Catalogage

Avant de commencer à cataloguer dans Koha, vous devez effectuer des réglages de base. Reportez vous à la documentation Liste de contrôle d’implémentation pour avoir la liste complète de ces réglages. Vous devez absolument vérifier que vos ref:grilles de catalogage MARC sont toutes définies selon vos besoins. Une fois dans le module de catalogage, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer de champs ni de sous-champs. Vos grilles doivent donc être prêtes avant de commencer à cataloguer.

You can also use OCLC Connexion to send records directly in to Koha. For more information on that please review the OCLC Connexion Gateway setup Appendix.

  • Get there: More > Cataloging

Bibliographic records

In Koha the bibliographic record contains the main information related to the material. This includes things like the title, author, ISBN, etc. This information is stored in Koha in Marc (different flavors of Marc are supported in Koha). Once this information is saved, item records can be attached.

Adding records

Les notices sont ajoutées à Koha par saisie originale ou par catalogage dérivé. Vous pouvez optez pour l’interface de catalogage de base, ou avancée, pour l’ensemble de votre travail

Si vous voulez cataloguer une nouvelle notice en utilisant l’éditeur de catalogage de base

  • Click “New record”

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    • Choisissez la grille sur laquelle vous voulez baser votre notice

Si vous voulez cataloguer une nouvelle notice en utilisant l’éditeur de catalogage avancée

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Si vous voulez cataloguer une notice dérivant de la notice existante d’une autre bibliothèque avec le dernier éditeur que vous avez utilisé (base ou avancé)

  • Cliquer sur “Dériver une nouvelle notice via Z39.50”

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    • Cherchez la notice que vous voulez cataloguer

      • Note

        Si aucun résultat n’est trouvé, ciblez votre recherche Z39.50 dans moins de champs et non sur tous.

    • Search targets can be altered by using the Z39.50 Admin area.

    • From the results” “Action” button you can view the MARC or Card view for the record or choose to import it into Koha

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      • Si vous ne trouvez pas le titre que vous recherchez dans le résultat d’une requête Z.39.50, cliquez sur “Essayer une autre recherche” dans le coin inférieur gauche de la page

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Basic editor cataloging

Quand vous ouvrez une grille vide ou que vous importez une notice via Z39.50, un formulaire s’affichera dans lequel vous pouvez poursuivre le catalogage

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  • If you would rather not see the MARC tag numbers you can change the value in your hide_marc system preference or each user can check the box next to “Show tags” found under “Settings”.

  • Pour replier ou développer un champ, cliquez sur son numéro (ou sa description).

  • To get help from the Library of Congress on a MARC tag click the question mark (?) to the right of each field number

    • It is possible to change the source of the MARC documentation using the MARCFieldDocURL system preference

    • Si vous considérez que cette information est inutile, vous pouvez désactiver cette option en cliquant sur “Montrer les liens vers la documentation MARC” en haut de la grille

  • Sometimes fields may not be editable due to the value in your BiblioAddsAuthorities system preference. If you have this preference set to not allow catalogers to type in fields controlled by authorities you may see a lock symbol to the left of the field.

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    • Si cette icône apparaît, vous devez cliquez dessus afin de lancer une recherche d’une autorité existante.

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    • Dans la liste des résultats, cliquez sur Choisir autorité afin de la reporter dans votre notice bibliographique.

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  • Pour dupliquer un champ cliquez sur l’icône “répéter ce champ” à gauche

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    • Pour positionner les sous-champs correctement, cliquez sur la flèche « vers le haut » à gauche du sous-champ

    • Pour dupliquer un sous-champ, cliquez sur l’icône de clonage à droite du champ.

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    • Pour supprimer un sous-champ (s’il y en a plus d’un du même type, cliquez sur le signe moins qui se trouve à droit du champ.

  • To use a plugin click on the icon to the right of the field

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    • Certains champs fixes ont des éditeurs qui changeront selon le type de document que vous êtes en train de cataloguer (par exemple les champs 006 et 008)

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  • Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton “Enregistrer” en haut et choisissez d’enregistrer ou de visualiser la notice bibliographique que vous venez de créer. Vous pouvez aussi continuer d’ajouter/modifier les exemplaires associés à la notice

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    • Cliquer sur “Enregistrer et voir la notice” affichera directement la notice que vous venez de cataloguer

    • Cliquer sur “Enregistrer et ajouter des exemplaires” vous affichera le formulaire d’ajout/modification après l’enregistrement de la notice bibliographique à laquelle vous pouvez associer des exemplaires

    • Choosing “Save and continue editing” will allow you to save your work so far and keep you in the editor to continue working

  • Si vous êtes sur le point d’ajouter une notice en doublon à votre catalogue, le système vous le signale.

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Advanced editor cataloging

In order to use the Advanced cataloging editor you need to enable the EnableAdvancedCatalogingEditor preference.

Note

This feature does not currently include any support for UNIMARC or NORMARC fixed fields.

In the advanced editor once you’ve opened a blank framework or imported a record via Z39.50 you will be presented with the form to continue cataloging

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Vous pouvez faire des recherches Z39.50 en utilisant la zone de recherche sur la gauche

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De ces résultats Z39.50, vous pouvez voir la notice MARC en cliquant sur le lien qui est sur la droite.

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Cliquer sur « Import » lance la notice dans l’éditeur pour y apporter des modifications

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Note

Quand vous ajoutez un nouveau champs dans l’éditeur avancé, vous devez saisir un tiret-bas dans le cas d’un indicateur vide, et entourer les indicateurs d’espaces.

Note

Vous devez insérer un espace avant le premier délimiteur de sous-zone, mais pas avant ou après les autres délimiteurs de sous-zone dans le champs.

Au bas du mode édition vous pouvez voir l’aide de la Bibliothèque du Congrès concernant le champ en cours. Dans le cas où un de vos champs MARC est invalide, il sera surligné en rouge. Pour éditer les notices uniquement à partir du clavier, la touche des raccourcis clavier vous présente les combinaisons nécessaires

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Advanced cataloging keyboard shortcuts

Les raccourcis clavier suivants peuvent être utilisés dans le module de catalogage avancé pour gagner du temps et des clics.

Raccourci

Comportement

Alt-C

Insert copyright symbol (©)

Alt-P

Insert copyright symbol (℗) (sound recordings)

Ctrl+D

Insérer un séparateur

Ctrl+H

Obtenir de l’aide sur le sous-champ actuel

Ctrl-Shift-L

Link field to authorities

Ctrl+S

Enregistrer la notice

Ctrl+X

Supprimer ce champ

Ctrl+Maj+X

Supprimer le sous-champ

Entrer

Nouveau champ sur la ligne suivante

Maj-Entrée

Insérer un saut de ligne

Onglet

Passez à la page suivante

Maj-Tab

Retour à la position précédente

Macros in advanced cataloging

Pour enregistrer une nouvelle macro :

  • Select the « Macros… » button

  • Une fenêtre apparaîtra. Dans cette fenêtre, sélectionnez « Nouvelle macro… », saisissez le nom de la nouvelle macro dans la boîte correspondante, puis cliquez sur OK.

  • Maintenant, cliquez a la droite du petit chiffre 1, et saisissez votre première ligne de macro. Pour obtenir plusieurs lignes, par-exemple pour une macro multi-champs, saisissez la touche « Retour », et ainsi une ligne portant le chiffre 2 apparaîtra. Sur cette ligne, saisissez la deuxième ligne/le deuxième champs, etc.

  • Vos macros seront automatiquement sauvegardées. Quand vous aurez terminé, cliquez sur le « x » pour fermer la fenêtre, ou sélectionnez une macro de la notice courante, ou sélectionnez une autre macro.

Pour modifier une macro existante:

  • Select the « Macros… » button

  • A window will pop up. In this window, select the macro that you wish to edit & make your changes.

  • Vos travaux seront automatiquement sauvegardés, ainsi quand vous aurez terminé, cliquez sur le « x » pour fermer la fenêtre, ou sélectionnez une macro de la notice courante, ou sélectionnez un autre macro.

La syntaxe de base du langage macro :

  • new 500=‡aÉdité avec Rancor

    • Créera une nouvelle zone 500 avec une sous-zone ‡a, et y inscrira « Édité avec Rancor »

  • 245c= par J.K. Rowling

    • Inscrit au premier sous-champs ‡c du champs MARC 245 :  » par J.K. Rowling » , le créant si nécessaire.

  • 082a={084a}

    • Assigne le contenu du sous-champs ‡a du premier code 082 (créant le sous-champs si nécessaire) au même contenu que la première sous-zone 084‡a.

  • indicators=_1

    • Sets the indicators of the last mentioned tag (in this case, 082) to « _ » and « 1 ».

  • new 090a=Z674.75.W67

    • Créez une nouvelle sous-zone ‡a dans le premier 090 (seulement si ce champs existe déjà) et inscrivez Z674.75.W67.

  • new 090a at end=Z674.75.W67

    • Tel que précédemment

  • new 245b after a= a tale of might and magic /

    • Crée un nouveau ‡b après le premier sous-champs ‡a et inscrit  » a tale of might and magic / ».

  • delete 245b

    • Efface le contenu du premier sous-champs ‡b du premier 245

Adding analytic records

Certaines bibliothèques proposent aux usagers l’accès à des articles de journaux, de périodiques, des extraits de monographies, grâce au catalogage analytique. Le catalogage analytique crée des notices bibliographiques distinctes pour les articles, les chapitres, paragraphes, etc. inclus dans des volumes entiers comme un livre, journal, périodique. Dans le catalogage analytique, bien que la notice bibliographique soit créée séparément pour son titre, elle n’est pas physiquement séparée de son exemplaire de base. Pour en savoir plus sur le catalogage analytique, consultez le Chapitre 13 de AACR2.

If you would like to catalog analytic records there are two options. One is to use the Easy analytics funtion; the other is the Analytics enhanced workflow.

Easy analytics

The easy analytics feature makes linking analytic records together easier. The first thing you need to do is set the EasyAnalyticalRecords preference to “Display” and the UseControlNumber preference to “Don’t use.”

After cataloging your analytic record (see Adding records for more on creating records) click “Edit” from the normal view and choose to “Link to host item”

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Il vous sera demandé d’entrer le code à barres de l’exemplaire lié à cette notice.

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Après avoir scanné le code à barres de l’exemplaire et cliqué “Sélectionner” vous recevrez un message de confirmation.

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La notice aura maintenant un champ 773 (en MARC21) rempli pour compléter le liens.

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To view all of the items tied to the host record, do a search for the record, click the “Analytics” tab on the left and the analytics tied to each barcode will be shown under the “Used in” column.

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Note

It is also possible to create analytic records from this screen by clicking on “Create analytics”

You can also see the analytics attached to this record by clicking the “Show analytic” link towards the top of the record in the normal view.

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When looking at the analytic record you will also see a link to the host item under the “Host records” column in the holdings table when viewing the “Analytics” tab.

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Analytics enhanced workflow

To use the enhanced workflow method of adding analytics, the first thing you need to do is set the EasyAnalyticalRecords preference to “Don’t display” and the UseControlNumber preference to “Use.”

After cataloging your original record (see Adding records for more on creating records) click “New” from the normal view and choose to “New child record.”

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Cela ouvrira une nouvelle notice vierge à cataloguer. La notice vierge aura seulement le champ 773 rempli correctement pour compléter le lien qui enregistrera la notice.

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To view all of the items tied to the host record, do a search for the record, click the “Analytics” tab on the left and the analytics tied to each barcode will be shown under the “Used in” column.

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You can also see the analytics attached to this record by clicking the “Show analytic” link towards the top of the record in the normal view.

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When looking at the analytic record you will also see a link to the host item under the “Host records” column in the holdings table when viewing the “Analytics” tab.

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Editing analytics

Si vous avez lié une notice de dépouillement à une mauvaise notice, vous pouvez défaire ce lien en éditant la notice de dépouillement (et non pas la notice hôte). Pour ce faire, allez sur la notice analytique et cliquez sur le bouton “Modifier les exemplaires”. À gauche de chaque exemplaire, vous verrez deux options.

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  • Clicking “Edit in host” will allow you to edit the item on the host record.

  • Cliquer sur “Délier” supprimera la zone 773 (en MARC21) et le lien entre la notice de dépouillement et la notice hôte.

Editing records

To edit a record you can click the “Actions” button and choose “Edit biblio” from the search results on the cataloging search page

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ou allez directement sur la notice bibliographique, cliquez sur le bouton “Modifier” et choisissez “Modifier la notice”

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La notice s’ouvrira dans l’éditeur MARC

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The alternative is to search via Z39.50 to overlay your record with a fuller record found at another library. You can do this by choosing “Replace record via Z39.50/SRU” from the “Edit” menu.

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Once you choose that, you will be brought to a Z39.50 search window to search other libraries for the record in question.

Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

You can also use the edit menu to add your own custom cover image if you have either OPACLocalCoverImages and/or LocalCoverImages set to “Display” by choosing “Upload image” from the menu.

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Choosing “Upload image” will take you to the Upload Local Cover Image Tool.

Duplicating records

Sometimes a copy of the record you need to catalog can’t be found via Z39.50. In these cases you can create a duplicate of similar record and edit the necessary pieces to create a new record. To duplicate an existing record click “Edit as new (duplicate)” from the “Edit” menu on the bibliographic record.

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This will open a new MARC record with the fields filled in with the values from the original bibliographic record.

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Attaching files to records

Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des fichiers dans Koha avec peu de paramétrages.

  • You will need to ask your system administrator to set the “upload_path” config variable to point to where the files will be stored

    • You can see if your upload path is set correctly by visiting About Koha > System information. If there is an error you will see it there.

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  • You will want to be sure that your OPACBaseURL system preference is set appropriately

  • You will want to add the upload.pl plugin to the 856$u subfield in one (or multiple) of your frameworks

Once you are all set up you can continue with cataloging as regular. You will see a plugin icon next to the 856$u that will open up the upload and/or search window

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From this menu you can click browse to find a file and attach it, or you can search files you have uploaded previously using the search box. From the search results you can choose which file to attach.

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Une fois choisi, le fichier apparaît en tant que lien dans la notice MARC et dans l’affichage en détail.

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Note

If the file is a PDF, it will be opened directly in the user’s browser whereas if the file is an image or another type of file, the user will be prompted to download it.

Merging records

Pour fusionner des notices bibliographiques, vous devrez d’abord aller dans le module de catalogage et faire une recherche.

Si vous trouvez des doublons dans les résultats de la recherche, vous pouvez cocher les cases à côté des notices et cliquer sur le bouton « Fusionner les notices sélectionnées » en haut des résultats.

Une fois les notices sélectionnées, cliquez sur le bouton “Fusionner les notices sélectionnées” en haut de la liste. Il vous sera demandé laquelle des deux notices vous souhaitez garder comme notice principale et laquelle sera supprimée après la fusion. Si les notices ont été créées avec différentes grilles de catalogage, Koha vous demandera également à quelle grille la nouvelle notice fusionnée sera rattachée.

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Les deux notices vous seront présentées dans des onglets distincts (étiquetés avec le numéro de la notice). Tous les champs de la première notice sont sélectionnés par défaut. Désélectionnez les champs que vous ne voulez pas conserver. Puis dans le second onglet, choisissez les champs que vous voulez dans la notice finale.

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Si vous essayez d’ajouter deux fois un champs qui n’est pas répétable (comme le champ 200 à la fois de la notice 1 et de la 2), vous obtiendrez un message d’erreur

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Sous les notices que vous êtes en train de fusionner, vous verrez la ligne « Zones à afficher dans le rapport ». Celle-ci vous permet de choisir quels champs MARC vous verrez apparaître sur la page de confirmation de fusion.

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Si vous ne saisissez rien dans cette zone, vous recevrez une confirmation avec des nombres seulement

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If you enter fields you will see those on the confirmation page (you can set defaults with the MergeReportFields preference)

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Une fois les sélections effectuées, cliquez sur le bouton “Fusionner” (merge). La notice principale contiendra maintenant les données choisies ainsi que les exemplaires des deux notices bibliographiques. La deuxième notice sera supprimée.

Important

Il est important que Zebra se ré-indexe immédiatement après une fusion de notices. Si vous faites une recherche de notice qui a été supprimée, Koha affichera aux adhérents une erreur sur l’OPAC.

Note

If you would like you can also use the Listes tool for merging records together. Learn more here.

Deleting records

Pour supprimer une notice bibliographique, cliquer sur le bouton “Modifier” et sélectionnez “Supprimer la notice”

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Bibliographic records can only be deleted once all items have been deleted. If you try to delete a bibliographic record with items still attached you will see that the delete option is grayed out.

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Item records

Chaque notice bibliographique Koha peut avoir un ou plusieurs exemplaires rattachés. Chaque exemplaire contient des informations de la copie physique que possède la bibliothèque.

Adding items

After saving a new bibliographic record, you will be redirected to a blank item record so that you can attach an item to the bibliographic record. You can also click “Add/Edit items” from the cataloging search results

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or you can add new item at any time by clicking “New” on the bibliographic record and choosing “New item”

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Le formulaire de modification de l’exemplaire va s’afficher:

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Au strict minimum, si vous prévoyez de faire des prêts, les champs suivants devraient être entrés pour les exemplaires :

  • 2 - Source de classification

  • a - Localisation permanente

  • b- Site actuel

  • o - Cote complète

    • If you’d like you can use the call number browser plugin for this field. If it’s enabled you’ll see a … to the right of the field. When clicked that will open a call number browser window if the row is highlighted in Red then the call number is in use, if there is a thin Green line instead then the call number can be used.

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  • p - Code à barres

  • v- Coût, prix de remplacement

    • Lorsqu’un document a été déclaré comme étant “Perdu”, le prix de remplacement du document sera facturé aux adhérents

  • y- type de document Koha

To make sure that these values are filled in you can mark them as mandatory in the framework you’re using and then they will appear in red with a “required” label. The item will not save until the required fields are filled in.

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Note

To make item subfields required in a framework you’ll want to edit the 952 field in the framework editor.

Sous le formulaire d’ajout, il y a trois boutons pour ajouter l’exemplaire.

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  • “Add item” will add just the one item

  • “Add & duplicate” will add the item and fill in a new form with the same values for you to alter

  • “Add multiple items” will ask how many items and will then add that number of items adding +1 to the barcode so each barcode is unique

Les exemplaires ajoutés apparaîtront au-dessus du formulaire d’ajout

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Vos exemplaires seront également affichés sous la notice bibliographique sur la page d’affichage détaillé.

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If you have SpineLabelShowPrintOnBibDetails set to “Display” then there will also be a link to print a quick spine label next to each item.

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Vous pouvez aussi filtrer le contenu du tableau en cliquant sur le lien “Activer les filtres”. Il affichera alors une rangée en haut où vous pourrez filtrer les résultats dans la colonne que vous souhaitez.

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Editing items

Les exemplaires peuvent être modifiés de plusieurs façons.

  • Clicking “Edit” and “Edit items” from the bibliographic record

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    Ceci ouvrira une liste d’exemplaires, où vous pourrez cliquer sur le bouton “Action” a la gauche de l’exemplaire spécifique que vous voulez éditer, et choisissez “Éditer”

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  • Clicking “Edit items” beside the item on the “Items” tab

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    Ce qui ouvrira un tableau de l’exemplaire que vous pouvez modifier

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  • En cliquant sur sur le bouton “Modifier” puis “Modifier les exemplaires par lot”

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    This will open up the batch item modification tool where you can edit all of the items on this record as a batch.

  • You can also enable StaffDetailItemSelection to have checkboxes appear to the left of each item on the detail display. You can then check off the items you would like to edit and click “Modify selected items” at the top of the list.

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  • You can click “Edit” to the right of each item in the Holdings tab

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  • There is also a link to Edit items from the search results in the staff client

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  • Finally you can use the batch item modification tool

Quick item status updates

Souvent, le personnel qui gère la circulation a besoin de modifier l’état d’un exemplaire pour le déclarer Perdu ou Endommagé. Il n’y a pas besoin pour cela de modifier toutes les informations concernant l’exemplaire : un affichage synthétique est accessible en cliquant sur le code à barres de l’exemplaire dans la page d’affichage des retours ou dans l’historique des prêts. Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur l’onglet Exemplaire à gauche de la page affichant la notice bibliographique.

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From this view you can mark an item lost by choosing a lost status from the pull down and clicking the “Set status” button.

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You can also mark an item as damaged by choosing a damaged status from the pull down and clicking the “Set status” button.

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Duplicating items

Vous pouvez facilement dupliquer chaque exemplaire en cliquant sur le bouton “”Action”“, a la droite de chaque exemplaire dans l’écran d’édition d’exemplaire.

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De là vous pouvez choisir “”Dupliquer”” l’exemplaire, et ceci rempliera le formulaire avec les valeurs de l’exemplaire que vous avez choisi.

Item information

A gauche de chaque notice bibliographique se trouve l’onglet Exemplaires pour visualiser les informations de l’exemplaire.

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Cliquer sur cet onglet vous donnera des informations basiques sur les exemplaires telles que le site d’accueil, le type de document, le code de collection, la cote et le prix de remplacement. Vous pouvez aussi voir et modifier le statut. Si un exemplaire est marqué perdu ou retiré des collections, la date est à partir de laquelle le statut a été appliqué.

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In the “History” section you will see information about the check out history of the item and if you ordered the item via the acquisitions module then this section will include information about the order.

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Si vous cliquez sur la date de commande ou la date d’entrée dans les collections, cela vous redirigera sur les informations d’acquisition de l’exemplaire.

Moving items

Items can be moved from one bibliographic record to another using the “Attach item” option

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Visit the bibliographic record you want to attach the item to and choose “Attach item” from the “Edit” menu.

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Saisir simplement le code à barres de l’exemplaire que vous voulez déplacer et cliquer “Sélectionner”

If you want to move all items to a new record creating only one bibliographic record you can use the Merge Records tool instead.

Deleting items

Il y a plusieurs façons de supprimer des exemplaires. Si vous avez besoin de supprimer un exemplaire, vous pouvez ouvrir la page de détail de sa notice bibliographique, puis cliquer sur le bouton Modifier. Là, vous choisissez l’option Modifier les exemplaires.

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Une liste des exemplaires est affichées. A côté de chaque exemplaire, un lien Supprimer permet de supprimer l’exemplaire s’il n’est pas en prêt.

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Si vous êtes sûr que tous les exemplaires attachés à votre notice ne sont pas actuellement en prêt, vous pouvez utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” dans le menu “Modifier”.

You can also enable StaffDetailItemSelection to have checkboxes appear to the left of each item on the detail display. You can then check off the items you would like to delete and click “Delete selected items” at the top of the list.

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Finally you can use the batch delete tool to delete a batch of items.

Item specific circulation history

Chaque notice bibliographique conserve l’historique de ses opérations de circulation (avec ou sans les informations relatives aux adhérents selon votre paramétrage). Mais chaque exemplaire a également sa propre page d’historique. Pour voir celle-ci, cliquez sur l’onglet Exemplaires de la notice que vous êtes en train de visualiser.

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Sous le titre Historique, il y a un lien Voir l’historique des prêtes des exemplaires. En cliquant ce lien, la page historique des exemplaires s’affiche. Elle est sensiblement différente de l’historique de la notice bibliographique.

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Autorités

Les notices d’autorité sont un moyen de contrôler les champs dans vos notices bibliographiques. Cela vous permet de contrôler les sujets, les noms propres par exemple.

Adding authorities

To add a new authority record you can either choose the authority type from the “New authority” button or search another library by clicking the “New from Z39.50” button.

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Si vous choisissez de saisir une nouvelle autorité manuellement, un formulaire vous permettra de saisir tous les détails nécessaires concernant votre notice d’autorité.

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Pour développer des valeurs manquantes, il suffit de cliquer sur le titre et les sous-champs apparaissent. Pour dupliquer un champ ou sous-champ, il suffit de cliquer sur le signe plus (+), à droite de l’étiquette. Pour utiliser les plugins d’assistance, cliquez simplement sur le bouton (…), à droite du champ.

Lorsque vous liez des autorités à d’autres vedettes, vous pouvez utiliser le plugin de recherche d’autorités en cliquant sur le lien à droite du champ

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Ici vous pouvez chercher dans votre fichier autorités, l’autorité à lier. Si vous ne la trouvez pas, vous pouvez cliquer sur le bouton “Ajouter nouvelle autorité” et ajouter l’autorité à lier. Ce plugin vous permet aussi de choisir le lien entre les autorités.

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Si vous désirer cherchez la notice d’autorité dans le catalogue d’une autre bibliothèque, une boîte de recherche sera mise à votre disposition.

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Dans la page de résultats, vous pouvez cliquer sur le lien “Importer” à droite de la notice que vous désirez importer dans Koha.

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Un formulaire vous permettra de modifier l’autorité avant de l’enregistrer dans votre système.

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Searching authorities

Dans la page des autorités, vous pouvez rechercher les termes existants et les notices bibliographiques qui y sont rattachées.

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From the results you will see the authority record, how many bibliographic records it is attached to, an “Actions” menu that includes the ability to edit, merge and delete (if there are no bibliographic records attached).

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Clicking on the “Details” link to the right of the authority record summary will open the full record and the option to edit the record.

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If the authority has “See also’s in it you will see those broken out on the search results, clicking the linked headings will run a search for that heading instead.

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Editing authorities

Les autorités peuvent être modifiées en cliquant sur le résumé de l’autorité depuis les résultats de recherche et en cliquant ensuite sur le bouton “Modifier” au-dessus de la notice. Ou en cliquant sur le lien “Modifier” à gauche des résultats de de la recherche d’autorité.

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Once you’ve made the necessary edits, simply click “Save” and dontmerge is set to “Do”, Koha will immediately update all of the bib records linked to the authority with the new authority record’s data. If dontmerge is set to « Don’t » then Koha won’t edit bib records when changes are made to authorities, rather, this is done later by the merge_authority.pl cronjob.

Pour supprimer une autorité, vous devez d’abord être sûr qu’elle n’est pas lié à des notices bibliographiques. Si ce n’est pas le cas, un lien Supprimer est affiché à droite de l’autorité sur la page de résultat d’une recherche et un bouton Supprimer est également affiché sur la page de détail de l’autorité.

Merging authorities

Si vous avez des doublons de notices d’autorité, vous pouvez les fusionner en cliquant sur le lien “Fusionner” à côté des deux résultats de la recherche d’autorité.

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Après avoir cliqué sur “Fusionner” du premier résultat, vous verrez cette autorité classée en haut des résultats.

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Puis, vous cliquez sur “”Fusionnez”” à la hauteur du second résultat que vous souhaitez fusionner.

Il vous sera demandé laquelle des deux notices vous souhaitez garder et laquelle sera supprimée après la fusion.

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Les deux notices s’afficheront en mode MARC dans des onglets distincts. Par défaut, tous les champs de la première notice seront sélectionnés. Désélectionnez les champs que vous ne voulez pas conserver. Allez ensuite dans le second onglet et choisissez les champs que vous voulez y prendre.

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Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur le bouton “Fusionner”. La notice principale contiendra maintenant les données que vous avez choisies, et la seconde notice sera supprimée.

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Cataloging guides

Bibliographic record cataloging cheat sheet

Champ

Label

Description

instructions

000

LEADER

Describes the record(i.e. surrogate) – is it a record for a monograph? A serial?

Click in this field to fill it in. Then set « Bibliographic level » to “a” for articles or “s” for serials. Otherwise, leave everything as is.

001

CONTROL NUMBER

Numéro d’accès.

Enter the accession number written inside the item here. For articles and items which do not have accession numbers, leave blank.

003

CONTROL NUMBER IDENTIFIER

Your MARC organizational code

Click in this field to fill it in (will auto fill if you have your MARCOrgCode preference set).

005

D & T LATEST TRANSACTION

Date et heure actuelles.

Cliquer dans ce champ pour le remplir.

008

FIXED-LENGTH DATA ELEMENTS

Field containing computer-readable representations of a number of things.

Generally you will only use “s” (single) or “m” (multiple) options for position 06- use the former when the item was published in a single year, the latter when it was published over the course of several. If there is a single date, only enter a date in the first date field (positions 07-10). Enter the three-digit country code in positions 15-17, being sure to add spaces if the country code is fewer than three characters long. If there is an index, note that fact in position 31. Enter the three-letter language code in positions 35-37.

010

LCCN

A number assigned by the Library of Congress to uniquely identify the work.

Check on the copyright page of the book (if it was published in the US) or the LC catalog for this number. If you can’t find it, don’t worry about it.

020

ISBN

Numéro unique utilisé par les éditeurs pour identifier les livres.

If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.

022

ISSN

Unique number used by publishers to identify serials.

If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.

033

DATE/TIME OF EVENT

Used for auction dates. Required for auction catalogs.

For auctions that took place on only one day, enter the date of the auction in the format YYYYMMDD in the subfield “a” and a “0” in the first indicator. For auctions that took place over two consecutive days or any number of non-consecutive days, create a subfield “a” for each day with the date in the format YYYYMMDD, and put a “1” in the first indicator. For auctions that took place over more than two consecutive days, create a subfield “a” (in format YYYYMMDD) for the first day and a subfield “a” (also in format YYYYMMDD) for the last day, and put a “2” in the first indicator.

040

SOURCE DE CATALOGAGE

Identifie quelles bibliothèques ont créé et modifié la notice.

For imported records, add a subfield “d” with your OCLC code as the value. For new records, make sure that the subfield “c” with your OCLC code as the value.

041

LANGUAGE CODE

Identifies all the languages used in an item, when two or more languages are present.

For significant portions of a text in a given language, there should be a subfield “a” with that language code. If there are only summaries or abstracts in a specific language, create a subfield “b” with that language code.

100

MAIN ENTRY–PERSONAL

Authorized form of the main author’s name

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.

110

MAIN ENTRY–CORPORATE

Authorized form of the name of the main corporate author. Required for auction catalogs.

Auction catalogs should use a 110 field rather than a 100 field. See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

111

MAIN ENTRY–MEETING

Authorized form of the name of a meeting which acted as a main offer (e.g. conference proceedings)

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

245

TITLE STATEMENT

Transcription of the title statement from the title page (or chief source of information)

Enter the title in subfield “a”, the subtitle in subfield “b”, and the statement of responsibility in subfield “c”. If you are creating a record for a single volume or part of a multi-part item, you should put the part number in subfield “n” and the part title in subfield “p.” For auction catalogs, the date (in “MM/DD/YYYY” format) should be listed in square brackets in subfield “f”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0” if there is no author, otherwise set it to “1”. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the second indicator to “4”).

246

Variante de titre de l’oeuvre

Alternate form of title for searching and filing purposes

If the patron might look for the work under a different title, enter it here. Do not include initial articles. The first indicator should be “3”, unless the title is merely a variant spelling, in which case the first indicator should be “1”.

250

Mention d’édition

Transcription of the edition statement from the title page (or chief source of information)

Transcribe the edition statement exactly as it appears on the title-page. You may abbreviate if the edition statement is very long.

260

Publication (imprimé)

Information adhérent

Put the location of publication in subfield “a”, the publisher in subfield “b”, and the year (or probable year) in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.

300

PHYSICAL DESCRIPTION

Description physique

Enter the pagination statement in subfield “a”, a brief description of « special » contents such as illustrations or maps in subfield “b” (see AACR2), and the size of the item in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.

490

SERIES STATEMENT

Shows the series statement exactly as it appears on the item.

Transcribe the series statement into subfield “a” with the volume number in subfield “v”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “1” if you are using an 830. As a general rule, you should do so.

500

GENERAL NOTE

Notes that don’t fit anywhere else.

Enter notes as full sentences, with a separate 500 field for each distinct topic.

501

WITH NOTE

Notes whether the work is bound with the works described by other records.

Put description of relationship in subfield “a”.

504

BIBLIOGRAPHY, ETC. NOTE

Indicates whether the work includes a bibliography.

If the work includes a bibliography and index, put the text « Includes bibliographical references (p. XXX-XXX) and index. » in subfield “a”. If the work does not include an index, remove that part of the sentence. If the references are scattered throughout the work and not gathered into a distinct sentence, remove the parenthetical statement.

505

FORMATTED CONTENTS

List of contents in a standard format. Unformatted contents can be listed in a 500 (General Note) field.

See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you are separately coding authors and titles, set the second indicator to “0”. Otherwise, leave the second indicator blank.

518

DATE/TIME OF EVENT NOTE

Used for auction dates.

For auction catalogs, enter the date of the auction in the format “January 2, 1984” in the subfield “a”

520

SUMMARY, ETC.

A brief summary or abstract of the book or article.

In general you do not need to write a summary. A summary might be called for, however, with items that cannot be easily reviewed by a patron, such as books with highly acidic paper or CD-ROMs.

546

LANGUAGE NOTE

Note describing the languages used in the work

Only needed for works in multiple languages. See ISBD punctuation sheet.

561

PROVENANCE INFORMATION

Describes the previous ownership of the item.

Used only for rare books.

563

BINDING INFORMATION

Describes the binding of the item.

Used only for rare books.

590

LOCAL NOTE

Local notes. Required for auction catalogs.

Used for auction catalogs to indicate what types of coins are sold in the auction- Roman, Greek, etc.

600

SUBJECT ADDED–PERSONAL

Authorized form of personal names for people discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

610

SUBJECT ADDED–CORPORATE

Authorized form of corporate names for organizations discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

611

SUBJECT ADDED–MEETING

Authorized form of meeting names for meetings discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

630

SUBJECT ADDED–UNIFORM TITLE

Authorized form of titles for other works discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the first indicator to “4”). If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

650

SUBJECT ADDED–TOPICAL

Library of Congress Subject Heading terms describing the subject of the work

See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

651

SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL

Library of Congress Subject Heading geographical terms describing the subject of the work

See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

655

INDEX TERM–GENRE/FORM

Describes what an item is as opposed to what the item is about.

Generally used only for auction catalogs, which should have the genre heading « Auction catalogs. » (make sure to find the authorized heading!) If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. If you are using a term from a specific thesaurus, set the second indicator to “7” and put the code for the thesaurus in subfield “2”. Otherwise set the second indicator to “4”.

690

LOCAL SUBJECT ADDED–TOPICAL

Used for headings from any custom subject authority file.

If there is no appropriate LCSH term, you can use a 690 with subject headings you find on other items in the catalog.

691

LOCAL SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL

Used for headings from any custom subject authority file.

If there is no appropriate LCSH term, you can use a 691 with subject headings you find on other items in the catalog.

700

ADDED ENTRY–PERSONAL

Used for second authors and other persons related to the production of the work.

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.

710

ADDED ENTRY–CORPORATE

Used for corporate bodies related to the production of the work (e.g. publishers).

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

711

ADDED ENTRY–MEETING

Used for meetings related to the production of the work (e.g. symposia that contributed to the work).

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

730

ADDED ENTRY–UNIFORM TITLE

Used for uniform titles related to the production of the work (e.g. a work that inspired the present work)

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the first indicator to “4”).

773

HOST ITEM ENTRY

Describes the larger bibliographic unit that contains the work (e.g. book or journal containing the article being described in the current record)

If the host publication is author main entry, enter the authorized form of the author’s name in subfield “a”. Put the title in subfield “t”. If the host publication is an independent work, put publication information in subfield “d”. When available, ISSN and ISBN should always be used in, in subfields “x” and “z” respectively. Relationship information (e.g. volume number, page number, etc.) goes in subfield “g”. Subfield “q” contains an encoded representation of the location of the item: volume, issue, and section numbers are separated by colons, and the first page is entered following a “<” at the end of the subfield. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you want the label « In: » to be generated, leave the second indicator blank. If you want something else displayed before the 773 text, set the second indicator to “8” and add a subfield “i” with the label you want at the beginning of the field (e.g. « $iOffprint from: »).

830

SERIES ENTRY–UNIFORM TITLE

Authorized form of the series name transcribed in the 490 field. Often this will just be the same as the 490.

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the second indicator to “4”).

852

LOCATION/CALL NUMBER

Provides the section name for pre-barcode books, pamphlets, and some articles and serials.

Do not put anything in this field if you are cataloging a volume which gets only one record and a barcode. If the item does not get a barcode, or you are currently creating a record for an article in a volume, put the section in subfield “a” (see ANS cataloging documentation), and the call number in subfield “i”. Set the first indicator to “8”.

856

ELECTRONIC ACCESS

Links to material available online.

Put the URL of any electronic copies or summaries, etc. in subfield “u” and a link title in subfield “y”. Set the first indicator to “4”.

942

ADDED ENTRY ELEMENTS (KOHA)

Used for Koha-specific data.

Set the subfield “c” to the appropriate item type.

Table: Cataloging Guide

Guide de catalogage de notices d’exemplaires

Ce tableau représente les données d’exemplaires intégrées par défaut dans Koha. Ces informations peuvent être utiles pour migrer ou importer des données

Sous-champs MARC

Donnée supprimée

Description

Notes

952$0

Retiré des collections

Valeurs par défaut

  • il n’est pas retiré des collections

  • Retiré des collections

Coded value, matching Authorized Value category (“WITHDRAWN” in default installation)

952$1

Statut perdu

Valeurs par défaut

  • Disponible

  • 1 = Perdu

  • 2 = En retard depuis longtemps (perdu)

  • 3= Perdu et payé

  • 4 = Manquant inventaire

  • 5 = Manquant dans la file de réservation

It’s possible to configure OPAC so that lost items don’t display with the HideLostItems system preference.

Coded value, matching Authorized Value category (“LOST” in default installation)

952$2

Classification

Classification scheme that defines filing rules used for sorting call numbers.

A choice of classification sources as they are defined in administration. If no classification scheme is entered, the system will use the value entered in the DefaultClassificationSource preference.

952$3

Matériels spécifiés

Numéros spécifiques de séries ou d’exemplaires multi-parts.

Displayed when items are checked out and in to tell the staff how many pieces the item has. Copy/volume data is stored in 952$h and $t for display in Normal views.

952$4

Statut endommagé

Valeurs par défaut

  • 0= Pas endommagé

  • 1 = Endommagé

Coded value, matching Authorized Value category (“DAMAGE” in default installation)

952$5

Utiliser les restrictions

Valeurs par défaut

  • 0 = Pas de restrictions d’utilisation

  • 1 = Accès restreint

Coded value, matching Authorized Value category (“RESTRICT” in default installation). This value has no effect on circulation.

952$7

Exclu du prêt

Valeurs par défaut

  • Commandé

  • Exemplaires disponibles au prêt :

  • Exclu du prêt

  • c - Collection

Coded value, matching Authorized Value category (“NOT_LOAN” in default installation). Negative number values can still be placed on hold.

952$8

Collection&nbsp;:

Valeur de cellule

Coded value, matching Authorized Value category (“CCODE” in default installation)

952$9

Numéro d’exemplaire

itemnumber:n, itemnumber:s

Saisissez les données de la notice d’exemplaire

952$a

dans le site

Site :

Required. Code must be defined in Libraries

952$b

Site dépositaire ** (usuellement le même que 952$a)

Site :

Required. Code must be defined in Libraries

952$c

Localisation

Coded value, matching Authorized Value category (“LOC” in default installation)

952$d

Date d’acquisition

(YYYY/MM/DD)

Date formats in the 952 subfields are required to be in the system internal format for data loading and subsequent item editing: YYYY-MM-DD

952$e

Source d’acquisition

h- Bande bleue ou verte

Filled in automatically with the Koha assigned vendor id by Acquisitions when an item is received.

952$g

Achat

Nombre décimal, aucun symbole de monnaie (ex. 10.00)

Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.

952$0

Enum périodique&nbsp;:

Filled in automatically by Serials if the issue is received there.

952$o

Cote complète Koha

Can be filled in automatically based on the itemcallnumber system preference.

952$p

Code à barres

Max 20 caractères

952$t

Numéro d’exemplaire

Max 32 caractères

952$u

Uniform Resource Identifier

un exemplaire spécifique

Full URL starting with http:// Only needed if your item has its own URL, not necessary if the bib record has a 856$u that applies to all items on the record.

952$v

Prix public

Nombre décimal, aucun symbole de monnaie (ex. 10.00)

Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.

952$w

Prix effectif de

(YYYY/MM/DD)

Date formats in the 952 subfields are required to be in the system internal format for data loading and subsequent item editing: YYYY-MM-DD. Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.

952$0

Note privée

This is a note field for notes that will not appear in the OPAC. Right now this note does not appear anywhere but in the item edit screen in the staff client.

952$y

Type de document Koha

Valeur codée, champs requis pour la circulation

Required. Coded value, must be defined in Item types

952$z

Note publique

Table: Koha Embedded Holdings Data

* - required for circulation

** - required by Koha

Koha XSLT material type icons

When you have any of the XSLT system preferences (OPACXSLTDetailsDisplay, OPACXSLTResultsDisplay, XSLTDetailsDisplay, and/or XSLTResultsDisplay) along with the DisplayOPACiconsXSLT and Affiché sur preferences turned on you will see material type icons on the related screen.

Important

Ces images proviennent des valeurs trouvées dans votre leader, s’il n’est pas catalogué correctement, ce serait mieux de désactiver la préférence système DisplayOPACiconsXSLT (ce peut être fait en laissant les autres préférences système XSLT activées).

image1081

  • Livre [BK]

    • leader6 = a (et une des valeurs de leader7 plus basse)

      • leader7 = a

      • leader7 = c

      • leader7 = d

      • leader7 = m

    • leader6 = t

image1082

  • Fichier informatique [CF]

    • leader6 = m

image1083

  • Ressource continue [CR]

    • leader7 = b

    • leader7 = i

    • leader7 = s

image1084

  • Map [MP]

    • leader6 = e

    • leader6 = f

image1085

  • Divers [MX]

    • leader6 = p

image1086

  • Son [MU]

    • leader6 = c

    • leader6 = d

    • leader6 = i

    • leader6 = j

image1087

  • Matériel visuel [VM]

    • leader6 = g

    • leader6 = k

    • leader6 = r

image1088

  • Kit

    • leader6 = o

Gestion des commandes d’exemplaires et réservations

If you tend to import your MARC records when you have ordered the book (as opposed to when you receive the books), and allow patrons to place holds on those books, you may need to add item records to the *.mrc file before importing.

The easiest way to import your latest order is to first run your records through MARCEdit [http://marcedit.reeset.net/]. Download your MARC records, saving them to your desktop or some other location you use/will remember. If you have MARCEdit already installed you should simply have to double click on your MARC records, and they will automatically open in MARCEdit.

Important

Ce tutoriel a été rédigé avec la version MARCEdit 5.2.3769.41641 sur Windows XP, les instructions peuvent donc varier si votre version ou système d’exploitation est différent.

  • Votre fichier original s’affichera automatiquement en tant que donnée; assurez-vous d’avoir sélectionné MarcBreaker, puis cliquez sur “Exécuter”.

    image719

  • Un résumé des notices s’affichera en bas de l’écran

    image720

  • Cliquez sur “Modifier les notices” pour continuer d’ajouter des notices d’exemplaires

  • Votre écran sera alors remplacé par un écran plus large contenant les notices MARC

    image721

  • Click on Tools > Add/Edit Field

    image722

  • Saisissez les informations de l’exemplaire spécifique dans Koha

    image723

    • Dans la barre du champ, tapez 942

    • In the Field Data box, type \$c and the item type code (\$cBOOK in this example)

    • Cochez l’option “Insérez en dernier” (Insert last)

    • Cliquez sur “Ajouter un champ”

  • Saisissez les données de la notice d’exemplaire

    image724

    • Dans la barre de champ, tapez 952

    • In the Field Data box, type $7ORDERED_STATUS$aPERM_LOC$bCURR_LOC$cSHELVING_LOCATION$eSOURCE_OF_ACQ$yITEM_TYPE

      • ex. $7-1$aCPL$bCPL$cNEW$eBrodart$yBOOK

        • Dans l’installation par défaut de Koha, -1 est la valeur pour le statut “commandé”

      • Vous pourrez regarder les autres sous-champs pour lesquels vous souhaitez qu’il y ait les données dedans, par exemple, changer le code de collection pour mettre tous les exemplaires dans la même collection (8), remplit automatiquement la date d’acquisition (d), ou une note publique (z).

      • Assurez-vous d’utiliser le $ pour séparer les sous-champs. L’ajout de chaque sous-champ sur une ligne séparée fera que plusieurs exemplaires seront importés avec vos notices MARC (dans l’exemple au-dessus, quatre exemplaires, chacun avec un de ces sous-champs rectifiés)

      • Make sure you look at the Administration > Authorized Values in Koha to put the correct code into the field

    • Cochez l’option “Insérez en dernier” (Insert last)

    • Cliquez sur “Ajouter un champ”

  • Fermez la fenêtre de l’éditeur du champ

  • Click on File > Compile into MARC

    image725

  • Choisissez l’emplacement où sauvegarder votre fichier

Now you want to go into your Koha system and follow the instructions for importing MARC records.

Une fois que l’exemplaire a été saisi, vous devrez aller sur la notice d’exemplaire et changer individuellement l’exemplaire pour avoir le code à barres correct et changer le statut de “Commandé” en “Exclu du prêt”.

Note

Si vous choisissez d’acheter vos notices d’exemplaires cataloguées, vous devrez demander à votre fournisseur de mettre les informations nécessaires dans vos notices MARC; ceci fait, vous pourrez importer le fichier édité par le fournisseur, et écraser la notice actuelle, qui sera automatiquement remplacée par les données dont vous avez besoin.