante.

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La dernière possibilité pour réceptionner les fascicules est d’utiliser la page “État de collection”. Sur la gauche de la page avec les Informations d’abonnement vous trouvez un menu avec un lien vers “État de collection”

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Dans la page qui s’ouvre vous pouvez cliquer sur Modifier périodique avec le fascicule que vous voulez bulletiner.

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Ces trois possibilités vont ouvrir le formulaire de réception d’un fascicule :

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  • Choisissez “Arrivé” dans la liste Statut pour marquer le fascicule comme reçu

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera après avoir sélectionné « Arrivé »

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  • Si votre fascicule a un supplément, remplissez la zone Fascicule supplémentaire.

    • Saisissez la numérotation complète dans la barre après “Numéro supplémentaire”. Aucune numérotation ne sera pré-remplie, ce que vous saisirez s’inclura dans la chronologie/énumération du périodique de la notice d’exemplaire [MARC21 952$h] (si vous créez des notices d’exemplaire).

      • Par exemple, saisissez ceci dans son intégralité si c’est que vous souhaitez afficher: « v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl. »

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera pour le hors-série et le fascicule lui-même

  • Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

Si vous bulletinez plusieurs fascicules à la fois ou si le dernier fascicule attendu a du retard, vous pouvez cliquer sur Générer le suivant afin de créer le fascicule suivant.

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En cliquant sur ce bouton, vous générez le prochain fascicule et vous marquez comme « En retard » le fascicule précédent. Vous pouvez cocher les boîtes dans la colonne « Modifier » afin d’appliquer un changement de statut à plusieurs fascicules à la fois.

Créer une Liste de routage

Une liste de routage contient la liste des personnes qui vont recevoir le périodique avant qu’il ne soit placé en rayon. Pour activer cette liste de routage, vous devez paramétrer votre préférence système Renouvellement des abonnements des périodiques à « Utiliser ».

Sur la page de l’abonnement, vous verrez un lien sur la gauche “Créer une liste de routage” ou “Modifier la liste de routage”

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En cliquant sur ce lien, vous obtenez le menu pour ajouter une nouvelle liste de circulation.

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À partir de là, vous cliquez sur Ajouter des destinataires afin d’ajouter des personnes à la liste de circulation. Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez filtrer les adhérents sur une partie de leur nom, leur site de rattachement et leur catégorie.

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En cliquant sur Ajouter sur la droite de chaque nom, vous les ajoutez à la liste de circulation. Quand vous avez choisi toutes les personnes que vous voulez, cliquez sur le lien Fermer. Vous serez ramené sur la liste de circulation.

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Si la liste vous convient, cliquez sur Enregistrer. Vous êtes amené sur une page d’aperçu de la liste de circulation. Pour imprimez la liste, cliquez Enregistrer et aperçu de la liste. Vous êtes amené à une version imprimable de la liste.

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Si la préférence système Réserver est activée, les membres de la liste de routage seront ajoutés automatiquement à la liste de réservation du fascicule.

Pour voir toutes les listes de routage d’un adhérent en particulier, cliquer sur l’onglet “Listes de routage” depuis sa fiche d’adhérent.

Abonnements dans l’Interface professionnelle

Toutes les informations de l’abonnement seront affichées dans les notices bibliographiques dans l’onglet “Abonnements”

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Si vous cliquez sur le lien “Détails de l’abonnement”, vous serez basculé sur la page du résumé de l’abonnement dans l’interface professionnelle.

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Si vous utilisez le module Acquisitions pour avoir un suivi des abonnements périodiques, vous verrez ces informations en premier.

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Les abonnements dans l’OPAC

Lorsque vous consultez un abonnement dans l’OPAC, plusieurs options s’offrent à vous.

Comme dans l’interface professionnelle, il y a un onglet Abonnement dans la notice bibliographique.

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Under this tab will appear the number of issues you chose when setting up the subscription or in your Montrer à l’OPAC les system preference. Clicking the “More details” link will provide you with additional information about the serial history. You can set the default view of a serial in the OPAC with the Historique de l’abonnement et état de collection sommaire system preference.

Il y a deux modes de présentation : la présentation synthétique et la présentation complète. La présentation partielle affiche les informations basiques de l’abonnement du périodique

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From this compact display patrons can subscribe to be notified of new issues as they are released by clicking the “Subscribe to email notifications of new issues” button. For this link to appear you will want to have chosen to notify patrons on the subscription itself.

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You can see those who subscribe to new issue alerts by going to the subscription page in the staff client and looking on the right of the “Information” tab.

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Alors que la présentation complète vous montre plus de détails sur l’abonnement, ventilés par année.

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Réclamation des fascicules en retard

Koha peut envoyer des courriels à vos fournisseurs de périodiques quand vous avez des fascicules en retard. Il y a à cet effet sur la gauche de la page principale du module Périodiques un lien Réclamations.

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Les liens pour les réclamations apparaissent sur la gauche de la page de détail de l’abonnement

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Un message d’avertissement s’affiche si vous n’avez pas encore défini de notification de réclamation.

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En cliquant sur Réclamation, vous serez amené sur un rapport vous demandant de choisir un fournisseur pour qui générer des réclamations.

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Dans la liste des fascicules en retard, vous sélectionnez en utilisant les cases à cocher les fascicules pour lesquels vous voulez émettre un courriel de réclamation. Vous choisissez le modèle de notification à utiliser. Puis vous cliquez sur le bouton Envoyer une notification.

Vérifier dates d’expiration

Dans la fiche d’un périodique, vous définissez une durée d’abonnement. Avec l’outil d’expiration, vous pouvez voir quels abonnements sont sur le point d’expirer. Pour utiliser cet outil, cliquez sur Vérifier les dates d’expiration dans le menu des Périodiques.

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Dans le formulaire qui s’affiche, entrez au moins une date sur laquelle faire la recherche.

Le résultat présente tous les abonnements qui expirent avant la date saisie. A partir de là, vous pouvez voir le détail d’un abonnement ou bien le renouveler en un clic.

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Renouvellement des abonnements des périodiques

Si l’abonnement de votre périodique a expiré, vous ne recevrez plus de fascicules. Pour renouveler votre abonnement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Renouveler” en haut de la page de détails de l’abonnement.

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L’autre option est de cliquer sur le lien “Renouveler” à droite de l’abonnement sur la page de Collection des Périodiques.

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Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

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  • La date de début sera la date à laquelle la période de votre abonnement commence.

  • Pour la durée de votre abonnement, vous devrez remplir un des trois champs affichés: Nombre de numéros (de fascicules), Nombre de mois ou Nombre de semaines.

  • Pour finir, vous pouvez rédiger des notes concernant ce renouvellement.

Recherche de périodiques

En haut du module Périodiques, se trouve une barre de recherche que vous pouvez utiliser pour rechercher des abonnements en utilisant une partie de l’ISSN et/ou du titre.

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Vous pouvez également cliquer sur le lien “Recherche avancée” à droite du bouton “Valider” pour effectuer une recherche plus approfondie des abonnements.

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Vous pouvez filtrer ces résultats en utilisant les barres de recherche situées en bas de chaque colonne, et ajuster le nombre de résultats en utilisant la barre d’outil en haut des résultats.

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