Using third party software with Koha

MarcEdit

Plusieurs bibliothèques aiment utiliser MarcEdit pour leurs modifications ou pour le nettoyage de données. Si vous voulez faire ces actions vous aurez besoin de le télécharger à l’adresse : http://marcedit.reeset.net/

Important

Plusieurs des actions décrites dans ce chapitre peuvent être faites dans Koha en utilisant les Modèles de modification MARC, mais cette section-ci s’adresse à ceux qui sont habitués à MarcEdit.

Ajouter un préfixe aux cotes

Lorsque vous importez des données dans Koha, vous voudrez peut-être les ordonner d’abord. Les utilisateurs de Koha ajoutent souvent un préfixe à la cote.

  • Ouvrir MarcEdit

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  • Cliquez sur “MarcEditor”

  • Aller dans Outils > Modifier les données du sous-champ

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  • Pour ajouter les données avant, le caractère spécial est: ^b Pour ajouter les données avant au début du sous-champ, ajoutez ^b aux données du champ: cadre du texte et les données seront ajoutés dans Remplacer

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    • Pour ajouter les données avant le début du sous-champ alors qu’il remplace une chaîne de caractères, ajoutez ^b (chaîne à remplacer) au cadre de texte Field Data et les données s’ajouteront dans Remplacement avec la cadre de texte.

Importer des données Excel dans Koha

Supposons que vous ayez des notices de votre bibliothèque rédigées sur un feuille Excel, et que vous voulez les importer dans Koha. Comment procéder ? Koha ne vous autorisera pas à importer les notices Excel directement. Il existe une solution simple. Nous convertirons d’abord le fichier Excel en fichier Marc, puis nous l’importerons dans Koha.

Suivez les étapes suivantes pour importer les notices Excel dans Koha

Convertir un format Excel en format .mrk

Tout d’abord, convertissez le format Excel en format .mrk. Nous utiliserons MarcEdit pour cela. Vous pouvez le télécharger depuis http://marcedit.reeset.net/

Ouvrez-le et sélectionnez Add-ins–>Delimited Text Translator.

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Cliquez sur “Suivant” lorsque la fenêtre suivante s’affiche.

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Repérez votre fichier Excel.

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Localisez votre fichier excel en choisissant le format Excel (*.xls).

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De la même manière, remplissez les autres entrées telles que Output File, Excel Sheet Name et cochez la codification UTF-8 (si obligatoire), puis cliquez sur “Suivant”.

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Il vous sera demandé d’ajouter une correspondance aux champs pour reconnaître ces derniers par le format standard marc.

Supposons que pour le Champ 0 qui est la première colonne Map à: 0022$a (un ISSN valide pour la ressource continue), cliquez ensuite sur “Appliquer”.

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Note

Vous pouvez personnaliser les indicateurs et tous les autres éléments; pour plus d’informations sur le format marc21, consultez le site officiel de la Bibliothèque du Congrès [http://www.loc.gov/marc/bibliographic/].

De la même manière, ajoutez une correspondance aux autres champs, et cliquez sur “Finir”.

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Une fenêtre s’affichera, vous indiquant que votre fichier de texte Marc (*.mrk) a été créé.

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Cliquez sur “Fermer”. Vous avez pour l’instant créé un fichier .mrk depuis un fichier .xls. Vous pouvez regarder le contenu du fichier en double-cliquant dessus.

Convertir un fichier .mrk en .mrc

Nous convertirons le fichier .mrk que nous avons créé dans l’étape ci-dessus en un fichier de format Marc brut qui pourra être directement importé dans Koha.

Pour cela, ouvrez encore une fois MarcEdit et sélectionnez Outils MARC.

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Sélectionnez MarcMaker pour convertir le fichier .mrk en format .mrc.

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Localisez votre fichier d’entrée et le nom de votre fichier de sortie. Cliquez ensuite sur “Exécuter”.

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Cela affichera le Résultat.

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Cliquez sur “Fermer”. Vous avez maintenant vos notices Marc brut (fichier.mrc).

Importer .mrc dans Koha

Pour plus d’informations sur l’importation des notices dans Koha, consultez le chapitre “Télécharger des notices MARC pour importation” de ce manuel.

Pour finir, nous importerons le fichier.mrc créé dans Koha.

Cliquez sur Outils dans votre interface professionnelle.

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Cliquez ensuite sur “Télécharger des notices MARC dans le réservoir”.

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Choisissez ensuite votre fichier.mrc précédemment créé, et cliquez sur “Télécharger”.

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Vous pouvez aussi ajouter un commentaire à propos du fichier, puis cliquez sur “Télécharger dans le réservoir”.

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Une fois l’importation effectuée, vous obtiendrez un résultat comme ceci:

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Cliquez ensuite sur “Gestion des notices téléchargées”.

Ici, vous pouvez changer les règles de correspondance.

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Cliquez sur “Importer ce lot dans le catalogue” lorsque vous avez terminé.

Après avoir importé toutes les notices, vérifiez le statut, il doit y avoir marqué « importé »

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Vous pouvez même annuler l’opération d’importation.

En l’espace de quelques minutes, nous aurons importé à peu près 10 000 notices dans Koha

OCLC Connexion Gateway

Koha peut être configuré pour travailler avec OCLC Connextion Gateway. Cela permet aux bibliothèques d’utiliser OCLC Connexion comme outil de catalogage et envoyer simplement ces notices à Koha en un seul clic. Les instructions suivantes vous aideront à configurer le portail de connexion OCLC, si vous avez un administrateur du système, vous pourrez les consulter sur ce processus.

Configuration du service OCLC dans Koha

Vous devrez d’abord créer un fichier quelque part dans votre système avec l’information de configuration. Vous pouvez le mettre n’importe où, du moment qu’il est visible par le compte qui exécutera le service.

Le fichier contient 11 lignes. Les 6 premières lignes concernent le système de Koha:

host: The IP address of your Koha server
port: The port you want to use for the Connexion service. This port must be different from your SIP port, or any other service
koha: The full URL of your staff client
log: The location (full file specification) of your log for the service
user: The default Koha username to use for importing
password: The password that goes with that username

Les lignes restantes décrivent la mise en place:

match: The name of the matching rule from your system to use
overlay_action: "replace", "create_new", or "ignore"-- what to do if there is a match
nomatch_action: "create_new" or "ignore"-- what to do if there is no match
item_action: "always_add","add_only_for_matches","add_only_for_new", or "ignore" -- what to do with embedded 952 item data
import_mode: "direct" or "stage"

Voici un exemple de fichier:

host: 1.2.3.4
port: 8000
log: /home/koha/koha-dev/var/log/connexion.log
koha: http://kohastaff.myuniversity.edu
user: koha_generic_staff
password: password
match: 001
overlay_action: replace
nomatch_action: create_new
item_action: ignore
import_mode: direct

Lorsque vous choisissez un « import_mode » et que vous utilisez « direct », la notice téléchargée sera immédiatement importée dans Koha, et pourra être recherchée une fois vos index mis à jour. Si vous choisissez « stage », alors la notice sera placée dans un lot préparé pour plus tard dans l’outil Gestion des notices MARC téléchargées pour finaliser l’importation.

Si vous importez plusieurs notices, elles seront dans le même lot jusqu’à que celui-ci soit importé; puis un nouveau lot sera créé.

En mode « direct », chaque notice sera dans son propre lot.

Pour démarrer le service, exécutez le script:

/location/of/connexion/import/daemon/connexion_import_daemon.pl -d -c /location/of/config/file.cnf

Paramétrer votre client du bureau OCLC

Note

Les captures d’écrans sont client de la connexion OCLC v.2.50, Koha v.3.12

To set up the OCLC Connexion desktop client to connect to Koha, go to Tools > Options, then choose the Export tab.

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  • Cliquez sur le bouton « Créer… » pour paramétrer une nouvelle définition, puis choisissez « Export du portail OCLC » et cliquez sur OK.

    • Saisissez l’information suivante:

      • « Host Name: » L’adresse IP de votre catalogue (depuis fichier de configuration ci-dessus)

      • « Port: » Le numéro de port de votre catalogue (depuis ref:fichier de configuration ci-dessus <setting-up-oclc-service-on-koha-label>)

      • « Login ID: » Connexion Koha du catalogueur

      • « Password: » Mot de passe Koha du catalogueur

      • « Notify Host Before Disconnect » = checked,

      • « Timeout » = 100, « Retries » = 3, « Delay » = 0 (zero),

      • « Send Local System Logon ID Password » = checked.

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  • Sélectionnez « OK » lorsque vous avez terminé et vous verrez l’option “Exportation de la passerelle » (l’adresse IP du catalogue et du port est noircie sur la capture d’écran suivante)

    Paramètres d’export de la passerelle OCLC

  • Cliquez sur « Caractéristiques de la notice » et assurez-vous que les notices bibliographiques utilisent MARC21, UTF-8 Unicode, et cliquez sur OK pour enregistrer.

    Caractéristiques de la notice

Vous devrez être prêt! Pour exporter une notice depuis le client de connexion OCLC à Koha, tapez sur F5 pendant que la notice est sur l’écran. Le dialogue d’exportation s’ouvrira, et vous verrez la tentative de connexion OCLC avec Koha. Un message annoncera que la notice a bien été ajoutée ou recouverte, en incluant son numéro biblio et un URL que vous pourrez copier dans votre navigateur pour pouvoir accéder directement à la notice.

Utilisation de la connexion OCLC

Les notices peuvent être exportées depuis Connexion OCLC par lot, ou une par une.

Exporter des notices une par une

To export bibliographic records one by one, be sure your « Batch » options are correct: from the « Tools » menu, select « Options », and select the « Batch » tab. In the « Perform local actions in batch » area, « Bibliographic Record Export » should be unchecked

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When ready to export, from the « Action » menu, select « Export » or use the F5 key. You will see a screen similar to the following if the import is successful and if the record is new to the Catalog; you may copy & paste the resulting URL into your Koha catalog to see the new record.

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If the record was overlaid, you will see a message to that effect in the « OCLC Gateway Export Status » window

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Exporter des notices par lot

To export bibliographic records in a batch, be sure your « Batch » options are correct: from the « Tools » menu, select « Options », and select the « Batch » tab. In the « Perform local actions in batch » area, « Bibliographic Record Export » should be checkedOCLC

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Lorsqu’une notice est prête à être exportée, sélectionnez « Exportation » ou utilisez la touche F5 depuis le menu « Action ». Le statut d’exportation sera marqué de « prêt ».

When ready to export the batch, from the « Batch » menu, select « Process batch » and check the appropriate « Path » and « Export » boxes

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The export will begin, and the bib records will be exported & imported into Koha one by one; you will see « OCLC Gateway Export Status » windows, as above, showing you the results of each export. That window will stay there until you select « Close, » and then the next record’s export/import will begin. The process will continue until all records in the batch are completed. Then you may or may not see the Connexion Client export report (depending on your Client options for that).

Exemplaires dans OCLC

Si vous voulez créer vos propre notices d’exemplaire dans OCLC , vous pouvez le faire en ajoutant une zone 952 à chaque objet dans la notice bibliographique que vous êtes en train de cataloguer. Le Item/Holdings Cataloging Guide séparera les sous-zones que vous pourriez utiliser dans la 952, mais au minimum vous voulez avoir la sous-zone 2, a, b, et y dans vos exemplaires.

952 \$2CLASSIFICATION$aHOMEBRANCHCODE$bHOLDINGBRANCHCODE$yITEMTYPECODE

  • La sous-zone 2 contient le code de classification. Celui-ci peut être ddc pour Dewey ou lcc pour Library of Congress ou z pour Personnalisé. D’autres sources de classifications peuvent être retrouvées dans la section Sources de classification du module Administration

  • Subfield a is your home library and needs to be the code for your home library, not the library name. You can find these codes in the Libraries administration area.

  • Subfield b is your holding library and needs to be the code for your holding library, not the library name. You can find these codes in the Libraries administration area.

  • La sous-zone y est le code du type d’exemplaire. Ce doit être le code qui est inséré ici, et non le nom du type de l’exemplaire. Vous pouvez trouver ces codes dans la section Type d’exemplaire du module Administration.

952 \$2ddc$aMAIN$bMAIN$yBOOK

En plus de ces zones obligatoires, vous pouvez rajouter toutes les zones que vous souhaitez. La majorité des bibliothèques vont placer la cote dans la sous-zone o, et un code à barres dans la sous-zone p. Révisez le guide Item/Holdings Cataloging Guide pour avoir accès à une liste complète des sous-zones et des valeurs.

Talking Tech

Talking Tech I-tiva est un produit exclusif d’une tierce partie, auquel les bibliothèques peuvent s’abonner. Pour en savoir plus, visitez: http://www.talkingtech.com/solutions/library.

Instructions d’installation et de configuration

Assurez-vous que vous avez exécuté installer/data/mysql/atomicupdate/Bug-4246-Talking-Tech-itiva-phone-notifications.pl pour installer le pack de données requis (new syspref, notice placeholders and messaging transport preferences)

Pour l’utiliser, vous devez activer la préférence système Activer.

Si vous souhaitez traiter les notifications PREOVERDUE ou RESERVES, vous devrez activer la préférence système EnhancedMessagingPreferences; et les adhérents devront préciser s’ils souhaitent recevoir ces notifications par téléphone.

Concernant les notifications OVERDUE, les envois de notifications de retards doivent être configurées sous Outils -> Overdue Notice Triggers. Il est possible d’utiliser des relances spécifiques propres à chaque site ou des relances par défaut (le script sélectionnera la plus appropriée).

Envoyer un fichier de notices

  1. Ajouter le script TalkingTech_itiva_outbound.pl à votre crontab

  2. Ajouter un FTP/SFTP ou une autre méthode de transport pour envoyer le fichier de sortie au serveur I-tiva

  3. Si vous le souhaitez, archivez le fichier des notices envoyées dans un autre répertoire après l’envoi

Exécutez TalkingTech_itiva_outbound.pl –help pour plus d’informations

Réception du fichier des résultats

  1. Ajoutez un FTP/SFTP ou une autre méthode de transport pour envoyer le fichier des résultats dans un répertoire précis dans votre serveur Koha

  2. Ajoutez le script TalkingTech_itiva_inbound.pl à votre crontab, pointant ce répertoire

  3. Si vous le souhaitez, archivez le fichier des résultats dans un autre répertoire après le processus

Exécutez TalkingTech_itiva_inbound.pl –help pour plus d’informations