Utilisateurs
Before importing and/or adding patrons be sure to set up your patron categories.
Inscrire un nouvel adhérent
Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.
Allez dans le module « Adhérents »
Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.
Cliquer sur « Nouvel Adhérent »
The fields that appear on the patron add form can be controlled by editing the BorrowerUnwantedField system preference.
Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)
Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField
Les titres de civilité sont définis par la préférence système :ref:BorrowersTitles
Note
If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.
Par exemple :
Firstname: Nicole C. Surname: Engard Initials: NCE
Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>> instead of the full name (NCE).
Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:
Firstname: Nicole Surname: Engard Initials: E
Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> instead of the full name (E, Nicole).
Saisissez ensuite les coordonnées
Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et courriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.
Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte
Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant
Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.
Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système BorrowerRelationship
Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)
Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant
Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte
Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.
La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque
Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système AutoMemberNum sur ce mode.
Note
Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Pour pouvoir commencer avec votre premier numéro de code à barres, saisissez le manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’incrémentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.
Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.
Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque
Puis, la Configuration Bibliothèque inclut des paramètres en plus (dates d’inscription, expiration etc…)
La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.
Quand la date d’expiration des cartes des adhérents expire, elle est automatiquement recalculée (sur la base du paramétrage des catégories adhérents)
Utilisez Note OPAC pour toute information que vous voulez montrer au public à l’OPAC.
La Note de circulation est affichée uniquement au personnel de la bibliothèque dans le module de Circulation.
Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.
Staff will only be able to use this log in info to log in to the staff client if they have the necessary permissions.
Si vous avez paramétré des attributs et identifiants supplémentaires, ils apparaîtront ensuite
Finally, if you have EnhancedMessagingPreferences set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.
Ces notifications sont:
Message de courtoisie (avant le retour prévu) : l’adhérent peut choisir au préalable le nombre de jours qu’il souhaite
Exemplaire prêté : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a emprunté et/ou renouvelé. C’est un reçu électronique qui récapitule les prêts
Réservation mise de côté : Une notification qui prévient l’adhérent que l’exemplaire réservé a été mis de côté
Exemplaire à rendre (jour du retour prévu)
Exemplaire rendu : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a rendu.
Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.
Important
Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents
Important
Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.
Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.
Note
Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.
Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:
Ajout d’un adhérent Bibliothécaire
Tous les membres professionnels doivent être enregistrés en tant qu’adhérents et liés au type « Professionnel ». Suivre les étapes normales dans Ajouter un adhérent <add-a-new-patron-label>`pour inscrire un professionnel. Pour donner aux professionnels les droits d’accès à l’interface professionnelle, voir le chapitre :ref:`Permissions des adhérents
Important
Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.
Ajouter un adhérent de type statistique
One way to track use of in house items is to « check out » the materials to a statistical patron. The « check out » process doesn’t check the book out, but instead tracks an in house use of the item. To use this method for tracking in house use you first will need a patron category set up for your Statistical patron.
Vous pourrez ensuite créer un compte adhérent de type statistique
Next, follow the steps put forth in the “Add a new Patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.
To learn about other methods of tracking in house use visit the Tracking inhouse use section of this manual.
Dupliquer des adhérents
Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.
Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.
Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche
Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »
Note
En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)
Vous serez amené à un écran présentant le nouvel adhérent
Ajouter des Photos de l’Adhérent
If you would like you can add patron images to help identify patrons. To enable this feature you must first set the patronimages preference to “Allow”.
Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.
Dans le cadre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.
Important
Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.
Modifier des adhérents
Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.
Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.
Les mots de passe des adhérents ne sont pas récupérables. Les astérisques affichés sur la page de détail d’un adhérent y sont toujours, même si aucun mot de passe n’a été défini. Si un adhérent oublie son mot de passe la seule option et de le réinitialiser. Pour changer le mot de passe d’un adhérent, cliquez sur le bouton “Changer le mot de passe”
Koha ne peut pas afficher un mot de passe déjà défini. Laissez la zone blanche pour ne pas changer le mot de passe.
Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».
Pour modifier une section particulière de la fiche d’un adhérent, par exemple la section Utilisation de la bibliothèque, cliquez sur le lien “Modifier” en bas de la section.
Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Ajouter la Photo des Adhérents”
Ce formulaire n’apparaît pas si la préférence système patronimages est positionnée sur « Interdire »
Si vous souhaitez télécharger un lot de photos, utilisez l’outil Ajouter des photos de l’adhérent
Vous pouvez bloquer les adhérents de prêt en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue
Si vous voulez que le personnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez activer le blocage “Parti sans laisser d’adresse”.
Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez activer dans la rubrique “Blocage et suspension” de sa carte le blocage “Perdu” d’empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.
Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle
Note
La suspension manuelle peut être paramétrée automatiquement dans le paramétrage des relances
Si vous entrez une date ou une note relative aux restrictions, vous la retrouverez aussi dans le message associé
Les adhérents enfants ne deviennent pas automatiquement adultes dans Koha, tant que le cron job (ou tâche planifiée) “Transformer adhérent Enfant en Adulte n’est pas exécuté. Pour transférer manuellement un adhérent Enfant à la catégorie adulte, allez dans l’onglet “Plus” et sélectionnez “Transférer adhérent Enfant en Adulte”
Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant
Gestion des comptes par les adhérents
If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).
Note
Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.
En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.
Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.
Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.
Merging Patron Records
If you accidentally end up with one patron with two cards it is possible to merge their records together so that you don’t lose their loan history or holds.
In the patron list, check the boxes next to the records you want to merge and click on the “Merge selected patrons” button.
Note
It is possible to merge more than two records at a time.
Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.
The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.
Les permissions de l’utilisateur
Les permissions l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires quand il sont dans l’interface professionnelle.
Important
Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.
Définir les permissions des adhérents
On the patron record click “More” and choose “Set permissions” to alter patron permissions
Une liste des permissions est affichées. Certaines d’entre elles peuvent être étendues en cliquant sur le signe plus sur la gauche.
Patron permissions defined
superlibrarian
Accès à toutes les fonctions de l’interface pro
Note
Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres
circulate
Documents prêtés et retournés
This section can be expanded (Learn more)
catalogue
Obligatoire pour les professionnels. L’accès professionnel permet d’accéder à l’interface professionnelle
Important
Nécessaire à tous les personnels pour leur permettre de se connecter à l’interface profesionnelle
parameters
Manage Koha system settings (Administration panel)
This section can be expanded (Learn more)
borrowers
Ajouter ou modifier des adhérents
This section can be expanded (Learn more)
permissions
Définir les permissions
reserveforothers
Faire et modifier des réservations pour les usagers
This section can be expanded (Learn more)
editcatalogue
Cataloguer (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
This section can be expanded (Learn more)
updatecharges
Gérer les amendes et les charges des adhérents
This section can be expanded (Learn more)
acquisition
Gestion des acquisitions et/ou des suggestions
This section can be expanded (Learn more)
management
Gestion des paramètres de la bibliothèque (obsolète)
Important
Cette permission n’autorise plus rien.
tools
Utiliser tout les outils
Cette section peut être affinée (En savoir plus)
editauthorities
Modifier des autorités
serials
Gérer les abonnements aux périodiques
This section can be expanded (Learn more)
reports
Permet d’accéder au module Rapports
Les rapports qu’on trouve sur la page Circulation ne sont pas contrôlés par cette permission
This section can be expanded (Learn more)
staffaccess
Permet à un membre du personnel de modifier les permissions du reste du personnel
Important
Demande la permission des adhérents au-dessus
coursereserves
Course reserves
Allow access to the course reserves module
This section can be expanded (Learn more)
plugins
Plugiciels Koha
This section can be expanded (Learn more)
listes
Lists
Important
Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.
This section can be expanded (Learn more)
clubs
Patron clubs
Allows access to the Patron clubs feature
This section can be expanded (Learn more)
ill
Create and modify interlibrary loan requests
self_check
Self check modules
Used for self checkin/self checkout kiosks
This section can be expanded (Learn more)
Granular circulate permissions
Si l’utilisateur a la permission “circulate”, il aura le droit de réaliser toutes les opérations de circulation. Si vous souhaitez contrôler plus finement les permissions, utilisez les options ci-dessous :
circulate_remaining_permissions
Remaining circulation permissions
Tous les droits d’accès sauf les permissions listées ci-dessous
force_checkout
Forcer le prêt si une limitation existe
Avec cette permission le bibliothécaire sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt:
restriction d’âge
le document est emprunté par un autre adhérent
le document n’est pas pour le prêt
l’adhérent a des documents en retard
le document est perdu
le document est très demandé
le document est réservé
manage_restrictions
Gérer les restrictions sur les comptes
Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent
overdues_report
Générer un rapport des documents en retard
L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion
override_renewals
Outrepasser le blocage de renouvellement
Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions
Granular parameters permissions
Si l’utilisateur a la permission “parameters”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour un contrôle plus fin de ses droits, utilisez les options ci-dessous :
manage_circ_rules
Gérer les règles de circulation
L’autorisation d’accéder aux Règles de Circulation et des pénalités dans la partie administration
parameters_remaining_permissions
Autres autorisations de paramétrage
The ability to access all areas in Administration (other than the Circulation and fines rules)
Granular borrowers permissions
If the staff member has “borrowers” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control borrowers permissions on a more granular level choose from these options:
edit_borrowers
Add, modify and view patron information
The ability to access the Patrons module to view patron files, as well as adding new patrons and editing patron files
view_borrower_infos_from_any_libraries
View patron infos from any libraries. If not set the logged in user could only access patron infos from its own library or group of libraries.
Granular holds permissions
Si l’utilisateur a la permission “reserveforothers”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux réservations. Pour un contrôle plus fin, utilisez les options ci-dessous :
modify_holds_priority
Modifier la priorité des réservations
Permission de modifier l’ordre des réservations (monter/descendre une réservation)
place_holds
Faire des réservations pour les usagers
Granular cataloging permissions
Si l’utilisateur a la permission “editcatalogue”, il aura le droit de faire toute opération de catalogage. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
delete_all_items
Supprimer tous les exemplaires en une seule opération
La capacité d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” qu’on trouve sous le menu “Modifier” du module catalogage
edit_catalogue
Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Cataloging
edit_items
Modifier les exemplaires
Droit de faire des modifications d’exemplaires, mais pas de notices bibliographiques
edit_items_restricted
Limiter la modification exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedEditing
Note
Please note that edit_items permission is still required
fast_cataloging
Catalogage rapide
The ability to catalog using only the Fast add framework found on the Circulation page
Granular fines and charges permissions
Si le personnel a les autorisations “updatecharges”, il aura le droit de faire toutes les opérations quant à la gestion des amendes et frais. Pour limiter les droits d’accès du personnel, utilisez les options ci-dessous:
remaining_permissions
Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais autre que celles d’annuler les pénalités financières
pertes et profits
Amnistier ces amendes et frais
Granular acquisitions permissions
Si l’utilisateur a la permission “acquisition”, il aura le doit d’effectuer toute opération d’acquisition. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
budget_add_del
Ajouter et supprimer les budgets (mais ne peut les modifier)
budget_manage
Permission de gérer les budgets
budget_manage_all
Gérer tous les budgets
budget_modify
Modifier un budget (modifier les lignes existantes, sans pouvoir en créer de nouvelles)
contracts_manage
Permission de gérer les contrats
group_manage
Gestion des commandes et des groupes de paniers
order_manage
Gestion des commandes et des paniers
order_manage_all
Gérer toutes les commandes et panier, quel que soit les restrictions qui s’appliquent dessus
order_receive
Gestion des commandes et des paniers
period_manage
Gestion des périodes
planning_manage
Permission de gérer les prévisions budgétaires
vendors_manage
Gestion des fournisseurs
Granular serials permissions
Si l’utilisateur a la permission “serials”, il pourra effectuer les opérations de gestion des périodiques. Pour un contrôle plus fin des droits, utilisez les options ci-dessous :
check_expiration
Vérifiez l”expiration d’un périodique
claim_serials
Réclamer les périodiques manquants via la partie réclamations
create_subscription
Create a new subscription
delete_subscription
Supprimer une inscription
edit_subscription
Modifier un abonnement existant
Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement
receive_serials
Réception des périodiques
Bulletiner les périodiques
renew_subscription
Renouveler un abonnement
routing
Liste de circulation
Manage routing lists
superserials
Gérer les abonnements de tous les sites (s’applique seulement lorsque IndependantBranches est utilisé)
Granular tools permissions
Si l’utilisateur a la permission “tools”, il pourra accéder à toutes les fonctions du module Outils. Pour limiter l’accès à certains outils, utilisez les options ci-dessous :
access_files
Access to the files stored on the server
Access to the Upload tool
batch_upload_patron_images
Téléchargement des photos des adhérents par lots ou une à une
Access to the Image upload tool
delete_anonymize_patrons
Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique de prêts/lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents)
Access to the Anonymize patron tool
edit_calendar
Définissez les jours de fermeture de la bibliothèque
Access to the Calendar/holidays tool
edit_news
Rédiger des nouvelles pour les interfaces OPAC et bibliothécaire
Access to the News tool
edit_notice_status_triggers
Définir les règles de suspension et notifications sur retard
Access to the Overdue notice status/triggers tool
edit_notices
Définir des notices
Access to the Notices and slips tool
edit_patrons
Perform batch modification of patrons
Access to the Batch patron modification tool
edit_quotes
Edit quotes for the quote-of-the-day feature
Access to the Quote of the Day (QOTD) Editor
export_catalog
Exporter des données bibliographiques, d’autorités et d’exemplaires
Access to the Export data tool
import_patrons
Importer données utilisateurs
Access to the Import patrons tool
inventory
Réaliser l’inventaire (récolement) de votre catalogue
Access to the Inventory tool
items_batchdel
Lancer la suppression par lot des exemplaires
Access to the Batch item deletion tool
items_batchmod
Lancer la modification par lot des exemplaires
Access to the Batch item modification tool
items_batchmod_restricted
Limiter la modification d’exemplaires par lots aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedBatchmod
Note
Please note that items_batchmod permission is still required
label_creator
Créer des étiquettes et des codes à barres imprimables à partir des données du catalogue et des adhérents
Access to the Label creator and Quick label creator Tools
manage_csv_profiles
Gérer les profils d’export CSV
Access to the CSV profiles tool
manage_patron_lists
Add, edit and delete patron lists and their contents
Access to the Patron lists tool
manage_staged_marc
Gestion des notices MARC préparées, inclus l’importation dans le catalogue ou l’annulation de l’importation
marc_modification_templates
Manage MARC modification templates
Access to the MARC modification templates tool
moderate_comments
Modérer les commentaires des usagers
Access to the Comments tool
moderate_tags
Modérer les mots-clés des utilisateurs
Access to the Tags tool
records_batchdel
Utiliser l’outil de modification par lot des notices (bibliographiques ou d’autorité)
Access to the Batch record deletion tool
records_batchmod
Perform batch modification of records (bibliographic or authorities)
Access to the Batch record modification tool
rotating_collections
Gérer les collections tournantes
Access to the Rotating collections tool
schedule_tasks
Planifier les tâches à exécuter
Access to the Task scheduler tool
stage_marc_import
Préparer les notices MARC dans le réservoir
Access to the Stage MARC records tool
upload_general_files
Téléverser n’importe quel document
Access to upload files via the Upload tool
upload_local_cover_images
Télécharger des images de couverture locales
Access to the Upload local cover image tool as well as permission to add and delete local cover images from the record detail page
upload_manage
Gérer les fichiers téléversés
Access to uploaded files via the Upload tool
Note
upload_general_files permission is required for this permission
view_system_logs
Consulter les registres du système
Access to the Log viewer tool
Granular reports permissions
Si l’utilisateur a la permission “reports”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux rapports. Pour un contrôle plus fin des ces droits, utilisez les options ci-dessous :
create_reports
Create SQL reports
La possibilité de créer et modifier mais pas de lancer des rapports SQL
delete_reports
Delete SQL reports
execute_reports
Execute SQL reports
La possibilité de lancer mais pas de créer ou modifier des rapports SQL
Granular course reserves permissions
If the staff member has “course reserves” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control course reserves permissions on a more granular level choose from these options:
add_reserves
Add course reserves
delete_reserves
Remove course reserves
manage_courses
Add, edit and delete courses
Granular plugins permissions
If the staff member has “plugins” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control plugins permissions on a more granular level choose from these options:
configure
Configurer les plugiciels
Possibilité d’activer la section “configure” d’un plugin s’il en a un
manage
Gérer les plugins
Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins
report
Utitliser les plugiciels de rapport
Possibilité d’utiliser les plugins rapport
tool
Utiliser l’outil des plugins
Possibilité d’utiliser les plugins outils
Granular lists permissions
Tous les membres de l’équipe ont la permission d’acceder aux listes. Cette section n’a besoin d’être sélectionnée que si vous souhaitez donner la permission aux membres de l’équipe de supprimer les listes publiques qu’ils n’ont pas créées.
delete_public_lists
Supprimer les listes publiques
The ability to delete public lists created by someone else
Granular patron clubs permissions
If the staff member has “clubs” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control patron clubs permissions on a more granular level choose from these options:
edit_clubs
Create and edit clubs
Create and edit patron clubs using the Patron clubs tool
edit_templates
Create and edit club templates
Create and edit club templates using the Patron clubs tool
enroll
Enroll patrons in clubs
Enroll patrons from the patron file
Granular self check permissions
If the user has “self check” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control self check permissions on a more granular level choose from these options:
self_checkin_module
Log into the self check-in module.
** Note**
This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality
self_checkout_module
Perform self checkout at the OPAC.
Note
This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference
Information de l’usager
Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.
Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name
Prêt
For instruction on checking items out, view the Checking Out section of this manual.
Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”
Détails
Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”
Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.
Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.
Un adhérent « enfant » sera rattaché à son garant
Sur la fiche d’un garant, tous ses enfants (ou toutes les personnes pour lesquels il se porte garant) sont affichés.
Résumé de la circulation
Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.
S’ils ont de la famille inscrite à la bibliothèque, les bibliothécaires peuvent voir ce qu’ont emprunté les autres membre de la famille.
L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.
Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.
En utilisant le bouton “Ajouter une suspension manuelle” vous pouvez directement suspendre l’adhérent.
Amendes
L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.
Le tableau affiche les colonnes suivantes:
Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés
Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée
Description: la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible
Note: toutes les notes à propos des frais/paiement
If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way
Montant: le montant total du paiement ou des frais
Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé
Possibilité d’annuler un paiement
The ability to void a payment
Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende
En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.
Facturation des frais et des amendes
Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:
Fines will be charged based on your Circulation & Fines Rules
Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron Types & Categories administration area
Rental fees will be charged based on the settings in your Item Types administration area
Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.
Payer/Annuler les Amendes
Chaque ligne de compte peut être payée en entier (ou supprimée) en utilisant l’onglet “Payer les amendes”
Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.
Payer une amende dans sa totalité
Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.
Le montant complet de l’amende sera prérempli dans le champ “Perçu de l’adhérent”
If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.
Payer partiellement une amende
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.
Entrez le montant que vous percevez de l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent.
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera mise à jour pour afficher le montant d’origine, et le montant restant dû.
Payer le montant de toutes les amendes
Cliquez sur le bouton Payer le montant.
Entrez le montant versé par l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent. Le total de toutes les amendes est affiché dans Total des amendes non perçues.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.
Payer les amendes sélectionnées
Cochez les boîtes de sélection des amendes que vous voulez payer, puis cliquez sur Payer la sélection.
Entrez le montant payé en face des amendes.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.
Passer une amende en pertes et profits
Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.
A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Passer toutes les amendes en pertes et profits
Cliquez sur le bouton Tout en pertes et profits.
Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.
Si vous avez marqué un exemplaire de payé sans faire exprès, vous pouvez annuler cette ligne en cliquant sur “Annuler le paiement” sur la droite de la ligne
Une fois cliqué, une nouvelle ligne est ajouté au compte, montrant le paiement annulé
Créer des Factures Manuelles
Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.
Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer
To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV Authorized Value
Important
The value set as the Authorized Value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the Description and the Authorized Value Description will be used as the amount.
Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.
Le champ description vous permet de décrire le coût
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Créer des Crédits Manuels
Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.
Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer
Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.
Le champ description vous permet de décrire le crédit
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Impression des factures
Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.
Listes de circulation
Une liste de toutes les listes de circulation auxquelles un adhérent appartient est accessible depuis l’onglet “Liste de circulation” sur la fiche de l’adhérent.
Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de circulation de cet adhérent.
Historique de prêts
The circulation history tab will appear if you have set the IntranetReadingHistory preference to allow it to appear. If you have the OPACPrivacy system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.
Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.
Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.
Log des modifications
If you have set your Adhérent to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification Log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the IssueLog and Retour you will see checkins and outs on this screen as well.
Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.
Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent
L’action vous informera quelle action a été enregistrée
Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)
Notifications
The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:
Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.
Si le message a le statut Envoyé ou Échec, vous aurez une option pour renvoyer le message à l’utilisateur en cliquant le bouton “Renvoyer” qui se situe sous le statut.
Statistiques
Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.
Fichiers
If you set the EnableBorrowerFiles preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.
Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.
Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.
Les suggestions d’achat
Si le lecteur a fait des suggestions d’achat, vous verrez un onglet “Suggestion d’achat” dans son compte.
À partir de cette page, vous pouvez voir toutes les suggestions qui ont été faites par les lecteurs ainsi que leurs statuts, vous pouvez également créer une suggestion d’achat au nom d’un utilisateur en utilisant le bouton en haut “Nouvelle suggestion d’achat”.
Learn more about Purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.
Quitus adhérent
A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this option on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.
Note
En France, un « quitus » (« quittance ») est nécessaire pour une inscription dans une bibliothèque ou une université).
Note
Les bibliothèques académiques exigent souvent qu’un utilisateur ait un compte vierge avant de pouvoir obtenir son diplôme.
Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page
Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges
To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record
Si une quittance peut être générée par un utilisatateur, un bouton indiquant “Générer quittance” apparaîtra
Sinon vous verrez un message d’erreur expliquant pourquoi le lecteur ne peut recevoir de quittance.
Une fois que la lettre aura été générée, vous aurez accès à un PDF pour le télécharger
Note
You can style the PDF using the NoticeCSS preference.
The patron will have a restriction added to their account
And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab
Recherche Adhérents
Cliquer sur le lien du module Utilisateurs vous redirigera vers l’écran de recherche des utilisateurs. À partir de cette interface, vous pourrez rechercher un utilisateur en utilisant une partie de son nom ou de son numéro de carte.
Cliquer sur le bouton [+] à la droite de la boîte de recherche ouvrira un formulaire de recherche avancée des utilisateurs avec plusieurs filtres permettant notamment de limiter la recherche par catégorie de lecteur et/ou bibliothèque.
Vous pouvez filtrer les résultats des adhérents en utilisant les options de recherche situées sur le côté gauche de la page:
En fonction de ce que vous avez choisi pour “Champs de recherche” vous pouvez rechercher des adhérents de plusieurs manières.
Standard:
Entrer une partie de leur nom, prénom, courriel ou code à barres
Courriel :
Saisissez n’importe quelle partie de l’adresse courriel de l’usager et choisissez “Contient” au lieu de “Commence par”
N° d’adhérent:
Entrez un numéro d’adhérent
Numéro de téléphone:
Entrez le numéro de téléphone exactement comme il est dans le système ou en utilisant les espaces entre chaque groupe de numéros.
Exemple: Pour trouver (212) 555-1212 vous pouvez chercher exactement cette forme ou chercher sans parenthèse 212 555 1212
Adresse postale:
Tapez n’importe quelle partie de l’adresse de l’usager (inclut toutes les zones adresses) et choisissez « contient » au lieu de « commence par » pour trouver la chaîne de caractères n’importe où dans l’adresse
Date de naissance
Birth dates should be entered using the format set forth in the Formats de date : preference.
Champ de tri 1
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Champ de tri 2
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Vous pouvez également choisir de rechercher dans les champs ce qui commence ou contient la chaîne de caractères que vous avez saisi. Choisir “Contient” équivaut à une recherche avec une troncature.
Vous pouvez aussi feuiller la liste des adhérents en cliquant sur une lettre de la barre de navigation qui se trouve en haut de la page.