Outils

Les outils de Koha permettent de réaliser toutes sortes d'opérations.

• Get there: More > Tools

Adhérents et circulation

Listes d'adhérents

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Patron lists

Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification via the batch patron modification tool or reporting.

Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton 'Nouvelle liste d'adhérents'

Saisissez un nom pour la liste et enregistrez la.

Each list has an 'Actions' menu with more list options.

Pour ajouter des adhérents à la liste cliquez sur le bouton "Ajouter des adhérents" à droite de la liste des noms.

Entrez le nom ou le numéro de carte de l'adhérent dans la boîte de recherche et cliquez sur le résultat pour ajouter l'adhérent.

Lorsque vous avez choisi tous les adhérents que vous souhaitez ajouter à la liste, cliquez sur le bouton 'Mettre à jour'.

Patron clubs

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Patron clubs

Patron clubs create clubs which patrons may be enrolled in. It is useful for tracking summer reading programs, book clubs and other such clubs.

Important Staff will need permission to edit clubs, templates and enroll patrons. Go to your staff members account tab and click on the More drop down menu. Select Set Permissions and make sure patron clubs have checkmarks next to each of the functions you want your staff to have. Remember if your staff is a superlibrarian, they will have the permission.

Creating a new club template Here you can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template. Click on the New Club template button

Name is required. This could be something like Adult Book Club, Children’s Book Club or Summer Reading Program. Remember these templates will be starting point for each club you create.

Description can be any additional information

Allow Public Enrollment: if this box is checked it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC

Require valid email address: if this box is checked only patrons with a patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, all branches will be able to enroll.

Club Fields: these fields will be used when creating a club based on this template you can connect authorized values here Enrollment Fields: you can add any additional fields you want to have filled out by your patrons like you can connect authorized values here.

Creating a new club based on a template Here you can add information about a new club using a template you created. Click on the New Club dropdown menu and select the template you want to use.

Name is required, this will be the name of the specific club using the template you created. For example, if I used my Kids Club template, I can create Kids Club 2017

Description – any additional information

Start and End date will depict when this club runs, the entire duration of the club. Once the club expires, it will be removed from the OPAC for users to enroll if that option is selected.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, all branches will be able to enroll.

Enrolling a patron in a club

pull up a patron account click on the checkout tab on the left hand side click on the tab for club add the patron to the selected club by selecting the enroll button you can also cancel enrollment by clicking on the cancel enrollment

Commentaires

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Comments

Tous les commentaires ajoutés aux notices bibliographiques par des adhérents via l'OPAC nécessitent une modération par les bibliothécaires. S'il y a des commentaires en attente de modération ils seront listés sur la page principale de l'interface professionnelle en dessous de la liste des modules :

and next to the Comments tool on the Tools Module

Pour modérer les commentaires, cliquez sur la notification ou allez dans l'outil 'Commentaires'. Vous modérez les commentaires en cliquant sur Approuver ou Supprimer sur la droite des commentaires en attente de modération.

La page vous informera de l'absence de commentaires

Vous pouvez également réviser et désapprouver des commentaires que vous aviez initialement approuvés en allant dans l'onglet 'Commentaires approuvés'

Importation d'adhérent

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Import Patrons

L'outil d'import d'adhérents est utilisé pour importer des adhérents en masse. Il est généralement utilisé par les établissements d'enseignement au moment de la rentrée d'un nouveau groupe d'étudiants.

Créer le fichier des adhérents

Votre installation de Koha dispose d'un fichier CSV vide que vous pouvez utiliser comme modèle. Si vous voulez créer vous-même ce fichier, assuerez-vous que les champs suivants sont bien présents et dans l'ordre suivant :

cardnumber, surname, firstname, title, othernames, initials, streetnumber, streettype, address, address2, city, state, zipcode, country, email, phone, mobile, fax, emailpro, phonepro, B_streetnumber, B_streettype, B_address, B_address2, B_city, B_state, B_zipcode, B_country, B_email, B_phone, dateofbirth, branchcode, categorycode, dateenrolled, dateexpiry, gonenoaddress, lost, debarred, debarredcomment, contactname, contactfirstname, contacttitle, guarantorid, borrowernotes, relationship, ethnicity, ethnotes, sex, password, flags, userid, opacnote, contactnote, sort1, sort2, altcontactfirstname, altcontactsurname, altcontactaddress1, altcontactaddress2, altcontactaddress3, altcontactstate, altcontactzipcode, altcontactcountry, altcontactphone, smsalertnumber, privacy, patron_attributes

Important

Le "mot de passe" devrait être stocké en texte, et sera converti en Bcrypt.

Si vos mots de passe sont déjà cryptés, voyez votre administrateur système pour envisager des solutions.

Important

Date formats should match your system preference, and must be zero-padded, e.g. '01/02/2008'.

Important

The fields 'branchcode', 'categorycode' and all fields you have defined in the BorrowerMandatoryField preference are required and must match valid entries in your database.

Note

If loading patron attributes, the 'patron_attributes' field should contain a comma-separated list of attribute types and values.

• Le code du type d'attribut et une colonne doivent précéder chaque valeur.
  • Par exemple : "INSTID:12345,BASEBALL:Cubs"
  • Ce champ doit être mis entre guillemets si des valeurs multiples sont définies.
  • Puisque les valeurs peuvent contenir des espaces, des doubles guillemets supplémentaires peuvent être exigés :
    • "INSTID:12345,BASEBALL:Cubs,""BASEBALL:White Sox"""
  • Lorsque vous remplacez un enregistrement d'adhérent, tous les attributs spécifiés dans le fichier d'import remplacent toutes les valeurs d'attributs de toutes sortes qui avaient été auparavant assignées à l'enregistrement lecteur.

Importer des adhérents

Une fois le fichier créé, vous pouvez utiliser l'outil d'import des adhérents pour charger les données dans Koha.

• Choisissez votre fichier CSV

  

• Choisissez de mettre en concordance les adhérents sur leur "Numéro de carte" ou sur leur "Nom" afin d'éviter d'ajouter des doublons au système.

  

• Ensuite vous pouvez choisir les valeurs par défaut à appliquer à tous les adhérents que vous importez

  • ex. Si vous importez des adhérents spécifiques à un site vous pouvez utiliser le champ du formulaire d'importation pour appliquer le code du site à tous ceux que vous importez.

• Enfin vous devez décider quelles données vous voulez remplacer si c'est des doublons.

  

  • Un doublon est trouvé en utilisant le champ que vous avez choisi en tant que critère de concordance.
  • Si vous avez placé dans votre fichier des attributs, vous décidez si vous les ajoutez aux attributs existants ou si vous les remplacez.

Notices & Slips

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Notices & Slips

All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & Slips Tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.

Chaque notification peut être modifiée, mais très peu peuvent être supprimées, pour éviter une erreur système lors d'un envoi de message dont le modèle aurait été supprimé. Chaque notification ou ticket peut être modifié par son site et par défaut, vous les verrez tous pour tous les sites.

If you have a style you'd like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.

You will also want to review the Notices & Slips Field Guide for more information on formatting these notices.

Ajouter des notifications

Ajouter une nouvelle notification ou ticket

• Cliquez sur 'Ajouter notification'

  

• Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket

  • Important

    Not all notices can be branch specific for more information review the Notices & Slips Field Guide in this manual.

• Choisissez le module auquel associer la notification.

• Le Code est limité à vingt caractères.

  • Important

    En travaillant sur les notifications de retard vous voulez que chaque notification pour chaque site ait un code unique. Pensez à utiliser le code du site en face du code de notification pour chaque site.

• Utilisez le champ Nom pour décrire la notification.

  • Note

    With overdue notices, be sure to put your branch name in the description as well so that it will be visible when setting up your triggers.

• Ensuite vous pouvez personnaliser la notification pour chacune des méthodes de distribution possibles

  • Every notice should have an Email template set for it

    

  • If you're using the TalkingTechItivaPhoneNotification service you can set up a Phone notification

    

  • If you plan on printing this notice you can set the Print template next

    

  • If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver preference you can set the text for your SMS notices next

    

• Chaque notification vous propose les mêmes options

  • Si vous avez prévu de rédiger vos notifications et tickets au format HTML, cochez la case 'HTML Message', sinon, vos contenus seront générés au format texte seul.

  • Le suhet du message est ce qui apparaît dans la rubrique Sujet (ou Objet) du courriel.

  • Dans le corps du message n'hésitez pas à taper n'importe quel message qui vous semble le meilleur, utilisez les champs du côté gauche pour entrer des données personnalisées issues de la base de données.

    • Note

      Review the Notices & Slip Field Guide for info on what fields can be used here.

    • Important

      Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue Notice Markup

      • On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.

      • The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines One example for the <item></item> tag option is:

        <item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> Due date: <<issues.date_due>> </item>

    • Important

      Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>

    • Note

      To add today's date you can use the <<today>> syntax

    • Note

      Si vous ne voulez pas imprimer le nom entier de l'adhérent sur vos tickets ou notifications vous pouvez saisir une valeur dans les champs Autre nom ou Initiales pour chacun des adhérents et utiliser cette valeur à la place.

Balises dans les notifications de retard

When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Notices & Slips Field Guide for information on formatting item information in these notices.

Important

Pour l'instant, ces nouvelles étiquettes fonctionnent uniquement sur les notifications de retard, pas sur les autres notifications en lien avec la circulation.

These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.

Un exemple d'utilisation de ces deux champs dans un modèle de notification pourrait être :

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Ce qui, en supposant qu'il y ait deux exemplaires en retard, doit donner la notification suivante&nbsp;:

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Notifications existantes

Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices & Slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. You will also want to review the Notices & Slips Field Guide for information on formatting item information in these notices. Here are some of what those notices do:

• ACCTDETAILS

  • Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailOPACUser preference is set to 'Send'

• ACQCLAIM (Réclamation d'acquisition)

  • Utilisé en réclamation des acquisitions.
  • Get there: More > Acquisitions > Late issues

• CHECKIN

  • Cet avis est envoyé comme "Documents rendus" pour tous les exemplaires passés en retour
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• CHECKOUT

  • Cette notification est envoyée comme notification de "Retour" pour tous les exemplaires qui sont retournés
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• DUE

  • Cet avis est envoyé comme "Document à rendre" pour un exemplaire emprunté à rendre
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• DUEDGST

  • Cette notification est envoyée pour la fonctionnalité "exemplaire dû" pour tous les exemplaires qui sont dûs le jour même
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d'un résumé
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• HOLD (Réservation disponible pour retrait)

  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices
  • Quand ce message fait référence à la table branches il s'agit des informations du site de retrait.

• HOLDPLACED (une notification au personnel de la bibliothèque lorsqu'une réservation est faite)

  • This notice requires the emailLibrarianWhenHoldIsPlaced system preference to be set to 'Enable'
  • Quand ce message fait référence à la table branches il s'agit des informations du site de retrait.

• MEMBERSHIP_EXPIRY

  • Cette notification peut être envoyée aux adhérents pour les avertir que leur carte vont bientôt expirer.
  • Requires that you have the MembershipExpiryDaysNotice set and the related cron job set.

• ODUE (Notification de retard)

  • Cette notification est utilisée pour envoyer des Notifications de réclamation aux adhérentes.
  • Voir un Exemple de Notification de Retard
  • Requires that you set Overdue Notice/Status Triggers

• PREDUE

  • Cet avis est envoyé comme 'Préavis de rappel' pour un exemplaire emprunté en retard
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• PREDUEDGST

  • Cet avis est envoyé comme 'Préavis de rappel' pour tous les exemplaires empruntés en retard
  • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. L'adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d'un résumé
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• RENEWAL

  • Cet avis est envoyé comme "Documents en prêt" pour tous les exemplaires qui sont renouvelés
  • Cette notification est utilisée si trois critères sont présents&nbsp;:
    1. The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'
    2. The RenewalSendNotice preference is set to 'Send'
    3. L'adhérent a demandé à recevoir la notification de prêt
       • Get there:OPAC > Login > my messaging
       • Get there:Staff Client > Patron Record > Notices

• RLIST (Liste de routage)

  • Utilisé dans le module des périodiques pour notifier les adhérents et les membres du personnel des nouvelles parutions d'un périodique

    • Get there: More > Serials > New Subscription

  • Vous pouvez sélectionner la notification par Liste de routage quand vous créez un abonnement.

  • Note

    Noter aussi que si voulez avertir les adhérents des nouvelles parutions d'un périodique, vous pouvez cliquer sur "Définir une notifcation" qui vous amènera sur l'outil "Notifications"

• SHARE_ACCEPT

  • Utilisé pour avertir un adhérent qu'un autre adhérent a accepté sa liste partagée.
  • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to 'Allow'

• SHARE_INVITE

  • Utilisé pour avertir l'adhérent qu'un autre adhérent aimerait partager une liste avec lui.
  • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to 'Allow'

• TO_PROCESS

  • utilisé pour avertir un membre du personnel si une suggestion d'acquisition a été déplacée vers le fonds qu'il gère
  • Requires the notice_unprocessed_suggestions cron job

There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices & Slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet. Here is what those slips are used for:

• ISSUEQSLIP
  • Utilisé pour imprimer un ticket rapide de circulation
  • Le Ticket rapide inclut uniquement des exemplaires qui ont été empruntés aujourd'hui.
• ISSUESLIP
  • Utilisé pour imprimer un ticket de circulation complet
  • La notification ou le reçu indique les exemplaires empruntés aujourd'hui ainsi que les exemplaires qui sont déjà en prêt.
• HOLD_SLIP
  • Utilisé pour imprimer un ticket de réservation
  • La notification de réservation n'est générée que lorsque la réservation est confirmée.
• TRANSFERSLIP
  • Utilisé pour imprimer un ticket de transfert
  • Le bordereau de transfert est imprimé lorsque vous confirmez un transfert d'un site à l'autre de votre réseau

Paramétrage des relances

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Overdue Notice/Status Triggers

In order to send the overdue notices that you defined using the Notices tool, you need to first set the triggers to have these messages.

Important

In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to set that patron category to require overdue notices.

Important

Depending on the value of your OverdueNoticeCalendar preference the delay may or may not include days the library is closed based on the holiday calendar.

L'outil de Paramétrage des relances vous permet d'envoyer jusqu'à trois avis de retard aux adhérents.

• Le délai définit le nombre de jours après la date de retour prévue, avant qu'une action soit enclenchée.

  • Important

    Si voulez que Koha déclenche une action (envoyer une lettre ou mettre des pièges sur un adhérent), une valeur pour le délai est exigée.

• Pour envoyer des notifications supplémentaires, cliquez sur les onglets Deuxième et Troisième

• Si vous voulez empêcher un adhérent de faire des prêts, en raison par exemple de ses retards, activez le blocage 'Suspendu'. Un message apparaîtra au moment du prêt informant le bibliothécaire que l'adhérent est bloqué en raison de ses retards.

  • If you choose to restrict a patron in this way you can also have Koha automatically remove that restriction with the AutoRemoveOverduesRestrictions preference.

• Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the iTiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).

  • Note

    L'Option d'alimentation n'est pas encore une fonctionnalité de Koha, c'est ici pour un développement à venir.

• Voir un Exemple de Notification de Retard

Créateur de cartes adhérent

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator

Le Créateur de cartes adhérent vous permet d'utiliser les formats et modèles que vous avez définis pour imprimer une grande variété d'étiquettes incluant les codes à barres. Voici certaines fonctionnalités du module Créateur de cartes adhérent :

• Personnaliser les modèles de cartes d'adhérent avec le texte récupérer à partir des données d'adhérent
• Personnaliser les templates des cartes pour imprimer les cartes d'adhérent (correspondre aux planches d'étiquettes)
• Créer et gérer des lots de cartes adhérent
• Exporter (comme PDF) un ou des lot(s) à imprimer
• PREDUEDGST

Formats

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Layouts

Le format définit le texte et les images qui seront imprimés sur la carte et leur emplacement.

Note

Jusqu'à trois lignes de texte, le numéro d'adhérent sous forme de code à barres et jusqu'à deux images peuvent être imprimé sur la carte

Créer une nouvelle mise en page

If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking the 'New' button and choosing 'Layout'.

Vous pouvez aussi choisir de cliquer sur "Gérer les modèles" sur le côté gauche.Là une liste des modèles disponibles que vous pouvez choisir pour l'édition vous est proposée .Mais en haut de la page il y a toujours le bouton "Nouveau modèle".

• Le nom que vous attribuez au format est pour vous, nommez le d'une façon qui vous permette de l'identifier aisément par la suite

• La liste des unités vous permet de choisir l'unité de mesure utilisée dans votre mise en page.

  

  • Note

    Un point Postscript vaut 1/72" un Adobe Agate vaut 1/64", un Pouce vaut 25.4 SI Millimeters

• Noter ensuite si ce modèle s'applique au devant ou au derrière de la carte d'adhérent

  • Note

    Vous aurez besoin d'un modèle à la fois pour le recto et le verso de votre carte si vous avez des cartes de bibliothèque à deux faces, cette option ne vous permet pas d'imprimer des cartes à deux faces, elle ne vous permet que de savoir quel côté de la carte vous créez.

• You have the option of adding up to 3 lines of text to your card. Your text can be static text of your choosing and/or fields from the patron record. If you want to print fields from the patron record you want to put the field names in brackets like so - <firstname>

  • Note

    A full list of field names can be found in the database schema at http://schema.koha-community.org

• Pour chaque ligne de texte, vous pouvez choisir votre police de caractères, sa taille et l'emplacement du texte sur la carte en utilisant les coordonnées inférieures X et Y

• Il faut cocher l'option Imprimer numéro de carte comme code à barres, si vous voulez afficher le code à barre et le numéro de carte. Cela transformera le numéro de carte en un code à barre. Si vous voulez que le numéro soit imprimé lisiblement pour un humain, activez l'option Imprimer les numéro de carte en texte.

• Enfin vous pouvez choisir jusqu'à deux images à imprimer sur la carte.

  • One can be the patron image which you can resize to meet your needs.
  • The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the 'Manage Images' module of the Patron Card Creator Tool.

  Important

  C'est la responsabilité des concepteurs de définir les lignes de texte, code à barres et images de sorte qu'il n'y ait pas de chevauchement.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page "Gérer les profils".

Modèles

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card templates

Un modèle décrit l'agencement des étiquettes sur la planche d'étiquettes ou le stock de cartes que vous utilisez.Ce doit être Avery 5160 pour les étiquettes d'adresse, Gaylord 47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery 28371 pour vos cartes d'adhérents, pour donner quelques exemples.Toute l'information dont vous avez besoin pour formater un modèle peut être dans le package, et sinon il peut habituellement être trouvé sur le site du fournisseur ou mesuré à partir d'un échantillon.

Ajouter un modèle

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton "Nouveau modèle" en haut de votre page, cela vous amènera directement sur le formulaire d'édition de modèle.

En utilisant le formulaire qui apparait après avoir cliquer sur "Éditer" ou "Nouveau modèle", vous pouvez définir un gabarit pour vos étiquettes ou vos cartes.

• L'ID du gabarit est simplement un identifiant unique généré par le système

• Le Code du modèle devrait être le nom de ce modèle afin de l'identifier dans la liste des modèles

• Vous utilisez la Description du modèle afin d'ajouter des informations sur le modèle

• La liste déroulante 'Unités' vous permet de choisir l'unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

  

  • Note

    Un point Postscript vaut 1/72" un Adobe Agate vaut 1/64", un Pouce vaut 25.4 SI Millimeters

• Les mesures (hauteur, largeur de la page, largeur et hauteur de la carte) peuvent être dans le package, et sinon peuvent habituellement être trouvés sur le site web du fournisseur ou peuvent être mesurés sur un échantillon.

• Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l'impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

  • Avant de sélectionner un profil d'étiquette, essayez d'imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d'imprimante et d'étiquettes

  • After finding and documenting any anomalies in the printed document, then you can create a profile and assign it to the template.

  • Important

    Ne pas préciser un profil si cela n'est nécessaire, par exemple ne cliquez pas pour définir un profil d'imprimante.Il n'est pas possible de retirer un profil d'un modèle mais vous pouvez basculer sur un autre profil.

  • Note

    Si vous utilisez différents modèles d'imprimantes vous serez peut-être amenés à définir plusieurs modèles qui sont semblables à l'exception des différents profils définis.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page 'Gérer modèles de cartes'.

Profils

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Profiles

A profile is a set of "adjustments" applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each card, you need to set up a profile for each printer (or even different tray selections on the same printer) to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si vos cartes s'impriment exactement comme vous voulez, vous n'aurez pas à utiliser un profil.

Ajouter un profil

Pour ajouter un nouveau profil, cliquez sur le bouton 'Profils' et choisissez 'Nouveau Profil'

Pour ajouter un nouveau profil, cliquez sur le bouton "Nouveau Profil" en haut de votre page.En utilisant le formulaire qui s'affiche vous pouvez définir les valeurs pour corriger les défauts d'alignement de la carte sur votre planche d'étiquettes.Vous pouvez aussi choisir "Gérer les profils" sur le côté gauche et sélectionner l'un des profils existants pour le modifier.

• Les Nom de l'Imprimante et du bac à papier n'ont pas besoin de correspondre exactement à votre imprimante, ils peuvent vous servir de référence afin de vous rappeler pour quelle imprimante vous avez créé le profil.

  • Note

    Par exemple&nbsp;: vous pouvez si vous voulez utilisez le n° de modèle d'Imprimante comme nom d'imprimante, ou vous pouvez l'appeller "l'imprimante de mon bureau"

• Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

• La liste des unités vous permet de choisir l'unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

  

  • Note

    Un point Postscript vaut 1/72" un Adobe Agate vaut 1/64", un Pouce vaut 25.4 SI Millimeters

• Offset pourra être utilisé quand l'image entière n'est pas centrée verticalement ou horizontalement. Le glissement décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la largeur ou la hauteur de la page

  • Pour les valeurs de décalage et de fluage, les nombres négatifs déplacent les informations d'impression vers le haut et la gauche de la page imprimée et les nombres positifs les déplacent vers le bas et la droite
  • Exemple: le texte est imprimé à 0.25" du côté gauche sur la première étiquette, à 0.28" du côté gauche sur la deuxième étiquette, et à 0.31" du côté gauche sur la troisième étiquette. Ceci signifie que le décalage horizontal devrait être configuré à (négatif) -0.03" pour combler cette différence.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page 'Gérer les profils'.

Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Lots

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Card batches

Un lot est un ensemble d'adhérents pour lesquels vous souhaitez générer les cartes

Ajouter un lot

Pour ajouter un nouveau lot, veuillez cliquer sur le bouton "Nouveaux lots" en haut de votre page.En choisissant l'élement "Gérer les étiquettes" du menu de gauche, affichera une liste de lots déjà définis.Dans cet affichage vous pouvez soit sélectionné un lot pour le modifier soit en ajouter un nouveau.

For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to be processed in this batch.

After choosing the 'Add item(s)' button the Patron Search window pops up.

From here you can search for patrons to add to your batch by any part of their name, their category and/or library. Entering * in the search box will display all the patrons.

From the results you can add patrons to the batch by clicking the 'Add' button. After adding patrons from the results you can start over and perform another search or click 'Close' at the bottom of the screen to indicate that you are done. You will then be presented with your batch.

If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the 'Manage > Card batches' button.

Si vous désirez exporter toutes les cartes d'utilisateurs que vous venez de créer, cliquez sur 'Exporter le lot de cartes'. Autrement vous pouvez choisir des utilisateurs spécifiques dont vous voulez imprimer les cartes en cochant la boîte sur la droite de leur nom et choisir 'Exporter les cartes sélectionnées'.

La fenêtre d'export qui apparait vous demande de choisir un modèle à appliquer, un format et une position de départ (à partir de quelle carte commencer l'impression).

Note

Concernant la position de départ, si les 6 premières étiquette sont déjà utilisées vous pouvez commencer à partir de la position 7. Les étiquettes sont numérotées de gauche à droite et de haut en bas.

Once you click 'Export' you will be presented with a PDF of your labels for printing

Lorsque vous ouvrez le PDF vous verrez les cartes à imprimer

The above image shows a layout that is made up of two textlines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn't rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.

Gérer les images

• Get there: More > Tools > Patron Card Creator > Manage > Images

Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating patron card layouts. You are limited in how many images you can upload (not counting patron images) by the ImageLimit system preference.

Important

Les images doivent avoir un poids inférieur à 500 Ko.

Note

Les images chargées avec cet outil doivent avoir une résolution minimale de 300 ppi, ce qui est un minimum pour imprimer une image.

Au centre de l'écran se trouve un formulaire de chargement. Parcourez votre ordinateur pour trouvez le fichier idoine et donnez-lui un nom.

Une fois le fichier chargé sur le serveur, un message de confirmation est affiché.

L'image sera affichée avec le reste sur la droite de la page.

À savoir&nbsp: Pour supprimer une ou plusieurs de ces images, cochez la case à droite de chaque image que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton 'Supprimer'.

Adhérent (anonymiser et supprimer)

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Patrons (anonymize, bulk-delete)

Cet outil vous permet, par lots, d'anonymiser l'historique de circulation ou de supprimer des comptes adhérents. Cela signifie que le système conserve un lien entre prêts et exemplaires, mais supprime le lien avec l'adhérent.

Important

Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved. They are not completely removed from the system (they are only moved to the delete_borrowers table), but this tool does not provide as many checks as one may desire.

Important

Avant d'utiliser cet outil il est recommandé de faire une sauvegarde de votre base.Les changements faits ici sont permanents.

Important

The anonymization will fail quietly if AnonymousPatron preference does not contain a valid value.

Pour supprimer ou anonymiser des adhérents

• Sélectionner la tâche que vous voulez réaliser (Supprimer ou Rendre anonyme)

• Entrez la date avant laquelle vous voulez modifier les données.

• Lors de la suppression d'adhérents vous pouvez aussi choisir des utilisateurs qui :

  • n'ont pas emprunté depuis une date spécifique;
  • ont des comptes qui vont expirer avant une date spécifique;
  • are in a specific patron category
  • are in a patron list

• Cliquez sur 'Suivant'

• Une demande de confirmation est affichée.

  

• En cliquant sur Finir, vos données seront supprimées ou anonymisées.

  

Modification d'adhérents par lots

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Batch patron modification

With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided.

Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, cliquez sur 'Continuer'. Vous verrez la liste des adhérents et des changements effectués.

Il y a une case à cocher à gauche de chaque bloc de texte. Cliquer sur cette case va effacer le texte.

Important

Note : Si le champ est obligatoire, vous ne pourrez supprimer la valeur qu'il contient.

Si vous avez plusieurs attributs adhérents, vous pouvez les modifier tous ensemble en utilisant le signe plus (+) ) droite de la zone de texte. Cela vous permettra d'ajouter un autre attribut.

Une fois fois les changements effectués, vous pouvez cliquer sur 'Enregistrer' et Koha vous affichera toutes les modifications apportées à l'adhérent.

Modération des tags

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Tags

Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the Tag Moderation Tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:

Pour modérer les commentaires, allez dans l'outil 'Tags'. En allant pour la première fois dans cet outil, vous verrez une liste des tags qui sont en attente d'approbation ou de rejet par un bibliothécaire

• To see all of the titles this tag was added to simply click on the term

  

  • A partir de cette liste de titres, vous pouvez supprimer un tag sans pour autant empêcher son utilisation dans le futur, en cliquant sur "Retirer tag" à droite du titre.

• Pour valider un tag, vous pouvez soit cliquer sur le bouton 'Approuver' en face du tag sélectionné, soit sélectionner tous les tags que vous souhaitez valider et cliquer sur 'Accepter' en bas de la page.

• Pour rejeter un tag, cliquez sur le bouton'Rejeter' à côté du tag, bien sélectionnez tous les tags à rejeter et cliquez sur 'Rejeter' en bas de la page.

Après qu'un tag a été approuvé ou rejeté, il est déplacé dans la liste de tag appropriée. Tous les tags sont affiché de manière rapide sur la droite de la fenêtre.

Qu'il soit approuvé ou rejeté, un tag peut à tout moment rejoindre l'autre liste. Dans la liste des tags approuvés, chaque tag a une option de rejet :

To check terms against the approved and rejected lists (and possibly against the dictionary you have assigned for tag moderation) simply enter the term into the search box on the bottom right of the screen to see the status of the term

Enfin, vous pouvez trouver des tags en utilisant les filtres sur la gauche.

Télécharger des photos d'adhérents

• Get there: More > Tools > Patrons and Circulation > Upload Patron Images

Patron images can be uploaded in bulk if you are allowing patron images to be attached to patron records. These images can also be used when creating patron cards.

• Créez un fichier texte et nommez-le "DATALINK.TXT" ou "IDLINK.TXT"

• Sur chaque ligne du fichier texte, entrez le numéro de la carte de l'adhérent suivi d'une virgule (ou d'une tabulation), puis du nom du fichier image.

  

  • Veillez à ce que votre fichier soit bien en plein texte (txt) et pas en rtf.

• Compressez au format ZIP votre fichier texte et vos fichiers image.

• Aller à l'outil de chargement des images des adhérents

  

• Pour une seule image, vous avez simplement à pointer le fichier image et à entrer le numéro de carte de l'adhérent.

• Pour plusieurs images, téléchargez un fichier compressé ZIP.

• Après le téléchargement vers le serveur, un message de confirmation s'affichera.

  

  Important

  Attention, il y a une limite de taille de l'image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Création de Liste de routage

• Get there: More > Tools > Catalog > Rotating Collections

"Rotation des collections" est un outil pour gérer les collections qui voyagent de bibliothèque en bibliothèque. Le module ajoute la possibilité d'enregistrer le lieu d'origine d'un exemplaire, sa localisation actuelle ainsi que les prochaines destinations où il sera transféré afin de s'assurer que tous les exemplaires seront bien transférés à la bonne bibliothèque. Quand un exemplaire dans une telle collection est retourné, le personnel de la bibliothèque est informé que l'exemplaire faire parti d'une rotation, et à quelle bibliothèque il devrait être envoyé s'il se trouve au mauvais endroit.

Important

The AutomaticItemReturn system preference must be set to "Don't automatically transfer items to their home library when they are returned" for Rotating Collections to function properly.

• Pour créer une nouvelle collection tournante, cliquez sur le bouton "Nouvelle collection", remplissez le titre et la description et validez. Une fois validée, vous verrez "Collection ajoutée avec succès" ; cliquez sur "Retourner à l'accueil des collections tournantes" (ou sur Collections tournantes dans la barre latérale).
• Pour ajouter des exemplaires à une collection, cliquez sur "Ajouter ou retirer des exemplaires" à côté du nom de la collection dans la liste. Sous "Ajouter ou retirer des exemplaires", scannez ou tapez le code à barres de l'exemplaire que vous souhaitez ajouter à la collection, appuyez sur Entrée ou cliquez sur Valider si nécessaire.
• Pour enlever un exemplaire d'une collection, vous devez cliquer sur "Enlever" qui est à droite du numéro de code à barres de l'exemplaire, ou cochez la boîte "Enlever l'exemplaire de la collection" et inscrivez ou scannez le numéro de code à barres dans la boîte appropriée puis cliquez sur valider. Note: la case à cocher "Enlever l'exemplaire de la collection" restera cochée tant et aussi longtemps que vous restez sur la même page ou jusqu'à ce que vous la décochiez. Ceci rend plus efficace de retirer beaucoup de documents de la collection.

Aller à Outil Rotation des collections

Le transfert d'une collection sera:

• Changez la localisation actuelle des exemplaires de cette collection pour la bibliothèque vers laquelle ils doivent être transférés
• Démarrez un transfert de sa bibliothèque de localisation actuelle à la bibliothèque de destination. Quand une bibliothèque reçoit une collection, elle doit faire un retour des exemplaires pour finaliser le transfert.

Vous pouvez transférer une collection d'une de ces deux façons:

• De la page principale des Collections tournantes, cliquez sur "Transférer" à côté du titre de la collection que vous voulez transférer; choisissez la bibliothèque vers laquelle vous voulez transférer la collection et cliquez sur "Transférer la collection".

• Ou, à partir de la page "Ajouter ou supprimer des exemplaires" pour une collection, vous pouvez cliquer sur le bouton "Transférer", choisir la bibliothèque vers laquelle vous souhaitez transférer la collection et cliquer sur "Transférer la collection".

  Important

  Pour achever le processus de transfert, la bibliothèque recevant la collection tournante devrait enregistrer tous les exemplaires de la collection lorsqu'ils les reçoivent. Ceci effacera le transfert. Ainsi les exemplaires ne seront plus affichés "En transit".

Si un exemplaire dans une collection tournante est prêté dans une autre bibliothèque que celle où il est censé être transféré , une notification apparaîtra avertissant le personnel de bibliothèque que l'exemplaire fait partie d'une collection tournante, les informant aussi où le document doit être envoyé.

Catalogue

Modification d'exemplaires par lots

• Get there: More > Tools > Catalog > Batch item modification

Cet outil vous permet de modifier un lot d'exemplaires.

From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids, or you can scan items one by one into the box below the upload tool. You can also decide the items edited should be populated with the default values you have defined in your default framework.

Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur 'Continuer'.

Un page vous présente un résumé des exemplaires que vous voulez modifier. De là, vous pouvez désélectionner les exemplaires que vous ne voulez pas modifier, juste avant de réaliser les modifications dans le formulaire se trouvant en-desous. Vous pouvez également cacher les colonnes que vous ne voulez pas voir afin d'éviter d'avoir à faire défiler sur la droite le formulaire présentant les exemplaires.

Note

Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez 'Sauvegarder'

En utilisant le formulaire de modification, vous choisissez les champs sur lesquels effectuer des modifications. En cliquant dans la boîte à cocher sur la droite de chaque champ, vous pouvez effacer les valeurs du champ pour les notices que vous traitées.

Une fois fois les changements faits, les exemplaires sont affichés.

Note

Il est également possible de modifier tous les exemplaires accrochés à une notice bibliographique en une seule opération en cliquant sur 'Modifier' > 'Modifier les exemplaires par lots' sur la page de la notice.

Suppression d'exemplaires par lots

• Get there: More > Tools > Catalog > Batch item deletion

Cet outil vous permet de supprimer de votre catalogue un lot d'exemplaires.

Avec cet outil, vous pouvez choisir d'envoyer à Koha un fichier de codes à barres ou d'identifiants d'exemplaires, ou bien scanner des exemplaires un par un dans la zone du formulaire.

Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur 'Continuer'.

Une fenête de confirmation s'affichera. Vous pourrez y désélectionner les exemplaires que vous ne voulez pas supprimer, ainsi qu'indiquer si Koha doit supprimer la notice bibliographique si le dernier exemplaire qui lui est attaché est supprimé, avant de cliquer sur "supprimer les exemplaires sélectionnés". Si des exemplaires sont actuellement empruntés, une erreur sera affichée et ces exemplaires ne seront pas supprimés.

Si votre fichier (ou le nombre de code à barres scannés) contient plus de 1000 codes à barres, Koha ne pourra vous afficher la liste des exemplaires. Vous pourrez les supprimer, mais pas choisir quel exemplaire ou quelle notice supprimer.

Si l'exemplaire est en prêt, une fenêtre de confirmation s'affichera. Vous pourrez y désélectionner les exemplaires que vous ne voulez pas supprimer.

Si les exemplaires peuvent être supprimés, ils le seront et une confirmation de la suppression sera affichée.

Suppression d'exemplaires par lots

This tool will take a batch of record numbers for either bibliographic records or authority records and allow you to delete all those records and any items attached to them in a batch.

First you need to tell the tool if you're deleting bibliographic or authority records. Next you can load a file with biblionumbers or authids or enter a list of those numbers in the box provided. Once you submit the form you will be presented with a summary of the records you are trying to delete.

Si une notice que vous souhaitez supprimer ne peut pas l'être, elle sera surlignée.

Cochez les notices que vous voulez supprimer et cliquez sur "Supprimer les notices sélectionnées" pour finaliser le processus.

Aller à <link linkend="batchrecorddelete"Modification de notices par lots</link>

• Get there: More > Tools > Catalog > Batch record modification

This tool will allow you to edit batches of bibliographic and/or authority records using MARC Modification Templates. Before visiting this tool you will want to set up at least one MARC modification template.

Lorsque vous arriverez sur l'outil il vous sera demandé&nbsp;:

• Choisissez de modifier les notices bibliographiques ou d'autorité
• Entrer les biblionumbers ou authids
  • Vous pouvez télécharger un fichier de ces nombres ou
  • Entrez dans le cadre les nombres (un par ligne)
• Enfin choisissez le modèle de modification MARC que vous voulez utiliser pour modifier ces notices.

Once you've entered your criteria click 'Continue'

Vous vous trouverez devant une liste de notices qui seront modifiées. A côté de chacune il y a une case à cocher, ainsi vous pouvez décocher tous les exemplaires que vous ne voulez pas modifier cette fois.

Clicking Preview MARC will allow you to see what edits will be made when you finalize the edit.

Lorsque vous êtes sûrs que tout est comme vous le souhaitez vous pouvez cliquer sur le bouton "Modifier les notices sélectionnées" et vos notices seront modifées.

Aller à Modification automatique d'exemplaires en fonction de l'age

• Get there: More > Tools > Catalog > Automatic item modifications by age

Cet outil permet aux bibliothécaires de mettre à jour certaines zones spécifiques quand un exemplaire atteint un certain âge.

Note

Staff need the items_batchmod permission to access this tool

Important

The settings in this tool will be acted upon by the corresponding cron job

If you haven't created any rules you will see the option to 'Add rules' on the Tool page. Click this button to create rules.

Si vous avez déjà des règles de configuré, un bouton 'Modifier' sera disponible. Autrement, cliquez sur 'Modifier' pour créer une nouvelle règle.

Vous serez emmené à une page où vous pourrez modifier des règles existantes ou en créer de nouvelles.

Dans le formulaire qui s'affiche vous pouvez inscrire:

• l'âge en jour à laquelle l'objet recevra une mise à jour (Age)
• quel critère est nécessaire pour déclencher la mise à jour (Conditions)
• quels changements sont faits quand le script est exécuté (Substituions)

Une fois terminé, vous pouvez cliquez sur "Add this rule" et ajouter des règles supplémentaires, ou vous pouvez cliquez sur "Submit these rules" pour sauvegarder vos changements.

Export Data (MARC & Authorities)

• Get there: More > Tools > Catalog > Export Data

Koha dispose d'un outil d'export par lot de vos notices bibliographiques, autorités et de vos exemplaires. Vous pouvez l'utiliser pour envoyer vos notices à d'autres établissements ou simplement pour faire des sauvegardes.

Exporter les notices bibliographiques

En haut de l'écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices bibliographiques cliquez sur l'onglet 'Export de notices bibliographiques'.

• Remplissez le formulaire afin de limiter votre export à un certain intervalle (tous les champs sont optionnels)

  

  • Choisissez de limiter l'export par une ou plusieurs des options suivantes

    • Limiter à une plage de numéro de notices

    • LImiter à un type de document

      • Important

        This limit will use the type you have defined in the item-level_itypes preference. If you have the item-level_itypes preference set to 'specific item' and you have no items attached to a bib record it will not be exported. To get all bib records of a specific type you will need your item-level_itypes preference set to 'biblio record'.

    • LImiter à un site précis ou à un groupe de sites

      • Important

        This is a filter: if you leave this set to the default (all libraries selected) or select one or more libraries, bib records with no items attached will not be exported. To get bib records with no items you will need to 'clear all' (i.e. de-select all libraries).

    • Limiter à une plage de cotes

    • Limiter à une période de date d'acquisition

  • If you'd like you can load a file of biblionumbers for the records you would like to export. File type needs to be .csv or .txt

    

  • Choisissez ensuite ce qu'il faut passer à l'export

    

    • Par défaut tous les exemplaires sont exporté, à moins de sélectionner l'option 'Ne pas exporter les exemplaires'.
    • Pour limiter l'export aux exemplaires du site auquel vous êtes connecté (si vous laissez le champ 'Site' en position 'Tous'), ou au site que vous aurez sélectionné plus haut, cochez la case 'Supprimer les exemplaires non-locaux'
    • Vous pouvez choisir les champs à exporter. Ainsi vous pouvez par exemple supprimer les champs locaux que vous ne voulez pas communiquer à un établissement partenaire.

  • Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

    

    • Choisissez d'exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML
    • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l'export

  • Cliquez sur 'Exporter les notices bibliographiques'

Exporter les notices d'autorité

En haut de l'écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices d'autorités cliquez sur l'onglet 'Export de notices d'autorités'.

• Remplir le formulaire afin de limiter votre export à un certain intervalle ou type d'autorité (tous les champs sont optionnels)

  

• Or you can choose a file of authids to export

File type needs to be .csv or .txt

• Puis, choisisez les champs que vous souhaitez exclure de l'export, séparés par un espace (pas une virgule)

  

  • Si vous voulez exclure tous les sous-champs de la zone 200 par exemple, entrez juste '200'
  • Si vous voulez exclure un sous-champs spécifique, entrez le après le champ. ex : 100a va exclure le sous-champ $a de la zone 100

• Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

  

  • Choisissez d'exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML
  • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l'export

• Cliquez sur 'Exporter les notices d'autorité'

Inventaire/récolement

• Get there: More > Tools > Catalog > Inventory/Stocktaking

L'outil Inventaire/récolement de Koha est utilisable de deux façons. Vous pouvez soit imprimer une liste correspondant à un rayonnage, puis marquer les exemplaires indisponibles. Ou bien vous pouvez chargez un fichier texte contenant les codes à barres collectés au moyen d'un lecteur portable.

Si vous n'avez pas la possibilité de scanner vos codes à barres dans la bibliothèque, vous avez la possibilité de créer une liste basée sur certains critères.

Choisissez quel site, localisation, intervalle de cotes, statut d'exemplaire et date à laquelle les exemplaires ont été vus pour la dernière fois afin de générer une liste que vous pourrez imprimer et utilisez ensuite quand vous examinerez physiquement vos collections

Autrement vous pouvez exporter la liste dans un fichier CSV pour modification dans une application sur votre poste de travail. Cochez simplement la case 'Export csv' pour générer ce fichier.

Une fois que vous avez retrouvé les exemplaires dans les rayonnages, vous pouvez revenir à cette liste et désélectionner les exemplaires qui auront leur date vue pour la dernière fois mise à la date du jour

Si vous avez un scanner portable ou un ordinateur portable avec un scanner USB, vous pouvez vous déplacer dans la bibliothèque et scanner les codes à barres de vos documents. Le fichier ainsi généré peut être chargé directement dans Koha.

Choisissez un fichier texte et la date que vous souhaitez utiliser pour marquer les exemplaires comme vus pour la dernière fois, puis cliquez sur 'Valider'

Créateur d'étiquette

• Get there: More > Tools > Catalog > Label Creator

Le Créateur d'étiquettes vous permet d'utiliser les formats et modèles que vous avez définis pour imprimer une grande variété d'étiquettes incluant les codes à barres. Voici certaines fonctionnalités du module Créateur d'étiquettes :

• Personnaliser les formats d'étiquette
• Créer des modèles d'étiquettes personnalisées imprimables
• Créer et gérer des lots d'étiquettes
• Exporte un ou plusieurs lots
• Exporte une ou plusieurs étiquettes dans un lot
• Exporte les données d'étiquette dans l'un des trois formats :
  • PDF - lisible par tout lecteur PDF standard, rendant les étiquettes imprimables directement sur une imprimante
  • CSV - Exporte les données d'étiquettes au format que vous avez choisi, permettant aux étiquettes d'être importées dans diverses applications
  • XML - inclus comme format d'export alternatif

Modèles

• Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Label templates

Un modèle est le type d'étiquettes/cartes que vous utilisez. Ce peut être Avery·5160 pour les étiquettes d'adresse, Gaylord·47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery·28371 pour les cartes adhérent, par exemple. Ces étiquettes incluent toutes les informations dont vous avez besoin pour paramétrer Koha, ces informations pouvant être sur l'emballage, ou si ce n'est pas le cas pouvant généralement être trouvées sur le site web du fournisseur.

Ajouter un modèle

Pour ajouter un nouveau modèle d'étiquette, cliquez sur le bouton 'Ajouter' en haut de la page et choisissez 'Modèle d'étiquette'.

En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez définir le modèle de vos étiquettes ou de vos cartes.

• L'identifiant du modèle est généré automatiquement après sauvegarde du modèle.

• Le code du modèle doit être choisi pour vous aider à identifier facilement le modèle dans une liste.

• Vous utilisez la Description du modèle afin d'ajouter des informations sur le modèle

• La liste des unités vous permet de choisir l'unité de mesure employée dans la définition du modèle.

  

• Les mesures, nombre de colonnes et nombre de lignes peuvent être trouvés sur l'emballage du fournisseur ou son site internet.

  • Important

    Note : Si vous ne laissez pas de marge à gauche dans votre modèle, une marge de 3/16" (13.5 point) sera appliquée par défaut.

• Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l'impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

  • Avant de sélectionner un profil d'étiquette, essayez d'imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d'imprimante et d'étiquettes.
  • After finding any anomalies in the printed document, create a profile and assign it to the template.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page 'Gérer les profils'.

Profils

• Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Printer Profiles

A profile is a set of "adjustments" applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned). This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each label, you need to set up a profile for each printer to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si vos étiquettes s'impriment exactement comme vous voulez, vous n'aurez pas à utiliser un profil.

Ajouter un profil

Pour ajouter un nouveau profil, cliquez sur le bouton 'Ajouter' et choisissez 'Profil d'imprimante'

En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez créer un profil afin de corriger toute anomalie d'impression de votre modèle.

• Il n'est pas nécessaire que les noms de l'imprimante et du chargeur de papier correspondent à ce qui est défini dans votre imprimante. Ils sont là pour référence et pour vous permettre de vous souvenir facilement de l'imprimante pour laquelle vous avez créé le profil.

• Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

• La liste des unités vous permet de choisir l'unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

  

• Le Décalage décrit ce qui arrive quand l'image est décentrée verticalement ou horizontalement. Creep décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la page.

  • Un offset négatif va décaler l'image sur la gauche et vers le haut. Un offset positif va décaler l'image vers le bas et vers la droite.
  • Exemple : Le texte est à 1cm du bord gauche de la première étiquette, à 1,2cm de la gauche de la deuxième étiquette et à 1,4cm du bord gauche de la troisième. Cela signifie que le décalage horizontal doit être fixé à 0,2cm pour tenir compte des différences observées.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page 'Gérer &gt; Profils d'imprimante'.

Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Formats

• Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Layouts

Une disposition est utilisée pour définir les champs que vous voulez voir sur les étiquettes.

Créer une nouvelle mise en page

Pour ajouter un nouveau format, cliquez sur le bouton 'Ajouter' en haut de la page et choisissez 'Format'.

En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez créer un profil afin de corriger toute anomalie d'impression de votre modèle.

• Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l'identifier.

• Si c'est une étiquette avec un code à barres, vous voudrez choisir l'encodage (Code 39 est le plus commun)

• Le type de format peut être n'importe quelle combinaison d'informations bibliographiques et/ou de code à barres. Par exemple, une étiquette de dos de livre pourrait être seulement bibliographique, tandis que l'étiquette que votre personnel de circulation utiliserait pour le prêt et les retours pourrait probablement être bibliographique/code à barres combiné.

• La zone 'Donnée bibliographique à imprimer' inclut tous les champs que vous auriez configurés dans vos grilles de catalogage MARC. Vous pouvez choisir d'une liste préparée d'avance de champs ou vous pouvez cliquer sur 'Liste de champs' et insérer vos propres données. Dans 'Liste de champs', vous pouvez spécifier des zones MARC en tant que tag de 4 caractères (exemple: 254a pour le champ du titre). Vous pouvez aussi inclure une liste de champs qui doivent être séparés par un espace, sur une même ligne et entre doubles guillemets (exemple: "099a 099b" ou "itemcallnumber barcode"). Les champs disponibles sont ceux de la table de base de données située plus bas. Finalement, vous pouvez ajouter du texte statique en utilisant les guillemets simples (exemple: 'Un texte statique ici').

  • You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org) with the following tables to find field names to use:

    • Présentement tous les champs dans les tables suivantes sont utilisés: items, biblioitems, biblio, branches

      

• Choisissez si le créateur d'étiquette doit imprimer les instructions autour de chaque étiquette.

• Choisissez si vous voulez que Koha essaye de diviser vos cotes (habituellement fait sur les étiquettes de dos)

• Finalement, choisissez vos configurations de textes, par-exemple l'alignement, la taille des caractères, etc

Après enregistrement, vos formats seront visibles sur la page 'Gérer les formats'.

Lots

• Get there: More > Tools > Label Creator > Manage > Label batches

Les lots sont composés des codes à barres que vous voulez imprimer. Sur cette page, recherchez les exemplaires pour lesquels vous voulez imprimer une étiquette.

Ajouter un lot

Batches can be created in one of two ways. The first is to click the 'Create Label Batch' link on the 'Staged MARC Management' page:

L'autre est de créer un nouveau lot dans l'outil Créateur d'étiquettes.

Vous serez emmenés devant un lot vide avec une boîte pour scanner les codes-à-barres ou les itemnumbers. Puis, cliquez sur '''Ajouter exemplaire(S) ''.

Vous êtes amené à un lot vide. Il y a en bas de page un bouton Ajouter des exemplaires. Utilisez-le. Une fenêtre de recherche vous permet de trouver les exemplaires que vous voulez ajouter à votre lot.

Dans le résultat de la recherche, cliquez sur les coches des exemplaires que vous voulez ajouter au lot, puis cliquez sur le bouton Ajout sélection. Vous pouvez également ajouter les exemplaires un-à-un en cliquant sur le lien Ajouter qui se trouve sur la gauche de chaque exemplaire.

Une fois que vous avez ajouté les exemplaires, cliquez sur le bouton Fait. La page de résultat liste les exemplaires que vous avez sélectionnés.

Pour imprimer toutes vos étiquettes, cliquez sur le bouton "Exporter le lot". Pour n'imprimer que certaines étiquettes, cliquez sur le bouton "Exporter exemplaire(s)". Une page de confirmation s'affichera où vous pourrez choisir votre modèle et votre format.

Trois options de téléchargement vous seront alors proposées : PDF, Excel ou CSV.

Après avoir enregistré votre fichier, il vous reste juste à l'imprimer sur des étiquettes vierges

Création d'étiquettes - rapide

• Get there: More > Tools > Catalog > Quick Spine Label Creator

  Note

  À savoir&nbsp;: Cet outil n'utilise pas de formats ou de modèles, il se contente d'imprimer sur le premier emplacement libre de la feuille d'étiquettes.

  • Define the fields you want to print on the spine label in the SpineLabelFormat system preference
  • Formatez l'impression de vos étiquettes en modifiant le fichier spinelabel.css qui se trouve dans koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Pour utiliser cette outil, vous avez seulement besoin du code à barre du livre pour lequel vous voulez imprimer une étiquette

Modèles de transformation MARC

Le système de Modèles de Modification Marc donne aux utilisateurs Koha la possibilité de modifier les notices MARC au moment de la préparation des notices MARC pour l'importation.

This tool is useful for altering MARC records from various vendors/sources work with your MARC framework. The system essentially allows one to create a basic script using actions to Copy, Move, Add, Update and Delete fields.

Quelques astuces

Next you can add actions to the template by filling in the Action box. For example if you're loading in a batch of files from your EBook vendor you might want to add the biblio item type of EBOOK to the 942$c.

• Choisir "Ajouter/Mettre à jour"
• Remplir le champ 942 et le sous-champ c
• Entrer la valeur 'EBOOK' (ou votre code équivalent pour ce type de document)
• Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard
• Cliquer sur 'Ajouter une action'

Each action can also have an optional condition to check the value or existence of another field. For example you might want to add the call number to the item record if it's not already there.

• Choisir "Copier"
• Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrence of the field
• Remplir le champ 090 (ou un autre champ de cote) et le sous-champ a pour les copier
• Remplir le champ 952 et le sous-champ o pour les copier vers
• Choisir "si"
• Remplir le champ 952 et le sous-champ o
• Choisir "n'existe pas"
• Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard
• Cliquer sur 'Ajouter une action'

The Copy & Move actions also support Regular Expressions, which can be used to automatically modify field values during the copy/move. An example would be to strip out the '$' character in field 020$c.

• Choisir "Copier et remplacer"

• Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrences of the field

• Remplir le champ 020 et le sous-champ c pour les copier

• Saisissez le champ 020 et le sous-champ c pour les copier vers

• Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case s/\$// )

• Choisir "si"

• Remplir le champ 020 et le sous-champ c

• Choisir "correspond"

• Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case m/^\$/ )

• Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard

• Cliquer sur 'Ajouter une action'

  Note

  The value for an update can include variables that change each time the template is used. Currently, the system supports two variables, __BRANCHCODE__ which is replaced with the branchcode of the library currently using the template, and __CURRENTDATE__ which is replaced with the current date in ISO format ( YYYY-MM-DD ).

You could also use regular expressions to add your library's proxy URL in front of links in your MARC record.

• Choisir "Copier et remplacer"
• Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrences of the field
• Remplir le champ 020 et le sous-champ c pour les copier
• Remplir le champ 952 et le sous-champ o pour les copier vers
• Check the 'RegEx' box and enter your regular expression (in this case s/^/PROXY_URL/ )
• Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard
• Cliquer sur 'Ajouter une action'

Quand vous devez choisir entre 'Copier' et 'Copier et remplacer' , gardez l'exemple qui suit en tête:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists

Si nous appliquons l'action (a) Copier les champs intégralement de 245 à 300, nous obtenons :

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.

Si nous appliquons l'action (b), Copier les sous-champs 245$a à 300$a, nous obtenons:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists

Une fois que vos actions sont sauvegardées, vous pouvez les voir en haut de l'écran. Les actions peuvent être déplacées utilisant les flèches à leur gauche.

En fonction de ce que vous souhaitez faire au final, l'ordre de vos actions peut être très important. Par exemple, vous ne devriez pas supprimer un champ dont vous souhaitez copier le contenu dans un autre champ.

Pour ajouter un autre modèle vous pouvez soit repartir de zéro soit cliquer sur le bouton "Dupliquer le modèle actuel" pour créer une copie d'un modèle existant et démarrer à partir de celui-ci.

Once your template is saved you will be able to pick it when using the Stage MARC Records for Import tool.

Télécharger des notices MARC dans le réservoir

• Get there: More > Tools > Catalog > Stage MARC records for import

Cet outil peut être utilisé pour importer aussi bien des notices bibliographiques que d'autorité enregistrés en format de MARC. L'importation des notices dans Koha comprend deux étapes. La première est de présenter les notices pour l'importation.

• Premièrement, cherchez le fichier MARC sur votre ordinateur

  

• A l'étape suivante, vous aurez la possibilité de mettre en correspondance les notices avec celles de votre catalogue et d'importer des exemplaires

  

  • Enter 'Comments about this file' to identify your upload when going to the 'Manage Staged MARC Records' tool

  • Indiquer à Koha de quel type de fichier il s'agit (bibliographique ou autorité)

    

  • Choisissez l'encodage des caractères

    

  • Choose if you would like to use a MARC Modification Template to alter the data you're about to import

    

  • Choissiez ne rechercher ou non les notices correspondantes

    

    • You can set up record matching rules through the administration area

      

      • When using the ISBN matching rule Koha will find only exact matches. If you find that the ISBN match is not working to your satisfaction you can change the AggressiveMatchOnISBN preference to 'Do' and then run your import again.

  • Choisissez ensuite ce qu'il faut faire des notices correspondantes s'il y en a

  • Finalement, choisissez ce qu'il faut faire des notices qui sont uniques

  • A l'étape suivante, vous choisirez ou non d'importer les données d'exemplaire contenues dans les notices MARC (si le fichier que vous importez est un fichier bibliographique)

    

    • D'ici vous pouvez choisir de toujours ajouter des exemplaires indépendamment du statut de correspondance, les ajouter seulement si une notice correspondante a été trouvée, ajouter des exemplaires seulement s'il n'y avait aucune notice biblio correspondante, remplacez des exemplaires si une notice biblio correspondante a été trouvée (la correspondance regardera les "itemnumbers" et les codes barres pour faire la correspondance sur des exemplaires. "Itemnumbers "prennent le pas sur les codes barres), ou ignorer les exemplaires et ne pas les ajouter.

• Cliquez sur 'Télécharger dans le réservoir'

• Un message de confirmation de votre import MARC s'affichera

  

• To complete the process continue to the Manage Staged MARC Records Tool

Aller à Gérer les Notices MARC préparées

• Get there: More > Tools > Catalog > Staged MARC Record Management

Once you have staged your records for import you can complete the import using this tool.

• Dans la liste des notices préparées, cliquez sur le nom du fichier que vous voulez finir d'importer dans votre catalogue

  • Vous remarquerez que les notices qui ont déjà été importées sont signalées dans la colonne Statut

• Un résumé de votre import s'affiche avec la possibilité de changer vos règles de concordance

  

• Sous le résumé de l'import, il y a une option qui permet de sélectionner la grille à laquelle associer tout le lot de notices.

  

  • Il n'est pas nécessaire de choisir une grille différent de Défaut, mais cela peut être utile pour lancer ensuite des rapports ou bien avoir le bon niveau bibliographique sélectionné.

• En dessous du résumé se trouve la liste des notices qui seront importées

  

  • Vérifiez la synthèse avant de terminer votre import afin d'être sûr que vos règles de concordance et que les notices soient bien conforme à ce que vous attendiez

  • Les concordances apparaîtront avec des informations sous la colonne détaillée de concordance,

    

    et quand vous cliquez sur 'Voir' dans la colonne 'Diff' vous pouvez voir la différence entre les versions.

    

• Cliquez sur 'Importer dans le Catalogue' afin de terminer l'import

  

• Une fois votre import terminé, un lien vers les nouvelles notices appraitra sur la droite de chaque titre importé

• Vous pouvez annuler votre import en cliquant sur le bouton 'Annuler l'import dans le catalogue'

Les notices importées utilisant cet outil restent dans le réservoir jusqu'à ce qu'elles soient purgées. Ces exemplaires apparaitront quand vous ferez une recherche dans le catalogue avec l'outil Catalogage.

Pour enlever les exemplaires du réservoir:

• Allez sur la page principale de l'outil de Gestion des notices téléchargées

  

• Pour effacer un lot, cliquez sur le bouton Effacer sur sa droite

• Vous serez amené à un écran de confirmation.

  

  • Accepter la suppression et les notices seront supprimées du réservoir et le statut sera changé en 'nettoyé'

Après avoir cliqué sur 'Télécharger une image', vous arriverez sur Outil Téléverser des images de couverture locales.

• Get there: More > Tools > Catalog > Upload Local Cover Image

This tool will allow you to upload cover images for the materials in your catalog. To access this tool, staff will need the upload_local_cover_images permission. In order for images to show in the staff client and/or OPAC you will need to set your LocalCoverImages and/or OPACLocalCoverImages preferences to 'Display.' Images can be uploaded in batches or one by one.

Note

Koha n'a pas de grandeur maximale pour les fichiers de cet outil, mais Apache pourrait limiter la grandeur maximale des versements (parlez à votre administrateur système).

Note

When you want to upload multiple images onto a bib record, they will display left to right (then top to bottom, depending on screen real estate) in order of uploading, and the one on the left (the first one uploaded) will be the one used as a thumbnail cover in search results and on the detail page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you'd like them to appear.

Si vous téléchargez une image :

• Allez sur l'outil d'envoi et cliquez sur le bouton Parcourir afin de localiser l'image sur votre ordinateur.

  

• Cliquez sur 'Télécharger fichier'

• Choisir 'Fichier image' dans la section 'Type de fichier'

• Entrez le numéro de notice à laquelle vous attachez cette image. Ce n'est pas le même numéro que le code à barre, c'est le numéro système généré et attribué par Koha.

  • Retrouver le numéro de la notice Koha - biblionumber- qui s'affiche à la fin de l'URL dans la barre d'adresse de votre navigateur quand vous êtes sur l'affichage détaillée d'une notice ou en cliquant sur l'onglet MARC dans dans l'interface professionnelle.

    

  • Le champ retour en haut de la page principale

    

• Si vous voulez remplacer une image de couverture locale déjà chargée, cochez la case 'Remplacer l'image existante' en dessous des options.

• Cliquer sur 'Traitement des images'

• Une page présente un résumé de l'action réalisée comportant un lien vers la notice à laquelle vous avez associée une image

Si vous téléchargez en une seule fois un lot d'images , vous devrez d'abord créer une archive compressée au format ZIP.

• Entrer dans le fichier ZIP toutes les images à télécharger

• Also include a text file (*.TXT) named either datalink.txt or idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for each image one per line

  • ex. 4091,image4091.jpg

    

• Parcourir votre ordinateur pour retrouver le fichier ZIP

• Cliquez sur 'Télécharger fichier'

• Choisir 'Fichier zip' sans la section 'Type de fichier'

• Si vous voulez remplacer une image de couverture locale déjà chargée, cochez la case 'Remplacer l'image existante' en dessous des options.

• Cliquer sur 'Traitement des images'

• Le bilan du chargement s'affichera

  

  Important

  L'image source est utilisée pour générer une vignette de 140 x 200 px et une image pleine grandeur 600 x 800 px. La taille originale de l'image téléversée ne sera pas conservée dans Koha

Vous verrez vos images de couverture dans l'interface professionnelle dans l'onglet Image de la page de détail.

A l'OPAC, les images de couvertures vont aussi apparaître dans l'onglet 'Images' en plus de s'afficher dans la notice détaillée et dans la liste des résultats.

If you would like to remove a cover image you can click 'Delete image' below the image if you have the upload_local_cover_images permission.

Outils supplémentaires

Calendrier

• Get there: More > Tools > Additional Tools > Calendar

Les sites peuvent définir leurs dates de fermeture et de vacances utilisées pour le calcul des dates de retour des documents. Vous pouvez utiliser le Calendrier en activant ces préférences système&nbsp:;

• Get there:More > Administration > Global System Preferences > Circulation > useDaysMode
  • Sélectionnez la méthode de calcul des dates de retour: sélectionnez Calendar pour utiliser le calendrier de fermetures, et Days pour ignorer le calendrier de fermetures
• Get there: More > Administration > Global System Preferences > Circulation > finescalendar
  • Le calendrier des fermetures est utilisé pour le calcul des amendes.

Ajouter des jours

Avant d'ajouter des jours, choisissez le site pour lequel vous voulez définir des jours de fermeture. Lorsque vous ajouterez des jours, vous pourrez préciser s'il se rapporte à un site ou bien à tous les sites. Pour ajouter un jour :

• Cliquez sur la date du calendrier que vous voulez marquer comme jour de fermeture

  

• Dans le formulaire qui apparaît au-dessus du calendrier, saisissez les informations de fermeture (Pour plus d'informations sur chaque option, cliquez sur le point d'interrogation [?] )

  • L'information sur le site sera renseigné automatiquement en fonction du site que vous avez choisi.

  • L'information sur la date sera également renseignée automatiquement en fonction de la date que vous avez choisie dans le calendrier

  • Définir les jours de fermeture de la bibliothèque

  • Ensuite, vous spécifiez si le jour de fermeture est unique ou s'il est répété.

    • S'il s'agit d'un seul jour de fermeture, choisissez 'Fermeture seulement ce jour-là'
    • Si c'est une fermeture hebdomadaire (comme un week-end), choisissez 'Fermeture répétée le même jour chaque semaine'
    • Si c'est une fermeture annuelle, choisissez 'Fermeture répétée chaque année à la même date'
    • Si la bibliothèque va fermer pour une semaine ou une autre période de temps, choisissez 'Période de fermeture' et entrez une date de fin dans la zone 'Jusqu'à :'
    • Si la bibliothèque va être fermée pour une période chaque année (comme pour les vacances scolaires), choisissez 'Période de fermeture répétée chaque année' et entrez une date de fin dans la zone 'Jusqu'à:'

  • Finalement, décidez d'appliquer ce jour de fermeture à toutes les bibliothèques ou bien uniquement à celle que vous avez sélectionnée initialement

    • Si vous préférez saisir toutes les fermetures et ensuite toutes les copier d'un coup vers un autre site, vous pouvez utiliser le menu Copier en-dessous du calendrier

      

• Après avoir sauvegardé vous verrez les événements affichés sous le calendrier

  

Modification des jours de fermeture

Pour modifier un jour de fermeture :

• Cliquez dans le calendrier sur le jour que vous voulez modifier.

  

• Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur 'Enregistrer'.

  • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur 'Enregistrer'.

• En cliquant sur des jours de fermeture répétables vous obtiendrez des options sensiblement différentes

  

  • Dans le formulaire au-dessus, vous noterez la présence d'une option 'Créer une exception à ce jour de fermeture'. Choisissez-la pour que la date soit ouvrée même si la bibliothèque est habituellement fermée ce jour-la.
    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur 'Enregistrer'.

Aide supplémentaire

Quand vous ajoutez ou que vous modifiez des jours de fermeture, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le plus bleu qui se trouve en regard des différentes rubriques du formulaire.

Aller à CSV Profiles

• Get there: More > Tools > Additional Tools > CSV Profiles

Les Profils CSV sont créés pour définir la façon dont vous souhaitez exporter un panier ou une liste.

Ajouter des profils CSV

Pour ajouter un profil CSV

• Dans le menu Outils, cliquez sur Profils CSV.

• Le 'Type de profile' détermine quels types de champs vous planifiez utiliser (MARC ou SQL) pour définir votre profil

  • Si vous choisissez MARC alors vous devrez inscrire des champs MARC

  

  • Si vous choisissez SQL alors vous devrez inscrire des champs de base de données SQL

    

  • Le 'Nom du profil' sera visible sur le menu déroulant d'export lorsque vous choisirez 'Télécharger' à partir de votre panier ou d'une liste

    

  • Le champ 'Description du profil' est utilisé par les bibliothécaires, mais apparaîtra également à l'OPAC quand l'adhérent téléchargera du contenu, assurez-vous d'en informer vos adhérents.

  • Le Séparateur CSV est le caractère utilisé pour séparer les valeurs et les groupes de valeurs

    Note

    L'option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules (en France, privilégier le point-virgule).

  • Le Séparateur de champ est le caractère utilisé pour séparer les champs dupliqués.

    • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs zone 650 et voici le séparateur qui apparait entre chaque dans la colonne

      

  • Le Séparateur de sous-champs est le caractères utilisé pour séparer les sous-champs dupliqués.

    • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs sous-champs $a dans un champ.

  • La rubrique Encodage vous permet de définir l'encodage des caractères utilisé dans le fichier.

  • Finalement formatez votre fichier CSV en utilisant les champs 'Champs MARC du profil'

    • Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC and biblio.title|biblio.author for SQL

    • Note

      You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with an header, followed by the equal sign. Example : Personal name=100|title=245$a|300

  Lorsque vous avez complété les informations de votre profil, cliquez simplement sur 'Valider' et vous aurez la confirmation que votre profil a été sauvegardé.

  

Modifier les profils CSV

Une fois que vous avez créé au moins un Profil CSV, une option 'Modifier les profils CSV' s'affiche en-dessous du formulaire d'ajout

• Sélectionnez le profil que vous souhaitez éditer et modifier les champs nécessaires.

• Après avoir soumis vos modifications, vous verrez un message de confirmation en haut de l'écran

  

• Pour supprimer un profil, cochez l'option 'Supprimer le profil sélectionné' avant de cliquer 'Valider'

  

Utiliser les Profils CSV

Vos Profils CSV seront visibles au niveau du menu d'export d'une liste ou d'un panier sous le bouton 'Télécharger'

Aller à Log Viewer Tool

• Get there: More > Tools > Additional Tools > Log Viewer

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the Log Viewer Tool.

En choisissant différentes combinaisons parmi les options proposées, vous produirez un fichier log spécifique.

A query for all logs related to the Circulation module produces a result

Annonces

• Get there: More > Tools > Additional Tools > News

Le module des annonces permet aux bibliothécaires de poster des informations qui apparaîtront dans l'interface publique (OPAC) ou professionnelle.

Pour ajouter des annonces à l'OPAC, à l'interface professionnelle ou sur un reçu de circulation&nbsp;:

• Cliquez sur Ajouter une nouvelle

  

  • Under 'Display Location' choose whether to put the news on the OPAC, Slip (circulation receipt) or the Librarian (Staff) Interface.

    

  • Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket

  • Donnez un titre à votre nouvelle

  • Utilisez les champs dates de publication et d'expiration afin de contrôler quand et combien de temps votre annonce apparaîtra.

    • Exemple: (les exemples assument que la date d'aujourd'hui est le 7 mai 2015)
      • Publication en date courante: fixer la date de publication au 7 mai 2015
      • Horaire de publication dans le future: fixer la date plus tard que le 07-Mai-2015
      • Antidater l'information: fixer la date plus tôt que le 07-Mai-2015

  • 'S'affiche en position' vous permet de décider dans quelle ordre vos annonces apparaissent

  • La boîte 'Annonces' permet de saisir du code l'HTML pour formater le texte

• Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur 'Valider'

• News in the OPAC will appear above the OpacMainUserBlock

  

  • Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you to subscribe to library news

  

• Les annonces apparaîtront à l'interface professionnelle dans la partie gauche de la page de démarrage

  

• S'il y a des notes dans la fiche adhérent elles s'affichent sur la droite de la zone de prêt

  

• Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay preference you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person)

Aller à Task Scheduler Tool

• Get there: More > Tools > Additional Tools > Task Scheduler

Le planificateur de tâche sert à programmer l'exécution d'un rapport.

Pour programmer une tâche, aller dans Planificateur de tâches et remplissez le formulaire

• L'heure courante du serveur vous montre l'heure de votre serveur. La planification de tous vos états est basée sur cette heure-là, pas sur votre heure locale.
• L'heure doit être entrée sous la forme hh:mm
• La date doit être saisie en utilisant le calendrier pop up
• Choisissez l'état que vous voulez programmer
• Choisissez de recevoir le texte du résultat ou bien un lien vers le résultat
• Saisissez dans Courriel l'adresse de la personne qui recevra l'état

Le planificateur de tâche sert à programmer l'exécution d'un rapport.

Vous pouvez également planifier les états directement depuis la liste des états enregistrés en cliquant sur le lien Planifier

Problème

Le Planificateur de tâches ne fonctionnera pas si l'user du serveur web n'a pas la permission de l'utiliser. Pour trouver si le bon user a les permissions nécessaires, vérifiez /etc/at.allow pour voir les utilisateurs. Si vous n'avez pas ce fichier, vérifiez /etc/at.deny. Si at.deny existe mais est vide, alors tous les users peuvent l'utiliser. Voyez avec votre administrateur système pour ajouter l'user au bon endroit afin que le planificateur de tâches fonctionne.

Quote of the Day (QOTD) Editor

• Get there: More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD feature

Cet outil vous permet d'ajouter et d'éditer des citations qui seront affichées sur l'OPAC, si vous utilisez les fonctionnalisées du QOTD.

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay preference to 'Enable and add at least one quote via the Quote of the Day Editor. Once these steps are complete you will see your quotes above the OpacMainUserBlock in the OPAC:

Ajouter une citation

Pour ajouter une nouvelle notification

• Cliquer sur le bouton 'Ajouter citation' dans le menu et une nouvelle citation vide sera ajoutée en fin de liste des citations.

  

  • Important

    Les champs "Source' et "Texte" doivent être remplis tous les deux pour sauver la nouvelle citation.

    

• When finished filling in both fields, press the <Enter> key on your keyboard to save the new quote.

• La liste sera mise à jour et les nouvelles citations seront maintenant visibles.

  Note

  You may cancel the addition of a new quote any time prior to saving it simply by pressing the <Esc> key on your keyboard.

Modifier une citation

Une fois que le lot de citation en cours a été chargé dans la table d'édition, vous pouvez modifier la source et le texte de la citation.

• Modifier les champs de 'Source' ou de 'Texte' en cliquant sur le champ désiré.

  

• When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

La liste sera mise à jour, les modifications sauvegardées et visibles.

Êtes vous sûr de vouloir supprimer cette citation ?

• Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l'identifiant de la citation correspondante.
• Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur 'Supprimer Citation(s)'.
• Vous serez invité à confirmer la suppression.
• Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

Importer des citations

Le fichier CSV doit contenir deux colonnes sous la forme: "source", "text" sans précision de rang.

Note

Vous serez invité à confirmer le téléchargement des fichiers de plus de 512 Ko de mémoire

• Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur "Enregistrer les modifications" en haut de la page

  

• Scannez les codes à barres des documents à renouveler

  

• Après avoir sélectionné le fichier au format CSV, cliquer sur le bouton "Ouvrir" et le fichier sera chargé dans une table temporaire modifiable.

  

• From the listing you can edit either the 'Source' or 'Text' fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

  

• Vous pouvez aussi effacer des citations de la liste avant de compléter l'importation.

  • Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l'identifiant de la citation correspondante.

    

  • Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur 'Supprimer Citation(s)'.

    

  • Vous serez invité à confirmer la suppression.

    

  • Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

• Quand vous êtes satisfait de vos citations, cliquer sur 'Enregistrer Citations' dans la barre de menu et elles seront sauvegardées.

  

Télécharger

• Get there: More > Tools > Additional Tools > Upload

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Télécharger fichiers

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the 'Browse' button.

Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

Chercher fichiers téléversés

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presened with the results of your search.