Catalogación

Before you start cataloging in Koha you’re going to want to do some basic setup. Refer to the Lista de comprobación de implementación for a full list of these things. Most importantly you’re going to want to make sure that your Hojas de trabajo bibliográfico MARC are all defined the way you want. Once in the cataloging module you will not be able to add or remove fields and subfields so your frameworks must be ready before you start cataloging.

You can also use OCLC Connexion to send records directly in to Koha. For more information on that please review the OCLC Connexion Gateway setup Appendix.

  • Get there: More > Cataloging

Registros bibliográficos

In Koha the bibliographic record contains the main information related to the material. This includes things like the title, author, ISBN, etc. This information is stored in Koha in Marc (different flavors of Marc are supported in Koha). Once this information is saved, Registros de ítems can be attached.

Agregar registros

Los registros se pueden agregar catalogando el material original o copian la catalogación de un servidor remoto. Si usted desea catalogar directamente debe usar una hoja de trabajo en blanco

Si usted desea catalogar el material basándose en un registro existente en otra biblioteca

  • Haga clic en “Nuevo registro”

    image627

    • Seleccione la hoja de trabajo en que desea basar su registro

Si usted desea catalogar el material basándose en un registro existente en otra biblioteca

image1262

Si usted desea catalogar el material basándose en un registro existente en otra biblioteca

  • Nuevo desde Z39.50/SRU

    image628

    • Busque el ejemplar que desea catalogar

      • Note

        Si no se encuentran resultados, trate de buscar menos campos, no todos los servidores Z39.50 pueden buscar en todos los campos del formulario.

    • Search targets can be altered by using the Z39.50 Admin area.

    • En la pantalla de resultados se puede optar por la vista MARC o de tarjeta de los registros, o por importarlos a Koha

      image629

      • Además del enlace Importar a la derecha de cada título, puede hacer clic en el título que le interese y aparecerá un menú con enlaces para vista previa del registro e importarlo

        image630

      • Si no encuentra el título que necesita en sus resultados de búsqueda Z39.50 puede hacer clic en el botón “Intentar otra búsqueda” abajo a la izquierda de sus resultados

        image631

Basic Editor Cataloging

Una vez que haya abierto una hoja de trabajo en blanco o importado un registro a través de Z39.50 se le presentará un formulario para continuar la catalogación

image632

  • If you would rather not see the MARC tag numbers you can change the value in your hide_marc system preference or each user can check the box next to “Show tags” found under “Settings”.

  • Para expandir una etiqueta colapsada haga clic en la descripción de la misma

  • Para obtener ayuda de la Library of Congress de una etiqueta MARC haga clic en el signo de interrogación (?) a la derecha de cada número de campo

    • Si usted siente que esto estorba su pantalla, puede ocultar los signos de interrogación desmarcando la casilla que aparece junto a la nota de los “Mostrar vínculos de documentación de etiquetas MARC” en la parte superior derecha del editor
  • Sometimes fields may not be editable due to the value in your BiblioAddsAuthorities system preference. If you have this preference set to not allow catalogers to type in fields controlled by authorities you may see a lock symbol to the left of the field.

    image633

    • Si aparece este icono debe hacer clic en el icono a la derecha del campo para buscar una autoridad existente.

      image634

    • Desde los resultados haga clic en “Elegir autoridad” para traerla dentro de su registro

      image635

  • Para duplicar un campo haga clic en el icono “repetir esta etiqueta” icono a la derecha de la etiqueta

    image636

    • Para mostrar los subcampos en el orden correcto, haga clic en la flecha hacia arriba a la izquierda del campo

    • Para duplicar un campo, haga clic en el signo + (más) a la derecha del el campo

      image637

    • Para borrar un subcampo (si hay mas de uno del mismo tipo), haga clic en el signo de menos (-) a la derecha del campo

  • Para utilizar un plugin haga clic en el cuadro a la derecha del subcampo

    image638

    • Algunos campos fijos tienen editores que cambiarán según el tipo de material que está catalogando (por ejemplo, los campos 006 y el 008)

      image639

  • Una vez que haya terminado, haga clic en el botón «Guardar» en la parte superior y seleccione si desea guardar y ver el registro bib que haya creado o continuar para añadir / editar los elementos agregados al registro

    image640

    • Eligiendo “Guardar y ver registro” lo llevará directamente al registro que usted acaba de catalogar
    • Eligiendo “Guardar y editar ítems” lo llevará al formulario de agregar/editar ítems después de haber guardo el registro bibliográfico, de ese modo, usted puede ajuntar las existencias
    • Choosing “Save and continue editing” will allow you to save your work so far and keep you in the editor to continue working
  • Si está por agregar un registro duplicado el sistema le avisará antes de guardar

    image641

Advanced Editor Cataloging

In order to use the Advanced cataloging editor you need to enable the EnableAdvancedCatalogingEditor preference.

Important

Esta funcionalidad es aun experimental, y podría tener errores que causen corrupción de registros. Tampoco incluye ningún soporte para campos fijos de UNIMARC y NORMARC. Por favor ayúdenos a probarla y reportar cualquier error, pero hágalo bajo su propia responsabilidad.

In the advanced editor once you’ve opened a blank framework or imported a record via Z39.50 you will be presented with the form to continue cataloging

image1263

Utilizando el cuadro de búsqueda al lado izquierdo, puede realizar búsquedas Z39.50

image642

Y desde los resultados de Z39.50 puede ver los registros marc haciendo clic en el enlace a la derecha

image643

Haciendo clic en “Importar” lo llevará al registro editor donde puede realizar cambios

image644

Note

Cuando agrega un nuevo campo en el Editor avanzado, necesita presionar guiones bajos para un indicador en blanco, y rodear los indicadores con espacios.

Note

Necesita dejar un espacio después del primer delimitador de subcampo, pero no después de otro delimitador de un subcampo en el mismo campo.

En la parte de abajo del editor encontrará la ayuda de la Biblioteca del Congreso para el campo en el que se encuentra. En los casos en el que su MARC no es válido verá un resaltado en rojo. Para editar el registro utilizando solamente las funciones del teclado, el botón de Atajos del teclado le informará sobre los comando necesarios

image645

Advanced Cataloging Keyboard Shortcuts

Los siguientes atajos de teclado pueden ser utilizados en el módulo de catalogación avanzada esto con el fin de ahorrase tiempo al hacer clic.

Atajo de teclado Comportamiento
Ctrl+D Insertar delimitador (‡)
Ctrl+H Obtenga ayuda del subcampo actual
Ctrl+S Guardar registro
Ctrl-X Eliminar el campo actual
Ctrl+Mayús+X Eliminar el subcampo actual
Intro Nuevo campo en la siguiente línea
Mayús+Intro Insertar salto de línea
Tabulador Mover a la siguiente posición
Mayús+Tab Mover a la posición anterior
Macros in Advanced Cataloging

Para grabar una nueva macro:

  • Seleccione el botón «> Macros…»
  • Una ventana aparecerá. En esta ventana, seleccione «Nuevo macro…,» ingrese el nuevo nombre de la macro en el cuadro emergente y seleccione OK.
  • Ahora haga clic a la derecha en número pequeño 1, e ingrese la primer línea de su macro. Para una línea múltiple, es decir, una macro con múltiples campos, presione la tecla Intro del modo que un número pequeño 2 aparezca, e introduzca la segunda línea/campo, etc.
  • Sus macros serán guardados automáticamente. Cuando finalice puede seleccionar cerrar la ventana en «x», o seleccionar un macro para ejecutarlo en el registro que se encuentra en edición, o seleccione otro macro para ejecutarlo.

Para editar un macro existente:

  • Seleccione el botón «> Macros…»
  • A window will pop up. In this window, select the macro that you wish to edit & make your changes.
  • Su trabajó se guardará automáticamente y, cuando finalice, podrá seleccionar «x» para cerrar la ventana o seleccionar un macro para ejecutar en el registro que se está editando o seleccione otro macro par ejecutarse.

Sintaxis básica del lenguaje del macro:

  • new 500=‡aEditado con Rancor
    • Crea un campo 500 con un subcampo ‡a y lo establece a «Editado con Rancor.»
  • 245c= by J.K. Rowling.
    • Establece el primer subcampo ‡c de la primer etiqueta 245 en el registro a «by J.k. Rowling, creándolo si es necesario.
  • 082a={084a}
    • Establece el subcampo ‡a en la primer etiqueta 082 (creando el subcampo si es necesario) al contenido del primer 084‡a.
  • indicators=_1
    • Sets the indicators of the last mentioned tag (in this case, 082) to «_» and «1».
  • new 090a=Z674.75.W67
    • Crea un nuevo subcampo ‡a en el primer 090 (pero solamente si ese campo existe) y lo establece a Z674.75.W67.
  • new 090a at end=Z674.75.W67
    • Lo mismo que arriba.
  • new 245b after a= a tale of might and magic /
    • Crea un nuevo ‡b después del primer subcampo y lo establece a » a tale of might and magic /».
  • delete 245b
    • Elimina el primer subcampo ‡b en el primer 245 ‡b

Agregar Registros Analiticos

Las bibliotecas a veces hacen artículos de revistas y artículos dentro de monografías y publicaciones seriadas accesibles a los usuarios de la biblioteca a través de análisis de catalogación. La catalogación analítica crea registros bibliográficos separados para estos artículos, capítulos, secciones, etc encuentra dentro de un recurso más grande, como un libro, un artículo en una revista, un periódico o en serie. En catalogación analítica, aunque un registro bib separado se crea para el título, no está físicamente separado del elemento padre. Más información acerca de Analiticos esta en el Capítulo 13 de las AACR2.

If you would like to catalog analytic records there are two options. One is to use the Analíticas sencillas funtion; the other is the Analíticas mejoradas.

Analíticas sencillas

The Easy Analytics feature makes linking analytic records together easier. The first thing you need to do is set the EasyAnalyticalRecords preference to “Display” and the UseControlNumber preference to “Don’t use.”

After cataloging your analytic record (see Adding Records for more on creating records) click “Edit” from the normal view and choose to “Link to Host Item”

image646

Esto le pedirá ingresar el código de barras para el ejemplar al cual debe enlazarse este registro.

image647

Luego de ingresar el código de barras del ejemplar y hacer clic en “Seleccionar” recibirá un mensaje de confirmación.

image648

El registro tendrá ahora el campo 773 completado apropiadamente para completar el enlace.

image649

Para ver todos los ítems vinculados al registro fuente, haga una búsqueda para el registro, haga clic en la pestaña Analíticas de la izquierda y las analíticas vinculadas a cada código de barras se mostrará debajo de la columna «Usada en».

image650

Note

También es posible crear registros analíticos desde la pantalla haciendo clic en “Crear analíticas”

Puede también ver la analíticas asociadas a este registro haciendo clic en el enlace “Mostrar analíticas” en el tope del registro en la vista normal.

image651

When looking at the analytic record you will also see a link to the host item under the “Host records” column in the holdings table when viewing the “Analytics” tab.

image652

Analíticas mejoradas

To use the Enhanced Workflow method of adding analytics, the first thing you need to do is set the EasyAnalyticalRecords preference to “Don’t display” and the UseControlNumber preference to “Use.”

After cataloging your original record (see Adding Records for more on creating records) click “New” from the normal view and choose to “New child record.”

image653

Esto abrirá un nuevo registro en blanco para la catalogación. El registro en blanco sólo tendrá el campo 773 cumplimentado correctamente para completar el enlace cuando se guarde el registro.

image654

Para ver todos los ítems vinculados al registro fuente, haga una búsqueda para el registro, haga clic en la pestaña Analíticas de la izquierda y las analíticas vinculadas a cada código de barras se mostrará debajo de la columna «Usada en».

image655

Puede también ver la analíticas asociadas a este registro haciendo clic en el enlace “Mostrar analíticas” en el tope del registro en la vista normal.

image656

When looking at the analytic record you will also see a link to the host item under the “Host records” column in the holdings table when viewing the “Analytics” tab.

image657

Editando analíticas

Si ha vinculado un registro analítico incorrectamente puede eliminar dicho enlace modificando el ítem en el registro analítico (no el registro fuente). Para ello, vaya al registro analítico y haga clic en el botón “Editar” y elija “Editar ítems”. A la izquierda de cada ítem verá dos opciones.

image658

  • Al hacer clic en “Editar en fuente” le permite editar el ítem en el registro fuente.
  • Al hacer clic en “Desconectar” se eliminará el campo 773 y el enlace entre la analítica y la fuente.

Edición de registros

Para editar un registro puede hacer clic en “Editar Biblio” en los resultados de búsqueda en la página de catalogación

image659

o haciendo clic en el botón “Editar” en el registro bibliográfico y eligiendo “Editar registro”

image660

El registro se abrirá en editor de MARC

image661

La alternativa es buscar a través de Z39.50 para superponer su registro con un registro más completo encontrado en otra biblioteca. Usted puede hacer esto con la opción “Reemplazar Record vía Z39.50” en el menú Editar.

image662

Una vez seleccionada será llevado a una ventana de búsqueda Z39.50 para buscar en otras bibliotecas por el registro en cuestión.

Una vez haya editado (por cualquier método) puede hacer clic en “Guardar” arriba a la izquierda del editor.

You can also use the edit menu to add your own custom cover image if you have either OPACLocalCoverImages and/or LocalCoverImages set to “Display” by choosing “Upload Image” from the menu.

image663

Choosing to “Upload Image” will take you to the Upload Local Cover Image Tool.

Duplicación de registros

A veces no es posible encontrar a través de Z39.50 una copia del registro que se desea ingresar al catálogo. En estos casos se puede crear un duplicado de un registro similar y editar las partes necesarias para crear un nuevo registro. Para duplicar un registro existente, haga clic en “Editar como nuevo (duplicar)” desde el menú “Editar” en el registro bibliográfico

image664

Esto abrirá un nuevo registro MARC con los campos con los valores del registro bibliográfico original.

image665

Attaching files to Records

Si usted desea bloquear a un usuario de la biblioteca puede indicarlo con una restricción manual

  • You will need to ask your system administrator to set the “upload_path” config variable to point to where the files will be stored

    • You can see if your upload path is set correctly by visiting About Koha > System Information. If there is an error you will see it there.

      image1264

  • You will want to be sure that your OPACBaseURL system preference is set appropriately

  • You will want to add the upload.pl plugin to the 856$u subfield in one (or multiple) of your frameworks

Once you are all set up you can continue with cataloging as regular. You will see a plugin icon next to the 856$u that will open up the upload and/or search window

image1265

From this menu you can click browse to find a file and attach it, or you can search files you have uploaded previously using the search box. From the search results you can choose which file to attach.

image1266

Un vez la fila ha sido escogida, aparecerá como un enlace en el registro MARC y en los destalles mostrados.

Merging Records

Para combinar registros bibliográficos, querrá ir al módulo de Catalogación y realizar una búsqueda.

Si usted ve duplicados en esa pantalla de resultados de búsqueda, usted puede marcar las casillas junto a los duplicados y hacer clic en el botón “Combinar seleccionados” en la parte superior de los resultados.

Una vez que haya seleccionado los registros que desea combinar, haga clic en el botón “Combinar seleccionados” en la parte superior de la lista. Se le preguntará cuál de los dos registros desea mantener como su registro primario y cuál será eliminado después de la combinación. Si los registros fueron creados usando diferentes hojas de trabajo, Koha también le pedirá qué Hoja de trabajo le gustaría utilizar para el registro recién combinado.

image666

Se mostrará el MARC para los dos registros (cada uno accesible por la etiqueta que tiene el número de registro de cada uno). Por defecto, todos los campos del registro principal estarán marcados y no habrá ningún campo marcado en el otro registro. Desactive los campos del primer registro que no desee en registro final (destino) y después en la segunda pestaña elija los campos que deben estar en el registro final (destino).

image667

Si intenta agregar un campo que no es repetible dos veces (como la selección del campo 245 de ambos registros #1 y #2) se le presentará con un error

image668

Por debajo de los registros que está combinando existe una opción para ingresar los campos que se mostrarán en el informe. Esto le permitirá controlar qué campos ver en la página de confirmación de la combinación:

image669

Luego de elegir cargar, se le presentará un mensaje de confirmación

image670

If you enter fields you will see those on the confirmation page (you can set defaults with the MergeReportFields preference)

image671

Una vez ha cumplimentado su selección haga clic en el botón “combinar”. El registro primario contendrá ahora los datos que escogió para ello así como todos los ítems/existencias de ambos registros bibliográficos y, el segundo registro será eliminado.

Important

Es importante regenerar el índice Zebra inmediatamente después de combinar registros. Si una búsqueda se realiza para un registro que ha sido borrado, Koha retornará a los usuarios un error en el OPAC.

Note

If you would like you can also use the Listas tool for merging records together. Learn more here.

Borrando registros

Para editar el registro completo del usuario simplemente haga clic en el botón «Editar» en la parte superior de dicho registro

image672

Los registros bibliográficos pueden ser eliminados solamente si todos los ítems han sido eliminados. Si usted trata de eliminar un registro bibliográfico con los ítems todavía adjuntos, podrá observar que la opción eliminar está deshabilitada marcada en gris.

image673

Registros de ítems

En Koha cada registro bibliográfico puede tener uno o más elementos unidos. Estos items se refieren a veces como formatos. Cada item incluye información de la copia física que la biblioteca tiene.

Añadiendo items

Después de guardar un nuevo registro bibliográfico, se le redirige a una ventanam donde puede agregar ítems al registro bibliográfico. También puede hacer clic en “Agregar existencias” en la página de resultados de búsqueda del módulo de catalogación

image674

o puede agregar un nuevo ítem en cualquier momento haciendo clic en “Nuevo” en el registro bibliográfico y eligiendo “Nuevo ítem”

image675

El formulario de edición del ítem aparecerá:

image676

Como mínimo, si Usted planea prestar el ítem, los siguientes campos deben ser ingresados para nuevos ítems:

  • 2- Fuente de la clasificación

  • a- Ubicación permanente

  • b - Lugar en las estanterías

  • o- Signatura topográfica completa

    • If you’d like you can use the call number browser plugin for this field. If it’s enabled you’ll see a … to the right of the field. When clicked that will open a call number browser window if the row is highlighted in Red then the call number is in use, if there is a thin Green line instead then the call number can be used.

      image1267

  • p- Código de barras

  • v - Costo, precio de reposición

    • Este valor será cargado a los clientes cuando marca unítem que ha sido prestado como “Perdido”
  • y- Tipo de ítem de Koha

To make sure that these values are filled in you can mark them as mandatory in the framework you’re using and then they will appear in red with a “required” label. The item will not save until the required fields are filled in.

image677

  • Note

    To make item subfields required in a framework you’ll want to edit the 952 field in the framework editor.

Bajo el formulario hay 3 botones para agregar un ítem

image678

  • Agregar ítem sólo agregará un ítem
  • Add & Duplicate will add the item and fill in a new form with the same values for your to alter
  • “Agregar varios ítems” le preguntará cuantos ítems y luego los agregará adicionando +1 al código de barras de modo que cada uno sea único

Sus ítems agregados aparecerán encima del formulario una vez enviado el formulario

image679

Sus ítems también aparecerán bajo los detalles bibliográficos en la pantalla de los registros bibliográficos.

image680

If you have SpineLabelShowPrintOnBibDetails set to “Display” then there will also be a link to print a quick spine label next to each item.

image681

Usted también pude filtrar el contenido de su tabla de existencias haciendo clic en el enlace “Activar filtros.” Esto le mostrará una fila en la parte superior de donde puede ingresar datos en cualquier columna para filtrar los resultados en la tabla.

image682

Editar ítems

Los ítems pueden ser editados de varias formas.

  • Al hacer clic en “Editar” y “Editar ítems” en el registro bibliográfico

    image683

    Que abrirá una lista de ítems que podrá hacer clic en “Editar” a la izquierda del ítem específico que desea editar.

    image684

  • Al hacer clic en “Editar ítems” junto al ítem en la pestaña “Ítems”

    image685

    Marque la casilla a la izquierda de los ítems que desea reservar

    image686

  • Hacer clic en “Editar” y después en “Editar ítems en lotes”

    image687

    This will open up the batch item modification tool where you can edit all of the items on this record as a batch.

  • You can also enable Habilitar to have checkboxes appear to the left of each item on the detail display. You can then check off the items you would like to edit and click “Modify selected items” at the top of the list.

    image688

  • You can click “Edit” to the right of each item in the Holdings tab

    image1268

  • There is also a link to Edit items from the search results in the staff client

    image1269

  • Finally you can use the Batch Item Modification tool

Actualizaciones de estado de Ítem rápido

A menudo el personal de circulación necesita cambiar el estado de un ítem a Perdido o Dañado. Esto no requiere editar el registro completo. EN cambio haciendo clic en el código de barras del ítem en el resumen de préstamo o el historial de préstamo le llevará al un resumen del ítem. Puede llebar al resumen del ítem haciendo clic en la pestaña Ítems a la izquierda de la página de detalles del registro.

image689

Desde esta vista puede marcar un ítem como perdido seleccionando el estado en el menú desplegable y haciendo clic en el botón “Establecer estado”.

image690

También puede marcar un ítem como dañado eligiendo un estado de dañado en el menú desplegable y haciendo clic en el botón “Establecer estado”.

image691

Duplicating Items

Fácilmente puede duplicar cada ítem dando clic en el botón “Acción” a la izquierda de cada ítem en la pantalla de edición de ítems

image692

Desde aquí puede elegir “Duplicar” el ítem y esto rellenará el formulario con los valores del ítem que se eligió.

Información de ítem

A la izquierda de cada registro bibliográfico hay una pestaña para ver los ítems.

image693

Haciendo clic en esa pestaña le proporcionará información básica acerca de los ítems. Desde aquí puede observar información básica acerca del ítem, tal como, la biblioteca de origen, tipo de ítem, código de colección, signatura topográfica y precio de reemplazo. También puede ver y editar la información del estado. Si un ítem es marcado como perdido o retirado, también verá la fecha en que el estado fue aplicado.

image1270

In the History section you will see information about the check out history of the item and if you ordered the item via the acquisitions module then this section will include information about the order.

image694

Si la fecha de pedido o de entrada están enlazadas, haciendo clic le llevará a la información de adquisición de ese ítem.

Mover ítems

Los ítems se pueden mover de un registro bibliográfico a otro usando la opción Adjuntar ítem

image695

Visite el registro bibliográfico al que desea adjuntar el ítem y seleccione “Adjuntar ítem” en el menú “Editar”.

image696

Ingrese el código de barras del ítem a ser movido y haga clic en “Elegir”

If you want to move all items to a new record creating only one bibliographic record you can use the Merge Records tool instead.

Eliminando ítems

Hay varias maneras de eliminar registros. Si solo necesita eliminar un ítem puede hacerlo abriendo la página de detalles del registro bibliográfico y haciendo clic en el botón “Editar” en el tope. Desde aquí puede elegir “Editar ítems”.

image697

Se le presentará una lista de ítems y a lado de cada uno un enlace etiquetado “Eliminar”. Haga clic en ese enlace y si el ítem no está prestado se eliminará ese ítem.

image698

Si sabe que todos los ítem del registro no están prestados puede utilizar la opción “Eliminar todos los ítems” en “Menú de edición” y removerá todos los ítems del registro.

You can also enable Habilitar to have checkboxes appear to the left of each item on the detail display. You can then check off the items you would like to delete and click “Delete selected items” at the top of the list.

image699

Finally you can use the batch delete tool to delete a batch of items.

Item Specific Circulation History

Cada registro bibliográfico mantiene un historial de circulación (con o sin la información de los usuarios dependiendo de su configuración), pero cada ítem tiene también su página de historial propio. Para verla, haga clic en la pestaña “Ítems” a la izquierda del registro que está viendo.

image700

Bajo el encabezado “Historia” hay un enlace a “Ver historial de préstamos del ítem”, haciendo clic le mostrará el historial del ítem el cual se ve levemente diferente de la página del historial de registros bibliográficos.

image701

Autoridades

Los registros de autoridad son una manera de controlar campos en sus registros MARC. El utilizar registros de autoridad le provee control sobre temas, nombres personales y lugares.

Agregando autoridades

Para agregar un nuevo registro de autoridad, usted puede elegir el tipo de autoridad desde el botón “Nueva autoridad” o buscar en otra biblioteca seleccionando el botón “Nuevo desde Z39.50”.

image702

Si elije ingresar una nueva autoridad desde cero, el formulario que aparece le permitirá introducir todos los datos necesarios de su registro de autoridad.

image703

Para expandir valores colapsados simplemente haga clic en el título y los subcampos aparecerán. Para duplicar un campo o subcampo solo haga clic en el signo mas (+) a la derecha de la etiqueta. Para utilizar plugins de ayuda de campo haga clic en la elipsis (…) a la derecha del campo.

Cuando enlace autoridades a otros encabezados, puede utilizar el buscador de autoridades haciendo clic en las elipsis (…) a la derecha del campo.

image704

Desde allí podrá buscar el archivo de autoridad para enlazar con la autoridad. Si no puede encontrar la autoridad para enlazar, puede hacer clic en el botón “Crear nueva” y agregar la autoridad necesaria para el enlace. Este plugin también le permite seleccionar el enlace de relación entre las autoridades.

image705

Si elije buscar en otra biblioteca a su registro de autoridad se le presentará una caja de búsqueda

image706

De los resultados puede elegir el enlace “Importar” a la derecha del registro que desea agregar a Koha

image707

Se le presentará entonces el formulario para editar la autoridad antes de grabarla en su sistema

image708

Buscando autoridades

Desde la página de autoridades puede buscar términos existentes y sus registros bibliográficos asociados.

image709

From the results you will see the authority record, how many bibliographic records it is attached to, an “Actions” menu that includes the ability to edit, merge and delete (if there are no bibliographic records attached).

image710

Haciendo clic en el resumen del registro de autoridad abrirá el registro completo y la opción de editarlo.

image711

Si la autoridad tiene Ver además en ella verá eso en los resultados de búsqueda, haciendo clic en las cabeceras enlazadas se buscará por las mismas.

image712

Editando autoridades

Las autoridades pueden editarse haciendo clic en el resumen de la autoridad desde le resultado de búsqueda y haciendo clic en el botón “Editar” encima del registro.

image713

Once you’ve made the necessary edits, simply click “Save” and dontmerge is set to “Do”, Koha will immediately update all of the bib records linked to the authority with the new authority record’s data. If dontmerge is set to «Don’t» then Koha won’t edit bib records when changes are made to authorities, rather, this is done later by the merge_authority.pl cronjob.

Para eliminar un registro de autoridad primero debe asegurarse de que no está vinculado con registros bibliográficos. Si no es utilizado por registros bibliográficos aparecerá el enlace “Eliminar» a la derecha del registro en los resultados de búsqueda y como un botón que aparece después de hacer clic en el resumen del registro de autoridad.

Buscando autoridades

Si posee registros de autoridad duplicados, puede combinarlos haciendo clic en el enlace “Combinar”, encontrado en el menú de acciones, a la par de dos resultado en la búsqueda de autoridades.

image714

Después de hacer clic en “Combinar” en el primer resultado, usted verá esa autoridad listada en la parte superior de los resultados.

image715

A continuación, necesitará de dar clic en “Combinar” a la par del segundo resultado el cual le gustaría combinar.

Primero se le preguntará cual de los dos registros desea conservar como primario y cual será eliminado luego de la combinación.

image716

Se le presentará la vista MARC de ambos registros (cada uno accesible por pestañas identificadas con el número propio de esos registros). Por defecto el primer registro estará seleccionado, desmarque los campos que no desee en el registro final (destino) y luego muévase a la segunda pestaña y seleccione cuales campos deben ir en el registro final (destino).

image717

Una vez haya completado su selección haga clic en el botón “combinar”. El registro primario contendrá ahora los datos que eligió para el registro, así como, los ítems/existencias de ambos registros, y el segundo registro será eliminado.

image718

Guías de Catalogación

Registro Bibliográfico de Catalogación Hoja de Referencia

Tag Label Description Instructions
000 LEADER Describes the record(i.e. surrogate) – is it a record for a monograph? A serial? Click in this field to fill it in. Then set «Bibliographic level» to “a” for articles or “s” for serials. Otherwise, leave everything as is.
001 CONTROL NUMBER Accession number. Enter the accession number written inside the item here. For articles and items which do not have accession numbers, leave blank.
003 CONTROL NUMBER IDENTIFIER Your MARC Organizational Code Click in this field to fill it in (will auto fill if you have your MARCOrgCode preference set).
005 D & T LATEST TRANSACTION Current date and time. Click in this field to fill it in.
008 FIXED-LENGTH DATA ELEMENTS Field containing computer-readable representations of a number of things. Generally you will only use “s” (single) or “m” (multiple) options for position 06- use the former when the item was published in a single year, the latter when it was published over the course of several. If there is a single date, only enter a date in the first date field (positions 07-10). Enter the three-digit country code in positions 15-17, being sure to add spaces if the country code is fewer than three characters long. If there is an index, note that fact in position 31. Enter the three-letter language code in positions 35-37.
010 LCCN A number assigned by the Library of Congress to uniquely identify the work. Check on the copyright page of the book (if it was published in the US) or the LC catalog for this number. If you can’t find it, don’t worry about it.
020 ISBN Unique number used by publishers to identify books. If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.
022 ISSN Unique number used by publishers to identify serials. If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.
033 DATE/TIME OF EVENT Used for auction dates. Required for auction catalogs. For auctions that took place on only one day, enter the date of the auction in the format YYYYMMDD in the subfield “a” and a “0” in the first indicator. For auctions that took place over two consecutive days or any number of non-consecutive days, create a subfield “a” for each day with the date in the format YYYYMMDD, and put a “1” in the first indicator. For auctions that took place over more than two consecutive days, create a subfield “a” (in format YYYYMMDD) for the first day and a subfield “a” (also in format YYYYMMDD) for the last day, and put a “2” in the first indicator.
040 CATALOGING SOURCE Identifies which libraries created and modified the record. For imported records, add a subfield “d” with your OCLC code as the value. For new records, make sure that the subfield “c” with your OCLC code as the value.
041 LANGUAGE CODE Identifies all the languages used in an item, when two or more languages are present. For significant portions of a text in a given language, there should be a subfield “a” with that language code. If there are only summaries or abstracts in a specific language, create a subfield “b” with that language code.
100 MAIN ENTRY–PERSONAL Authorized form of the main author’s name See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.
110 MAIN ENTRY–CORPORATE Authorized form of the name of the main corporate author. Required for auction catalogs. Auction catalogs should use a 110 field rather than a 100 field. See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.
111 MAIN ENTRY–MEETING Authorized form of the name of a meeting which acted as a main offer (e.g. conference proceedings) See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.
245 TITLE STATEMENT Transcription of the title statement from the title page (or chief source of information) Enter the title in subfield “a”, the subtitle in subfield “b”, and the statement of responsibility in subfield “c”. If you are creating a record for a single volume or part of a multi-part item, you should put the part number in subfield “n” and the part title in subfield “p.” For auction catalogs, the date (in “MM/DD/YYYY” format) should be listed in square brackets in subfield “f”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0” if there is no author, otherwise set it to “1”. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for «The » set the second indicator to “4”).
246 VARYING FORM OF TITLE Alternate form of title for searching and filing purposes If the patron might look for the work under a different title, enter it here. Do not include initial articles. The first indicator should be “3”, unless the title is merely a variant spelling, in which case the first indicator should be “1”.
250 EDITION STATEMENT Transcription of the edition statement from the title page (or chief source of information) Transcribe the edition statement exactly as it appears on the title-page. You may abbreviate if the edition statement is very long.
260 PUBLICATION (IMPRINT) Publication information. Put the location of publication in subfield “a”, the publisher in subfield “b”, and the year (or probable year) in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.
300 PHYSICAL DESCRIPTION Physical description Enter the pagination statement in subfield “a”, a brief description of «special» contents such as illustrations or maps in subfield “b” (see AACR2), and the size of the item in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.
490 SERIES STATEMENT Shows the series statement exactly as it appears on the item. Transcribe the series statement into subfield “a” with the volume number in subfield “v”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “1” if you are using an 830. As a general rule, you should do so.
500 GENERAL NOTE Notes that don’t fit anywhere else. Enter notes as full sentences, with a separate 500 field for each distinct topic.
501 WITH NOTE Notes whether the work is bound with the works described by other records. Put description of relationship in subfield “a”.
504 BIBLIOGRAPHY, ETC. NOTE Indicates whether the work includes a bibliography. If the work includes a bibliography and index, put the text «Includes bibliographical references (p. XXX-XXX) and index.» in subfield “a”. If the work does not include an index, remove that part of the sentence. If the references are scattered throughout the work and not gathered into a distinct sentence, remove the parenthetical statement.
505 FORMATTED CONTENTS List of contents in a standard format. Unformatted contents can be listed in a 500 (General Note) field. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you are separately coding authors and titles, set the second indicator to “0”. Otherwise, leave the second indicator blank.
518 DATE/TIME OF EVENT NOTE Used for auction dates. For auction catalogs, enter the date of the auction in the format “January 2, 1984” in the subfield “a”
520 SUMMARY, ETC. A brief summary or abstract of the book or article. In general you do not need to write a summary. A summary might be called for, however, with items that cannot be easily reviewed by a patron, such as books with highly acidic paper or CD-ROMs.
546 LANGUAGE NOTE Note describing the languages used in the work Only needed for works in multiple languages. See ISBD punctuation sheet.
561 PROVENANCE INFORMATION Describes the previous ownership of the item. Used only for rare books.
563 BINDING INFORMATION Describes the binding of the item. Used only for rare books.
590 LOCAL NOTE Local notes. Required for auction catalogs. Used for auction catalogs to indicate what types of coins are sold in the auction- Roman, Greek, etc.
600 SUBJECT ADDED–PERSONAL Authorized form of personal names for people discussed in the work See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
610 SUBJECT ADDED–CORPORATE Authorized form of corporate names for organizations discussed in the work See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
611 SUBJECT ADDED–MEETING Authorized form of meeting names for meetings discussed in the work See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
630 SUBJECT ADDED–UNIFORM TITLE Authorized form of titles for other works discussed in the work See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for «The » set the first indicator to “4”). If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
650 SUBJECT ADDED–TOPICAL Library of Congress Subject Heading terms describing the subject of the work See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
651 SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL Library of Congress Subject Heading geographical terms describing the subject of the work See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.
655 INDEX TERM–GENRE/FORM Describes what an item is as opposed to what the item is about. Generally used only for auction catalogs, which should have the genre heading «Auction catalogs.» (make sure to find the authorized heading!) If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. If you are using a term from a specific thesaurus, set the second indicator to “7” and put the code for the thesaurus in subfield “2”. Otherwise set the second indicator to “4”.
690 LOCAL SUBJECT ADDED–TOPICAL Used for headings from any custom subject authority file. If there is no appropriate LCSH term, you can use a 690 with subject headings you find on other items in the catalog.
691 LOCAL SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL Used for headings from any custom subject authority file. If there is no appropriate LCSH term, you can use a 691 with subject headings you find on other items in the catalog.
700 ADDED ENTRY–PERSONAL Used for second authors and other persons related to the production of the work. See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.
710 ADDED ENTRY–CORPORATE Used for corporate bodies related to the production of the work (e.g. publishers). See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.
711 ADDED ENTRY–MEETING Used for meetings related to the production of the work (e.g. symposia that contributed to the work). See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.
730 ADDED ENTRY–UNIFORM TITLE Used for uniform titles related to the production of the work (e.g. a work that inspired the present work) See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for «The » set the first indicator to “4”).
773 HOST ITEM ENTRY Describes the larger bibliographic unit that contains the work (e.g. book or journal containing the article being described in the current record) If the host publication is author main entry, enter the authorized form of the author’s name in subfield “a”. Put the title in subfield “t”. If the host publication is an independent work, put publication information in subfield “d”. When available, ISSN and ISBN should always be used in, in subfields “x” and “z” respectively. Relationship information (e.g. volume number, page number, etc.) goes in subfield “g”. Subfield “q” contains an encoded representation of the location of the item: volume, issue, and section numbers are separated by colons, and the first page is entered following a “<” at the end of the subfield. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you want the label «In:» to be generated, leave the second indicator blank. If you want something else displayed before the 773 text, set the second indicator to “8” and add a subfield “i” with the label you want at the beginning of the field (e.g. «$iOffprint from:»).
830 SERIES ENTRY–UNIFORM TITLE Authorized form of the series name transcribed in the 490 field. Often this will just be the same as the 490. See Authorized headings sheet and AACR2. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for «The » set the second indicator to “4”).
852 LOCATION/CALL NUMBER Provides the section name for pre-barcode books, pamphlets, and some articles and serials. Do not put anything in this field if you are cataloging a volume which gets only one record and a barcode. If the item does not get a barcode, or you are currently creating a record for an article in a volume, put the section in subfield “a” (see ANS cataloging documentation), and the call number in subfield “i”. Set the first indicator to “8”.
856 ELECTRONIC ACCESS Links to material available online. Put the URL of any electronic copies or summaries, etc. in subfield “u” and a link title in subfield “y”. Set the first indicator to “4”.
942 ADDED ENTRY ELEMENTS (KOHA) Used for Koha-specific data. Set the subfield “c” to the appropriate item type.

Table: Cataloging Guide

Guía de Catalogación de Registros Item/Formato

Esta tabla representa el formato por defecto de ejemplares embebidos en Koha. Esta información puede ser utilizada con vistas a la migración o importación de datos

MARC21 Tag/subfield Data Element Description Notes
952$0 Withdrawn status

Default values:

  • 0 = Not withdrawn
  • 1 = Withdrawn
Coded value, matching Authorized Value category (“WITHDRAWN” in default installation)
952$1 Lost status

Default values:

  • 0 = Available
  • 1 = Lost
  • 2 = Long Overdue (Lost)
  • 3 = Lost and Paid For
  • 4 = Missing in Inventory
  • 5 = Missing in Hold Queue

It’s possible to configure OPAC so that lost items don’t display with the hidelostitems system preference.

Coded value, matching Authorized Value category (“LOST” in default installation)

952$2 Classification Classification scheme that defines filing rules used for sorting call numbers. A choice of classification sources as they are defined in administration. If no classification scheme is entered, the system will use the value entered in the DefaultClassificationSource preference.
952$3 Materials specified Specific issues of serials or multi-part items. Displayed when items are checked out and in to tell the staff how many pieces the item has. Copy/volume data is stored in 952$h and $t for display in Normal views.
952$4 Damaged status

Default values:

  • 0 = Not damaged
  • 1 = Damaged
Coded value, matching Authorized Value category (“DAMAGE” in default installation)
952$5 Use restrictions

Default values:

  • 0 = No use restrictions
  • 1 = Restricted Access
Coded value, matching Authorized Value category (“RESTRICT” in default installation). This value has no effect on circulation.
952$7 Not for loan

Default values:

  • -1 = Ordered
  • 0 = Available for loans
  • 1 = Not for Loan
  • 2 = Staff Collection
Coded value, matching Authorized Value category (“NOT_LOAN” in default installation). Negative number values can still be placed on hold.
952$8 Collection code Coded value Coded value, matching Authorized Value category (“CCODE” in default installation)
952$9 Item number System-generated item number. Does not display in the item record.
952$a Owning Library ** Branch code Required. Code must be defined in Libraries, Branches and Groups
952$b Holding library ** (usually the same as 952$a ) Branch code Required. Code must be defined in Libraries, Branches and Groups
952$c Shelving location code   Coded value, matching Authorized Value category (“LOC” in default installation)
952$d Date acquired YYYY-MM-DD Date formats in the 952 subfields are required to be in the system internal format for data loading and subsequent item editing: YYYY-MM-DD
952$e Source of acquisition Coded value or vendor string Filled in automatically with the Koha assigned vendor id by Acquisitions when an item is received.
952$g Purchase price Decimal number, no currency symbol (ex. 10.00) Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.
952$h Serial enumeration   Filled in automatically by Serials if the issue is received there.
952$o Koha full call number   Can be filled in automatically based on the itemcallnumber system preference.
952$p Barcode * Max 20 characters  
952$t Copy number Max 32 characters  
952$u Uniform Resource Identifier Item specific URL Full URL starting with http:// Only needed if your item has its own URL, not necessary if the bib record has a 856$u that applies to all items on the record.
952$v Replacement price Decimal number, no currency symbol (ex. 10.00) Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.
952$w Price effective from YYYY-MM-DD Date formats in the 952 subfields are required to be in the system internal format for data loading and subsequent item editing: YYYY-MM-DD. Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.
952$x Nonpublic note   This is a note field for notes that will not appear in the OPAC. Right now this note does not appear anywhere but in the item edit screen in the staff client.
952$y Koha item type ** Coded value, required field for circulation Required. Coded value, must be defined in Item types
952$z Public note    

Table: Koha Embedded Holdings Data

* - required for circulation

** - required by Koha

Administración de pedidos y reservas

If you tend to import your MARC records when you have ordered the book (as opposed to when you receive the books), and allow patrons to place holds on those books, you may need to add item records to the *.mrc file before importing.

La forma más fácil de importar su último pedido es, ejecutar primero sus registros a través de MARC Edit. Descargue sus registros MARC guardándolos en su escritorio o en alguna otra ubicación que use/recordará. Si ya tiene instalado MARCEdit, debe simplemente hacer doble clic en sus registros MARC, y se abrirán automáticamente en MARCEdit.

Important

Este tutorial se escribió utilizando la versión 5.2.3769.41641 de MARCEdit en Windows XP, las instrucciones pueden ser diferentes si su versión o sistema operativo son diferentes.

  • El fichero original se mostrará automáticamente en la entrada; hay que asegurarse de que está marcado el MarcBreaker, después haremos clic en «Ejecutar»

    image719

  • Se mostrará un resumen de los registros procesados en la parte inferior de la pantalla

    image720

  • Haga clic en “Editar registros” para continuar añadiendo ejemplares a los registros

  • La pantalla se reemplazará con otra pantalla que contiene los registros MARC

    image721

  • Haga clic en Herramientas > Añadir/Editar Campos

    image722

  • Introduzca la información específica de ítem de Koha

    image723

    • En el recuadro de campo, escriba 942
    • In the Field Data box, type \$c and the item type code (\$cBOOK in this example)
    • Marque la opción “insertar al final” (insert last)
    • Haga clic en “Añadir Campo” (Add Field)
  • Introduzca los datos de ejemplar del registro

    image724

    • En el recuadro de Campo (Field), escriba 952
    • In the Field Data box, type $7ORDERED_STATUS$aPERM_LOC$bCURR_LOC$cSHELVING_LOCATION$eSOURCE_OF_ACQ$yITEM_TYPE
      • ej. $7-1$aCPL$bCPL$cNEW$eBrodart$yBOOK
        • En una instalación por defecto de Koha -1 es el valor para el estado Pedido
      • Puede querer consultar otros subcampos en los que desee datos – por ejemplo, cambiar el código de colección para incluir todos los registros en la misma colección (8), cumplimentar automáticamente la fecha de adquisición (d), o incluir una nota pública (z).
      • Asegúrese de usar los $ para separar subcampos; si agrega cada subcampo en una línea separada causará que se importen tantos ejemplares como líneas en su registro MARC( en el ejemplo de arriba, cuatro ejemplares, cada uno con uno de esos subcampos corregido)
      • Asegúrese de mirar Administración > Valores autorizados de Koha para poner el código correcto en el campo
    • Marque la opción “insertar al final” (insert last)
    • Haga clic en “Añadir Campo” (Add Field)
  • Cerrar la ventana de editor del campo

  • Haga clic en Archivo > Compilar a MARC

    image725

  • Elija dónde desea guardar el archivo

Now you want to go into your Koha system and follow the instructions for importing MARC records.

Una vez que el ítem se ha ingresado, tendrá que ir al registro del ítem y de forma individual cambiar el ítem para que tenga el código de barras correcto, y cambiar manualmente el estado de “Pedido” a “No para préstamo”.

Note

Si usted compra sus registros ya catalogados, es posible que desee solicitar a su proveedor que ponga la información que necesita en los registros MARC, de esta manera, se puede importar el archivo editado por el vendedor, remplazando el registro actual, y de forma automática se hará una sustitución de los datos con lo que usted necesita.