Adhérents
Before importing and/or adding patrons be sure to set up your patron categories.
Inscrire un nouvel adhérent
Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.
Get there: Patrons
Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.
Cliquer sur « Nouvel Adhérent »
The fields that appear on the patron add form can be controlled by editing the Nom de l’adhérent system preference.
Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)
Required fields are defined in the Nom de l’adhérent system preference
Salutation is populated by the BorrowersTitles system preference
Note
If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.
Par exemple :
Firstname: Nicole C. Surname: Engard Initials: NCE
Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>> instead of the full name (NCE).
Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:
Firstname: Nicole Surname: Engard Initials: E
Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> instead of the full name (E, Nicole).
Saisissez ensuite les coordonnées
Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et couriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.
Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte
Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant
Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.
The relationships are set using the Relation system preference
Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)
Cliquez sur Adhérent dans la section Garant afin de rechercher un adhérent existant
Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte
Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.
La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque
The card number field is automatically calculated if you have the Attribuer system preference set that way
Note
Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.
Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.
Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque
Puis, la Configuration Bibliothèque inclut des paramètres en plus (dates d’inscription, expiration etc…)
La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.
If your patron cards expire (based on your patron category settings) the Expiry date will automatically be calculated
Utilisez Note OPAC pour toute information que vous voulez montrer au public à l’OPAC.
La Note de circulation est affichée uniquement au personnel de la bibliothèque dans le module de Circulation.
Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.
Staff will only be able to use this log in info to log in to the staff client if they have the necessary permissions.
If you have set additional patron attributes up, these will appear next
Finally, if you have La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée. set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.
Ces notifications sont:
Message de courtoisie (avant le retour prévu) : l’adhérent peut choisir au préalable le nombre de jours qu’il souhaite
Exemplaire prêté : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a emprunté et/ou renouvelé. C’est un reçu électronique qui récapitule les prêts
Réservation mise de côté : Une notification qui prévient l’adhérent que l’exemplaire réservé a été mis de côté
Exemplaire à rendre (jour du retour prévu)
Exemplaire rendu : Une notification qui liste tous les exemplaires que l’adhérent a rendu.
Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.
Important
These preferences will override any you set via the patron categories
Important
Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.
Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.
Note
Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.
Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:
Ajouter un adhérent Bibliothécaire
All staff members must be entered into Koha as patrons of the “Staff” type. Follow the steps in Add a Patron to add a staff member. To give the staff member permissions to access the staff client, follow the steps in Permissions de l’Adhérent
Important
Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.
Ajouter un adhérent de type statistique
One way to track use of in house items is to « check out » the materials to a statistical patron. The « check out » process doesn’t check the book out, but instead tracks an in house use of the item. To use this method for tracking in house use you first will need a patron category set up for your Statistical patron.
Vous pourrez ensuite créer un compte adhérent de type statistique
Next, follow the steps put forth in the “Add a new Patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.
To learn about other methods of tracking in house use visit the Tracking inhouse use section of this manual.
Dupliquer une fiche adhérent
Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.
Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.
Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche
Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »
Note
En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)
Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent
Ajouter des Photos de l’Adhérent
If you would like you can add patron images to help identify patrons. To enable this feature you must first set the patronimages preference to “Allow”.
Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.
Dans le cadre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.
Important
Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.
Modifier la fiche des adhérents
Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.
Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.
Les mots de passe des adhérents ne sont pas récupérables. Les astérisques affichés sur la page de détail d’un adhérent y sont toujours, même si aucun mot de passe n’a été défini. Si un adhérent oublie son mot de passe la seule option et de le réinitialiser. Pour changer le mot de passe d’un adhérent, cliquez sur le bouton “Changer le mot de passe”
Koha ne peut pas afficher un mot de passe déjà défini. Laissez le champ en blanc pour ne pas changer le mot de passe.
Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».
Pour modifier une section particulière de la fiche d’un adhérent, par exemple la section Utilisation de la bibliothèque, cliquez sur le lien “Modifier” en bas de la section.
Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Ajouter la Photo des Adhérents”
This form will not appear if you have the patronimages system preference to not allow patron images
To add patron images in bulk, use the Upload Patron Images Tool
Vous pouvez bloquer les adhérents de prêt en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue
Si vous voulez que le personnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez activer le blocage “Parti sans laisser d’adresse”.
Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez activer dans la rubrique “Blocage et suspension” de sa carte le blocage “Perdu” d’empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.
Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle
Note
This flag can automatically be set with the Overdue/Notice Status Triggers
Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé
Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have Juvenile to Adult cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update Child to Adult Patron”
Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant
Gestion des comptes modifiés par les adhérents eux-mêmes
If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).
Note
Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.
En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.
Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.
Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.
Permissions de l’Adhérent
Les permissions l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires quand il sont dans l’interface professionnelle.
Important
Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.
Définir les Permissions de l’Adhérent
To set patron permissions, you must first have a patron of the “Staff” type open
Sur la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Plus et choisissez Définir les permissions pour modifiez l’adhérent.
Une liste des permissions est affichées. Certaines d’entre elles peuvent être étendues en cliquant sur le signe plus sur la gauche.
Définitions des Permissions de l’Adhérent
superlibrarian
Accès à toutes les fonctions bibliothécaires
Note
Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres
circulate
Documents prêtés et retournés
This section can be expanded (Learn more)
catalogue
Required for staff login. Staff access, allows viewing the catalogue in staff client
Important
Doit être donné à tous le personnel pour qu’ils puissent se connecter à l’interface professionnelle
parameters
Gestion du système Koka (Administration)
This section can be expanded (Learn more)
borrowers
Ajouter ou modifier des adhérents
permissions
Définir les permissions
reserveforothers
Faire et modifier des réservations pour les adhérents
This section can be expanded (Learn more)
editcatalogue
Cataloguer (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
This section can be expanded (Learn more)
updatecharges
Gérer les amendes et les charges des adhérents
This section can be expanded (Learn more)
acquisition
Gestion des acquisitions et/ou des suggestions
This section can be expanded (Learn more)
management
Gestion des paramètres de la bibliothèque (obsolète)
Important
Cette permission n’autorise plus rien.
tools
Utiliser tout les outils
This section can be expanded (Learn more)
editauthorities
Modifier des autorités
serials
Gérer les abonnements aux périodiques
This section can be expanded (Learn more)
reports
Permet d’accéder au module Rapports
Les rapports qu’on trouve sur la page Circulation ne sont pas contrôlés par cette permission
This section can be expanded (Learn more)
staffaccess
Permet à un membre du personnel de modifier les permissions du reste du personnel
Important
Demande la permission des adhérents au-dessus
plugins
Les plugins Koha
This section can be expanded (Learn more)
listes
Listes Koha
Important
Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.
This section can be expanded (Learn more)
Permissions fines sur la circulation
Si l’utilisateur a la permission “circulate”, il aura le droit de réaliser toutes les opérations de circulation. Si vous souhaitez contrôler plus finement les permissions, utilisez les options ci-dessous :
circulate_remaining_permissions
Autres permissions de circulation
Tous les droits d’accès sauf les permissions listées ci-dessous
force_checkout
Forcer le prêt malgré une limitation déjà fixée
Avec cette permission le bibliothécaire sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt:
restriction d’âge
le document est emprunté par un autre adhérent
le document n’est pas pour le prêt
l’adhérent a des documents en retard
le document est perdu
le document est très demandé
le document est réservé
manage_restrictions
Gérer les comptes suspendus
Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent
overdues_report
Générer un rapport des documents en retard
L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion
override_renewals
Outrepasser le blocage de renouvellement
Requires that the staff member also has circulate_remaining_permissions
Autorisations des paramètres en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “parameters”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour un contrôle plus fin de ses droits, utilisez les options ci-dessous :
manage_circ_rules
Gérer les règles de circulation
The ability to access the Circulation and fines rules in the administration area
parameters_remaining_permissions
Autres autorisations de paramétrage
La capacité d’accéder à tous les secteurs de l’administration (autre que la circulation et les règles d’amendes)
Permissions des réservations en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “reserveforothers”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux réservations. Pour un contrôle plus fin, utilisez les options ci-dessous :
modify_holds_priority
Modifier la priorité des réservations
Permission de modifier l’ordre des réservations (monter/descendre une réservation)
place_holds
Faire des réservations pour les usagers
Permissions du catalogage en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “editcatalogue”, il aura le droit de faire toute opération de catalogage. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
delete_all_items
Supprimer tous les exemplaires à la fois
Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage
edit_catalogue
Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Cataloging
edit_items
Modifier les exemplaires
Ability to make edits to item/holdings records, but not bibliographic records
edit_items_restricted
Limit item modification to subfields defined in the SubfieldsToAllowForRestrictedEditing preference
Note
Please note that edit_items permission is still required
fast_cataloging
Catalogage rapide
The ability to catalog using only the Fast Add Framework found on the Circulation page
Permissions de gérer les Amendes et frais en détaillé
Si le personnel a les autorisations “updatecharges”, il aura le droit de faire toutes les opérations quant à la gestion des amendes et frais. Pour limiter les droits d’accès du personnel, utilisez les options ci-dessous:
remaining_permissions
Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais autre que celles d’annuler les pénalités financières
writeoff
Annuler les amendes et frais
Permissions des Acquisitions en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “acquisition”, il aura le doit d’effectuer toute opération d’acquisition. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
budget_add_del
Ajouter et supprimer les budgets (sans possibilité de modification)
budget_manage
Permission de gérer les budgets
budget_manage_all
Gérer tous les budgets
budget_modify
Modifier un budget (modifier les lignes existantes, sans pouvoir en créer de nouvelles)
contracts_manage
Permission de gérer les contrats
group_manage
Gestion des commandes et des groupes de paniers
order_manage
Gestion des commandes et des paniers
order_manage_all
Gestion de toutes les commandes et paniers, quelques soient les restrictions fixées dessus
order_receive
Gestion des commandes et des paniers
period_manage
Gestion des périodes
planning_manage
Permission de gérer les prévisions budgétaires
vendors_manage
Gestion des fournisseurs
Permissions des périodiques en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “serials”, il pourra effectuer les opérations de gestion des périodiques. Pour un contrôle plus fin des droits, utilisez les options ci-dessous :
check_expiration
Check the expiration of a serial
claim_serials
Claim missing serials via the Claims section
create_subscription
Create a new subscription
delete_subscription
Supprimer une inscription
edit_subscription
Modifier un abonnement existant
Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement
receive_serials
Réception des périodiques
Bulletiner les périodiques
renew_subscription
Renouveler un abonnement
routing
Liste de routage
Manage routing lists
superserials
Manage subscriptions from any branch (only applies when IndependantBranches is used)
Permissions des Outils en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “tools”, il pourra accéder à toutes les fonctions du module Outils. Pour limiter l’accès à certains outils, utilisez les options ci-dessous :
batch_upload_patron_images
Téléchargement des photos des adhérents par lots ou une à une
Access to the Image Upload Tool
delete_anonymize_patrons
Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique de prêts/lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents)
Access to the Anonymize Patron Tool
edit_calendar
Définir les jours de fermeture de la bibliothèque
Access to the Calendar/Holidays Tool
edit_news
Rédiger des annonces pour l’OPAC et l’interface professionnelle
Access to the News Tool
edit_notice_status_triggers
Paramétrage des relances pour les documents en retard
Access to the Overdue Notice Status/Triggers Tool
edit_notices
Définir des notifications
Access to the Notices Tool
export_catalog
Exporter des données bibliographiques, d’autorités et d’exemplaires
Access to the Export Data Tool
import_patrons
Import des données sur les adhérents.
Access to the Import Patrons Tool
inventory
Réalisation de l’inventaire (récolement) de votre catalogue
Access to the Inventory Tool
items_batchdel
Lancer la suppression par lot des exemplaires
Access to the Batch Item Deletion Tool
items_batchmod
Lancer la modification par lot des exemplaires
Access to the Batch Item Modification Tool
items_batchmod_restricted
Limit batch item modification to subfields defined in the SubfieldsToAllowForRestrictedBatchmod preference
Note
Please note that items_batchmod permission is still required
label_creator
Créer des étiquettes et des codes à barres imprimables à partir des données du catalogue et des adhérents
Access to the Créateur d’étiquette and Quick Label Creator Tools
manage_csv_profiles
Gestion des profils d’export CSV
Access to the CSV Profiles Tool
manage_staged_marc
Gestion des notices MARC préparées, inclus l’importation dans le catalogue ou l’annulation de l’importation
Access to the Manage Staged MARC Records Tool
moderate_comments
Modérer les commentaires des adhérents
Access to the Comments Tool
moderate_tags
Modération des tags des adhérents
Access to the Tags Tool
records_batchdel
Effectuez la suppression de notices par lot (bibliographique ou d’autorité)
Access to the Batch Record Deletion Tool
rotating_collections
Gestion des collections tournantes
Access to the Rotating Collections Tool
schedule_tasks
Planification de tâches à exécuter
Access to the Task Scheduler Tool
stage_marc_import
Préparer les notices MARC dans le réservoir
Access to the Stage MARC Records Tool
upload_general_files
Téléverser tout fichier
Access to upload files via the Upload Tool
upload_local_cover_images
Télécharger des images de couverture locales
Access to the Upload Local Cover Image Tool as well as permission to add and delete local cover images from the bib detail page
upload_manage
Gérer les fichiers téléversés
Access to uploaded files via the Upload Tool
Note
upload_general_files permission is required for this permission
view_system_logs
Consultation des logs du système
Access to the Log Viewer Tool
Permissions des Rapports en détaillé
Si l’utilisateur a la permission “reports”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux rapports. Pour un contrôle plus fin des ces droits, utilisez les options ci-dessous :
create_reports
Créer des rapports SQL
La possibilité de créer et modifier mais pas de lancer des rapports SQL
execute_reports
Exécuter des requêtes SQL
La possibilité de lancer mais pas de créer ou modifier des rapports SQL
Permissions des Plugins en détaillé
Si le personnel a les autorisations “plugins”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour limiter ses droits d’accès, utilisez les options ci-dessous:
configure
Configurer les plugins
Possibilité d’activer la section “configure” d’un plugin s’il en a un
manage
Gérer les plugins
Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins
report
Utiliser les plugins rapport
Possibilité d’utiliser les plugins rapport
tool
Utiliser les plugins outils
Possibilité d’utiliser les plugins outils
Liste granulaire des permissions
Tous les membres du personnel ont le droit d’accéder aux listes. Cette section doit être cochée uniquement si vous voulez donner la permission à un membre du personnel de supprimer des listes publiques qu’ils n’ont pas créées eux-mêmes.
delete_public_lists
Supprimer les listes publiques
Informations adhérent
Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.
Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name
Prêt
For instruction on checking items out, view the Checking Out section of this manual.
Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”
Détails
Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”
Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.
Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.
Un adhérent « enfant » sera rattaché à son garant
Sur la fiche d’un garant, tous ses enfants (ou toutes les personnes pour lesquels il se porte garant) sont affichés.
Résumé de la circulation
Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.
S’ils ont de la famille inscrite à la bibliothèque, les bibliothécaires peuvent voir ce qu’ont emprunté les autres membre de la famille.
L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.
Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.
En utilisant le bouton “Ajouter une suspension manuelle” vous pouvez directement suspendre l’adhérent.
Amendes et frais
L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.
Le tableau affiche les colonnes suivantes:
Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés
Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée
Description: la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible
Note: toutes les notes à propos des frais/paiement
If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way
Montant: le montant total du paiement ou des frais
Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé
Possibilité d’annuler un paiement
Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende
En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.
Facturation des Frais/Amendes
Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:
Fines will be charged based on your Circulation & Fines Rules
Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron Types & Categories administration area
Rental fees will be charged based on the settings in your Item Types administration area
Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.
Payer/Annuler les Amendes
Chaque ligne de compte peut être payée en entier (ou supprimée) en utilisant l’onglet “Payer les amendes”
Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.
Payer une amende dans sa totalité
Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.
Le montant complet de l’amende sera prérempli dans le champ “Perçu de l’adhérent”
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.
Payer partiellement une amende
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.
Entrez le montant que vous percevez de l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent.
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera mise à jour pour afficher le montant d’origine, et le montant restant dû.
Payer le montant de toutes les amendes
Cliquez sur le bouton Payer le montant.
Entrez le montant versé par l’adhérent dans Percevoir de l’adhérent. Le total de toutes les amendes est affiché dans Total des amendes non perçues.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.
Payer les amendes sélectionnées
Cochez les boîtes de sélection des amendes que vous voulez payer, puis cliquez sur Payer la sélection.
Entrez le montant payé en face des amendes.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.
Passer une amende en pertes et profits
Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Passer toutes les amendes en pertes et profits
Cliquez sur le bouton Tout en pertes et profits.
Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.
Si vous avez marqué un exemplaire de payé sans faire exprès, vous pouvez annuler cette ligne en cliquant sur “Annuler le paiement” sur la droite de la ligne
Une fois cliqué, une nouvelle ligne est ajouté au compte, montrant le paiement annulé
Créer des Factures Manuelles
Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.
Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer
To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV Authorized Value
Important
The value set as the Authorized Value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the Description and the Authorized Value Description will be used as the amount.
Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.
Le champ description vous permet de décrire le coût
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Créer des Crédits Manuels
Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.
Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer
Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.
Le champ description vous permet de décrire le crédit
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Impression des Factures
Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.
Listes de routage
Toutes les listes de routages auxquelles un adhérent appartient sont consultables dans l’onglet “Listes de routage” de sa fiche.
Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.
Historique de prêts
The circulation history tab will appear if you have set the intranetreadinghistory preference to allow it to appear. If you have the Respect de la vie privée system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.
Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.
Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.
Log des modifications
If you have set your Adhérent to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification Log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the Fascicule and Retour you will see checkins and outs on this screen as well.
Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.
Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent
L’action vous informera quelle action a été enregistrée
Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)
Notifications
The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:
Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.
Si le message a le statut Envoyé ou Échec, vous aurez une option pour renvoyer le message à l’utilisateur en cliquant le bouton “Renvoyer” qui se situe sous le statut.
Statistiques
Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.
Fichiers
If you set the Activer preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.
Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.
Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.
Suggestions d’achat
If the patron has made any purchase suggestions you will see a purchase suggestions tab on the patron record.
De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.
Learn more about Purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.
Quittances de l’utilisateur
A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this option on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.
Note
En France, un « quitus » (« quittance ») est nécessaire pour une inscription dans une bibliothèque ou une université).
Note
Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer
Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page
Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges
To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record
Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »
Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.
Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF
Note
You can style the PDF using the NoticeCSS preference.
The patron will have a restriction added to their account
And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab
Recherche Adhérent
Cliquez sur le lien vers le module Adhérents pour accéder à la page de recherche des adhérents, sur laquelle vous pourrez chercher des adhérents en fonction de parties de leur nom ou de leur numéro de carte.
Cliquez sur le bouton [+] à droite de la boîte de recherche Fournisseur pour afficher des options de recherche supplémentaires.
You can also filter your patron results using the search options on the left hand side of the page.
En fonction de ce que vous avez choisi pour “Champs de recherche” vous pouvez rechercher des adhérents de plusieurs manières.
Standard:
Entrer une partie de leur nom, prénom, couriel ou code à barres
Courriel :
Saisissez n’importe quelle partie de l’adresse électronique de l’adhérent et choisissez « contient » au lieu de « commence par »
N° d’adhérent:
Entrez un numéro d’adhérent
Numéro de téléphone:
Entrez le numéro de téléphone exactement comme il est dans le système ou en utilisant les espaces entre chaque groupe de numéros.
Exemple: Pour trouver (212) 555-1212 vous pouvez chercher exactement cette forme ou chercher sans parenthèse 212 555 1212
Adresse postale:
Tapez n’importe quelle partie de l’adresse de l’usager (inclut toutes les zones adresses) et choisissez « contient » au lieu de « commence par » pour trouver la chaîne de caractères n’importe où dans l’adresse
Date de naissance
Birth dates should be entered using the format set forth in the Formats de date : preference.
Champ de tri 1
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Champ de tri 2
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Vous pouvez également choisir de chercher les champs débutant ou contenant la chaîne que vous avez saisi. Choisir “Contient” équivaut à une recherche avec une troncature.
Vous pouvez aussi feuiller la liste des adhérents en cliquant sur une lettre de la barre de navigation qui se trouve en haut de la page.