Informes

Los informes en Koha es una manera de reunir datos. Los informes se usan para generar estadísticas, listas de miembros, listas de ubicaciones, o cualquier listado de datos en su base de datos.

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Informes personalizados

Los datos en Koha se almacenan en una base de datos MySQL lo cual significa que los bibliotecarios pueden generar casi cualquier informe que deseen ya sea usando el Asistente de informes guiados <guided-report-wizard-label> o confeccionando su propia consulta SQL <report-from-sql-label>.

Agregar informe personalizado

Asistente guiado para informes

El asistente de informes guiados lo llevará por un proceso de seis pasos para generar un informe.

Paso 1: Elegir el módulo sobre el que desea elaborar el informe. Esto determinará qué tablas y campos están disponibles para que usted haga la consulta.

“Report is public” should be left to the default of “No” in most cases especially if the report contains patron or other sensitive information. A public report can be accessed using the JSON reports services by anyone and without authentication.

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Nota

Si el administrador del sistema ha configurado la memcache en el servidor, usted verá una opción más para la expiración de la cache. Esto está relacionado con informes públicos. Si usted hace un informe público, entonces, constantemente esta ejecutándose y pude causar una gran carga en el sistema. Configurando este valor previene lo anterior.

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Paso 2: Elegir un tipo de informe. Por ahora, la única opción disponible es tabular.

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Paso 3: Elegir los campos que desea en su informe. Puede seleccionar varios campos y agregar todos a la vez mediante el uso de CTRL+Clic en cada ítem que desee agregar, antes de hacer clic en el botón Agregar.

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Paso 4: Elegir los límites donde desea aplicar su informe (como los tipos de ítems o sedes). Si no desea aplicar límites, simplemente haga clic en Siguiente en vez de elegir una opción.

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Paso 5: Realizar funciones matemáticas. Si no quiere hacer ningún cálculo, simplemente haga clic en Siguiente en vez de elegir una opción.

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Paso 6: Seleccionar orden de los datos. Si desea que los datos estén en el orden que se encontraban en la base de datos, simplemente haga clic en Finalizar.

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Cuando haya terminado se le mostrará el código SQL generado por el asistente de reportes guiados. Entonces, prodrá elegir guardar el reporte haciendo clic en “Guardar” o copiar el código SQL y editarlo a mano.

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Si elige guardar el informe se le preguntará el nombre del informe, ordenarlo en grupos y subgrupos e ingresar cualquier nota sobre el.

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Una vez que el contrato se ha guardado aparecerá en la página “Utilizar guardado” con los otros informes guardados.

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Desde aquí puede editar, ejecutar el informe, o planificar el momento de ejecución. Para encontrar el informe que ha creado puede ordenar por cualquiera de las columnas haciendo clic en el encabezado (fecha de creación es la mejor para encontrar el reporte más reciente). También puede filtrar sus resultados utilizando el menú a la izquierda o las pestañas para encontrar su informe basado en sus grupos personalizados.

Crear informe desde SQL

Además del asistente de informes, usted tiene la opción de escribir sus propias consultas en SQL. Para encontrar los informes escritos por otros usuarios de Koha, visite el Wiki de Koha: http://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Library. También puede encontrar la estructura de la base de datos en /installer/data/mysql/kohastructure.sql o en línea en: http://schema.koha-community.org [http://schema.koha-community.org/].

Para agregar una consulta, haga clic en el enlace “Crear desde SQL” en el módulo principal de informes o el botón “Nuevo informe” en el tope de la página de “Informes guardados”.

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Rellene el formulario presentado

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  • El “Nombre” es como aparecerá en la página de Informes guardados para ayudarlo a identificar el informe posteriormente. También se lo podrá buscar utilizando los filtros a la izquierda de la página Informes guardados.

  • Puede utilizar la opción “Grupo de informes” para organizar los informes, de ese modo, se podrá fácilmente filtrar por grupos. Los grupos de informe son configurados en el valor autorizado para la categoría REPORT_GROUP o puede ser agregado sobre la marcha cuando se crea un informe eligiendo el botón radio “o crear”.

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    Los grupos de informes configurados en la categoría de valor autorizado necesitan tener valores autorizados y descripciones únicos.

    • Nota

      Si va a añadir un grupo de informes sobre la marcha, recuerde que el código debe tener menos de 10 caracteres y no debe contener caracteres especiales o espacios.

  • Usted puede utilizar “Subgrupo de informes” para organizar aún más sus informes para que pueda filtrar fácilmente los informes de los grupos y subgrupos. Los subgrupos de informes se establecen en la categoría de valores autorizados REPORT_SUBGROUP o se pueden añadir sobre la marcha al crear el informe eligiendo la opción “o crear”. Los subgrupos de informes son configurados con valores únicos en Valores autorizados y descripciones. El campo Descripción (OPAC) debe contener el valor autorizado para el Grupo de informes al que pertenece el Subgrupo.

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    • Nota

      Si va a añadir un subgrupo informe sobre la marcha, recuerde que el código debe tener menos de 10 caracteres y no debe contener caracteres especiales o espacios.

  • “Report is public” should be left to the default of “No” in most cases

    especially if the report contains patron or other sensitive information. A public report can be accessed using the JSON reports services by anyone and without authentication.

  • “Notas” también aparecerá en la página de Informes Guardados, esto puede utilizarse para proporcionar más detalles sobre el informe o consejos sobre cómo ingresar valores cuando se ejecuta

  • El tipo debe ser siempre “Tabular” en este momento ya que no se han implementado otros formatos

  • En la caja “SQL” puede escribir o pegar el SQL para el informe

  • Si usted cree que su informe puede consumir demasiados recursos podría considerar el uso de parámetros de ejecución de la consulta. Los parámetros en tiempo de ejecución básicamente hacen que aparezca un filtro antes de que se ejecute el informe con el fin de ahorrar recursos a su sistema.

    Existe una sintaxis específica que Koha entenderá como “pedir valores al ejecutar el informe”. La sintaxis es <<Question to ask|authorized_value>>.

    • Los << y >> son solo delimitadores. Usted debe poner << al principio y >> al final de su parámetro

    • La “Pregunta a hacer” se mostrará a la izquierda de la cadena a ingresar.

    • El authorized_value pude ser omitido si no es aplicable. Si contiene un valor autorizado para una categoría, o branches o itemtype o categorycode o biblio_framework, una lista con los valores autorizados de Koha serán mostrados en vez de un campo libre, note que se puede tener más de un parámetro en un SQL dado, tenga en cuenta que si no se entra nada en tiempo de ejecución es probable que no funcione como se espera. Se considerará como «valor vacío», no como «ignorar este parámetro». Por ejemplo si no se ingresa nada para: «title=<<Ingresar título>>» desplegará resultados con title=”” (sín título). Si se desea tener algo no mandatorio, utilice «título como <<Ingrese título>>» e ingrese un % en tiempo de ejecución en vez de nada

    Ejemplos:

    • SELECT surname,firstname FROM borrowers WHERE branchcode=<<Enter patrons library|branches>> AND surname like <<Enter filter for patron surname (% if none)>>

    • SELECT * FROM items WHERE homebranch = <<Elija su sede|branches>> and barcode like <<Valor parcial del código de barras aquí>>

    • SELECT title , author FROM biblio WHERE frameworkcode=<<Ingrese el frameworkcode|biblio_framework>>

      Nota

      Para generar un selector de fechas de calendario a la derecha del campo cuando se ejecuta un informe, puede utilizar la palabra clave “date” como esta: <<Introduzca fecha|date>>

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      Nota

      Debe poner «%» en la caja de texto y “dejarlo en blanco”. De otra manera, literalmente buscará «» (cadena vacía) como el valor para el campo.

      Importante

      Además de utilizar cualquier código de un valor autorizado para generar un menú desplegable, puede utilizar los siguientes valores también; Códigos de hojas de trabajo (biblio_framework), Sedes (branches), tipos de ítems (itemtypes) y Categorías de usuarios (categorycode). Por ejemplo, un desplegable de sedes podría ser generado como esto <<Sedes|branches>>

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    Nota

    Existe un límite de 10,000 registros para colocar en un sentencia SQL en Koha. Para obtener un aproximado a esto querrá agregar “LIMIT 100000” al final de la sentencia en SQL (o cualquier otro número anterior a 10,000).

    Nota

    Si el administrador del sistema ha configurado la memcache en el servidor, usted verá una opción más para la expiración de la cache. Esto está relacionado con informes públicos. Si usted hace un informe público, entonces, constantemente esta ejecutándose y pude causar una gran carga en el sistema. Configurando este valor previene lo anterior.

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Una vez haya ingresado todo haga clic en el botón “Guardar informe” y se le presentarán opciones para ejecutarlo. Una vez el reporte ha sido guardado no debe recrearlo solo debe encontrarlo el la página de Informes guardados para ejecutarlo o editarlo.

Duplicar presupuesto

Los informes también se pueden añadir mediante la duplicación de un informe existente. Visite la página de los “Informes guardados” para ver la relación de todos los informes en su sistema.

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A la derecha de cada informe hay un desplegable “Acciones”. Haciendo clic en el enlace y escogiendo “Duplicar” para utilizar un informe existente como base para su nuevo informe. Esto llenará el formulario del nuevo informe con el código SQL existente para que fácilmente se pueda editar y re-guardar.

Editar informes personalizados

Cualquier informe puede ser editado desde el listado de informes. Para ver la lista de reportes almacenado en Koha, haga clic en “Utilizar guardados”.

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Para encontrar el informe que desea editar puede ordenar por cualquiera de las columnas haciendo clic en la cabecera. Además puede filtrar sus resultados utilizando el menú de filtro a la izquierda o utilizar las pestañas para encontrar informes basados en sus grupos personalizados.

Desde esta lista se puede editar cualquier informe personalizado, haga clic en «Acciones» a la derecha del informe y seleccionando «Editar» en el menú que aparece.

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Aparecerá el formulario para editar el informe.

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Ejecutando informes personalizados

Una vez que el informe se guarda en Koha, puede ejecutarlo yendo a la página de Informes Guardados y haciendo clic en el botón “Acciones” a la derecha del informe y seleccionando “Ejecutar”.

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Cuando se ejecuta el infome se le pedirá algunos valores

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o verá los resultados enseguida

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Desde los resultados puede seleccionar ejecutar el informe haciendo clic en “Ejecutar informe” en la parte superior, editar el informe haciendo clic en el botón “Editar” o iniciar creando un nuevo informe utilizando el botón “Nuevo”. También puede descargar sus resultados seleccionando un tipo de archivo en la parte inferior de los resultados al lado de la etiqueta “Descargar el informe” y haciendo clic en “Descargar.”

Nota

Un archivo de texto separado por comas es un archivo CSV y puede ser abierto por cualquier aplicación de hoja de cálculo.

Send itemnumbers to batch item modification

After running a report that contains itemnumbers the list of numbers can be imported directly into Modificación de ítems en lote by clicking the batch modify button in the report results.

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Informes estadísticos

Informes estadísticos le mostrarán cuentas y sumas. Estos informes versan sobre números y estadísticas, para informes que den datos más detallados, utilice el Asistente de Informes guiados. Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Estadística de adquisiciones

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto, elija que valor desea aparezca en la Columna y el qué aparezca en la Fila.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Cuando genere un informe, note que deberá elegir entre contar o sumar los valores.

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Seleccionando cantidad cambiará sus resultados de modo que aparezca como la suma de las cantidades gastadas.

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Socios, estadística

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto, elija que valor desea aparezca en la Columna y el qué aparezca en la Fila.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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Basado en sus selecciones, Usted puede ver alguna información de búsquedas sobre su tabla de resultados. Usted puede además elegir el exportarla a un archivo el cual pueda manipular de acuerdo a sus necesidades.

Estadísticas del catálogo

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto, elija que valor desea aparezca en la Columna y el qué aparezca en la Fila.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Estadísticas de circulación

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto, elija que valor desea aparezca en la Columna y el qué aparezca en la Fila.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Nota

Para obtener una idea completa de la circulación mensual o diaria, puede ejecutar el informe dos veces, una para “Tipo” de “Préstamo” y otra para “Renovación”.

Este informe utiliza el filtro “Periodo” o fecha que permite limitar el informe a un mes con sólo seleccionar desde el primer día del primer mes hasta el primer día del mes siguiente. Por ejemplo, del 1/10 al 1/11 para encontrar las estadísticas para el mes de octubre.

  • Para encontrar estadísticas diarias, establezca el rango de fechas.</br> Ejemplo: «Deseo los datos de circulación comenzando en la fecha XXX hasta, pero no incluyendo, la fecha XXX.»

  • Durante todo un mes, un rango ejemplo sería: 11/01/2009 a 12/01/2009

  • Durante todo un año, un rango de ejemplo sería: 01/01/2009 a 01/01/2010

  • Para un solo día, un ejemplo sería: 11/15/2009 hasta 11/16/2009 para encontrar lo que circuló el día 15

Seguimiento de préstamos en sala

Utilizando las asistente de estadísticas de circulación puede ejecutar informes sobre los préstamos en sala eligiendo “Uso Local” del menu desplegable “Tipo”:

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Estadísticas de seriadas

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto, elija como desea listar las publicaciones periódicas en su sistema.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Estadísticas de reservas

Nota

Estos informes están limitados en cuales datos pueden buscar, entonces es recomendable utilizar informes personalizados para las estadísticas de final de año.

Utilizando el formulario provisto puede ver estadísticas de reservas hechas, completadas, canceladas y más en su biblioteca. Del formulario seleccione qué valor desea mostrar en la columna y qué valor en la fila. También puede seleccionar desde los filtros en extremo derecho del formulario.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Usuarios con más préstamos

Este informe listará los usuarios que tienen más préstamos.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Ítems más prestados

Este informe listará los ítems que más se han prestado.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Usuarios sin préstamos

Este informe listará los usuarios de su sistema a los que no se ha prestado ningún ítem.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Ítems nunca prestados

Este informe mostrará los ítems de su colección que nunca se han prestado.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Catálogo por tipo de ítem

En este informe se lista el número total de ítems por cada tipo de ítem por sede.

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Ítems perdidos

Este informe le permitirá generar una lista de ítems que se han marcado como perdidos en el sistema

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Tiempo de préstamo promedio

En este informe se listará el tiempo promedio que los ítems son prestados, basado en los criterios que usted proporcione:

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Si elige mostrar en el navegador sus resultados se verán en la pantalla.

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También puede elegir exportar a un archivo que pueda manipular según sus necesidades.

Diccionario de informes

El diccionario de informes es una manera de pre-definir filtros comunes a aplicar a sus informes. Es una buena manera de agregar filtros que el asistente de informes no incluye por defecto. Para agregar una nueva definición, o filtro, haga clic en “Nueva definición” en la página del Diccionario de reportes y siga el proceso de 4 pasos.

Paso 1: Nombre la definición y provea una descripción de ser necesario

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Paso 2: elegir el módulo que será consultado.

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Paso 3: Seleccione las columnas a consultar desde las tablas presentas.

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Paso 4: Seleccione los valores de los campos. Estos se llenarán automáticamente con opciones disponibles en su base de datos.

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Confirme su selección para guardar la definición.

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Sus definiciones aparecerán en la página Diccionario de Informes

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Entonces cuando genere informes en el módulo para el cual creo el valor verá una opción de limitar por la definición al final de los filtros usuales.

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