Acquisitions

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

  • Aller à : Plus > Acquisitions

Configuration

Avant d’utiliser le module Acquisitions, assurez-vous que tous les paramètres soient conformément en place.

Tout d’abord, paramétrez vos Préférences systèmes d’acquisition et la partie Administration > Acquisitions pour qu’ils s’ajustent à l’organisation du travail de la bibliothèque. Avant de pouvoir configurer vos Comptes EDI et EANs de Bibliothèques vous devrez avoir saisi vos fournisseurs.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

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Note

Si vous souhaitez masquer la ligne du “Total” du tableau des postes budgétaires, ajoutez

#funds_total {display:none;}

à la préférence système IntranetUserCSS

Pour consulter les postes budgétaires actifs, vous pouvez cliquer sur la case “Afficher les postes budgétaires actifs et inactifs” située au-dessus du tableau.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

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Pour en savoir plus, consultez la partie Suivi du budget/poste budgétaire de ce manuel

Fournisseurs

Avant de passer toutes commandes, vous devez saisir au moins un fournisseur.

Ajouter un fournisseur

Pour ajouter un fournisseur, cliquez sur le bouton “Ajouter fournisseur” dans le module Acquisitions

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Le formulaire d’ajout du fournisseur est divisée en trois parties

  • La première partie concerne les informations générales du fournisseur

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    • Seul le nom du fournisseur est obligatoire dans ces champs. Le reste des informations devront être ajoutées pour les relances et factures

  • La deuxième partie inclut les coordonnées du fournisseur

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    • Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha

      • Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor

      • Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor

      • Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person

      • Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person

      • Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person

    • You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button

  • La dernière partie concerne les informations liées aux commandes et aux factures

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    • Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”

    • Pour les Prix catalogue et les Prix facturés, choisissez une devise

    • Si votre bibliothèque a un numéro de TVA, précisez-le

    • Indiquez si vos prix catalogue et/ou vos prix facturés incluent les taxes

    • Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”

      • Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande.

    • Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change

    • Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.

    • Notes pour un usage interne

Voir/Modifier fournisseur

Pour accéder à la page d’informations du fournisseur, vous devez lancer une recherche depuis la page d’accueil du module Acquisitions. Vous pouvez faire une recherche par nom de fournisseur:

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Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir ou modifier

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Pour effectuer des changements, cliquez sur le bouton “Modifier fournisseur”.

Si le fournisseur n’a pas de paniers, il est possible de le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer le fournisseur”. Sinon vous verrez le bouton “Réceptionner colis”.

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Contrats

Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un fournisseur.

Ajouter un contrat

En haut de la page d’un fournisseur, il y a un bouton “Nouveau contrat”.

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Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés

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Important

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît en-dessous des informations sur le fournisseur.

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Il apparaîtra également lors de la création du panier de commande

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Gestion des suggestions

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:

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En cliquant sur Gérer les suggestions, vous arrivez dans l’outil de gestion des suggestions. S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez atteindre cet outil en passant par la page principale du module Acquisitions.

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Vos suggestions sont classées en quatre catégories : Acceptées, En attente, Vérifiées et Rejetées. Les suggestions acceptées ou rejetées affichent le nom du bibliothécaire qui les a traitées et la raison pour laquelle chaque suggestion a été acceptée ou rejetée.

Une suggestion “Acceptée” est celle que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions. Une suggestion “En attente” est une action en attente d’une validation ou non du personnel de la bibliothèque. Une suggestion “Vérifiée” est celle que vous avez marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire avant les suggestions. Une suggestion “Commandée” est celle qui a été commandée via le lien À partir d’une suggestion d’achat dans votre panier de commande. Une suggestion “Rejetée” est celle que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire sous la liste des suggestions.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

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En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), cliquez sur le filtre “Informations d’acquisition” et modifiez le site.

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Quand vous passez en revue les suggestions en attente, vous pouvez en sélectionner plusieurs en les cochant dans la liste, puis vous les approuvez ou les rejetez toutes en une fois. Vous pouvez également supprimer complètement une suggestion en cochant Supprimer la sélection.

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Pour les bibliothèques qui ont des listes de suggestions très longues, il est également possible d’approuver ou de rejeter les suggestions une à une en cliquant sur le titre de chaque suggestion, ce qui ouvre une nouvelle page contenant des informations si l’exemplaire a déjà été acheté.

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Si vous cliquez sur “Modifier” à droite du titre suggéré ou en haut de la page de détails, cela ouvrira une page de modification.

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Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

  • En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”

Les motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

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Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant Annuler sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

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Vous pouvez également affecter cette suggestion à un poste budgétaire.

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Cette modification peut envoyer une lettre au propriétaire du poste budgétaire (définie dans Notifications et tickets tool with the TO_PROCESS notice) pour l’avertir qu’une suggestion doit être gérée, si vous avez activé le cronjob.

Une fois que vous avez cliqué sur “Valider”, la suggestion sera déplacée dans l’onglet correspondant. L’état de la suggestion sera également mis à jour sur le compte de l’adhérent dans l’OPAC et un courriel sera envoyé à l’adhérent utilisant le modèle de lettre qui correspond au statut choisi.

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Faire des commandes

Vous devez d’abord rechercher le fournisseur ou libraire à qui vous souhaitez passer commande.

Important

Si vous planifiez utiliser EDIFACT pour soumettre vos commandes, vous aurez besoin de configurer vos Comptes EDI et EANs.

Créer un panier

Note

Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous voudrez télécharger votre historique de commande de vos fournisseurs avant de commencer le processus dans Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur à qui vous allez passer commande:

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Et cliquez sur le bouton “Ajouter panier” situé à droite du nom du fournisseur.

Note

Pour vous pouvez aussi en ajouter à un panier déjà existant en cliquant sur le lien bleu “Ajouter au panier” situé tout à droite du tableau.

Après avoir cliqué sur “Ajouter panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande:

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  • Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier.

  • Entrer les lieux de facturation et de livraison (Ce sera par défaut ceux du site sur lequel vous êtes connecté)

  • Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant

  • Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information

  • Si vous faites une commande permanente (qui arrive régulièrement), alors vous devrez cochez la boîte « Orders are standing » pour ce panier

Si vous avez déjà ajouté des contréats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

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Lorsque vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”

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Une fois votre panier créé, des options d’ajout d’exemplaires au panier vous sont proposées.

  • Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.

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    • Dans les résultats, cliquez sur “Commander” pour arriver au formulaire de commande.

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      • Tous les détails associés à l’exemplaire seront déjà listés sur le “Catalog details.”

  • Si vous autorisez les adhérents à faire des suggestions d’achat (pour savoir plus consultez la partie Gestion des suggestions de ce manuel), vous pouvez passer vos commandes à partir de ces suggestions. Si vous souhaitez garder toutes traces des suggestions que vous avez commandées et reçues, vous devez passer la commande en utilisant ce lien.

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    • A partir des résultats, cliquez sur “Commande” situé à côté de l’exemplaire et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion

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      • À partir de ce formulaire, vous pouvez faire les changements nécessaires.

      • Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.

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    • L’adhérent recevra une notification par email pour les commandes ajoutées au panier de cette façon et la page “Mes suggestions d’achat” dans le compte de l’adhérent à l’OPAC sera mise à jour.

  • Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande “À partir d’un abonnement”

    • Après avoir cliqué sur le lien de la commande, vous arriverez sur une page de recherche qui vous aidera à trouver votre abonnement

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    • Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire. Chaque abonnement aura un lien “Commander”

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    • Cliquer sur “Commander” basculera les informations de l’abonnement sur le formulaire de commande sans la partie “Ajouter un exemplaire”, puisque vous souscrivez à un abonnement et qu’un exemplaire n’est pas nécessaire

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  • Pour commander à partir d’une notice qui ne peut être trouvée nulle part, choisissez « Depuis une nouvelle notice (vide) ».

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    • Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.

      Note

      If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

  • Si vous voulez chercher dans d’autres bibliothèques un titre à acheter, vous pouvez utiliser l’option “À partir d’une source externe” qui vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.

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    • Dans les résultats, cliquez le lien “Commander” à côté du document que vous voulez acheter.

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    • Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, un message d’avertissement s’affichera et vous donnera différentes façons de procéder.

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      • À partir de l’avertissement, vous pouvez choisir de commander simplement une autre copie de la notice existante, de créer une nouvelle notice ou bien d’annuler votre commande de ce titre.

    • Dans le formulaire de commande qui apparaît, vous ne pourrez pas modifier le détail de la notice.

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  • L’autre option pour commander est de le faire à partir d’un fichier téléchargé (en savoir plus sur le téléchargement de notices).

    Note

    Ceci est l’option que vous choisirez si vous avez un fichier de commande de votre fournisseur.

Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé

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  • Dans la liste des fichiers qui s’affiche, cliquez sur le lien “Ajouter commandes” pour ajouter des notices à votre commande.

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  • Il y a une case à cocher à côté de chaque titre. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha pré-remplira les commandes avec les Quantité, Prix, Poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans les zones correspondantes des notices du fichier téléchargé.

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  • Dans l’onglet “Données d’exemplaire” vous pouvez saisir des informations qui seront ajoutées à chaque exemplaire commandé telles que le type de document, le code de collection et le statut de prêt.

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  • If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

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  • La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation

    • Cette option vous basculera sur le rapport de ration de réservation où vous pourrez trouver les documents avec un haut ratio de réservation et commander plus de copies. Un lien avec le nombre d’exemplaires à commander se trouvera à côté de chaque titre, cliquez dessus et l’exemplaire s’ajoutera dans votre panier.

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With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notifications & Tickets tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Recherche de notifiation adhérent

  • Dans la nouvelle fenêtre, recherchez les adhérents auxquels vous voulez envoyer des notifications et cliquez sur « Sélectionner »

  • Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre: vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la partie “Adhérent”

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After bringing in the bib information (for all import methods except for the staged file), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item info next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add” button at the bottom left of the item form.

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Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

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Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

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  • La quantité est renseignée avec le nombre d’exemplaires que vous avez ajoutés à la commande ci-dessus.

    • Important

      Vous ne pouvez pas modifier la quantité manuellement. Vous devez cliquer sur le bouton “Ajouter” situé en bas du formulaire pour ajouter autant de documents que vous souhaitez commander.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions Administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions Administration area.

  • Le prix fournisseur est le prix avant que les taxes ou les remises soient déduites.

  • SI le prix est indéterminé, cochez la mention “prix incertain”.

    • Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.

  • Si vous payez la TVA, indiquez le dans le champ approprié

  • Entrez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.

  • If you added Planning Values when creating the Fund, those values will appear in the two Planning Value fields.

Once you have filled in all of the fields click “Save” to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.

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L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

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Si vous souhaitez voir plus de détails, cochez la case “Afficher tous les détails”

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Ici vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

  • Choisir “Supprimer la commande” supprime la ligne de commande mais laisse la notice correspondante dans le catalogue.

  • Choisir “Supprimer la commande et la notice” supprime à la fois la ligne de commande et la notice correspondante du catalogue.

    • La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

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Sur l’écran de résumé, vous avez également l’option pour modifier l’en-tête du panier, en cliquant sur “Modifier en-tête du panier”, l’option pour supprimer le panier en cliquant sur “Supprimer ce panier” et l’option pour l’exporter au format CSV en cliquant sur “Exporter ce panier au format CSV”.

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If you’re using EDI for your order you can click the “Create EDIFACT order” button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.

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Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.

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Lorsque vous fermez le panier, vous pouvez choisir d’ajouter celui-ci à un groupe pour faciliter l’impression et la récupération. Si vous cochez la case “Attacher ce panier à un nouveau bordereau” vous serez basculé sur la liste du groupe où vous pourrez imprimer un fichier PDF de la commande.

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Important

Un panier avec au moins un exemplaire marqué avec “prix incertain” ne peut pas être fermé.

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Cliquez sur le bouton “Prix incertains” pour afficher la liste de tous les exemplaires dont le prix n’est pas connu afin de les modifier rapidement. Sur cette liste, vous pouvez modifier les exemplaires en saisissant de nouveaux prix et quantités.

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Important

La page Prix Incertains est indépendante du panier. Elle est liée au fournisseur ce qui permet de voir tous les exemplaires en commande qui ont un prix incertain, par fournisseur.

Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to “Display).

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Ajouter un bordereau

Un bordereau de commande est un groupe de paniers. Dans certaines bibliothèques, plusieurs personnes sont en charge des paniers, et, à la fin d’une période (fin de mois par exemple), un autre bibliothécaire les regroupe pour les transmettre au fournisseur en une seule fois. Ceci dit, il est toujours possible d’avoir un seul panier dans un bordereau si c’est ce qui est appliqué habituellement dans votre bibliothèque.

Impression des paniers

Lorsque vous avez fini d’ajouter des exemplaires à votre panier, cliquez sur “Fermer le panier”.

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On vous demandera si vous voulez “Attacher ce panier à un nouveau bordereau avec le même nom”. Un bordereau de commande est nécessaire si vous voulez imprimer des fichiers PDF de vos commandes.

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Votre commande une fois terminée sera intégrée à la liste des bordereaux et ainsi disponible pour impression ou modification.

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Si vous avez fermé votre panier avant d’avoir généré la commande EDIFACT, vous pouvez le faire en allant sur la page des bordereaux de commande.

Bordereau de commande EDIFACT

Cliquer sur le bouton “Imprimer” sous votre commande pour générer un fichier PDF contenant toutes les informations relatives à votre bibliothèque et la liste des exemplaires commandés.

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Réception des commandes

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

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ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

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Après avoir cliqué sur “Réceptionner colis”, vous devrez saisir le numéro de facture attribué par le fournisseur, la date d’arrivée du colis, et éventuellement les frais d’expédition et le budget sur lequel les imputer.

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La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.

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Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.

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À partir de ce formulaire vous pouvez modifier l’information sur le coût. Vous pouvez également choisir de marquer uniquement une partie de votre commande comme reçue si le fournisseur n’a pas envoyé la totalité de votre commande en cochant les cases sur la gauche des exemplaires que vous souhaitez marquer comme reçus. Les valeurs entrées dans les champs “Prix public” et “Prix unitaire facturé” seront automatiquement remplies dans la zone exemplaire de la notice MARC une fois le formulaire sauvegardé.

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Vous pouvez également faire des modification à l’exemplaire depuis ce formulaire en cliquant sur le lien “Modifier” à côté de chaque exemplaire. Ceci vous permettra d’entrer une cote et un code à barres exacts si vous souhaitez faire cela au cours de la réception. Une fois les changements nécessaires effectués, cliquez sur “Sauvegarder” afin de marquer les exemplaires comme reçus.

Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour mettre à jour ces sous-champs à la réception d’un exemplaire, s’ils ont été créés à la commande; ces changements s’effectueront après que vous ayez cliquer sur “Enregistrer”.

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Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

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A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

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Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.

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Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

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Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking “Delete order” to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.

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Vous verrez également dans le panier que l’exemplaire a été reçu ou annulé.

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Factures

Des factures sont générées lorsque les commandes sont reçues. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

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Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

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À partir des résultats, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails” pour voir la facture complète ou “Fermer” pour indiquer que cette facture est payée.

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If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to “Go to receipt page”

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Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

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D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et/ou consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

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A partir des résultats de recherche de la facture, vous pouvez aussi fusionner deux factures ensemble dont vous avez besoin. Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera:

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Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les deux factures se fusionneront alors en une seule.

Commandes en retard

Si vous avez saisi les adresses e-mail de vos fournisseurs dans Koha, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard. Avant de pouvoir envoyer des réclamations, vous devrez définir une notification de réclamation des acquisitions.

En cliquant sur “Commandes en retard” sur la page des acquisitions, des filtres sur le côté gauche de la page seront proposés. Ces filtres ne s’appliquent que sur les paniers fermés.

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Note

Le menu déroulant des fournisseurs indique seulement les fournisseurs avec des paniers fermés qui sont en retard.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

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Sur la droite de chaque titre en retard se trouve une case à cocher. Cochez celles qui correspondent aux titres à réclamer, puis cliquez sur “Réclamer commande”. Cela enverra automatiquement un e-mail au fournisseur à l’adresse saisie dans sa fiche.

Note

La Date de livraison prévue est basée sur le Délai de livraison indiqué dans la fiche du fournisseur.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

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Recherches d’acquisitions

En haut de la plupart des pages du module acquisitions, une boite de recherche rapide vous permet de faire une recherche par fournisseur ou une recherche par commande.

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Dans la Recherche fournisseurs, vous pouvez entrer tout ou partie du nom du fournisseur.

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En utilisant la recherche des commandes, vous retrouvez les exemplaires qui ont été commandés avec ou sans le fournisseur.

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Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ.

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En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la boîte de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires.

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Cliquer sur “Recherche avancée” sur la droite du bouton de recherche, vous donnera toutes les options de recherche disponibles.

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Suivi du budget/poste budgétaire

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

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Cliquer sur les liens des montants dépensés ou commandés vous affichera un résumé des titres commandés/réceptionnés avec ce budget.

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Traitement EDI

La section précédante expliquant toutes les options de commande, cette section précise les éléments reliés aux commandes EDI ou EDIFACT afin d’aider ceux qui utilisent seulement EDI pour commander.

Important

Koha utilise la norme EDIFACT et non la norme X12 pour les commandes électroniques.

Questions EDI pour les fournisseurs

Vous voudrez accumuler les informations suivantes à partir de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.

EDI Accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI Accounts` section.

  • Vendor: The name of the vendor

  • Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).

  • Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?

  • Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server

  • Username: The username for the above server

  • Password: The password for the above server

  • Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process

  • Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process

  • Qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • SAN: The identifier for the vendor

    Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.

  • Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

  • Buyer SAN: The identifier for the library

  • Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?

  • Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?

  • Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?

  • Order file suffix: The file suffix for order files

  • Quote file suffix: The file suffix for quote files

  • Invoice file suffix: The file suffix for invoice files

  • Account number(s): (list them all)

  • Account description(s): (the summary of what this number is for)

EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.

  • Library

  • EAN

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier

      2. Assigned by buyer

MARC Order Fields or Grid Ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • price: MARC21 field that contains the item price

  • quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record

  • budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited

  • discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by

  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2

Configuration EDI

Avant de commander en utilisant EDI vous voudrez vous assurez d’avoir fait ces étapes:

Commandes EDI

La première étape, lorsque l’on commande avec EDI, se déroule sur le site web du fournisseur. Chaque vendeur utilise un vocabulaire différent, et c’est pourquoi vous devrez télécharger leur fichier de commande MARC si vous passez une commande sur leur site. Dans certains vocabulaires, vous pourriez voir « panier », « commande », « commande MARC ». Une fois que vous avez téléchargé leur fichier MARC, vous devrez vous connecter dans Koha et continuer le processus là.

Visit the Télécharger des notices MARC dans le réservoir tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click “Order” next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.

From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »

Commande EDIFACT

This will generate a pending file in the EDIFACT Messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI Cron Job and sent to your vendor.

Facture d’achat EDI

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI Cron Job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

Messages EDIFACT

Un journal de tous les messages envoyés et reçus via EDIFACT est disponible dans Messages EDIFACT.

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