Périodiques

Le module de gestion des périodiques est accessible en choisissant Périodiques à partir du menu Plus en haut de l’écran. Il est également possible d’y accéder en cliquant sur le module Périodiques sur la page d’accueil de l’interface professionnelle de Koha. Le module Périodiques dans Koha est utilisé pour suivre la réception des magazines, journaux et tous autres documents arrivant de façon régulière. Comme pour tous les modules, assurez vous de consulter la :ref:`liste d’implémentation appropriée <serials-configuration-label>`avant d’utiliser le module Périodiques.

  • Aller à : Plus &gt; Périodiques

Gérer les périodicités des périodiques

Koha conserve un enregistrement des fréquences de publication pour en faciliter l’utilisation et la duplication.

  • Aller à : Plus &gt; Périodiques &gt; Gestion des périodicités

Depuis cette page, vous pouvez voir toutes les périodicités qui existent dans votre système

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et en ajouter de nouvelles.

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Gestion des modèles de numérotation des périodiques

Chaque fois que vous créez un nouveau modèle de numérotation pour les périodiques vous pouvez les sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Ces modèles sont accessibles sur la page de Gestion des modèles de numérotation.

  • Aller à : Plus &gt; Périodiques &gt; Gestion des modèles de numérotation

Cette page vous affichera les modèles de numérotation que vous avez enregistrés dans le passé, ainsi que quelques modèles en réserve.

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Note

Si vous avez effectué une migration d’une ancienne version de Koha à une récente, vous verrez « Modèles sauvegardés » qui concerne les modèles utilisés dans les versions antérieures à 3.14. C’est là où Koha a sauvegardé tous les anciens modèles de numérotation. Vous pouvez les modifier ici en leur donnant des noms plus significatifs.

Cela vous permet aussi de créer un nouveau modèle de numérotation sans avoir à ajouter un abonnement. Pour ajouter de nouveaux modèles, cliquez sur « Nouveau modèle de numérotation » en haut de la liste.

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Zone personnalisée d’abonnement

Ce module vous permet d’ajouter des zones personnalisées á vos abonnements de périodique pour la recherche et les rapports.

  • Aller à : Périodiques &gt; Ajouter des champs dans les abonnements

Pour ajouter des champs personnalisés, cliquez sur le lien « Ajouter des champs dans les abonnements » qui se trouve dans le menu de gauche de la page des Périodiques, puis choisissez le bouton « Nouveaux champs »

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Dans le formulaire qui apparait, il faudra saisir soit une valeur autorisée soit une zone MARC pour remplir le champ

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Par exemple vous pouvez vouloir suivre pour quelle entité vous passez une commande ou le code collection du périodique

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Ces données seront maintenant visibles quand vous ajouterez un abonnement

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et quand vous consultez l’abonnement

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et lorsque vous recherchez des abonnements (si vous décidez de les rendre « interrogeables »)

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Ajouter un abonnement

Vous pouvez ajouter des abonnements en cliquant sur le bouton « Nouveau » depuis n’importe quelle notice bibliographique

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Ou en allant sur le module Périodiques et en cliquant sur « Nouvel abonnement »

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Si vous ajoutez un abonnement à partir du module Périodiques, vous arriverez sur un formulaire vide (prérempli en cas d’abonnement créé à partir d’une notice bibliographique existante).

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  • “Bibliothécaire” affiche l’identifiant du bibliothécaire connecté.

  • « Fournisseur » peut être trouvé soit en cherchant les fournisseurs saisis via le `module Acquisitions <#acqmodule>`__soit en entrant directement l’identifiant du fournisseur

    • L’information sur le fournisseur n’est pas requise.

    • Pour réclamer les fascicules manquants ou en retard, vous devez entrer les informations sur le fournisseur.

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  • “Biblio” est la notice MARC à laquelle vous souhaitez lier cet abonnement

    • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for Biblio” link below the boxes or by entering the bib number for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

  • Vous pouvez ensuite choisir si un nouvel exemplaire est créé lorsque vous bulletinez un fascicule (si vous scannez le code à barres des fascicules, vous créerez un exemplaire cette fois)

  • Pour déterminer comment traiter des irrégularités dans votre abonnement répondez « Lors d’une publication irrégulière », si les numéros sont toujours séquentiels vous voudrez choisir “« Garder le numéro de publication »

  • En cochant la case “Historique manuel”, vous pourrez saisir les périodiques ne se conformant pas au prévisionnel de bulletinage, ceci une fois que l’abonnement est enregistré en allant sur l’onglet “Calendrier” de la page de détails de l’abonnement.

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  • “Numéro de cote” fait référence au numéro de cote de l’exemplaire ou au préfixe de la cote

  • « Site » est le site qui possède cet abonnement.

    • Si plus d’un site à un abonnement à ce périodique, il faut créer un abonnement par site.

    • Cela peut être réalisé facilement en utilisant l’option “Modifier” > “Dupliquer” sur la page d’information de l’abonnement, puis en ne changeant que le contenu du champ “Site”.

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  • Utilisez Note OPAC pour toute information que vous voulez montrer au public à l’OPAC.

  • “Note privée” est utilisée pour les notes qui sont montrées uniquement aux bibliothécaires dans l’interface professionnelle.

  • L’option « Notifications de l’adhérent » vous permet de définir une notification à envoyer aux adhérents qui y ont souscrit via l’OPAC, pour les avertir de la parution des nouveaux fascicules de périodiques.

  • “Localisation”, valeur de la localisation à la bibliothèque

  • The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

  • Les options d’affichage OPAC et Bibliothécaires permettent de contrôler combien de fascicules apparaissent par défaut avec les notices bibliographiques à l’OPAC et dans l’interface professionnelle

Une fois les données remplies, vous pouvez cliquez sur « Suivant » pour saisir les informations du Prévisionnel de bulletinage.

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  • Dans “Date de parution du premier fascicule”, entrez la date du fascicule que vous avez en main, qui servira de point de départ au prévisionnel de bulletinage.

  • Il y a plusieurs options pré-définies de « Périodicité » de publication qui sont toutes visibles parmi vos propres périodicités si vous allez dans “Gestion des périodicités

    • Sans périodicité : certains abonnements (souvent des revues scientifiques de haut niveau) n’ont pas de périodicité. Quand vous vous abonnez à ce type de revue, vous demandez à recevoir six fascicules par exemple, qui peuvent aussi bien arriver dans un an, deux ans, ou plus encore. Il n’y a pas de régularité ni de calendrier de parution.

    • Inconnu : à sélectionner si aucun des autres choix proposés n’est pertinent.

    • Irrégulier : Le périodique ne paraît pas régulièrement mais a une périodicité. Vous savez qu’il y a un numéro de janvier, octobre et décembre, par exemple, mais les fascicules arrivent ensuite irrégulièrement.

    • 2 par jour : Biquotidien

    • 1 par jour : Quotidien

    • 3 par semaine : Trihebdomadaire

    • 1 par semaine : Hebdomadaire

    • 1 toutes les 2 semaines : Bimensuel

    • 1 toutes les 3 semaines : Trihebdomadaire

    • 1 par mois : Mensuel

    • 1 tous les 2 mois (6 par an) : Bimestriel

    • 1 tous les 3 mois (4 par an) : Trimestriel

    • 1 par trimestre (4 saisons) : Trimestriel paraissant chaque saison (été, automne, hiver, printemps)

    • 2 par an : Biannuel, semestriel

    • 1 par an : Annuel

    • 1 tous les 2 ans : Bisannuel

  • “Durée d’abonnement” indique le nombre de fascicules ou de mois de l’abonnement. On l’utilise également pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de début de l’abonnement” est la date laquelle l’abonnement commence. On l’utilise pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de fin de l’abonnement” ne doit être saisie que pour les abonnements qui sont terminés (si vous entrez rétrospectivement vos périodiques).

  • « Modèle de numérotation » vous aidera à déterminer comment les numéros sont générés pour chaque fascicule. Les modèles saisis ici sont enregistrés et modifiables à tout moment en consultant “Gestion des modèles de numérotation

    • Commencez par le numéro du fascicule que vous avez en main, dont vous avez entré la date dans le champ “Date de parution du premier fascicule”.

    • Vous pouvez créer votre propre modèle de numérotation en choisissant Aucun de ci-dessus et en cliquant sur le bouton Afficher/masquer le prévisionnel avancé en bas du formulaire.

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  • L’option “Paramètres régionaux” est utile lorsque vous voulez afficher les jours, mois ou saison dans la langue du fascicule. Par exemple, si vous avez un périodique allemand, vous pouvez utiliser l’option “Paramètres régionaux” pour afficher les jours etc. en allemand.

  • Une fois qu’un « Modèle de numérotation » est choisi, la formule de numérotation apparaîtra.

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    • Le numéro “Commence avec” est le numéro du fascicule que vous avez en main.

    • Le « Compteur interne » est utilisé dans Koha pour dire quand « le cycle de bulletinage » commence

      • Par exemple: Si le premier fascicule à bulletiner est « vol. 4, no. 1, fasc. 796 », vous devrez paramétrer « Compteur interne = 0 » Mais si c’est « vol. 4, no. 2, iss. 797 », le Compteur interne devra être « 1 ».

    • Après avoir saisi toutes les données, cliquez sur le bouton “Tester le prévisionnel de bulletinage” pour voir quels fascicules le système va générer. S’il y a des irrégularités, vous pouvez choisir quels fascicules n’existent pas dans la liste affichée.

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  • Si vous avez ajouté une zone personnalisée d’abonnement, elle sera maintenant modifiable au-dessus des boutons au bas de l’écran

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Click “Save Subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the Serial Pattern Library on the wiki [https://wiki.koha-community.org/wiki/Serial_Pattern_Library].

Bulletiner les fascicules

Les fascicules peuvent être bulletinés depuis plusieurs endroits. Pour trouver un abonnement, utilisez la boîte de recherche située en haut de la page Périodiques pour rechercher le périodique que vous souhaitez bulletiner :

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Dans la page de résultat, vous pouvez cliquer sur Bulletiner ou bien sur le titre du périodique puis sur le bouton Bulletiner dans la page suivante.

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La dernière possibilité pour réceptionner les fascicules est d’utiliser la page “État de collection”. Sur la gauche de la page avec les Informations d’abonnement vous trouvez un menu avec un lien vers “État de collection”

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Dans la page qui s’ouvre vous pouvez cliquer sur Modifier périodique avec le fascicule que vous voulez bulletiner.

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Ces trois possibilités vont ouvrir le formulaire de réception d’un fascicule :

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  • Choisissez “Arrivé” dans le liste Statut pour marquer le fascicule comme reçu

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera après avoir sélectionné « Arrivé »

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  • Si votre fascicule a un supplément, remplissez la zone Fascicule supplémentaire.

    • Saisissez la numérotation complète dans la barre après « Numéro supplémentaire ». La numérotation ne sera pas pré-remplie à partir du modèle des numéros réguliers, ce que vous saisirez dans la boîte après « Numéro supplémentaire » sera inscrit tel quel dans la chronologie/énumération du périodique de la notice d’exemplaire [MARC21 952$h] (si vous créez des notices d’exemplaire).

      • Par exemple, saisissez ceci dans son intégralité si c’est que vous souhaitez afficher: « v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl. »

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera pour le hors-série et le fascicule lui-même

  • Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

Si vous bulletinez plusieurs fascicules à la fois ou si le dernier fascicule attendu a du retard, vous pouvez cliquer sur Générer le suivant afin de créer le fascicule suivant.

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En cliquant sur ce bouton, vous générez le prochain fascicule et vous marquez comme En retard le fascicule précédent. Vous pouvez cocher les boîtes dans la colonne Modifier afin d’appliquer un changement de statut à plusieurs fascicules à la fois.

Créer une Liste de routage

Une liste de routage contient la liste des personnes qui vont recevoir le périodique avant qu’il ne soit placé en rayon. Pour activer cette liste de routage, vous devez paramétrer votre préférence système Renouvellement des abonnements des périodiques à « Utiliser ».

Sur la page de l’abonnement, vous verrez un lien sur la gauche « Créer une liste de routage » ou « Modifier la liste de routage »

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En cliquant sur ce lien, vous obtenez le menu pour ajouter une nouvelle liste de routage.

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À partir de là, vous cliquez sur Ajouter des destinataires afin d’ajouter des personnes à la liste de routage. Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez filtrer les adhérents sur une partie de leur nom, leur site de rattachement et leur catégorie.

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Cliquez sur “Ajouter” à droite du nom des personnes que vous souhaitez ajouter à la liste de routage. Quand vous avez choisi toutes les personnes que vous voulez, cliquez sur le lien “Fermer”. Vous serez redirigé sur la liste de routage.

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Si la liste vous convient, cliquez sur Enregistrer. Vous êtes amené sur une page d’aperçu de la liste de routage. Pour imprimez la liste, cliquez Enregistrer et aperçu de la liste. Une version imprimable de la liste s’affichera.

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Si la préférence système Réserver est activée, les membres de la liste de routage seront ajoutés automatiquement à la liste de réservation du fascicule.

Pour voir toutes les listes de routage d’un adhérent en particulier, cliquer sur l’onglet “Listes de routage” depuis sa fiche d’adhérent.

Abonnements dans l’Interface professionnelle

Toutes les informations de l’abonnement seront affichées dans les notices bibliographiques dans l’onglet « Abonnements »

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Si vous cliquez sur le lien « Détails de l’abonnement », vous serez dirigé vers la page du résumé de l’abonnement dans l’interface professionnelle.

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Si vous utilisez le module Acquisitions pour avoir un suivi des abonnements périodiques, vous verrez ces informations en premier.

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Les abonnements dans l’OPAC

Lorsque vous consultez un abonnement dans l’OPAC, plusieurs options s’offrent à vous.

Comme dans l’interface professionnelle, il y a un onglet Abonnement dans la notice bibliographique.

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Dans cet onglet apparaîtra le nombre de fascicules choisi lors du paramétrage de l’abonnement ou du nombre défini dans votre préférence système Montrer à l’OPAC les. Si vous cliquez sur le lien « Plus de détails », vous aurez des informations complémentaires concernant l’historique de l’abonnement. Vous pouvez définir l’affichage par défaut d’un périodique dans l’OPAC avec la préférence système Historique de l’abonnement et état de collection sommaire.

Il y a deux modes de présentation : la présentation synthétique et la présentation complète. La présentation partielle affiche les informations basiques de l’abonnement du périodique

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A partir de cet affichage partiel, les adhérents peuvent s’abonner pour recevoir les notifications avertissant de la parution des nouveaux fascicules en cliquant sur le bouton “S’abonner à une alerte par courriel pour les nouveaux numéros”. Pour que ce lien apparaisse, il faut que vous ayez choisi de notifier les adhérents sur l’abonnement <add-a-subscription-label> lui-même.

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Vous pouvez voir les abonnés aux alertes de parution de nouveaux fascicules en vous rendant sur la page de l’abonnement dans l’interface professionnelle et en regardant dans la colonne de droite de l’onglet « Information ».

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Alors que la présentation complète vous montre plus de détails sur l’abonnement, ventilés par année

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Réclamation des fascicules en retard

Koha peut envoyer des courriels à vos fournisseurs de périodiques quand vous avez des fascicules en retard. Il y a à cet effet sur la gauche de la page principale du module Périodiques un lien Réclamations.

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Les liens pour les réclamations apparaissent sur la gauche de la page de détail de l’abonnement

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Un message d’avertissement s’affiche si vous n’avez pas encore défini de notification de réclamation.

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En cliquant sur Réclamation, vous serez amené sur un rapport vous demandant de choisir un fournisseur pour qui générer des réclamations.

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Dans la liste des fascicules en retard, vous sélectionnez en utilisant les boîtes à cocher les fascicules pour lesquels vous voulez émettre un courriel de réclamation. Vous choisissez le modèle de notification à utiliser. Puis vous cliquez sur le bouton Envoyer une notification.

Vérifier dates d’expiration

Dans la fiche d’un périodique, vous définissez une durée d’abonnement. Avec l’outil d’expiration, vous pouvez voir quels abonnements sont sur le point d’expirer. Pour utiliser cet outil, cliquez sur Vérifier les dates d’expiration dans le menu des Périodiques.

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Dans le formulaire qui s’affiche, entrez au moins une date sur laquelle faire la recherche.

Le résultat présente tous les abonnements qui expirent avant la date saisie. A partir de là, vous pouvez voir le détail d’un abonnement ou bien le renouveler en un clic.

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Renouvellement des abonnements des périodiques

Si l’abonnement de votre périodique a expiré, vous ne recevrez plus de fascicules. Pour renouveler votre abonnement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Renouveler” en haut de la page de détails de l’abonnement.

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L’autre option est de cliquer sur le lien « Renouveler » à droite de l’abonnement sur la page État de Collection.

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Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

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  • La date de début sera la date à laquelle la période de votre abonnement commence.

  • Pour la durée de votre abonnement, vous devrez remplir un des trois champs affichés: Nombre de numéros (de fascicules), Nombre de mois ou Nombre de semaines.

  • Pour finir, vous pouvez rédiger des notes concernant ce renouvellement.

Recherche de périodiques

En haut du module Périodiques, se trouve une barre de recherche que vous pouvez utiliser pour rechercher des abonnements en utilisant une partie de l’ISSN et/ou du titre.

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Vous pouvez également cliquer sur le lien « Recherche avancée » à droite du bouton « Valider » pour effectuer une recherche plus approfondie des abonnements.

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Vous pouvez filtrer ces résultats en utilisant les barres de recherche situées en bas de chaque colonne, et ajuster le nombre de résultats en utilisant la barre d’outil en haut des résultats.

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