Werkzeuge

Werkzeuge in Koha dienen einer bestimmten Funktion. Viele der Funktionen aus den Werkzeugen, werden in anderen Bibliothekssystemen bei Reports aufgelistet.

  • Get there: More > Tools

Benutzer und Ausleihe

Benutzerlisten

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron lists

Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification via the batch patron modification tool or reporting.

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Über ‚Neue Benutzerliste‘ können Sie eine neue Benutzerliste anlegen

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Geben Sie einen Listennamen ein und speichern Sie.

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Each list has an ‚Actions‘ menu with more list options.

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To add patrons to the list click the ‚Add patrons‘ link in the ‚Actions‘ menu.

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Geben Sie den Namen oder die Ausweisnummer in die Suchmaske ein und klicken Sie auf einen der Treffer um den Benutzer hinzuzufügen.

Alternatively, you can click on the ‚Enter multiple card numbers‘ link and scan (or type in) barcodes in the box.

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Once you have all of the patrons you would like to add you can click the ‚Add patrons‘ button to save them to the list.

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Clubs

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Patron clubs

Patron clubs create clubs which patrons may be enrolled in. It is useful for tracking summer reading programs, book clubs and other such clubs.

Important Staff will need permission to edit clubs, templates and enroll patrons. Go to your staff members account tab and click on the More drop down menu. Select Set Permissions and make sure patron clubs have checkmarks next to each of the functions you want your staff to have. Remember if your staff is a superlibrarian, they will have the permission.

Creating a new club template Here you can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template. Click on the New Club template button

Name is required. This could be something like Adult Book Club, Children’s Book Club or Summer Reading Program. Remember these templates will be starting point for each club you create.

Description can be any additional information

Allow Public Enrollment: if this box is checked it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC

Require valid email address: if this box is checked only patrons with a patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, all branches will be able to enroll.

Club Fields: these fields will be used when creating a club based on this template you can connect authorized values here Enrollment Fields: you can add any additional fields you want to have filled out by your patrons like you can connect authorized values here.

Creating a new club based on a template Here you can add information about a new club using a template you created. Click on the New Club dropdown menu and select the template you want to use.

Name is required, this will be the name of the specific club using the template you created. For example, if I used my Kids Club template, I can create Kids Club 2017

Description – any additional information

Start and End date will depict when this club runs, the entire duration of the club. Once the club expires, it will be removed from the OPAC for users to enroll if that option is selected.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, all branches will be able to enroll.

Enrolling a patron in a club

pull up a patron account click on the checkout tab on the left hand side click on the tab for club add the patron to the selected club by selecting the enroll button you can also cancel enrollment by clicking on the cancel enrollment

Kommentare

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Comments

All comments added by patrons via the OPAC to bibliographic records require moderation by the librarians. If there are comments awaiting moderation they will be listed on the main page of the staff client below the module list:

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and next to the Comments tool on the Tools Module

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Alle Kommentare, die von Benutzern im OPAC verfasst werden, müssen durch einen Bibliotheksmitarbeiter moderiert werden. Um Kommentare zu moderieren, klicken Sie auf ‚Genehmigen‘ oder ‚Löschen‘ auf der rechten Seite des jeweiligen Kommentars.

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Wenn es keine Kommentare zu moderieren gibt, erhalten Sie eine Textmeldung mit dieser Information

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Mit der Schaltfläche ‚Freigegebene Kommentare‘ können früher freigegebene Kommentare moderiert und gegebenenfalls die Freigabe wieder zurückgezogen werden.

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Patron Import

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Import Patrons

Das Werkzeug für den Benutzerdatenimport kann jederzeit verwendet werden, um weitere Benutzer nachzuladen. Es wird häufig in Hochschulen und Schulen eingesetzt, wenn ein neuer Jahrgang von Studenten oder Schülern beginnt.

Benutzerdatei erstellen

Sie können aus Koha eine leere CSV-Datei als Vorlage für den Benutzerdatenimport herunterladen. Wenn Sie die Datei selbst erstellen möchten, achten Sie darauf, dass Ihre Kopfzeile die folgenden Felder in dieser Reihenfolge enthält:

cardnumber, surname, firstname, title, othernames, initials, streetnumber, streettype, address, address2, city, state, zipcode, country, email, phone, mobile, fax, emailpro, phonepro, B_streetnumber, B_streettype, B_address, B_address2, B_city, B_state, B_zipcode, B_country, B_email, B_phone, dateofbirth, branchcode, categorycode, dateenrolled, dateexpiry, gonenoaddress, lost, debarred, debarredcomment, contactname, contactfirstname, contacttitle, guarantorid, borrowernotes, relationship, ethnicity, ethnotes, sex, password, flags, userid, opacnote, contactnote, sort1, sort2, altcontactfirstname, altcontactsurname, altcontactaddress1, altcontactaddress2, altcontactaddress3, altcontactstate, altcontactzipcode, altcontactcountry, altcontactphone, smsalertnumber, privacy, patron_attributes

Wichtig

The ‚password‘ should be stored in plaintext, and will be converted to a Bcrypt hash.

Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator über mögliche Optionen, wenn Ihre Passwörter bereits verschlüsselt vorliegen

Wichtig

Date formats should match your system preference, and must be zero-padded, e.g. ‚01/02/2008‘.

Wichtig

The fields ‚branchcode‘, ‚categorycode‘ and all fields you have defined in the BorrowerMandatoryField preference are required and must match valid entries in your database.

Hinweis

If loading patron attributes, the ‚patron_attributes‘ field should contain a comma-separated list of attribute types and values.

  • The attribute type code and a colon should precede each value.

    • Zum Beispiel: „INSTID:12345,BASEBALL:Cubs“

    • Anführungszeichen sind notwendig, wenn mehrere Werte definiert werden.

    • Since values can contain spaces, additional doubled-quotes may be required:

      • „INSTID:12345,BASEBALL:Cubs,“„BASEBALL:White Sox“„“

    • Beim Ersetzen eines Benutzerdatensatzes ersetzen alle in der Eingabedatei spezifizierten Attribute sämtliche dem Datensatz vorher zugeordneten Werte.

Benutzer importieren

Wenn Sie Ihre Datei erstellt haben, können Sie die Daten über das Werkzeug für den Benutzerdatenimport nach Koha importieren.

  • Choose your CSV file

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  • Choose to match on ‚Cardnumber‘ or ‚Username‘ to prevent adding of duplicate card numbers to the system

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  • Next you can choose default values to apply to all patrons you are importing

    • ex. If you’re importing patrons specific to one branch you can use the field on the Import form to apply the branch code to all those you are importing.

  • Finally you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.

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    • Vorhandene Datensätze werden anhand des Feldes, das zum Abgleich angegeben wurde, gefunden, um Dubletten zu vermeiden

    • Wenn Sie mit Benutzerattributen arbeiten, können Sie entscheiden ob die gelieferten Werte vorhandene Felder überschreiben oder ergänzen sollen.

Notices & Slips

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Notices & Slips

All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & Slips Tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.

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Jede Benachrichtigung kann bearbeitet, aber nur einige wenige können endgültig gelöscht werden. Damit werden Fehler vermieden beim Versuch des Systems, eine Benachrichtigung ohne hinterlegtes Template zu generieren. Jede Benachrichtigung kann für jede Bibliothek bearbeitet werden. Standardmässig werden alle Benachrichtigungen für alle Bibliotheken angezeigt.

If you have a style you’d like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.

You will also want to review the Customising Notices and Slips [https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips] wiki page for more information on formatting these notices.

Neue Benachrichtigungen anlegen

Eine neue Benachrichtigung oder Quittung erstellen

  • ‚Neue Benachrichtigung‘ anklicken

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  • Wählen Sie, für welche Bibliothek diese Benachrichtigung oder Quittung ist

    • Wichtig

      Not all notices can be branch specific for more information review the Customising Notices and Slips [https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips] wiki page.

  • Wählen Sie das Modul, zu dem diese Benachrichtigung gehört

  • The Code is limited to 20 characters

    • Wichtig

      When working with the overdue notices you want each notice at each branch to have a unique code. Think about using the branch code in front of the notice code for each branch.

  • Use the name field to expand on your Code

    • Hinweis

      With overdue notices, be sure to put your branch name in the description as well so that it will be visible when setting up your triggers.

  • Next you can customize the notice for every possible delivery method

    • Für jede Benachrichtigung sollte ein Text für Email konfiguriert werden

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    • If you’re using the TalkingTechItivaPhoneNotification service you can set up a Phone notification

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    • Wenn gedruckte Benachrichtigungen benötigt werden, können diese als nächstes konfiguriert werden

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    • If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver preference you can set the text for your SMS notices next

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  • Each notice offers you the same options

    • Wenn Sie eine Benachritigung oder einen Zettel mit HTML formatieren möchten, wählen Sie die entsprechende Checkbox an. Falls diese nicht gewählt ist, wird der Inhalt als Text ausgegeben.

    • Der Benachrichtigungsbetreff wird in der Betreffzeile der E-Mail ausgegeben

    • In the message body feel free to type whatever message you feel is best, use the fields on the left hand side to enter individualized data from the from database.

      • Hinweis

        Review the Customising Notices and Slips [https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips] wiki page for more information.

      • Wichtig

        Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue Notice Markup

        • On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.

        • The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines One example for the <item></item> tag option is:

          <item>“<<biblio.title>>“ by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> Due date: <<issues.date_due>> </item>

      • Wichtig

        Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>

      • Hinweis

        To add today’s date you can use the <<today>> syntax

      • Hinweis

        If you don’t want to print the patron’s full name on your slips or notice you can enter data in the Other name or Initials field for each patron and use that value instead.

    • The system preference TranslateNotices will add tabs for each installed language to the notices editor. The notice defined in the ‚Default‘ tab will be used if there is no preferred language set for a patron.

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Preview notice templates

For some notices it is possible to preview the notice template showing how it would look to a specified patron for a particular item or record.

If a notice template is previewable the notice template header will contain a field to enter preview data

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Fill in the necessary information for the template then click the Preview button below the message body. The preview dialog will indicate if there are any problems generating the notice template preview.

Formatierung von Mahnbenachrichtigungen

When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Customising Notices and Slips [https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips] wiki page for information on formatting item information in these notices.

Wichtig

These new tags only work on the overdue notices, not other circulation related notices at this time.

These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.

Ein Beispiel für die Verwendung dieser Tags in einer Benachrichtigung wäre:

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Wenn zwei Exemplare überfällig sind, könnte die Mahnung so aussehen:

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Existing Notices & Slips

Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices & Slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. You will also want to review the Customising Notices and Slips [https://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips] wiki page for information on formatting item information in these notices. Here are some of what those notices do:

  • ACCEPTED

    • This notice is sent when a patron’s suggestion is accepted.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • ACCTDETAILS

    • Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailOPACUser preference is set to ‚Send‘

    • Important: The notice will only be sent correctly if a username, password and email address is added to the patron record before saving it for the first time. The notice can’t be resend or triggered again after the patron account has been created.

  • ACQCLAIM (Acquisition claim)

    • Used for claiming orders in the aquisitions module

    • ACQCLAIM is the code of the sample notice, but it’s possible to define several notices choosing any code. Only the module ‚Claim aquisition‘ will be taken into account. All notices with this module will appear in the pull down on the late orders page.

    • Get there: More > Acquisitions > Late orders

    • This notice is sent if several criteria are met:

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as ‚Contact about late orders?‘ has a valid email address.

  • ACQORDER (Acquisition order)

    • Used in the acquisitions module to send order information to the vendor

    • The notice is triggered manually from the basket summary page using the ‚Email order‘ button in the toolbar.

    • This notice is sent if several criteria are met:

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as ‚Primary acquisitions contact‘ and ‚Contact when ordering‘ has a valid email address.

  • ACQ_NOTIF_ON_REVEIV

    • Used in the acquisition module to inform patrons on receiving orders they have been added to.

  • AR_CANCELLED

    • This notice is sent to the patron when an article request is cancelled by staff.

  • AR_COMPLETED

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as completed by staff.

  • AR_PENDING

    • This notice is sent to the patron when an article request has been made in order to confirm the request.

  • AR_PROCESSING

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as being processed by staff.

  • AVAILABLE

    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the order created from the suggestion is received.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • CHECKIN

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Rückgabequittung‘ für alle zurückgegebenen Exemplare verschickt

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • CHECKOUT

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Ausleihquittung‘ für alle Exemplare verschickt, die ausgeliehen wurden

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • DISCHARGE

  • This notice is used to generate a PDF to document a successful discharge request

  • The PDF can either be downloaded by the patron from their patron account or from the staff interface when discharging a patron

  • The discharge feature is controlled by the useDischarge system preference.

  • DUE

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Fälligkeitsbenachrichtigung‘ verschickt, wenn ein Exemplar an diesem Tag fällig wird

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • DUEDGST

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Fälligkeitsbenachrichtigung‘ für alle Exemplare die an diesem Tag fällig sind verschickt

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice as a digest

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • HOLD (Hold Available for Pickup)

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

    • Wenn in dieser Benachrichtigung Felder für die Bibliothek verwendet werden, ist die Abholbibliothek gemeint.

  • HOLDPLACED (a notice to the library staff that a hold has been placed)

    • This notice requires the emailLibrarianWhenHoldIsPlaced system preference to be set to ‚Enable‘

    • Wenn in dieser Benachrichtigung Felder für die Bibliothek verwendet werden, ist die Abholbibliothek gemeint.

  • MEMBERSHIP_EXPIRY

  • ODUE (Overdue notice)

    • This notice is used to send Overdue Notices to patrons

    • ODUE is the code of the sample notice, but it’s possible to use any code and define multiple different messages for different patron categories and notice levels

    • Requires that you set Overdue Notice/Status Triggers

  • ORDERED

    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the ‚from a suggestion‘ option is used to create an order from it.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • PASSWORD_RESET

    • This notice is sent when a patron requests a new password from the OPAC in order to validate the email address.

    • The password reset feature is controlled by the OpacResetPassword system preference.

  • PREDUE

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Erinnerungsbenachrichtigung‘ über fällige Exemplare verschickt

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • PREDUEDGST

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Erinnerungsbenachrichtigung‘ für alle Exemplare verschickt, die fällig sind

    • This notice is used if two criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The patron has requested to receive this notice as a digest

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • REJECTED

    • This notice is sent when a patron’s suggestion is rejected.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • RENEWAL

    • Diese Benachrichtigung wird als ‚Verlängerungsquittung‘ for alle verlängerten Exemplare verschickt

    • This notice is used if three criteria are met:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to ‚Allow‘

      2. The RenewalSendNotice preference is set to ‚Send‘

      3. The patron has requested to receive the checkout notice

        • Get there:OPAC > Login > my messaging

        • Get there:Staff Client > Patron Record > Benachrichtigungen

  • SERIAL_ALERT (New serial issue)

    • Notice used in the serials module to notify patrons/staff of new issues of a serial. SERIAL_ALERT (RLIST in older verisons) is provided as a sample notice, but the notice code can be chosen freely as only the module is taken into account. Multiple notices can also be managed.

    • You have the option to select the notice used to inform the patron about a received serial issue for a subscription. Choose from the ‚Patron notification‘ drop down.

    • If a notice has been selected for a subscription, patrons can subscribe to the email notification from the subscription tab in the detail view in the OPAC.

    • Hinweis

      Notice also that if you’d like to notify patrons of new serial issues, you can click on ‚define a notice‘ which will take you to the ‚Notices‘ tool

  • SHARE_ACCEPT

    • Wird verwendet, wenn ein Benutzer eine Einladung zum Teilen einer Liste akzeptiert hat.

    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to ‚Allow‘

  • SHARE_INVITE

    • Wird verwendet, um einen Benutzer zu benachrichtigen, dass ein anderer Benutzer eine Liste mit ihm/ihr teilen möchte.

    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to ‚Allow‘

  • TO_PROCESS

There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices & Slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet. Here is what those slips are used for:

  • AR_SLIP

    • Used to print a slip for an article request

    • The slip or receipt can be printed manually when managing article requests from the staff interface.

    • Get there: Circulation > Article requests > Actions > Print slip

  • ISSUEQSLIP

    • Wird verwendet um eine Kurzquittung in der Ausleihe zu drucken

    • Die Kurzquittung listet nur heute entliehene Exemplare auf

  • ISSUESLIP

    • Wird verwended um eine vollständige Quittung in der Ausleihe zu drucken

    • Die Quittung zeigt nicht nur heute entliehene, sondern alle aktuell entliehenen Exemplare

  • HOLD_SLIP

    • Wird verwendet um eine Vormerkquittung zu drucken

    • The holds slip is generated when a hold is confirmed and set to waiting.

  • OVERDUE_SLIP

    • Used to print an overdues slip

    • The overdues slip can be generated manually using the ‚print‘ menu in the patron account in staff. It will show all items overdue.

  • TRANSFERSLIP

    • Wird verwendet um eine Transportquittung zu drucken

    • Die Transportquittung wird gedruckt, wenn ein Transport von einer Bibliothek zu einer anderen bestätigt wird

Mahntrigger

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Overdue Notice/Status Triggers

In order to send the overdue notices that you defined using the Notices tool, you need to first set the triggers to have these messages.

Wichtig

In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to set that patron category to require overdue notices.

Wichtig

Depending on the value of your OverdueNoticeCalendar preference the delay may or may not include days the library is closed based on the holiday calendar.

Das Mahntrigger-Werkzeug gibt der Bibliothek die Möglichkeit bis zu drei Benachrichtigungen je Benutzertyp zur Erinnerung an überfällige Exemplare zu verschicken

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  • Delay is the number of days after an issue is due before an action is triggered.

    • Wichtig

      If you want Koha to trigger an action (send a letter or restrict member), a delay value is required.

  • Um weitere Benachrichtigungen zu verschicken, klicken Sie auf die Reiter ‚Zweite‘ und ‚Dritte‘ Benachrichtigung

  • If you would like to prevent a patron from checking items out because of their overdue items, check the ‚Restrict‘ box, this will put a notice on the patron’s record at checkout informing the librarian that the patron cannot check out due to overdue items.

    • If you choose to restrict a patron in this way you can also have Koha automatically remove that restriction with the AutoRemoveOverduesRestrictions preference.

  • Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the iTiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).

Benutzerausweisdruck

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator

The Patron Card Creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the Patron Card Creator module:

  • Customize patron card layouts with text retrieved from the Koha patron data

  • Design custom card templates for printed patron cards (to match the label sheets)

  • Build and manage batches of patron cards to print

  • Export (as PDF) single or multiple batches to print

  • Export (as PDF) single or multiple patron cards from within a batch

Layouts

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Layouts

Das Layout definiert den Text und die Bilder und an welcher Stelle sie auf dem Benutzerausweis gedruckt werden.

Hinweis

Up to three lines of text, the patron’s number in barcode representation and up to two images can be printed on to the card.

Neues Layout

If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking the ‚New‘ button and choosing ‚Layout‘.

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You may also choose to press ‚Manage layout‘ on the left side. Here you are offered a list of available layouts you can select for editing. But at the top of the page there is still the ‚New layout‘ button.

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  • Der Name den Sie dem Layout geben dient Ihrer eigenen Orientierung. Benennen Sie es so, dass Sie es zu einem späteren Zeitpunkt einfach identifizieren können

  • The Units pull down is used to define what measurement scale you’re going to be using for your layout.

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    • Hinweis

      A Postscript Point is 1/72“ an Adobe Agate is 1/64“, an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Next note if this layout is for the front or the back of the patron card

    • Hinweis

      You will need a layout for both the front and back of your card if you have 2-sided library cards, this option doesn’t allow you to print two sided cards, just lets you track which side of the card you’re designing.

  • You have the option of adding up to 3 lines of text to your card. Your text can be static text of your choosing and/or fields from the patron record. If you want to print fields from the patron record you want to put the field names in brackets like so - <firstname>

  • Für jede Zeile Text können Sie die Schriftart, Schriftgröße und Position auf der Karte durch die Angabe der X- und Y-Koordinaten angeben.

  • Wenn Sie Barcode und Ausweisnummer anzeigen möchten, müssen Sie die Option ‚Benutzernummer als Barcode drucken‘ aktivieren. Dann wird die Ausweisnummer als Barcode gedruckt. Wenn sie die Nummer in lesbarer Form drucken möchten, aktivieren Sie die Option ‚Ausweisnummer als Text unter Barcode drucken‘.

  • Finally you can choose up to two images to print on the card.

    • One can be the patron image which you can resize to meet your needs.

    • The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the ‚Manage Images‘ module of the Patron Card Creator Tool.

    Wichtig

    It is the designers responsibility to define textlines, barcode and images such that overlap is avoided.

After saving, your layouts will appear on the ‚Manage layouts‘ page.

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Templates

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card templates

A template describes the arrangement of labels on the label sheet/card stock you are using. This might be Avery 5160 for address labels, Gaylord 47-284 for spine labels or Avery 28371 for your patron cards, just to give a couple of examples. All of the information you will need for setting up a template may be on the packaging, and if not it can usually be found on the vendor’s website or can be measured from a sample sheet.

Neues Template

To add a new template click on the ‚New template‘ button at the top of your page which brings you to the Edit template form immediately. You may also choose to press ‚Manage templates‘ on the left side. Here you are offered a list of available templates you can select for editing. But in the top of the page there is still the ‚New template‘ button.

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Using the form that appears after pressing either ‚Edit‘ or ‚New template’you can define the template for your sheet of labels or cards.

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  • Template ID is simply a system generated unique id

  • Template Code should be the name of this template to identify it on a list of templates

  • Sie können das Feld Template-Beschreibung verwenden um zusätzliche Informationen über das Template zu hinterlegen

  • The Units pull down is used to define what measurement scale you’re going to be using for the template.

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    • Hinweis

      A Postscript Point is 1/72“ an Adobe Agate is 1/64“, an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • The measurements (page height, page width, card width, card height) may be on the packaging, and if not it can usually be found on the vendor’s website or can be measured from a sample sheet.

  • A profile is a set of „adjustments“ applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned).

    • Before defining a profile try printing some sample cards so that you can take measurements to define a profile to perform the right adjustments for your printer/template combination.

    • After finding and documenting any anomalies in the printed document, then you can create a profile and assign it to the template.

    • Wichtig

      Do not specify a profile unless needed, i.e. do not click to define a printer profile. It is not possible to remove a profile from a template but you can switch to another profile.

    • Hinweis

      If you are using different printers you may be required to define several templates that are identical only different profiles are specified.

After saving, your templates will appear on the ‚Manage templates‘ page.

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Profile

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Profiles

A profile is a set of „adjustments“ applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each card, you need to set up a profile for each printer (or even different tray selections on the same printer) to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Wenn Ihre Ausweise bereits so gedruckt werden, wie Sie es möchten, benötigen Sie kein Profil.

Neues Profil

Klicken Sie auf ‚Profile* am Anfang der Seite und wählen Sie ‚Neues Profil‘ um ein neues Prfofil zu erstellen

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To add a new profile, you want to click on the ‚New profile‘ button at the top of your page. Using the form that appears you can define the values to correct the card misalignments on your label sheet. You may also choose ‚Manage profiles‘ on the left side and select one of the currently available profiles for editing.

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  • The Printer Name and Paper Bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.

    • Hinweis

      For example: if you want to use the Printer model number in printer name you can, or you can call it ‚the printer on my desk‘

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • Die Auswahlliste Maße wird verwendet um festzulegen welche Maßeinheit Sie für Ihr Profil verwenden.

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    • Hinweis

      A Postscript Point is 1/72“ an Adobe Agate is 1/64“, an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Offset should be used when the entire image is off center either vertically or horizontally. Creep describes a condition where the distance between the labels changes across the page or up and down the page

    • For offset and creep values, negative numbers move the printed information up and to the left on the printed sheet and positive numbers move down and to the right

    • Example: the text is printed 0 .25“ from the left edge of the first label, 0 .28“ from the left edge of the second label and 0 .31“ from the left edge of the third label. This means the horizontal creep should be set to (minus) -0.03 “ to make up for this difference.

After saving, your profiles will appear on the ‚Manage Printer Profiles‘ page.

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Nachdem Sie Ihr neues Profil gespeichert haben, können Sie zu der LIste der Templates zurückkehren und das Template für dieses Profil bearbeiten.

Stapel

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card batches

Ein Stapel ist eine Sammlung an Benutzern, für die Sie Benutzerausweise drucken möchten.

Neuer Stapel

To add a new batch, you want to click on the ‚New batches‘ button at the top of your page. Choosing the menu item ‚Manage batches‘ on the left a list of already defined batches is displayed. In this display you can either select a batch for editing or add a new batch.

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For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to be processed in this batch.

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After choosing the ‚Add item(s)‘ button the Patron Search window pops up.

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From here you can search for patrons to add to your batch by any part of their name, their category and/or library. Entering * in the search box will display all the patrons.

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From the results you can add patrons to the batch by clicking the ‚Add‘ button. After adding patrons from the results you can start over and perform another search or click ‚Close‘ at the bottom of the screen to indicate that you are done. You will then be presented with your batch.

image1228 If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the ‚Manage > Card batches‘ button.

If you would like to export all patron cards you can click ‚Export card batch‘ otherwise you can choose specific patrons to print cards for by checking the box to the right of their names and then choose ‚Export selected card(s)‘ at the top.

The export menu will ask you to choose a template, a layout and starting position (where on the sheet should printing begin).

Hinweis

For the starting position if the first 6 labels have already been used on your sheet you can start printing on label in position 7 on the sheet. The labels are numbered left to right from top to bottom.

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Once you click ‚Export‘ you will be presented with a PDF of your labels for printing

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When you open the PDF you will see the cards for printing

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The above image shows a layout that is made up of two textlines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn’t rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.

Bilder verwalten

  • Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Images

Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating patron card layouts. You are limited in how many images you can upload (not counting patron images) by the ImageLimit system preference.

Wichtig

Die Dateigröße der Bilder muss unter 500k liegen.

Hinweis

Bilder, die mit diesem Werkzeug hochgeladen werden, sollten mindestens eine Qualität von 300dpi haben. Das ist das Minmum für Bilder, die gedruckt werden sollen.

In der Mitte der Seite ist ein einfaches Upload-Formular. Suchen Sie nach der Datei auf Ihrem Computer und geben Sie ihr einen Namen, den Sie später leicht erkennen.

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Nachdem die Datei hochgeladen wurde, werden werden Sie aufgefordert den Upload zu bestätigen.

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And the image will be listed with all of your others on the right hand side of the page.

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Um eines oder mehrere dieser Bilder zu löschen, klicken Sia auf die Auswahlbox rechts neben jedem Bild, das Sie löschen möchten, und klicken Sie auf den Schalter ‚Löschen‘.

Benutzer anonymisieren / löschen

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Patrons (anonymize, bulk-delete)

Mit diesem Werkzeug können Sie Benutzerausleihhistorien anonymisieren (dies bedeutet, dass die Exemplarausleihhistorie erhalten bleibt, aber die Verknüpfung zum Benutzer gelöscht wird) oder Benutzerdaten löschen (komplett aus dem System entfernen).

Wichtig

Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved. They are not completely removed from the system (they are only moved to the delete_borrowers table), but this tool does not provide as many checks as one may desire.

Wichtig

Before using this tool it is recommended that you backup your database. Changes made here are permanent.

Wichtig

The anonymization will fail quietly if AnonymousPatron preference does not contain a valid value.

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Um Benutzer entweder zu löschen oder zu anonymisieren

  • Bestätigen Sie die Aktion, die Sie durchführen möchten (Löschen oder Anonymisieren) mit der Checkbox.

  • Geben Sie das Datum an, vor dem Sie die Daten ändern möchten

  • If deleting patrons you can also choose to find patrons who

    • have not borrowed since a specific date

    • have accounts that will expire before a specific date

    • are in a specific patron category

    • are in a patron list

  • Klicken Sie auf ‚Weiter‘

  • Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen

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  • Klicken Sie auf ‚Beenden‘ um die Daten zu löschen oder zu anonymisieren

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Stapelbearbeitung von Benutzerdaten

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Batch patron modification

With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided.

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Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Barcodes eingescannt haben, klicken Sie auf ‚Fortsetzen‘. Es wird eine Liste der Benutzer angezeigt und die Optionen um diese zu ändern.

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Auf der rechten Seite jedes Eingabefeldes ist eine Checkbox. Wenn Sie die Checkbox aktivieren, wird der Wert aus dem Feld gelöscht.

Wichtig

If the field is mandatory you will not be able to clear the value in it.

Wenn ein Benutzerattribut als wiederholbar definiert ist, kann das Feld über das Pluszeichen (+) auf der rechten Seite des Eingabefeldes dupliziert und mit einem weiteren Wert gefüllt werden.

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Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ und Koha zeigt Ihnen die geänderten Benutzerdatensätze an.

Tag Moderation

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Tags

Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the Tag Moderation Tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:

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Wenn Sie das Werkzeug zum ersten mal verwenden, sehen Sie eine Liste der Tags, die darauf warten von einem Mitarbeiter zugelassen oder abgelehnt zu werden

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  • Klicken Sie auf den Begriff um alle Titel zu sehen, die mit diesem Begriff getaggt wurden

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    • From this list of titles you can remove a tag without outright rejecting it from being used in the future by clicking the ‚Remove tag‘ button to the right of the title.

  • Um ein Tag zuzulassen, können Sie entweder auf ‚Akzeptieren‘ in der Zeile mit dem Wort klicken oder Sie haken alle Worte an, die Sie freigeben möchten und klicken auf ‚Akzeptieren‘ am Ende der Tabelle.

  • Um ein Tag abzulehnen, können Sie entweder auf ‚Ablehnen‘ in der Zeile mit dem Begriff klicken oder die Begriffe markieren und ‚Ablehnen‘ unterhalb der Tabelle anklicken.

Nachdem ein Tag zugelassen oder abgelehnt wurde wird es auf die entsprechende Liste gesetzt. Eine Zusammenfassung aller Tags erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms.

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Even though a tag is approved or rejected, it can still be moved to another list. When viewing approved tags each tag has the option to reject:

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To check terms against the approved and rejected lists (and possibly against the dictionary you have assigned for tag moderation) simply enter the term into the search box on the bottom right of the screen to see the status of the term

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Finally you can find tags by using the filters on the left.

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Upload Patron Images

  • Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Upload Patron Images

Patron images can be uploaded in bulk if you are allowing patron images to be attached to patron records. These images can also be used when creating patron cards.

  • Erstellen Sie eine Textdatei mit dem Namen „DATALINK.TXT“ oder „IDLINK.TXT“

  • On each line in the text file enter the patron’s card number followed by comma (or tab) and then the image file name

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    • Stellen Sie sicher, dass Ihre TXT-Datei nur Klartext enthält und kein RTF.

  • Packen Sie die Text- und Grafikdateien

  • Wechseln Sie in das Werkzeug zum Upload von Benutzerfotos

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  • Für ein einzelnes Foto können Sie einfach die Datei auswählen und die Ausweisnummer angeben

  • Für mehrere Bilder können Sie eine zip-Datei hochladen

  • Nach dem Upload werden Sie aufgefordert, diesen zu bestätigen

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    Wichtig

    Es gibt ein Limit von 100K für die Größe eines hochgeladenen Bildes, und es wird eine Bildgröße von 200x300 Pixeln empfohlen. Aber auch kleinere Bildern werden angezeigt.

Rotationsbestände

  • Get there: More > Tools > Catalog > Rotating Collections

Rotating Collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.

Wichtig

The AutomaticItemReturn system preference must be set to „Don’t automatically transfer items to their home library when they are returned“ for Rotating Collections to function properly.

  • Um eine neue Sammlung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Sammlung“, erfassen Titel und Beschreibung und klicken auf „Bestätigen“. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, von der aus Sie wieder zur Verwaltung der Rotationsbestände gelangen.

  • Um Exemplare einer Sammlung hinzuzufügen, klicken Sie beim Namen der Sammlung auf „Exemplar hinzufügen/löschen“. Auf der Folgeseite können Sie die Barcodes der Sammlung scannen bzw. eintippen und wenn notwendig mit der Eingabetaste oder der Schaltfläche „Bestätigen“ speichern.

  • To remove an item from a collection, either click Remove next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the „Remove item from collection“ box next to the Barcode text box under „Add or remove items, and scan or type in the barcode, clicking Submit or hitting Enter if necessary. Note: The „Remove item from collection“ checkbox will remain checked as long as you are on the „Add or remove items“ page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.

Eine Sammlung transferieren

Der Transfer einer Sammlung löst Folgendes aus:

  • Aktuellen Standort der Exemplare auf Zielbibliothek des Transfers setzen

  • Einen Transfer von der Standort- zur Zielbibliothek auslösen. Wenn eine Bibliothek eine Sammlung empfängt muss sie für alle Exemplare eine „Rückgabe“ ausführen um den Transfer abzuschliessen.

Es gibt zwei Methoden um Sammlungen zu transferieren:

  • Auf der Seite „Rotationsbestände“ klicken Sie auf „Transfer“ neben dem entsprechenden Titel, wählen Sie die Zielbibliothek und klicken Sie auf „Sammlung verlagern“.

  • Sie können auch auf der Seite „Exemplar(e) hinzufügen/löschen“ die Schaltfläche „Transfer“ benutzen, die Zielbibliothek auswählen und auf „Sammlung verlagern“ klicken.

    Wichtig

    Um den Transfer abzuschliessen, muss die Zielbibliothek beim Empfang der Sammlung für alle Exemplare eine „Rückgabe“ ausführen. Dies wird den Status „Unterwegs“ zurücksetzen.

Wenn ein Exemplar bei einer anderen Bibliothek als dem aktuellen Standort der Sammlung zurückgegeben wird, erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Aufforderung, das Exemplar an die aktuelle Standortbibliothek der Sammlung zu senden.

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Katalog

Stapellöschung von Exemplaren

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item deletion

Dieses Werkzeug ermöglicht Ihnen die stapelweise Löschung von Exemplaren aus Koha.

In diesem Werkzeug können Sie entweder eine Datei mit Barcodes oder Exemplarnummern hochladen, oder Sie können die Barcodes nacheinander in das Feld unter der Uploadmöglichkeit einscannen.

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Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Barcodes eingescannt haben, klicken Sie auf ‚Fortsetzen‘.

You will be presented with a confirmation screen. From here you can uncheck the items you don’t want to delete and decide if Koha should delete the bib record if the last item is being deleted before clicking ‚Delete selected items.‘ If you’d like you can delete the bibliogrphic record if you’re deleting the last item by clicking the checkbox next to ‚Delete records if no items remain‘.

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Wenn die Datei (oder die Liste der gescannten Barcodes) mehr als 1000 Barcodes umfasst, kann Koha diese nicht mehr in einer Liste anzeigen. Die Daten können dennoch gelöscht werden, aber es ist nicht möglich einzelne Exemplare ab- oder anzuwählen und die bibliographischen Datensätze mit dem letzten Exemplare zu löschen.

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Wenn die Exemplare aktuell entliehen sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Versuch die Exemplare zu löschen und die Löschung wird nicht durchgeführt.

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Wenn die Exemplare gelöscht werden können werden Sie das und sie werden gebeten die Löschung zu bestätigen.

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Stapelbearbeitung von Exemplaren

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item modification

Dieses Werkzeug erlaubt Ihnen die massenweise Änderung von Exemplaren in Koha.

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From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids, or you can scan items one by one into the box below the upload tool. You can also decide the items edited should be populated with the default values you have defined in your default framework.

Once you have your file uploaded or the barcodes listed you can click ‚Continue.‘

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Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen. Hier können Sie die Exemplare abwählen, die Sie nicht löschen möchten, bevor sie auf ‚OK‘ klicken. Wenn die Exemplare entliehen sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung, nachdem Sie auf ‚OK‘ geklickt haben und die Exemplare werden nicht gelöscht.

Hinweis

To uncheck all items thar are currently checked out you can click the ‚Clear on loan‘ link at the top of the form.

Sie können im Formular auswählen, welche Felder Sie bearbeiten möchten. Über die Checkbox auf der rechten Seite jedes Feldes können Sie das Feld in den Exemplaren löschen.

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Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, wird die geänderten Exemplare angezeigt.

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Hinweis

Sie können auch mehrere Exemplare an einem Datensatz auf einmal bearbeiten, indem sie ‚Bearbeiten > Exemplare im Stapel bearbeiten‘ auswählen

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Stapellöschung von Titeln

Dieses Werkzeug verwendet einen Stapel Datensatznummern von Titel- oder Normdatensätzen, um diese Datensätze und alle zugehörigen Exemplare zu löschen.

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Zuerst müssen Sie dem Werkzeug mitteilen, ob Sie Titel- oder Normdatensätze löschen möchten. Dann können Sie eine Datei mit Biblionummern oder AuthIDs laden, oder eine Liste dieser Nummern in das Kästchen eintragen. Nachdem Sie das Formular abgeschickt haben, erhalten Sie eine Übersicht der Datensätze, die Sie löschen möchten.

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Wenn ein Datensatz, den Sie löschen möchten, nicht gelöscht werden kann, wird er hervorgehoben.

Überprüfen Sie die Datensätze, die Sie löschen möchten, und klicken Sie ‚Markierte Exemplare löschen‘, um den Vorgang abzuschließen.

Stapelbearbeitung von Titeln

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch record modification

This tool will allow you to edit batches of bibliographic and/or authority records using MARC Modification Templates. Before visiting this tool you will want to set up at least one MARC modification template.

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Wenn Sie das Werkzeug öffnen, werden Sie gefragt:

  • Legen Sie fest, ob Sie bibliographische oder Normdatensätze ändern

  • Enter the biblionumbers or authids

    • Sie können eine Datei mit den Nummern hochladen oder

    • Geben Sie die Nummern (eine pro Zeile) im entsprechenden Fenster ein

  • Wählen Sie abschliessend das Template zur MARC-Modifikation, das sie auf diese Datensätze anwenden wollen.

Wenn Sie die Kriterien eingegeben haben, klicken Sie ‚Fortsetzen‘

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Es erscheint eine Liste der zu ändernden Datensätze. Neben jedem Eintrag erscheint eine Checkbox. Haken neben Exemplaren, die nicht geändert werden sollen, können entfernt werden.

Mit einem Klick auf MARC-Sicht können Sie sehen, welche Änderungen vollzogen werden, wenn Sie die Änderung abschließen.

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Wenn alles zu ihrer Zufriedenheit ist, können Sie die Änderungen mit einem Klick auf ‚Ausgewählte Datensätze bearbeiten‘ durchführen.

Automatische Exemplarbearbeitung nach Alter

  • Get there: More > Tools > Catalog > Automatic item modifications by age

This tool allows librarians to update item specific fields when an item reaches a certain age.

Hinweis

Staff need the items_batchmod permission to access this tool

Wichtig

The settings in this tool will be acted upon by the corresponding cron job

If you haven’t created any rules you will see the option to ‚Add rules‘ on the Tool page. Click this button to create rules.

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If you have rules already there will be a button that reads ‚Edit rules‘. To create a new rule click the ‚Edit rules‘ button at the top of the page

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You will be brought to a page where you can edit exisitng rules or create a new rule

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In the form that appears you can set :

  • the age in days at which the item will update (Age)

  • what criteria is needed to trigger the update (Conditions)

  • what changes are made when the script runs (Substitutions)

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Once you’re done you can click the ‚Add this rule‘ link and then add additional rules or you can click the ‚Submit these rules‘ button to save your changes.

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Export Data (MARC & Authorities)

  • Get there: More > Tools > Catalog > Export Data

Koha enthält ein Werkzeug, mit der Sie Ihre bibliographischen Daten, Exemplare und Normdaten im Stapel exportieren können. Das kann verwendet werden um Daten an andere Bibliotheken, Organisationen oder Dienstleister zu schicken; oder einfach für Sicherungen und Backups.

Bibliographische Datensätze exportieren

Am oberen Bildschirmrand müssen Sie auswählen, welche Daten exportiert werden. Wenn bibliographische Datensätze mit oder ohne Exemplardaten exportiert werden sollen, muss der entsprechende Reiter ‚Bibliographische Datensätze exportieren‘ ausgewählt werden.

  • Fill in the form in order to limit your export to a specific range (all fields are optional)

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    • Choose to limit your export by any one or more of the following options

      • Begrenzen auf Titelsatznummernbreich

      • Auf einen bestimmten Medientyp einschränken

        • Wichtig

          This limit will use the type you have defined in the item-level_itypes preference. If you have the item-level_itypes preference set to ‚specific item‘ and you have no items attached to a bib record it will not be exported. To get all bib records of a specific type you will need your item-level_itypes preference set to ‚biblio record‘.

      • Auf eine bestimmte Bibliothek oder Bibliotheksgruppe einschränken

        • Wichtig

          This is a filter: if you leave this set to the default (all libraries selected) or select one or more libraries, bib records with no items attached will not be exported. To get bib records with no items you will need to ‚clear all‘ (i.e. de-select all libraries).

      • Auf einen Signaturbereich einschränken

      • Auf einen Erwerbungszeitraum einschränken

    • If you’d like you can load a file of biblionumbers for the records you would like to export. File type needs to be .csv or .txt

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    • Next choose what to skip when exporting

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      • In der Voreinstellung werden auch Exemplardaten exportiert. Wenn Sie nur bibliographische Daten exportieren möchten, setzen Sie das Häkchen bei ‚Exemplardaten nicht exportieren‘

      • To limit your export only to items from the library you’re logged in as (if you leave the ‚Library‘ field set to ‚All‘) or to the library you selected above check the ‚Remove non-local items‘ box

      • Sie können auswählen, welche Felder Sie nicht exportieren möchten. Das kann nützlich sein, wenn Sie Daten mit anderen austauschen möchten. Sie können so alle lokalen Felder entfernen, bevor Sie die Daten an eine andere Bibliothek schicken.

    • Finally choose the file type and file name

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      • Wählen Sie MARC oder MARCXML als Exportformat

      • Geben Sie den Namen an, unter dem Sie die Datei speichern möchten

    • Wählen Sie ‚Bibliographische Daten exportieren‘

Normdaten exportieren

Am oberen Bildschirmrand müssen Sie auswählen, welche Daten exportiert werden. Wenn Normdaten exportiert werden sollen, muss der entsprechende Reiter ‚Normdaten exportieren‘ ausgewählt werden.

  • Verwenden Sie die unterschiedlichen Felder des Formulars um den Export auf einen bestimmten Nummernbereich oder Normdatentyp einzuschränken (alle Felder sind optional)

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  • Or you can choose a file of authids to export

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File type needs to be .csv or .txt

  • Next choose fields that you would like to exclude from the export separated by a space (no commas)

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    • Wenn alle Unterfelder von 200 vom Export ausgeschlossen werden sollen, geben Sie 200 an

    • Wenn nur ein bestimmtes Unterfeld nicht exportiert werden soll, kombinieren Sie Feldnummer und Unterfeldkennung, so wird bei 100a nur das Unterfeld a des Feldes 100 vom Export ausgeschlossen

  • Finally choose the file type and file name

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    • Wählen Sie MARC oder MARCXML als Exportformat

    • Geben Sie den Namen an, unter dem Sie die Datei speichern möchten

  • Wählen Sie ‚Normdaten exportieren‘

Inventur

  • Get there: More > Tools > Catalog > Inventory

Koha’s Inventory tool can be used in one of three ways: 1. By printing out a shelf list that you can then mark items off on;

  1. By uploading a text file of barcodes gathered by a portable scanner;

  2. By comparing a text file of barcodes gathered by a portable scanner to a generated shelf list.

If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor of the library, the option available to you is to generate a shelf list based on criteria you enter.

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First, choose the criteria for the items you want to print out on a list. All parameters are optional, but if none are selected, the resulting list might be quite large.

  • Library: choose the branch you want to check, as well as if that branch is the home library or the current holding library of the items.

  • Shelving location (items.location) is: you can filter by location.

  • Item callnumber between … and …: you can also limit the list to a specific range of callnumbers.

You can filter even more with item statuses (not for loan status, lost status, withdrawn status or damaged status). Check the boxes next to the statuses you want to include. For example, if you are using the list to shelf read, check only the ‚for loan‘ status as the other items probably won’t be on the shelves.

  • Last inventory date: enter a date here to skip items that have been marked as seen recently.

  • Skip items on loan: check this box to filter out loaned items from the list.

  • Export to CSV file: check this box to generate a CSV file for altering in an application on your desktop. If this box is unchecked, the list will be presented on the screen.

Click on ‚Submit‘ to generate your shelf list. You can then print it to use while walking around the library checking your collection or use it directly in Koha on a portable device.

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Once you have found the items on your shelves, return to this list and check the boxes next to the items you found. Next, click on one of the three buttons to continue:

  • Mark seen and quit: updates the ‚last seen‘ date of the checked items to today and returns to the previous screen.

  • Mark seen and continue: updates the ‚last seen‘ date of the checked items to today and shows the next page of the list.

  • Continue without marking: doesn’t update any of the items on this page and shows the next page of the list.

If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as you come across them (on a laptop, scan the barcodes into a text file). Once finished you can then upload the text file generated by the scanner to Koha.

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Choose the text file and the date you want to mark all items as seen and then scroll to the very bottom and click ‚Submit‘. This will update all the items‘ ‚last seen‘ date to the chosen date. By default, this will also check in the items scanned as it is assumed that they are on the shelf and so not loaned out. If you do not want to check in scanned items, check the ‚Do not check in items scanned during inventory‘ before clicking ‚Submit‘.

Alternatively, you can combine the two methods to automatically compare a list of scanned barcodes with a generated list. First, upload you barcode file and choose the date you want to appear in the items‘ ‚last seen‘ field. The ‚Compare barcodes list to results‘ checkbox should automatically be checked. If you do not want the scanned items to be automatically checked-in if they are checked-out, make sure you check the ‚Do not check in items scanned during inventory‘ checkbox. Choose the filters (library, shelving location, callnumbers or statuses) to generate a list with which to compare your barcodes. Click on ‚Submit‘.

Hinweis

Depending on the number of barcodes you are comparing, this may take a few minutes. It is not recommended to compare lists of more than 1000 barcodes as this may cause a session timeout.

Once Koha has finished comparing the barcodes file to the generated list, it will return the number of items updated and a list of problematic items.

  • Missing (not scanned): the item is in the generated list but not in the barcodes file.

  • Found in wrong place: the item is in the barcodes list, but not in the generated list.

  • Still checked out: the item is checked out, but is in the generated list. It was not automatically checked in.

  • Barcode not found: the barcode doesn’t exist.

  • Item withdrawn: the item has ‚withdrawn‘ status, but it is in the barcodes file.

Etikettendruck

  • Get there: More > Tools > Catalog > Label Creator

Das Etikettenmodul erlaubt es Ihnen benutzerdefinierte Layouts und Vorlagen für eine unbegrenzt große Vielfalt von Etiketten mit Barcodes zu erzeugen. Dies sind einige der Funktionen des Etikettenmoduls:

  • Etiketten-Layouts anpassen

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Templates für den Etikettendruck

  • Etikettenstapel erstellen und verwalten

  • Einen oder mehrere Stapel exportieren

  • Exportieren Sie eine oder mehrere Etiketten aus einem Stapel

  • Export label data in one of three formats:

    • PDF - Readable by any standard PDF reader, making labels printable directly on a printer

    • CSV - Exportieren Sie den Etikettenstapel, nachdem das gewählte Layout angewendet wurde, um ihn in verschiedene andere Anwendungen zu importieren

    • XML - als alternatives Export-Format

Templates

  • Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Label templates

Ein Template ist das Etiketten- bzw. Kartenformat, das Sie verwenden. Das kann z.B. Avery 5160 für Adressetiketten, Gaylord 47-284 für Signaturschilder oder Avery 28371 für Benutzerausweise sein. Bei diesen Etiketten bzw. Druckvorlagen sind die Informationen die Sie für die Konfiguration in Koha brauchen auf der Verpackung oder auch auf der Webseite des Herstellers angegeben.

Neues Template

To add a new template, you want to click on the ‚New‘ button at the top of the Label Creator and choosing ‚Label template‘.

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Mit der angezeigten Maske können Sie das Template für Ihre Etiketten- oder Ausweisdruckvorlage definieren.

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  • Die Template-ID wird automatisch beim Abspeichern generiert. Es handelt sich um eine systeminterne einmalige Identnummer.

  • Der Templatecode sollte etwas sein, anhand dessen Sie Ihr Template in einer Liste von Templates identifizieren können

  • Sie können das Feld Template-Beschreibung verwenden um zusätzliche Informationen über das Template zu hinterlegen

  • Die Auswahlliste Maße wird verwendet um festzulegen welche Maßeinheit Sie für Ihr Template verwenden möchten. Es sollte am besten den Maßeinheiten entsprechen, die der Lieferant für Ihre Druckvorlagen angegeben hat.

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  • The measurements, number of columns and number of rows can be found on the vendor product packaging or website.

    • Wichtig

      If you do not supply a left text margin in the template, a 3/16“ (13.5 point) left text margin will apply by default.

  • A profile is a set of „adjustments“ applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned).

    • Drucken Sie versuchsweise ein paar Karten, bevor Sie ein Profil auswählen. So können Sie einfacher ein Profil definieren, dass richtig für Ihre Kombination von Drucker und Template ist.

    • After finding any anomalies in the printed document, create a profile and assign it to the template.

After saving, your templates will appear on the ‚Manage‘ area under ‚Label templates‘.

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Profile

  • Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Printer Profiles

A profile is a set of „adjustments“ applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned). This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each label, you need to set up a profile for each printer to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Wenn Ihre Etiketten bereits so gedruckt werden, wie Sie es möchten, benötigen Sie kein Profil.

Neues Profil

To add a new profile, you want to click on the ‚New‘ button at the top of the Label Creator tool and choose ‚Printer profile‘.

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In der Maske die erscheint können Sie Probleme mit dem Template durch Anlegen eines Profils beheben.

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  • Der Druckername und das Papierfach müssen nicht exakt denen Ihres Arbeitsplatzes entsprechen. Sie dienen Ihrer eigenen Orientierung, so dass Sie sehen können, für welchen Drucker Sie dieses Profil erstellt haben. Sie können also z.B. das Modell Ihres Druckers angeben oder einfach ‚Drucker an meinem Schreibtisch‘

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • Die Auswahlliste Maße wird verwendet um festzulegen welche Maßeinheit Sie für Ihr Profil verwenden.

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  • Offset describes what happens when the entire image is off center either vertically or horizontally and creep describes a condition where the distance between the labels changes across the page or up and down the page

    • Bei diesen Werten bewegen negative Werte den Fehler nach oben und links und positive Zahlen bewegen den Fehler nach unden und rechts.

    • Beispiel: der Text ist 6mm von der linken Ecke des ersten Etiketts, 7mm von der der linken Ecke des zweiten Etiketts und 8mm von der linken Ecke des dritten Etiketts entfernt. Das Bedeutet die horizontale Fließdehnung sollte 1mm sein, um die Differenz auszugleichen.

After saving, your profiles will appear on the ‚Manage‘ area under ‚Printer profiles‘.

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Nachdem Sie Ihr neues Profil gespeichert haben, können Sie zu der LIste der Templates zurückkehren und das Template für dieses Profil bearbeiten.

Layouts

  • Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Layouts

Das Layout wird verwendet um festzulegen welche Felder auf die Etiketten gedruckt werden sollen.

Neues Layout

To add a new layout, you want to click on the ‚New‘ button at the top of the Label Creator tool and choose ‚Layout‘.

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In der Maske die erscheint können Sie Probleme mit dem Template durch Anlegen eines Profils beheben.

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  • The name of your layout can be anything you’d like to help you identify it later.

  • If this is a barcode label you’ll want to choose the encoding (Code 39 is the most common)

  • The layout type can be any combination of bibliographic information and/or barcode. For example a spine label would just be Biblio whereas a label for your circulation staff to use to checkout the book would probably be Biblio/Barcode.

  • The Bibliographic Data to Print includes any of the data fields that may be mapped to your MARC frameworks. You can choose from the preset list of fields or you can click on ‚List Fields‘ and enter your own data. In ‚List Fields‘, you can specify MARC subfields as a 4-character tag-subfield string: (ie. 254a for the title field), You can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate on one line in double quotes. (ie. „099a 099b“ or „itemcallnumber barcode“). The fields available are from the database tables list below. Finally you could add in static text strings in single-quote (ie. ‚Some static text here.‘)

    • You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org) with the following tables to find field names to use:

      • Currently all fields in the following tables are used: items, biblioitems, biblio, branches

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  • Choose if the label maker should print out the guidelines around each label

  • Choose if you’d like Koha to try to split your call numbers (usually used on Spine Labels)

  • Finally choose your text settings such as alignment, font type and size.

Nach dem Speichern werden Ihre Layouts auf der Seite ‚Layouts verwalten‘ angezeigt.

Stapel

  • Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Label batches

Stapel bestehen aus Strichcodes, die Sie drucken wollen. In diesem Werkzeug können Sie die Exemplardatensätze suchen, für die Sie die Etiketten drucken wollen.

Neuer Stapel

Batches can be created in one of two ways. The first is to click the ‚Create Label Batch‘ link on the ‚Staged MARC Management‘ page:

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Das andere dient dazu, vom Werkzeug Etiketten-Hersteller aus die Erschaffung eines neunen Stapels zu wählen

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You will be brought to an empty batch with a box to scan barcodes or itemnumbers in to and an ‚Add item(s)‘ button at the bottom of the page.

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You can either scan barcodes in to the box provided and click the ‚Add item(s)‘ button or you can click the ‚Add item(s)‘ button with the barcodes box empty. Clicking ‚Add item(s)‘ with nothing in the barcodes box will open a search window for you to find the items you want to add to the batch.

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In der Trefferliste können Sie über die Checkboxen neben den Einzeltreffern auswälen, welche Exemplare zu einem Stapel hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie hierzu auf ‚Markierte hinzufügen‘. Sie können auch einzelne Exemplare nacheinander über den Link ‚Hinzufügen‘ neben den einzelnen Einträgen hinzufügen.

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Klicken Sie auf ‚Fertig‘ nachdem alle Exemplare hinzugefügt wurden. Die nachfolgende Seite wird alle Exemplare auflisten, die Sie ausgewählt haben.

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To print your labels, click the ‚Export full batch‘ button. To print only some of the labels, click the ‚Export selected item(s)‘ button. Either way you will be presented with a confirmation screen where you can choose your template and layout.

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Sie können aus drei Download-Optionen wählen: PDF, Excel und CSV.

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Nachdem Sie die Datei gespeichert haben, drucken Sie diese einfach auf die leeren Etiketten, die Sie in Ihrer Bibliothek verwenden.

Schneller Signaturschilddruck

  • Get there: More > Tools > Catalog > Quick Spine Label Creator

    Hinweis

    This tool does not use the label layouts or templates, it simply prints a spine label in the first spot on the label sheet.

    • Define the fields you want to print on the spine label in the SpineLabelFormat system preference

    • Format your label printing by editing spinelabel.css found in koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Um diese Funktion zu nutzen benötigen Sie lediglich den Barcode des Buches, für das ein Rückenschild gedruckt werden soll.

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Templates für MARC-Modifikationen

Templates für MARC-Modifikation erlauben es, MARC-Datensätze während des Bereitstellungsprozesses für den Import automatisch zu bearbeiten.

Dieses Werkzeug erlaubt es, MARC-Datensätze aus unterschiedlichen Quellen an Ihr MARC-Framework anzupassen. Dazu wird ein einfaches Skript mit den Aktionen ‚Copy‘, ‚Move‘, ‚Add‘, ‚Update‘ und ‚Delete fields‘ eingesetzt.

Legen Sie zunächst ein neues Template an, indem sie einen Namen eingeben und auf ‚Template erstellen‘ klicken. (Ein Template kann aus einer oder mehreren Aktionen bestehen.)

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Als Nächstes können Sie die Aktionen erfassen. Wenn Sie zum Beispiel einen Stapel Dateien Ihres E-Book-Lieferanten einlesen wollen, möchten Sie vielleicht das Feld 942$c mit dem Wert EBOOK belegen.

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  • Wählen Sie ‚Hinzufügen/Ändern‘

  • Erfassen Sie Feld 942 und Subfeld c

  • Den Wert für ‚EBOOK‘ (bzw. den von Ihnen festgelegten Code für E-Books) eingeben

  • Geben Sie eine Beschreibung zur späteren Identifikation dieser Aktion ein.

  • Klicken Sie auf ‚Neue Aktion‘

Jede Aktion kann eine zusätzliche Prüfung enthalten, ob ein anderes Feld existiert. Zum Beispiel könnten Sie ein bestimmtes Feld nur kopieren wollen, wenn es noch nicht existiert.

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  • Wählen Sie „Kopieren“

  • Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrence of the field

  • Erfassen Sie Feld 090 (oder ein anderes Signaturfeld) und Subfeld a zum Kopieren

  • Erfassen Sie Feld 952 und Subfeld o zum Kopieren nach

  • Wählen Sie ‚if‘

  • Erfassen Sie Feld 952 und Subfeld o

  • Wählen Sie „Existiert nicht“

  • Geben Sie eine Beschreibung zur späteren Identifikation dieser Aktion ein.

  • Klicken Sie auf ‚Neue Aktion‘

The Copy & Move actions also support Regular Expressions, which can be used to automatically modify field values during the copy/move. An example would be to strip out the ‚$‘ character in field 020$c.

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  • Choose ‚Copy and replace‘

  • Entscheiden Sie, ob Sie nur das erste auftretende oder alle Felder kopieren wollen.

  • Erfassen Sie Feld 020 und Subfeld c zum Kopieren

  • Erfassen Sie Feld 020 und Subfeld c zum Kopieren nach

  • Check the ‚RegEx‘ box and enter your regular expression (in this case s/\$// )

  • Wählen Sie ‚if‘

  • Erfassen Sie Feld 020 und Subfeld c

  • Wählen Sie „Übereinstimmung“

  • Check the ‚RegEx‘ box and enter your regular expression (in this case m/^\$/ )

  • Geben Sie eine Beschreibung zur späteren Identifikation dieser Aktion ein.

  • Klicken Sie auf ‚Neue Aktion‘

    Hinweis

    The value for an update can include variables that change each time the template is used. Currently, the system supports two variables, __BRANCHCODE__ which is replaced with the branchcode of the library currently using the template, and __CURRENTDATE__ which is replaced with the current date in ISO format ( YYYY-MM-DD ).

You could also use regular expressions to add your library’s proxy URL in front of links in your MARC record.

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  • Choose ‚Copy and replace‘

  • Entscheiden Sie, ob Sie nur das erste auftretende oder alle Felder kopieren wollen.

  • Enter the field 856 and subfield u to copy

  • Enter the 856 field and u subfield to copy to

  • Check the ‚RegEx‘ box and enter your regular expression (in this case s/^/PROXY_URL/ )

  • Geben Sie eine Beschreibung zur späteren Identifikation dieser Aktion ein.

  • Klicken Sie auf ‚Neue Aktion‘

When choosing between ‚Copy‘ and ‚Copy and replace‘ keep the following example in mind:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists

If we apply action (a) Copy the whole field 245 to 300, we get:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.

If we apply action (b) Copy the subfield 245$a to 300$a, we get:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists

Sobald die Aktionen gespeichert sind, erscheinen diese im oberen Bildschrimbereich. Die Aktionen können mit den Pfeilen neu angeordnet werden.

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Die Reihenfolge Ihrer Aktionen ist sehr wichtg. Zum Beispiel sollte ein Feld nicht gelöscht werden, bevor es in ein anderes Feld kopiert werden soll.

Weitere Templates können Sie entweder von Grund auf neu erfassen oder aber durch „Aktuelles Template kopieren“ ein bestehendes Template als Ausgangspunkt nehmen.

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Once your template is saved you will be able to pick it when using the Stage MARC Records for Import tool.

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Stage MARC Records for Import

  • Get there: More > Tools > Catalog > Stage MARC records for import

Dieses Werkzeug kann für den Import von Titel- und Normdaten im MARC-Format verwendet werden. Der Import erfolgt dabei immer in zwei Schritten. Der erste Schritt ist das Zwischenspeichern der Datensätze für den Import.

  • Wählen Sie zunächst die MARC-Datei auf Ihrem Computer aus

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  • Next you will be presented with options for record matching and item imports

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    • Enter ‚Comments about this file‘ to identify your upload when going to the ‚Manage Staged MARC Records‘ tool

    • Wählen Sie aus, um welche Art von Daten es sich handelt, um Titel- oder Normdaten

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    • Wählen Sie den Zeichensatz

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    • Choose if you would like to use a MARC Modification Template to alter the data you’re about to import

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    • Choose whether or not you want to look for matching records

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      • You can set up record matching rules through the administration area

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        • When using the ISBN matching rule Koha will find only exact matches. If you find that the ISBN match is not working to your satisfaction you can change the AggressiveMatchOnISBN preference to ‚Do‘ and then run your import again.

    • Entscheiden Sie, was mit Datensätzen geschehen soll, für die ein Treffer in der Datenbank gefunden wurde

    • Wählen Sie zum Abschluss, was mit Datensätzen geschehen soll, für die kein Treffer gefunden wude / die einmalig sind

    • Next you can choose whether or not to import the item data found in the MARC records (if the file you’re loading is a bibliographic file)

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      • From here you can choose to always add items regardless of matching status, add them only if a matching bib was found, add items only if there was no matching bib record, replace items if a matching bib was found (The match will look at the itemnumbers and barcodes to match on for items. Itemnumbers take precendence over barcodes), or Ignore items and not add them.

  • Klicken Sie auf ‚Zum Import bereitstellen‘

  • Sie werden gebeten, den MARC-Import zu bestätigen

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  • To complete the process continue to the Manage Staged MARC Records Tool

Staged MARC Record Management

  • Get there: More > Tools > Catalog > Staged MARC Record Management

Once you have staged your records for import you can complete the import using this tool.

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  • From the list of staged records, click on the file name that you want to finish importing

    • Sie sehen, dass Ihnen der Status zeigt, welche Datensätze bereits importiert wurden

  • Es wird eine Zusammenfassung Ihres Imports angezeigt und die Möglichkeit angeboten die Abgleichregeln anzupassen

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  • Below the summary is the option to import the batch of bib records using a specific framework

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    • Es ist nicht erforderlich, ein anderes Framework als ‚Standard‘ auszuwählen, aber es kann hilfreich für die Statistik und die korrekte Vorauswahl eines passenden Medientyps in der Katalogisierung sein.

  • Below the framework selection there will be a list of the records that will be imported

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    • Überprüfen Sie die Zusammenfassung nach dem Import um sicher zu stellen, dass die Abgleichregel korrekt gearbeitet hat und die Datensätze so importiert werden, wie Sie dies möchten

    • Matches will appear with info under the ‚Match details column‘

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      and when clicking the ‚View‘ link under ‚Diff‘ you can see the difference between versions.

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  • Klicken Sie auf ‚In Katalog übernehmen‘ um den Import zu vervollständigen

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  • Nachdem der Import abgeschlossen wurde erscheint ein Link zum jeweiligen Titelsatz auf der rechten Seite jedes importierten Titels

  • Sie können Ihren Import auch rückgängig mahen, in dem Sie auf ‚Übernahme in den Katalog rückgängig machen‘ klicken

Records imported using this tool remain in the ‚reservoir‘ until they are cleaned. These items will appear when searching the catalog from the Cataloging tool:

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Um Datensätze aus dem ‚Datenpool‘ zu entfernen:

  • Besuchen Sie die Startseite des Werkzeugs zur Verwaltung bereitgestellter MARC-Datensätze

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  • Um einen Stapel zu löschen, klicken Sie auf ‚Löschen‘ auf der rechten Seite

  • You will be presented with a confirmation message

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    • Bestätigen Sie die Löschung und die Datensätze werden aus dem Reservoir entfernt. Der Status ändert sich zu ‚bereinigt‘

Upload Local Cover Image

  • Get there: More > Tools > Catalog > Upload Local Cover Image

This tool will allow you to upload cover images for the materials in your catalog. To access this tool, staff will need the upload_local_cover_images permission. In order for images to show in the staff client and/or OPAC you will need to set your LocalCoverImages and/or OPACLocalCoverImages preferences to ‚Display.‘ Images can be uploaded in batches or one by one.

Hinweis

Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but Apache may limit the maximum size of uploads (talk to your sys admin).

Hinweis

When you want to upload multiple images onto a bib record, they will display left to right (then top to bottom, depending on screen real estate) in order of uploading, and the one on the left (the first one uploaded) will be the one used as a thumbnail cover in search results and on the detail page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you’d like them to appear.

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Einzelne Bilder hochladen:

  • Wechseln Sie in das Werkzeug und klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ um das Bild auf Ihrem lokalen Rechner auszuwählen.

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  • ‚Datei hochladen‘ anklicken

  • Wählen Sie ‚Bilddatei‘ aus der Auswahlliste für ‚Dateityp‘

  • Geben Sie die Titelsatznummer (biblionumber) des Datensatzes an, mit der das Bild verknüpft werden soll. Es ist nicht der Barcode, sondern die Nummer, die durch Koha für den Datensatz generiert wurde.

    • Find the biblionumber by looking at the end of the URL in the address bar when on the detail page

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    • or by clicking on the MARC tab on the detail page in the staff client

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  • Wenn früher hochgeladene Umschlagbilder ersetzt werden sollen, wählen Sie ‚Bestehende Umschlagbilder ersetzen‘ im Bereich ‚Optionen‘.

  • ‚Bilder verarbeiten‘ anklicken

  • Es wird eine Zusammenfassungs des Uploads und ein Link zum Titel, für den die Bilder hochgeladen wurden, angezeigt.

Zum Hochladen von mehreren Bildern müssen Sie eine entsprechende Zip-Datei vorbereiten.

  • Speichern Sie in der ZIP-Datei alle Bilder, die Sie hochladen wollen

  • Also include a text file (*.TXT) named either datalink.txt or idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for each image one per line

    • Beispiel: 4091,image4091.jpg

      image366

  • Lokalen Rechner nach der ZIP-Datei durchsuchen

  • ‚Datei hochladen‘ anklicken

  • Whäen Sie ‚ZIP-Datei‘ aus der Auswahlliste ‚Dateityp‘

  • Wenn früher hochgeladene Umschlagbilder ersetzt werden sollen, wählen Sie ‚Bestehende Umschlagbilder ersetzen‘ im Bereich ‚Optionen‘.

  • ‚Bilder verarbeiten‘ anklicken

  • Es wird eine Zusammenfassung des Uploads angezeigt

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    Wichtig

    The source image is used to generate a 140 x 200 px thumbnail image and a 600 x 800 px full-size image. The original sized image uploaded will not be stored by Koha

Ihre Coverbilder werden in der Dienstoberfläche im unteren Bereich der Exemplardatentabelle unter dem Reiter ‚Bild‘ angezeigt.

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Die Coverbilder erscheinen im OPAC unter dem Reiter ‚Coverbilder‘, wie auch beim jeweiligen Titel und in der Trefferliste

If you would like to remove a cover image you can click ‚Delete image‘ below the image if you have the upload_local_cover_images permission.

Additional Tools

Kalender

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Calendar

Bibliotheken können Schließtage und Feiertage definieren, die bei der Berechnung von Fälligkeiten berücksichtigt werden. Sie können den Kalender verwenden, indem Sie die entsprechenden Systemparameter aktivieren.

  • Get there:More > Administration > Global System Preferences > Circulation > useDaysMode

    • Wählen Sie die Methode, nach der das Fälligkeitsdatum berechnet werden soll - entweder werden Tage, an denen die Bibliothek geschlossen ist, eingerechnet oder nicht.

  • Get there: More > Administration > Global System Preferences > Circulation > finescalendar

    • Damit wird der Kalender überprüft, bevor Gebühren erhoben werden.

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Veranstaltung hinzufügen

Before adding events, choose the library you would like to apply the closings to. When adding events you will be asked if you would like to apply the event to one branch or all branches. To add events, simply

  • Klicken Sie auf das Datum im Kalender, an dem Sie den Schließtag eintragen möchten

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  • In the form that appears above the calendar, enter the closing information (for more info on each option click the question mark [?] to the right of the option)

    • Die Bibliothek wird automatisch ausgefüllt, abhängig von der Bibliothek, die Sie am Anfang der Seite aus der Auswahlliste gewählt haben.

    • Der Wochentag wird ebenfalls automatisch ausgefüllt, basierend auf dem Datum, dass Sie im Kalender angeklickt haben.

    • In Beschreibung können Sie angeben, warum die Bibliothek geschlossen ist

    • Next you can choose if this event is a one time event or if it is repeatable.

      • Wenn es ein einmaliger Schließtag ist, wählen Sie ‚Schließtag nur an diesem Tag‘

      • Wenn es sich um einen wöchentlichen Schließtag handelt (zum Beispiel einen Wochenendtag), dann können Sie ‚Schließtag, der sich jede Woche an diesem Tag wiederholt‘ auswählen

      • Wenn es sich um einen jährlichen Schließtag handelt, wählen Sie ‚Schließtag, der sich jedes Jahr am gleichen Datum wiederholt‘

      • Wenn die Bibliothek für eine Woche oder einen anderen Zeitraum geschlossen ist, wählen Sie ‚Schließzeitraum‘ und geben Sie oben ein ‚Bis-Datum‘ an

      • Wenn die Bibliothek jedes Jahr für einen gewissen Zeitraum geschlossen ist (zum Beispiel über die Sommerferien), wählen Sie ‚Schließzeitraum, der sich jedes Jahr wiederholt‘ und füllen Sie das Bis-Datum oben aus

    • Finally decide if this event should be applied to all libraries or just the one you have originally selected

      • If you’d rather enter all the holidays and then copy them all to another branch all at once you can use the copy menu below the calendar

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  • Nach dem Speichern wird der Schließtag auf der rechten Seite des Kalenders angezeigt

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Events bearbeiten

Schließtage bearbeiten

  • Klicken Sie auf den Schließtag im Kalender, den Sie ändern möchten (klicken Sie dabei auf das Datum im Kalender, nicht auf den Schließtag in der Zusammenfassung)

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  • From this form you can make edits to the holiday or delete the holiday completely.

    • All actions require that you click ‚Save‘ before the change will be made.

  • Clicking on repeatable events will offer slightly different options

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    • In der Maske darüber gibt es jetzt eine Option ‚Ausnahme für diesen Schließtag eintragen‘. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie festlegen, dass die Bibliothek an diesem Datum nicht geschlossen ist, auch wenn Sie normalerweise geschlossen hätte.

      • All actions require that you click ‚Save‘ before the change will be made.

Zusätzliche Hilfe

Wenn Sie Schließtage hinzufügen erhalten Sie zusätzliche Hilfestellung, indem Sie auf das Fragezeichen neben der jeweiligen Option klicken, um zusätzliche Hinweise zu erhalten

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CSV Profiles

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > CSV Profiles

CSV-Profile werden verwendet um zu definieren, wie Ihr Korb oder Ihre Listen exportiert werden.

Neues CSV-Profil

Ein neues CSV-Profil anlegen

  • Click ‚CSV Profiles‘ from the Tools menu

  • The ‚Profile type‘ determines what type of fields you plan to use (MARC or SQL) to define your profile

    • If you choose MARC then you will need to enter MARC fields

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    • If you choose SQL then you will need to enter SQL database fields

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    • Der ‚Profilname‘ wird in der Auswahlliste angezeigt, wenn Sie im Korb oder in einer Liste ‚Download‘ auswählen

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    • Die Profilbeschreibung ist eine Hilfe für Sie, wird aber auch im OPAC angezeigt, wenn Benutzer Daten herunterladen, und sollte daher auch für die Benutzer Sinn machen

    • Das ‚CSV-Trennzeichen‘ ist das Zeichen, das verwendet wird um Werte und Wertegruppen voneinander zu trennen

      Hinweis

      Die am häufigsten verwendete Option an dieser Stelle ist das Komma, da die meisten Tabellenverarbeitungsprogramme Dateien mit kommagetrennten Werten öffnen können.

    • The ‚Field separator‘ is the character used to separate duplicate fields

      • Beispiel: Wenn mehrere 650-Felder vorhanden sind, wird dieses Zeichen als Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldern verwendet

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    • The ‚Subfield separator‘ is the character used to separate duplicate subfields

      • Beispiel: Sie können mehrere Unterfelder $a in einem Feld haben

    • Unter ‚Zeichensatz‘ können Sie den für Ihre Datei verwendeten Zeichensatz auswählen

    • Finally format your CSV file using the ‚Profile MARC‘ or ‚Profile SQL‘ field

      • Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC and biblio.title|biblio.author for SQL

      • Hinweis

        You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with an header, followed by the equal sign. Example : Personal name=100|title=245$a|300

    Wenn Sie alle Informationen zu Ihrem Profil eingegeben haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ and Sie erhalten die Bestätigung, dass Ihr Profil gespeichert wurde.

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CSV-Profile bearbeiten

Nachdem das erste CSV-Profil erstellt wurde, wird die Option ‚CSV-Profil bearbeiten‘ unterhalb der Maske angezeigt.

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  • Wählen Sie das Profil, dass Sie ändern möchten und bearbeiten Sie die erforderlichen Felder.

  • Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, wird eine Bestätigung am oberen Bildschirmrand angezeigt

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  • Um ein Profil zu löschen, klicken Sie auf ‚Markiertes Profil löschen‘ bevor Sie auf ‚Abschicken‘ klicken

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CSV-Profile verwenden

Ihre CSV-Profile werden in der Liste der Exportformate des Warenkorbmenüs unter ‚Download‘ sowohl in der Dienstoberfläche als auch im OPAC angezeigt

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Log Viewer

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Log Viewer

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the Log Viewer Tool.

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Durch Kombination der verschiedenen Suchoptionen erhalten Sie eine Logdatei für Ihre Anfrage

A query for all logs related to the Circulation module produces a result image386

Nachrichten

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > News

Mit dem Nachrichten-Modul können Mitarbeiter Neuigkeiten im OPAC und in der Dienstoberfläche veröffentlichen.

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Nachrichten für den OPAC, die Dienstoberfläche oder Ausleihbons erfassen:

  • Click ‚New Entry‘

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    • Unter ‚Anzeigeort‘ können Sie auswählen, ob der Eintrag im OPAC, auf dem Ausleihbon oder in der Dienstoberfläche angezeigt werden soll

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    • Choose the library this news item will show for

    • Wählen Sie einen Titel für Ihren Eintrag

    • Using the publication and expiration date fields you can control from which date and for how long your news item appears

      • Examples: (these assume today’s date as 07-May-2015)

        • Publish on current date: set publication date as 07-May-2015

        • Schedule for publishing in future: set date later than 07-May-2015

        • Backdate the news item: set date earlier than 07-May-2015

    • ‚Erscheint an Position‘ ermöglicht es, die Reihenfolge der Nachrichteneinträge zu bestimmen

    • Das Feld ‚Nachricht‘ erlaubt die Verwendung von HTML zur Formatierung Ihres Eintrags

  • Klicken Sie auf ‚Abschicken‘, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben.

  • News in the OPAC will appear above the OpacMainUserBlock

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    • Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you to subscribe to library news

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  • Nachrichten in der Dienstobefläche werden auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt

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  • Nachrichten auf den Ausleihquittungen werden unterhalb der ausgeliehenen Exemplare angezeigt

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  • Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay preference you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person)

Task Scheduler

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Task Scheduler

Der Aufgabenplaner ist ein Werkzeug um Reports zu bestimmten Zeitpunkten automatisch laufen zu lassen.

Um einen Report automatisch laufen zu lassen, verwenden Sie den Aufgabenplaner

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  • Aktuelle Serverzeit zeigt die Zeit auf Ihrem Server (planen Sie alle Ihre Reports nach dieser Zeit, nicht nach Ihrer lokalen Zeit)

  • Zeitangaben sollten in der Form hh:mm (jeweils zwei Ziffern für Stunden und Minuten) eingegeben werden

  • Das Datum sollte mit dem Kalender-Plugin eingetragen werden

  • Wählen Sie aus den Reports den Report den Sie planen möchten

  • Entscheiden Sie, ob Sie Text oder einen Link zu den Ergebnissen erhalten möchten

  • Im Feld Email geben Sie die E-Mail-Adresse der Person an, die den Report erhalten soll

Unter dem Formular des Aufgabenplaners ist eine Liste der geplanten Reports.

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Sie können Reports auch aus der Liste der gespeicherten Reports heraus für einen festen Zeitpunkt einplanen, indem Sie auf ‚Termin einplanen‘ klicken

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Problembehebung

Der Aufgabenplaner wird nicht korrekt arbeiten, wenn der Benutzer unter dem der Webserver läuft nicht die notwendigen Rechte hat ihn auszuführen. Um herauszufinden ob der Benutzer die benötigten Rechte hat, überprüfen Sie /etc/at.allow um zu sehen, welche Benutzer dort eingetragen sind. Wenn diese Datei bei Ihnen nicht vorhanden ist, überprüfen Sie etc/at.deny. Wenn at.deny existiert, aber leer ist, dann kann jeder Benutzer das Werkzeug verwenden. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator, um den Benutzer an den richtigen Stellen hinzuzufügen, so dass der Aufgabenplaner funktioniert.

Quote of the Day (QOTD) Editor

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD feature

This tool will allow you to add and edit quotes to show on the OPAC if you’re using the Quote of the Day (QOTD) feature.

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay preference to ‚Enable and add at least one quote via the Quote of the Day Editor. Once these steps are complete you will see your quotes above the OpacMainUserBlock in the OPAC:

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Add a Quote

To add a quote:

  • Klicken Sie auf ‚Zitat hinzufügen‘ um einen leeren Eintrag am Ende der Tabelle zu erzeugen.

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    • Wichtig

      Sowohl die ‚Quelle‘ als auch der ‚Text‘ müssen ausgefüllt sein, um ein neues Zitat zu speichern.

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  • When finished filling in both fields, press the <Enter> key on your keyboard to save the new quote.

  • The list will update and the new quote should now be visible in the list.

    Hinweis

    You may cancel the addition of a new quote any time prior to saving it simply by pressing the <Esc> key on your keyboard.

Edit/Delete a Quote

Nachdem der Zitatpool in die Bearbeitungstabelle geladen wurde, können Sie dort Quelle und Text bearbeiten.

  • Die Felder ‚Quelle‘ und ‚Text‘ können durch Anklicken beareitet werden.

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  • When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

Die Liste wird aktualisiert und die Bearbeitungen gespeichert und angezeigt.

If you’d like you can also delete quote(s).

  • Wählen Sie die zu löschenden Zitate, indem sie auf deren ID klicken.

  • Once quote selection is finished, simply click the ‚Delete quote(s)‘ button.

  • Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.

  • Nach Bestätigung des Löschvorgangs wird die Liste mit den verbleibenden Zitaten neu angezeigt.

Zitate importieren

If you’d like you can import a batch of quotes as a CSV file. Your file must contain two columns in the form: „source“,“text“ with no header row.

Hinweis

Sie werden aufgefordert, das Hochladen einer Datei, die grösser als 512MB ist, zu bestätigen.

  • To start the import process click the ‚Import quotes‘ button at the top of the screen

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  • Once on the import quotes screen you can browse your computer for the file you would like to import

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  • Nach der Auswahl der CSV-Datei wird diese durch die Schaltfläche ‚Öffnen‘ in eine temporäre Tabelle geladen, die Sie nun bearbeiten können.

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  • From the listing you can edit either the ‚Source‘ or ‚Text‘ fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

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  • You can also delete quotes from this listing before completing the import.

    • Wählen Sie die zu löschenden Zitate, indem sie auf deren ID klicken.

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    • Nachdem Sie die Zitate ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Zitat(e) löschen‘.

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    • Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.

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    • Nach Bestätigung des Löschvorgangs wird die Liste mit den verbleibenden Zitaten neu angezeigt.

  • Once you are satisfied with the quotes, click the ‚Save quotes‘ button in the toolbar at the top and the quotes will be saved.

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Upload

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Upload

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Upload Files

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

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Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the ‚Browse‘ button.

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Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

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Search files

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presented with the results of your search.

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Access files

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Access files

This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file. In order to be able to access the tool, a staff patron requires the superlibrarian or access_files patron permission

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