Liste des contrôle d’implémentation

Ce guide va vous conduire à travers les parties de Koha qu’il vous faut regarder afin de vous préparer à utiliser le système.

Migration de données

Avant de commencer à utiliser Koha, vous aurez besoin d’avoir quelques données. Il est possible de les saisir manuellement mais la plupart des gens ont déjà leurs propres données dans un format électronique quelconque et ont simplement besoin de les reformater pour les importer dans Koha.

  • Create a list of libraries and enter their info and codes into Libraries

  • Définir votre liste de Item types

  • Définissez vos catégories d’adhérent et saisissez les catégories et leurs codes dans Patron categories

  • Saisissez tous les champs d’information supplémentaires que vous utilisez dans votre bibliothèque dans Patron Attributes

    • Nécessite que vous fixiez d’abord la préférence système ExtendedPatronAttributes si vous utilisez des champs personnalisés

  • Définir toutes vos Authorized values

  • Définir facultativement les combinaisons City/State/Postal Code

  • Map your bibliographic data from your legacy system to Koha fields and migrate (remembering to use the collection, shelving, item type and library codes you entered in the above setting areas)

  • Map your patron data from your legacy system to the Koha fields and migrate (remembering to use the patron and library codes you defined above)

  • Testez vos données migrées pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Le test prévoit de:

    • Vérifier quelques-uns de vos titres contenant des signes diacritiques et vous assurer qu’ils ont été correctement migrés.

    • Vérifier les titres de collections et vous assurer que les informations de collections ont été correctement migrées.

    • Vous assurer que les coordonnées des adhérents sont bien remplies et dans les bons champs.

    • Si les données de vos périodiques ont été migrées, rechercher ces notices dans le catalogue et vérifier qu’elles sont correctes.

    • Si les données de vos périodiques ont été migrées, rechercher ces notices dans le module Périodiques et vérifier qu’elles sont correctes.

    • Vérifier les notices MARC et s’assurer que les exemplaires des différents types sont catalogués correctement

    • Vérifier le processus de catalogage pour voir si tous les champs nécessaires sont disponibles

    • Si les pénalités ont été migrés, vérifier si elles s’appliquent correctement

    • Si les réservations ont été migrées, vérifier qu’elles correspondent dans le catalogue et la fiche adhérent

Configuration de l’administration

Pour l’utilisation de votre système Koha, la plupart de ces préférences système n’auront pas besoin d’être modifiées, mais il y en a quelques unes que vous souhaiterez peut-être personnaliser.

  • SI votre bibliothèque utilise l’Authentification CAS, vous devrez paramétrer les différentes CAS system preferences

  • Préférences système Administration

    • KohaAdminEmailAddress : This is the email address that will be used by the system in “from” lines and to send errors to if there is no email set for the branch

    • noItemTypeImages : Vous permet de décider d’afficher les icônes des types de document dans l’interface professionnelle et à l’OPAC

    • delimiter : Cette valeur sera rajoutée entre les champs lorsque vous exportez des données depuis Koha

    • virtualshelves : Vous permet de décider si vous voulez que le personnel et/ou les adhérents puissent utiliser les listes dans Koha

    • AutoLocation : Nécessite que les personnels qui s’identifient dans l’interface professionnelle le fassent depuis une plage d’adresses IP spécifique

    • IndependentBranches : Empêche les bibliothécaires de modifier des contenus qui appartiennent à d’autres sites

  • Parcourez les Log System Preferences et décidez de quelles actions vous souhaitez garder la trace dans les logs

  • Décidez si vous partagez les informations de votre bibliothèque avec la communauté Koha en paramétrant les Sharing system preferences.

  • Décidez quels cron jobs vous souhaitez exécuter et quand.

Configuration de localisation

Koha est utilisé dans le monde entier, c’est pourquoi vous devez vérifier que vous avez paramétré vos préférences système de localisation afin que les options de votre localisation/langue s’appliquent partout dans votre Koha.

  • Préférences système Localisation/Internationalisation

    • Formats de date : : Permet de décider comment les dates vont s’afficher dans Koha

    • Permettre : Permet de décider si les adhérents peuvent choisir la langue de l’OPAC

      • Langues : Permet de décider parmi quelles langues les adhérents peuvent choisir

    • Langues : Permet de décider quelles langues s’affichent dans l’interface professionnelle

    • ref:CalendarFirstDayOfWeek : Permet de définir le premier jour de la semaine

Configuration de la Circulation

Avant de commencer le prêt de documents, vous devez paramétrer vos règles et préférences système pour la circulation.

  • Définissez vos Circulation/Fine rules

  • Saisissez les days your library is closed pour le calcul des pénalités et des dates de retour

  • Préférences système pour la Circulation

    • CircControl : Permet de définir si les règles de circulation sont basées sur la localisation de l’exemplaire, sur le site de rattachement de l’adhérent ou sur le site dans lequel a lieu la transaction

    • useDaysMode : Permet de définir comment les dates de retour sont calculées

    • finesCalendar : Permet de définir comment les pénalités sont calculées (pour tous les jours de retard ou seulement pour les jours où la bibliothèque est ouverte)

    • SpecifyDueDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à outrepasser les dates de retour lors du prêt

    • SpecifyReturnDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à spécifier une date de retour arbitraire lors du prêt

    • itemBarcodeFallbackSearch : Permet de décider si vous autorisez le personnel à enregistrer les prêts en utilisant la recherche par mot-clef (titre, numéro de cote, etc)

    • AutomaticItemReturn : Permet de décider si les documents sont renvoyés au site propriétaire lors de leur retour

    • . : Permet de décider comment les retours du jour s’affichent dans la fiche adhérent

    • . : Permet de décider comment les documents retournés les jours précédents s’affichent dans la fiche adhérent

    • noissuescharge : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de prêts ne soient bloqués

    • ReturnBeforeExpiry : Permet de décider si la date de retour des documents doit être antérieure à la date d’expiration du compte de l’adhérent

    • AllowHoldsOnDamagedItems : Permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations sur des exemplaires signalés comme endommagés

      • AllowHoldPolicyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les paramétrages ci-dessus lors du prêt

    • Réserves : Permet de décider combien de documents un adhérent peut réserver au maximum

      • AllowHoldPolicyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les paramétrages ci-dessus lors du prêt

    • maxoutstanding : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de réservation soit bloqués

      • AllowHoldPolicyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les paramétrages ci-dessus lors du prêt

    • jours. : Permet de définir le nombre de jours avant qu’une réservation n’expire

    • WebBasedSelfCheck : Permet de décider si vous voulez utiliser le système de prêt en self-service en ligne

    • AllowNotForLoanOverride : Decide if you want the staff to be able to checkout items marked as “not for loan”

    • AllowRenewalLimitOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser la limite du nombre de renouvellements

    • AllowFineOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les limites définies pour les amendes

    • AllowTooManyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à prêter des exemplaires au-delà du nombre maximal de prêts autorisés

    • RenewalPeriodBase : Permet de décider à partir de quelle date sont calculés les renouvellements

    • finesMode : Basculez sur “Calculer et Faire payer” si vous faites payer des amendes

    • OverdueNoticeBcc : Si vous souhaitez recevoir une copie pour chaque notification de retard envoyée, saisissez votre adresse mail ici

    • Envoyer : Permet de décider si vous souhaitez recevoir un e-mail chaque fois qu’une réservation est faite

    • Contrôler la bibliothèque : Decide which branch’s hold rules are considered first

    • soundon : Permet de décider si vous voulez avoir des sons lors des transactions de prêt

    • Overdrive : If you have a large amount of overdues, you might want to turn this preference on so as to allow you to filter before results appear

    • Bouton effacer l’écran : Si beaucoup de membres du personnel partagent le même ordinateur pour le prêt, vous pouvez activer cette préférence système afin qu’ils puissent effacer l’écran entre les transactions de prêts et ainsi protéger les données personnelles des adhérents

    • CircAutoPrintQuickSlip : Permet de décider de la réaction de Koha lorsque vous scannez un code à barres vierge sur l’écran de prêt

    • Réactiver les réservations and/or Réactiver les réservations : Permet de décider si vous autorisez les adhérents et/ou le personnel à suspendre les réservations

      • ref:AutoResumeSuspendedHolds : Si vous autorisez la suspension des réservations, décidez si vous voulez qu’elles reprennent automatiquement à la date saisie par le personnel et/ou l’adhérent

    • OnSiteCheckouts : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à emprunter des exemplaires pour un usage sur place au sein de la bibliothèque

    • Enregistre : Paramétrez cette préférence système pour enregistrer une utilisation sur place des documents lorsque vous les retournez

  • Personnalisez vos Notifications & Tickets

  • Définissez vos Overdue Notice Triggers

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration des adhérents

Vous avez déjà importé les données des adhérents depuis l’ancien système, mais il y a beaucoup d’options disponibles pour vous quant aux adhérents et leurs comptes.

  • Saisissez les staff members as patrons

  • Préférences système des adhérents

    • AutoMemberNum : Permet de décider si les codes à barre des adhérents sont auto-générés ou si vous les saisissez vous-même

    • MaxFine : Détermine le montant maximum des amendes

    • NotifyBorrowerDeparture : Permet de d’avertir le personnel que le compte de l’adhérent est sur le point d’expirer

    • IntranetReadingHistory : Permet de décider si le personnel peut voir l’historique de lecture/des emprunts de l’adhérent

    • BorrowerMandatoryField : Liste les champs obligatoires que vous voulez voir apparaître sur le formulaire d’ajout/modification de l’adhérent

    • BorrowersTitles : Ajoute ou modifie la civilité des adhérents

    • BorrowerRelationship : Ajoute ou modifie les relations entre les adhérents (un adulte pour un enfant et un professionnel pour une organisation)

    • AutoEmailPrimaryAddress : Détermine si les adhérents reçoivent un courriel confirmant la création de leur compte

    • EnhancedMessagingPreferences : Decide if staff can choose from a series of notices (other than overdues) for patrons

    • EnhancedMessagingPreferencesOPAC: Permet de décider si les adhérents peuvent sélectionner les notifications (autres que les avis de retard) qu’ils reçoivent

    • ref:patronimages : Permet de décider si vous voulez enregistrer les photos des adhérents dans votre système

    • ExtendedPatronAttributes : Permet de décider si vous voulez autoriser l’utilisation de champs personnalisés pour les adhérents

    • MinPasswordLength : Saisissez le nombre minimum de caractères pour les mots de passe

    • BorrowerUnwantedField : Permet de décider quels champs votre bibliothèque sont inutiles dans le formulaire de création d’un adhérent

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration du catalogage

Avant de commencer à cataloguer dans Koha, il vous faut paramétrer vos préférences système et certaines règles.

  • Définissez vos modèles de catalogage également connus sous le nom de MARC Bibliographic Frameworks

  • Définissez toutes les authorized values que vous souhaitez utiliser en catalogage

  • Paramétrez les custom classification sources (si vous en utilisez d’autres que celles par défaut)

  • Paramétrez les MARC matching rules pour importer des notices depuis des fichiers mrc ou depuis Z39.50

  • Paramétrez les:ref:Koha to Keyword mapping <keywords-to-marc-mapping-label> pour décider de la manière dont les champs MARC sont affichés à l’écran (encore en beta - seulement un champ)

  • Paramétrez les Z39.50 targets que vous voulez pour le catalogage (et les acquisitions)

  • Préférences système pour le catalogage

    • URLLinkText : Saisissez le texte à afficher lorsque les champs 856 n’ont pas d’étiquettes pré-définies

    • hide_marc : Si vous n’êtes pas familier avec le langage MARC, vous pouvez masquer le numéro des champs MARC

    • LabelMARCView : Permet de choisir comment les champs dupliqués apparaissent dans l’éditeur MARC

    • DefaultClassificationSource : Permet de choisir la source de classification par défaut de votre bibliothèque

    • advancedMARCeditor : Permet de décider s’il faut afficher les étiquettes dans l’éditeur MARC

    • marcflavour : Permet de choisir votre format MARC

    • ref:itemcallnumber : Permet de saisir les champs et sous-champs où se trouve la cote

    • MARCOrgCode : Enter your MARC Organizational Code (not the same as your OCLC number)

    • autoBarcode : Permet de décider si Koha génère les codes-barres d’exemplaires automatiquement

    • OpacSuppression : Permet de décider si vous voulez cacher les documents marqués comme supprimés dans les résultats de recherche à l’OPAC.

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration des autorités

Koha peut réaliser le suivi des notices d’autorité ainsi que les liens avec les notices bibliographiques. Avant d’utiliser les autorités, vous devez configurer plusieurs préférences système.

  • Paramétrez les Authority Frameworks, autrement dit les modèles

  • Préférences système pour les autorités

    • BiblioAddsAuthorities : Permet de décider si Koha crée des autorités lors de l’édition d’une notice bibliographique

    • dontmerge : Permet de décider si Koha modifie les notices bibliographiques lorsque les notices d’autorité liées sont modifiées

    • AutoCreateAuthorities : Permet de décider quand les autorités sont crées

    • ref:LinkerModule : Permet de décider quelle correspondance le créateur de liens d’autorités devra utiliser

    • LinkerOptions : Permet de décider si le créateur de liens d’autorités doit être générique ou plus spécifique

    • Recréer : Permet de décider si vous autorisez les liens vers les autorités pendant le catalogage

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration de le recherche

Il y a plusieurs préférences système liées à la recherche. Il est recommandé de ne pas effectuer trop de changements sur ces préférences système puisque elles sont paramétrées pour vous permettre d’obtenir les résultats les plus pertinents possibles. Si vous souhaitez changer la manière dont Koha gère la recherche par défaut, consultez l’onglet Searching system preferences tab.

  • Paramétrez vos cron jobs

  • Préférences système pour la recherche

    • Recherche avancée : Decide which authorized value fields you want patrons and staff to be able to limit their advanced searches by

    • Recherche avancée : Permet de décider à quelles langues vous souhaitez que les adhérents et le personnel puissent limiter leur recherche

    • UseAuthoritiesForTracings : Permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC

    • Montrer : Decide whether to show facet counts on search results

Configuration de l’OPAC

Il y a diverses façons de personnaliser votre OPAC dans Koha.

  • Choisissez l’apparence de votre OPAC et le contenu que vous souhaitez sur la page principale

  • Créez une feuille de style propre à votre bibliothèque en utilisant CSS

    • Important

      Ne modifiez pas les fichiers CSS par défaut, créez-en un nouveau. De cette manière, le système peut toujours recourir aux feuilles CSS originales.

  • Créez une feuille de style XSLT personnalisée pour changer la manière dont les résultats de recherche et les notices bibliographiques apparaissent dans l’OPAC.

  • Préférences système pour l’OPAC

    • OPACBaseURL : Saisissez l’url de votre bibliothèque

    • opacuserlogin : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à se connecter à leur compte à l’OPAC pour accéder aux fonctions personnalisées (la recherche sera autorisée sans connexion)

      • ref:RequestOnOpac : Permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations via l’OPAC

      • OpacPasswordChange : Permet de décider si les adhérents peuvent changer leur mot de passe (n’autorisez pas cela si vous utilisez LDAP)

      • OpacRenewalAllowed : Décide si les adhérents peuvent renouveler eux-même leurs emprunts via l’OPAC

      • OpacReadingHistory : Permet de décider si les adhérents peuvent voir leur historique de lecture / de prêts via l’OPAC

      • ReviewsOn : Decide if you want to allow patrons to comment on bib records via the OPAC

      • OpacStarRatings : Decide if patrons can leave star ratings

      • virtualshelves : Permet de décider si les adhérents sont autorisés à créer des listes

      • OpacAllowPublicListCreation : Si les adhérents peuvent créer des listes, permet de décider s’ils sont autorisés à créer des listes publiques

      • Suggestion : Permet de décider si les adhérents sont autorisés à soumettre des suggestions d’achat à l’OPAC

      • OPACViewOthersSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à voir les suggestions d’achat soumises par d’autres adhérents

    • OPACBookBag : Permet de décider si les adhérents peuvent sauvegarder des documents dans leur panier

    • AnonSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents qui ne sont pas connectés à faire des suggestions d’achat

    • LibraryName : Saisissez le nom de votre bibliothèque pour qu’il s’affiche dans le champ <title> en haut de l’OPAC

    • opaccredits : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra dans le pied de page de tout l’OPAC

    • OpacMainUserBlock : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra au centre de la page principale de l’OPAC

    • OpacNav : Enter HTML that will appear to the left on the main OPAC page

    • OpacNavBottom : Enter HTML that will appear below OpacNav

    • OpacNavRight : Enter HTML that will appear below the login box on the right

    • OPACHeader : Enter the HTML that will appear above the search box on the OPAC

    • Pas de réponse ! : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra lorsqu’aucun résultat n’est trouvé pour une recherche

    • OPACResultsSidebar : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra sous les facettes des résultats de recherche

    • OPACMySummaryHTML : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra à droite du résumé de circulation de l’OPAC

    • Personnalisez vos feuilles de style:

      • OPACUserCSS : Enter any additional fields you want to define styles for

      • opaclayoutstylesheet : Permet de pointer vers un fichier CSS sur votre serveur Koha

    • OpacHighlightedWords : Permet de décider si vous voulez que les termes recherchés soient surlignés dans la page des résultats

    • HideLostItems : Permet de décider si vous voulez afficher les documents signalés comme perdus

    • BiblioDefaultView : Permet de décider quelle vue par défaut vous souhaitez pour les notices bibliographiques à l’OPAC

    • OPACShelfBrowser : Permet de décider si vous voulez activer la fonction de parcours des étagères

    • OPACURLOpenInNewWindow : Decide if URLs clicked in the OPAC are opened in a new window

    • SearchMyLibraryFirst : If you have a multi-branch system decide if you want patrons to search their library first

    • OpacAuthorities : Decide if you want patrons to be able to search your authority file

    • OpacBrowser : Decide if you want patrons to browse your authority file (French libraries only)

    • OPACSearchForTitleIn : Choose which libraries you want patrons to be able to re-run their search in

    • OpacAddMastheadLibraryPulldown : If you’re a multi-branch system you can add a pull down to the search bar for patrons to search which library to search

    • EnableOpacSearchHistory : Decide if you want the system to keep a search history

  • Paramétrez vos cron jobs

Régions de l’OPAC modifiables

En utilisant les préférences système de l’OPAC, vous pouvez personnaliser plusieurs régions. Le graphique suivant définit quelles préférences système mettre à jour pour chaque région du thème Bootstrap.

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Configuration du contenu enrichi

Koha vous autorise à ajouter du contenu provenant de sources extérieures pour enrichir vos notices bibliographiques. Tout ce contenu peut être activé et désactivé en utilisant les préférences système du contenu enrichi.

  • FRBR/Éditions

    • Si vous souhaitez que votre OPAC et/ou votre interface professionnelle s’affichent dans un onglet “Editions” dans la notice bibliographique, vous devrez activer l’un ou l’autre dans les préférences système ainsi qu’un ou les deux services ISBN (XISBN et ThingISBN).

  • :ref:`Amazon <amazon-label> : Ce service est gratuit, il faut simplement s’inscrire sur le site http://aws.amazon.com

    • Si vous utilisez les préférences système Amazon, vous pouvez choisir d’afficher les images de couverture d’Amazon.

  • Babelthèque

    • Ceci est un service payant. Contactez Babelthèque pour pouvoir activer ce contenu dans l’OPAC.

  • Baker and Taylor

    • Il s’agit d’un service payant. Contactez Baker &amp; Taylor pour avoir les informations nécessaires au paramétrage de ces préférences système.

  • HTML5 Media

    • Cela autorise les bibliothèques à intégrer le média streaming dans leur catalogue

  • Google

    • Ce service est gratuit et ne requiert pas d’inscription. Activez simplement GoogleJackets et cela fonctionnera.

  • I Deam Books

    • C’est un service gratuit qui compile tous les commentaires provenant de différentes sources sur les titres les plus populaires.

  • LibraryThing

    • Avec l’exception de ThingISBN, il vous faudra contacter LibraryThing pour l’inclure dans vos préférences sytème

    • En activant ThingISBN, cela aidera à remplir l’onglet “Editions” dans l’affichage de la notice bibliographique seulement si vous avez activé FRBR.

  • Novelist

    • Ceci est un service payant d’Ebsco. Contactez Ebsco pour l’inclure dans vos préférences système

  • OCLC

    • XISBN est utilisé pour remplir l’onglet “Editions” dans l’affichage de la notice bibliographique si vous avez activé FRBR. Ce service est gratuit mais il y a une limitation de 999 requêtes par jour.

  • Open Library:

    • Le projet Open Library est un logiciel ouvert qui fourni des images de couverture (dans le futur contenu supplémentaire)

  • Overdrive

    • C’est un service payant auquel les bibliothèques peuvent souscrire pour le contenu de livres électroniques. Si la bibliothèque s’abonne à Overdrive, elle peut intégrer le contenu dans Koha gratuitement.

  • Syndetics

    • C’est un service payant de Syndetics pour ajouter du contenu à vos notices bibliographiques. Contactez Syndetics pour l’inclure dans vos préférences système.

  • Mots-clés

    • Choisissez si vous souhaitez autoriser les adhérents à ajouter des tags aux notices.

Configuration des acquisitions

Avant de faire des acquisitions dans Koha, vous devrez d’abord en définir certaines par défaut.

Configuration des périodiques

Avant d’utiliser le module Périodiques, il y a quelques options à paramétrer d’abord.

  • Préférences système des périodiques

    • Ajouter : Decide if you want renewing serials to add a suggestion for easy purchasing

    • Renouvellement des abonnements des périodiques : Permet de décider si vous voulez utiliser la liste de routage dans le module Périodiques

    • Réserver : Permet de décider si les réservations peuvent être faites sur des périodiques qui figurent sur une liste de routage

  • Préférences système pour le catalogage

    • Montrer à l’interface pro les : Permet de décider combien de fascicules nouvellement parus peuvent s’afficher dans l’interface professionnelle

    • Montrer à l’OPAC les : Permet de décider combien de fascicules nouvellement parus peuvent s’afficher dans l’OPAC

    • ref:SubscriptionHistory : Permet de décider comment vous souhaitez que les informations d’abonnement s’affichent dans l’OPAC

Gestion de la mise en ligne

Une fois tous vos paramétres réglés, vous devrez vous préparer à faire fonctionner votre système:

  • Voyez si vous avez besoin d’une formation donnée par un prestataire extérieur, ou si le personnel peut se former lui-même.

  • Assurez-vous qu’il y ait des temps mis en place pour que le personnel pratique la base de test du système et se familiarise avec

  • S’il doit y avoir une migration, voyez avec votre ancien prestataire pour extraire les données avant d’effectuer cette migration

  • Come up with URLs for your new Koha OPAC & Staff Client

  • Si vous hébergez votre propre système, assurez-vous d’avoir un plan de secours de sauvegarde