Adhérents

Avant d’importer et/ou d’ajouter des adhérents, n’oubliez pas de définir les catégories d’adhérents.

Inscrire un nouvel adhérent

Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.

  • Allez dans le module « Adhérents »

Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.

  • Cliquer sur « Nouvel Adhérent »

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  • Les champs apparaissant dans la fiche adhérent peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField

  • Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)

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    • Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField

    • Les titres de civilité sont définis par la préférence système :ref:BorrowersTitles

    • Note

      If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.

      Par exemple :

      Firstname: Nicole C.
      Surname: Engard
      Initials: NCE
      

      Sur le ticket vous pouvez imprimer <<borrowers.initials>> à la place du nom complet (NCE).

      Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:

      Firstname: Nicole
      Surname: Engard
      Initials: E
      

      Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).

  • Saisissez ensuite les coordonnées

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    • Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et couriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.

  • Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte

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    • Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant

    • Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.

    • Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système BorrowerRelationship

  • Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)

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    • Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant

  • Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte

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    • Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.

  • La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque

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    • Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système AutoMemberNum sur ce mode.

      • Note

        Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.

    • Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.

    • Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque

  • Puis, la Configuration Bibliothèque inclut des paramètres en plus (dates d’inscription, expiration etc…)

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    • La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.

    • Quand la date d’expiration des cartes des adhérents expire, elle est automatiquement recalculée (sur la base du paramétrage des catégories adhérents)

    • Utilisez Note OPAC pour toute information que vous voulez montrer au public à l’OPAC.

    • La Note de circulation est affichée uniquement au personnel de la bibliothèque dans le module de Circulation.

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    • Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.

  • Si vous avez paramétré des attributs et identifiants supplémentaires, ils apparaîtront ensuite

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  • Finally, if you have EnhancedMessagingPreferences set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.

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    • Ces notifications sont:

      • Message de courtoisie (avant le retour prévu) : l’adhérent peut choisir au préalable le nombre de jours qu’il souhaite

      • Exemplaire prêté : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a emprunté et/ou renouvelé. C’est un reçu électronique qui récapitule les prêts

      • Réservation mise de côté : Une notification qui prévient l’adhérent que l’exemplaire réservé a été mis de côté

      • Exemplaire à rendre (jour du retour prévu)

      • Exemplaire rendu : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a rendu.

    • Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.

    • Important

      Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents

    • Important

      Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC

  • Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.

Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.

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Note

Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.

Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:

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Ajout d’un adhérent Bibliothécaire

Tous les membres professionnels doivent être enregistrés en tant qu’adhérents et liés au type « Professionnel ». Suivre les étapes normales dans Ajouter un adhérent <add-a-new-patron-label>`pour inscrire un professionnel. Pour donner aux professionnels les droits d’accès à l’interface professionnelle, voir le chapitre :ref:`Permissions des adhérents

Important

Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.

Ajouter un adhérent de type statistique

Une façon de garder une trace des documents consultés à la bibliothèque est de les passer en prêt sur la carte d’un adhérent de type Statistique. L’enregistrement des prêts n’enregistre alors aucun prêt, il enregistre juste l’utilisation des documents dans la bibliothèque. Pour utiliser cette méthode, il faudra d’abord paramétrer dans les catégories d’adhérents une catégorie Statistique.

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Vous pourrez ensuite créer un compte adhérent de type statistique

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Puis, suivez les étapes de la section « Ajouter un adhérent » de ce manuel. Puisque l’adhérent n’est pas une personne réelle, remplissez juste la bibliothèque correspondante dans le champ prévu à cet effet.

Pour en savoir plus sur les autres méthodes de suivi des consultations sur place, référez-vous à la section de ce manuel Suivi des consultation sur place

Dupliquer des adhérents

Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.

  • Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.

  • Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche

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  • Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »

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    • Note

      En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)

  • Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent

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Ajouter des Photos de l’Adhérent

Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur « Permettre » (ou « Autoriser »).

Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.

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Dans le cadre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.

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Important

Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Modifier des adhérents

Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.

  • Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.

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  • Les mots de passe des adhérents ne sont pas récupérables. Les astérisques affichés sur la page de détail d’un adhérent y sont toujours, même si aucun mot de passe n’a été défini. Si un adhérent oublie son mot de passe la seule option et de le réinitialiser. Pour changer le mot de passe d’un adhérent, cliquez sur le bouton “Changer le mot de passe”

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    • Koha ne peut pas afficher un mot de passe déjà défini. Laissez le champ en blanc pour ne pas changer le mot de passe.

    • Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».

  • Pour modifier une section particulière de la fiche d’un adhérent, par exemple la section Utilisation de la bibliothèque, cliquez sur le lien “Modifier” en bas de la section.

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  • Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Ajouter la Photo des Adhérents”

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  • Vous pouvez bloquer les adhérents de prêt en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue

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    • Si vous voulez que le personnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez activer le blocage “Parti sans laisser d’adresse”.

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    • Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez activer dans la rubrique “Blocage et suspension” de sa carte le blocage “Perdu” d’empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.

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    • Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle

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    • Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé

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  • Les adhérents enfants ne deviennent pas automatiquement adultes dans Koha, tant que le cron job (ou tâche planifiée) “Transformer adhérent Enfant en Adulte n’est pas exécuté. Pour transférer manuellement un adhérent Enfant à la catégorie adulte, allez dans l’onglet “Plus” et sélectionnez “Transférer adhérent Enfant en Adulte”

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    • Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant

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Gestion des comptes par les adhérents

If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).

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Note

Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.

En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.

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Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.

Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.

Merging Patron Records

If you accidentally end up with one patron with two cards it is possible to merge their records together so that you don’t lose their loan history or holds.

  • In the patron list, check the boxes next to the records you want to merge and click on the “Merge selected patrons” button.

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Note

It is possible to merge more than two records at a time.

  • Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.

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The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.

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Permissions de l’Adhérent

Les permissions l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires quand il sont dans l’interface professionnelle.

Important

Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.

Définir les permissions des adhérents

  • On the patron record click “More” and choose “Set permissions” to alter patron permissions

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  • Une liste des permissions est affichées. Certaines d’entre elles peuvent être étendues en cliquant sur le signe plus sur la gauche.

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Patron permissions defined

  • superlibrarian

    • Accès à toutes les fonctions bibliothécaires

      Note

      Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres

  • circulate

    • Documents prêtés et retournés

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • catalogue

    • Obligatoire pour les professionnels. L’accès professionnel permet d’accéder à l’interface professionnelle

      Important

      Doit être donné à tous le personnel pour qu’ils puissent se connecter à l’interface professionnelle

  • parameters

    • Manage Koha system settings (Administration panel)

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • borrowers

    • Ajouter ou modifier des adhérents

    • This section can be expanded (Learn more)

  • permissions

    • Définir les permissions

  • reserveforothers

    • Faire et modifier des réservations pour les adhérents

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • editcatalogue

    • Cataloguer (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • updatecharges

    • Gérer les amendes et les charges des adhérents

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • acquisition

    • Gestion des acquisitions et/ou des suggestions

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • management

    • Gestion des paramètres de la bibliothèque (obsolète)

      Important

      Cette permission n’autorise plus rien.

  • tools

    • Utiliser tout les outils

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • editauthorities

    • Modifier des autorités

  • serials

    • Gérer les abonnements aux périodiques

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • reports

    • Permet d’accéder au module Rapports

    • Les rapports qu’on trouve sur la page Circulation ne sont pas contrôlés par cette permission

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • staffaccess

    • Permet à un membre du personnel de modifier les permissions du reste du personnel

      Important

      Demande la permission des adhérents au-dessus

  • coursereserves

  • plugins

  • listes

    • Lists

      Important

      Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.

    • Cette section peut être affinée (En savoir plus)

  • clubs

  • ill

    • Create and modify interlibrary loan requests

  • self_check

    • Self check modules

    • Used for self checkin/self checkout kiosks

    • This section can be expanded (Learn more)

Granular circulate permissions

Si l’utilisateur a la permission “circulate”, il aura le droit de réaliser toutes les opérations de circulation. Si vous souhaitez contrôler plus finement les permissions, utilisez les options ci-dessous :

  • circulate_remaining_permissions

    • Autres permissions de circulation

    • Tous les droits d’accès sauf les permissions listées ci-dessous

  • force_checkout

    • Forcer le prêt malgré une limitation déjà fixée

    • Avec cette permission le bibliothécaire sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt:

      • restriction d’âge

      • le document est emprunté par un autre adhérent

      • le document n’est pas pour le prêt

      • l’adhérent a des documents en retard

      • le document est perdu

      • le document est très demandé

      • le document est réservé

  • manage_restrictions

    • Gérer les comptes suspendus

    • Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent

  • overdues_report

    • Générer un rapport des documents en retard

    • L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion

  • override_renewals

    • Outrepasser le blocage de renouvellement

    • Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions

Granular parameters permissions

Si l’utilisateur a la permission “parameters”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour un contrôle plus fin de ses droits, utilisez les options ci-dessous :

  • manage_circ_rules

  • parameters_remaining_permissions

    • Autres autorisations de paramétrage

    • The ability to access all areas in Administration (other than the Circulation and fines rules)

Granular borrowers permissions

If the staff member has “borrowers” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control borrowers permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_borrowers

    • Add, modify and view patron information

    • The ability to access the Patrons module to view patron files, as well as adding new patrons and editing patron files

  • view_borrower_infos_from_any_libraries

    • View patron infos from any libraries. If not set the logged in user could only access patron infos from its own library or group of libraries.

Granular holds permissions

Si l’utilisateur a la permission “reserveforothers”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux réservations. Pour un contrôle plus fin, utilisez les options ci-dessous :

  • modify_holds_priority

    • Modifier la priorité des réservations

    • Permission de modifier l’ordre des réservations (monter/descendre une réservation)

  • place_holds

    • Faire des réservations pour les usagers

Granular cataloging permissions

Si l’utilisateur a la permission “editcatalogue”, il aura le droit de faire toute opération de catalogage. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • delete_all_items

    • Supprimer tous les exemplaires à la fois

    • Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage

  • edit_catalogue

    • Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)

    • Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Catalogage <#cataloging>

  • edit_items

  • edit_items_restricted

    • Limiter la modification exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedEditing

      Note

      Veuillez noter que l’autorisation edit_items est toujours obligatoire

  • fast_cataloging

Granular fines and charges permissions

Si le personnel a les autorisations “updatecharges”, il aura le droit de faire toutes les opérations quant à la gestion des amendes et frais. Pour limiter les droits d’accès du personnel, utilisez les options ci-dessous:

  • remaining_permissions

    • Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais autre que celles d’annuler les pénalités financières

  • writeoff

    • Annuler les amendes et frais

Granular acquisitions permissions

Si l’utilisateur a la permission “acquisition”, il aura le doit d’effectuer toute opération d’acquisition. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • budget_add_del

    • Ajouter et supprimer les budgets (sans possibilité de modification)

  • budget_manage

    • Permission de gérer les budgets

  • budget_manage_all

    • Gérer tous les budgets

    budget_modify

    • Modifier un budget (modifier les lignes existantes, sans pouvoir en créer de nouvelles)

  • contracts_manage

    • Permission de gérer les contrats

  • group_manage

    • Gestion des commandes et des groupes de paniers

  • order_manage

    • Gestion des commandes et des paniers

  • order_manage_all

    • Gestion de toutes les commandes et paniers, quelques soient les restrictions fixées dessus

  • order_receive

    • Gestion des commandes et des paniers

  • period_manage

    • Gestion des périodes

  • planning_manage

    • Permission de gérer les prévisions budgétaires

  • vendors_manage

    • Gestion des fournisseurs

Granular serials permissions

Si l’utilisateur a la permission “serials”, il pourra effectuer les opérations de gestion des périodiques. Pour un contrôle plus fin des droits, utilisez les options ci-dessous :

  • check_expiration

  • claim_serials

  • create_subscription

  • delete_subscription

    • Supprimer une inscription

  • edit_subscription

    • Modifier un abonnement existant

    • Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement

  • receive_serials

    • Réception des périodiques

    • Bulletiner les périodiques

  • renew_subscription

    • Renouveler un abonnement

  • routing

  • superserials

    • Gérer les abonnements de tous les sites (s’applique seulement lorsque IndependantBranches est utilisé)

Granular tools permissions

Si l’utilisateur a la permission “tools”, il pourra accéder à toutes les fonctions du module Outils. Pour limiter l’accès à certains outils, utilisez les options ci-dessous :

  • access_files

    • Access to the files stored on the server

    • Access to the Upload tool

  • batch_upload_patron_images

    • Téléchargement des photos des adhérents par lots ou une à une

    • Access to the Image upload tool

  • delete_anonymize_patrons

    • Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique de prêts/lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents)

    • Access to the Anonymize patron tool

  • edit_calendar

  • edit_news

    • Rédiger des annonces pour l’OPAC et l’interface professionnelle

    • Access to the News tool

  • edit_notice_status_triggers

  • edit_notices

Granular reports permissions

Si l’utilisateur a la permission “reports”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux rapports. Pour un contrôle plus fin des ces droits, utilisez les options ci-dessous :

  • create_reports

    • Create SQL reports

    • La possibilité de créer et modifier mais pas de lancer des rapports SQL

  • delete_reports

    • Delete SQL reports

  • execute_reports

    • Execute SQL reports

    • La possibilité de lancer mais pas de créer ou modifier des rapports SQL

Granular course reserves permissions

If the staff member has “course reserves” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control course reserves permissions on a more granular level choose from these options:

  • add_reserves

    • Add course reserves

  • delete_reserves

    • Remove course reserves

  • manage_courses

    • Add, edit and delete courses

Granular plugins permissions

If the staff member has “plugins” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control plugins permissions on a more granular level choose from these options:

  • configure

    • Configurer les plugins

    • Possibilité d’activer la section “configure” d’un plugin s’il en a un

  • manage

    • Gérer les plugins

    • Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins

  • report

    • Utiliser les plugins rapport

    • Possibilité d’utiliser les plugins rapport

  • tool

    • Utiliser les plugins outils

    • Possibilité d’utiliser les plugins outils

Granular lists permissions

Tous les membres du personnel ont le droit d’accéder aux listes. Cette section doit être cochée uniquement si vous voulez donner la permission à un membre du personnel de supprimer des listes publiques qu’ils n’ont pas créées eux-mêmes.

  • delete_public_lists

    • Supprimer les listes publiques

    • The ability to delete public lists created by someone else

Granular patron clubs permissions

If the staff member has “clubs” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control patron clubs permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_clubs

  • edit_templates

    • Create and edit club templates

    • Create and edit club templates using the Patron clubs tool

  • enroll

    • Enroll patrons in clubs

    • Enroll patrons from the patron file

Granular self check permissions

If the user has “self check” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control self check permissions on a more granular level choose from these options:

  • self_checkin_module

    • Log into the self check-in module.

      ** Note**

      This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality

  • self_checkout_module

    • Perform self checkout at the OPAC.

      Note

      This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference

Informations adhérent

Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.

  • Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name

Prêt

For instruction on checking items out, view the Checking Out section of this manual.

Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”

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Details

Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”

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Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.

Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.

  • Un adhérent « enfant » sera rattaché à son garant

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  • Sur la fiche d’un garant, tous ses enfants (ou toutes les personnes pour lesquels il se porte garant) sont affichés.

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Résumé de la circulation

Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.

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S’ils ont de la famille inscrite à la bibliothèque, les bibliothécaires peuvent voir ce qu’ont emprunté les autres membre de la famille.

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L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.

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Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.

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En utilisant le bouton “Ajouter une suspension manuelle” vous pouvez directement suspendre l’adhérent.

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Amendes

L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.

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Le tableau affiche les colonnes suivantes:

  • Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés

    • Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée

  • Description: la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible

  • Note: toutes les notes à propos des frais/paiement

    • If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way

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  • Montant: le montant total du paiement ou des frais

  • Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé

  • Possibilité d’annuler un paiement

  • The ability to void a payment

  • Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende

En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.

Facturation des frais et des amendes

Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:

  • Fines will be charged based on your Circulation & Fines Rules

  • Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron Types & Categories administration area

  • Rental fees will be charged based on the settings in your Item Types administration area

  • Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.

Payer/Annuler les Amendes

Chaque ligne de compte peut être payée en entier (ou supprimée) en utilisant l’onglet “Payer les amendes”

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  • Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.

  • Payer une amende dans sa totalité

    • Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.

    • Le montant complet de l’amende sera prérempli dans le champ “Perçu de l’adhérent”

    • If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.

  • Payer partiellement une amende

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.

    • Entrez le montant que vous percevez de l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent.

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • L’amende sera mise à jour pour afficher le montant d’origine, et le montant restant dû.

  • Payer le montant de toutes les amendes

    • Cliquez sur le bouton Payer le montant.

    • Entrez le montant versé par l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent. Le total de toutes les amendes est affiché dans Total des amendes non perçues.

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.

  • Payer les amendes sélectionnées

    • Cochez les boîtes de sélection des amendes que vous voulez payer, puis cliquez sur Payer la sélection.

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    • Entrez le montant payé en face des amendes.

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.

  • Passer une amende en pertes et profits

    • Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.

    • A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Passer toutes les amendes en pertes et profits

    • Cliquez sur le bouton Tout en pertes et profits.

    • Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.

  • Si vous avez marqué un exemplaire de payé sans faire exprès, vous pouvez annuler cette ligne en cliquant sur “Annuler le paiement” sur la droite de la ligne

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    • Une fois cliqué, une nouvelle ligne est ajouté au compte, montrant le paiement annulé

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Créer des Factures Manuelles

Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.

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  • Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer

    • To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV Authorized Value

    • Important

      The value set as the Authorized Value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the Description and the Authorized Value Description will be used as the amount.

  • Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.

  • Le champ description vous permet de décrire le coût

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Créer des Crédits Manuels

Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.

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  • Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer

  • Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.

  • Le champ description vous permet de décrire le crédit

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Impression des factures

Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.

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Listes de routage

Toutes les listes de routages auxquelles un adhérent appartient sont consultables dans l’onglet “Listes de routage” de sa fiche.

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Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.

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Historique de prêts

The circulation history tab will appear if you have set the IntranetReadingHistory preference to allow it to appear. If you have the OPACPrivacy system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.

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Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.

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Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.

Log des modifications

If you have set your Adhérent to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification Log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the IssueLog and Retour you will see checkins and outs on this screen as well.

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  • Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.

  • Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent

  • L’action vous informera quelle action a été enregistrée

  • Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)

Notifications

The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:

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Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.

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Si le message a le statut Envoyé ou Échec, vous aurez une option pour renvoyer le message à l’utilisateur en cliquant le bouton “Renvoyer” qui se situe sous le statut.

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Statistiques

Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.

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Fichiers

If you set the EnableBorrowerFiles preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.

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Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.

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Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.

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Suggestions d’achat

Si l’adhérent a déjà fait une suggestion d’achat, vous verrez un onglet Suggestions d’achat sur la fiche adhérent.

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De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.

Learn more about Purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.

Quitus adhérent

A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this option on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.

Note

En France, un « quitus » (« quittance ») est nécessaire pour une inscription dans une bibliothèque ou une université).

Note

Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer

Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page

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Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges

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To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record

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Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »

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Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.

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Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF

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Note

You can style the PDF using the NoticeCSS preference.

The patron will have a restriction added to their account

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And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab

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