Adquisiciones

El módulo de adquisiciones de Koha proporciona una forma para que la biblioteca haga los pedidos a sus proveedores y gestione los presupuestos de adquisiciones.

  • Get there: More > Acquisitions

Configuración

Antes de utilizar el Módulo de Adquisiciones debe asegurarse de que está configurado de acuerdo a sus necesidades.

First, set your Acquisitions System Preferences and Acquisitions Administration to match your library's workflow. Before setting your EDI Accounts and Library EANs you will need to have entered your vendors.

En la página principal de adquisiciones verá la relación de las partidas presupuestarias de su biblioteca.

image781

Note

If the total line is confusing for the funds you have set up you can hide it by adding

#funds_total {display:none;}

to the IntranetUserCSS preference.

To see all active funds you can click the checkbox next to 'Show active and inactive' above the funds table.

Para ver el historial de todas las órdenes de un fondo puede hacer clic en el importe.

image782

Learn more in the Budget/Fund Tracking section of this manual.

Proveedores

Antes dede hacer los pedidos debe introducir al menos un proveedor.

Agregar un proveedor

Para agregar un proveedor, haga clic en el botón 'Nuevo proveedor' en la página de Adquisiciones

image783

El formulario agregar proveedor se divide en tres partes

  • La primera sección es para información básica del proveedor

    image784

    • De estos campos, solo el nombre del proveedor es necesario, el resto de la información debería añadirse para ayudar en la generación de cartas de reclamación y facturas
  • La segunda sección es para información de contacto en la oficina del proveedor

    image785

    • Ninguno de estos campos son obligatorios, debería introducirse únicamente si usted quiere llevar un registro de la información de contacto dentro de Koha
  • La última sección es para información de facturación

    image786

    • Para poder hacer un pedido a un proveedor éste debe estar 'Activo'
    • En 'listas de precio son en' y 'los precios en la factura son' elija la moneda
    • Si a la biblioteca se le cargan impuestos marque el Número de Impuesto como registrado
    • Indique si los precios de lista y/o precios de facturas incluyen el impuesto
    • Si el proveedor ofrece un descuento, introduzca el procentaje en el campo 'Descuento'
      • Usted pueda introducir descuentos específicos del ítem al hacer un pedido
    • Introduzca la tasa del impuesto si a su biblioteca le cargan impuestos a los pedidos
    • Si usted sabe cuanto tiempo suelen tardar en llegar los pedidos de este proveedor puede introducir un tiempo de entrega. Esto permitirá a Koha estimar cuando llegarán los pedidos a su biblioteca en el informe de pedidos retrasados.
    • Las notas son para uso interno

Ver/Editar un proveedor

Para ver la página de información de un proveedor tiene que buscar al proveedor en la página principal de Adquisiciones. La búsqueda se puede hacer con cualquier parte del nombre del proveedor:

image787

De los resultados, haga clic en el nombre del proveedor que desee ver o editar

image788

Para realizar cambios al vendedor o proveedor, simplemente haga clic en el botón "Editar"

Si el proveedor no tiene cestas asociadas el botón 'Borrar' igualmente será visible, permitiendo borrarlo.

image789

Contratos del proveedor

Puede definir contratos (con fecha de inicio y final) y asociarlos a un proveedor. Esto es usado para que al final del año pueda ver cuanto gastó en un contrato específico con un proveedor. En algunos lugares, los contratos se configuran con un monto mínimo o máximo anual.

Agregar un contrato

En la parte superior de la página de información del proveedor verá el botón 'Nuevo contrato'.

image790

El formulario de contrato le pedirá cierta información muy básica sobre el contrato

image791

Important

Importante: Usted no será capaz de entrar en un contrato de forma retrospectiva, la fecha de finalización no debe ser antes de la fecha de hoy.

Una vez que el contrato se guarda aparecerá debajo de la información del proveedor.

image792

Habrá también una opción cuando se crea una cesta

image793

Gestión de sugerencias

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron's behalf from their record. Depending on your settings in the suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page under the vendor search.

image794

También aparecerá en el panel principal del personal bajo las etiquetas de módulo:

image795

Haciendo clic en 'Administrar sugerencias' lo llevará a la herramienta de administración de sugerencias. Si no hay sugerencias pendientes puede acceder la herramienta haciendo clic en el enlace 'Administrar sugerencias' en el menú a la izquierda de la página de Adquisiciones.

image796

Sus sugerencias serán ordenadas en varias categorías: Aceptadas, Pendientes, Revisadas y/o Rechazadas. Cada propuesta aceptada o rechazada mostrará el nombre del bibliotecario que administró la sugerencia y la razón que dio para aceptar o rechazar la misma (encontrada en 'Estado').

Una sugerencia 'aceptada' es la que usted ha marcado como "Aceptada" mediante el siguiente formulario de sugerencias. Una sugerencia 'Pendiente' es la que está en espera de una acción por parte de la biblioteca. Una sugerencia 'Revisada' es la marcada como 'Revisada' utilizando el formulario antes de las sugerencias. Una sugerencia 'Ordenada' es la que se ha ordenado a través de la 'Sugerencia de compra' enlazada en su cesta. Una sugerencia 'Rechazada' es la que se ha marcado como 'Rechazada' mediante el formulario debajo de la lista de sugerencias.

Para bibliotecas con muchas sugerencias, existen filtros en el lado izquierdo de la página de Administración de sugerencias para asistirlo en limitar en número de títulos mostrados en pantalla.

image797

Haciendo clic en los encabezados azules expandirá las opciones de filtrado y haciendo clic en '[limpiar]' eliminará los filtros y mostrará todas la sugerencias.

Note

La página de sugerencias se limitará automáticamente a sugerencias para su biblioteca. Para ver información de todas (u otras) bibliotecas haga clic en el filtro 'Información de adquisición' y cambie la biblioteca.

image798

Cuando revise sugerencias 'Pendientes' puede elegir marcar la casilla próxima al ítem que quiere aprobar/rechazar y entonces elegir el estado y la razón de su selección. Puede además elegir eliminar completamente la sugerencia marcando la casilla 'Eliminar seleccionada'.

image799

Otra opción para bibliotecas con listas de sugerencias largas es aprobarlas o rechazarlas una por una haciendo click en el título de la sugerencia para abrir un resumen de la misma, incluyendo la información de si el ítem fue adquirido.

image800

Si hace clic en 'editar' a la derecha del título sugerido abrirá una página de edición de sugerencia.

image801

Desde este formulario puede editar las sugerencias (agregando más detalles o actualizando información incorrecta provista por el usuario). También puede aceptar o rechazar la sugerencia individualmente.

  • Marcar una consulta como 'Pendiente' la moverá nuevamente a la pestaña 'Pendiente'.

Las razones para aceptar y rechazar sugerencias son definidos por el valor autorizado SUGGEST.

image802

Si usted elige 'Otros...' como motivo se le pedirá que ingrese su motivo en un cuadro de texto. Haciendo clic en 'Cancelar' a la derecha del cuadro traerá nuevamente el menú desplegable con las razones autorizadas.

image803

You can also assign this suggestion to a fund.

image1280

This edit can trigger a notice (defined in the Notices & Slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked 'Submit' the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron's account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

image804

Haciendo pedidos

Para hacer un pedido debe primero buscar al proveedor o librería al cual desea enviar el pedido.

Important

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library's EDI Accounts and EANs.

Crear una cesta

Note

If you're using EDI for ordering you will want to download your order record from your vendor before starting the process in Koha.

Para crear una cesta usted dispone de varias opciones en la página de resultados de búsqueda de proveedores:

image805

Para agregar usuarios a la lista haga clic en el botón 'Agregar usuarios' a la derecha del nombre de la lista.

Note

You can also add to an existing basket by clicking the 'Add to basket' link to the far right of each basket's information in the results table.

Luego de hacer clic en 'Recibir envío' se le pedirá ingresar el numero de remito del vendedor y la fecha de recepción.

image806

  • Al añadir una cesta deseará darle un nombre para identificarla posteriormente
  • Ingrese el Lugar de facturación y el Lugar de envío (se predetermina a la biblioteca en la que ha ingresado)
  • Si desea cambiar el proveedor al cual está ordenando puede utilizar el menú desplegable Proveedor
  • Los campos de notas son opcionales y pueden contener cualquier tipo de información.
  • If you're ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the 'Orders are standing' box for this basket

If you have added contracts to the vendor you're ordering from, you will also have an option to choose which contract you're ordering these items under.

image807

Cuando haya finalizado, haga clic en 'Guardar'

image808

Una vez que la cesta se crea se presentan varias opciones para añadir ítems al pedido.

  • Si está pidiendo otra copia de un ítem existente, puede simplemente buscar el registro en su sistema.

    image809

    • Desde los resultados, haga clic en 'Pedir' para ir al formulario de pedido.

      image810

      • Todos los detalles asociados con el ítem se listarán bajo 'Detalles de catalogación.'
  • If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the Managing Suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.

    image811

    • De los resultados, haga clic en 'Hacer pedido' junto al ítem que desea pedir y se irá al formulario de pedido incluyendo el enlace a la sugerencia

      image812

      • Desde este formulario puede hacer cambios a los detalles de catálogo si es necesario.

      • Cuando el ejemplar aparezca en su cesta incluirá un enlace a la sugerencia.

        image813

    • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered and will update the patron's 'My purchase suggestions' page in the OPAC.

  • If you're using the Serials module you can link your subscription order information to acquisitions by choosing to order 'From a subscription'

    • Después de dar clic en en enlace del pedido usted será llevado a la página de búsqueda, de modo que, le ayudará a encontrar su suscripción

      image814

    • Sus resultados aparecerán a la derecha del formulario y cada suscripción tendrán un enlace de 'Pedido' a la derecha

      image815

    • Al hacer clic en 'Orden' traerá la información de la suscripción en el formulario de pedidos y sin la sección "Agregar ítem" ya que solamente se está pidiendo una suscripción y un ítem no es necesario

      image816

  • Para hacer un pedido de un registro que no se puede encontrar en ningún otro lugar, elija 'Desde un nuevo registro (vacío).'

    image817

    • Se le presentará con un formulario en blanco para rellenar con todos los datos necesarios sobre el ítem que está pidiendo.
  • Si desea buscar en otras bibliotecas para comprar un ítem, use la opción 'De una fuente externa', que le permitirá hacer un pedido a partir de un registro MARC encontrado por una búsqueda Z39.50.

    image818

    • Desde los resultados, haga clic en el enlace Pedir al lado de cada ítem que desee adquirir.

      image819

    • Si el ítem que usted está pidiendo de una fuente externa parece ser un duplicado, Koha le advertirá y le dará opciones sobre cómo proceder.

      image820

      • Desde la advertencia puede elegir ordenar otra copia de un registro bibliográfico existente, crear un registro bibliográfico nuevo, o cancelar su pedido de este ítem.
    • En el formulario de pedido que aparece, no podrá editar los detalles del catálogo.

      image821

  • The next option for ordering is to order from a staged record (learn more about staging records).

    Note

    This is the option you will choose if you have an order file from your vendor.

Order from a staged file

image822

  • From the list of files you are presented with, choose the 'Add orders' link to add the records in the staged file to your order.

    image1281

  • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose 'Check all' at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

    image1282

  • In the 'Item Information' tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

    image1283

  • If no information is imported from the MARC record regarding fund information the 'Default accounting details' tab can be used to apply values related to the accounting.

    image1284

  • El última opción para hacer pedidos es hacerlo desde una lista de títulos con máxima tasa de reserva.

    • This option will take you to the Holds Ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

      image1285

With any of the above ordering options you're presented with an option to notify patrons of the new item when it's received. The contents of that notification can be edited in the Notices & Slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the 'Patrons' section you will see an option to 'Add user'. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Cambios de los usuarios

  • En la ventana que aparece busque los usuarios que desea notificar y haga clic en 'Seleccionar'

  • Once you're done you can close the window and you'll see the list of patrons under the 'Patrons' section

    image1286

After bringing in the bib information (for all import methods except for the staged file), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item info next. You need to fill out at least one item record and then click the 'Add' button at the bottom left of the item form.

image823

Luego de hacer clic en agregar el ítem aparecerá encima del formulario y, entonces, podrá ingresar su siguiente ítem de la misma forma (si pidió más de uno).

image824

Una vez que haya ingresado la información sobre el ítem, es necesario ingresar la información contable.

image825

  • La cantidad es completada por el número de ítems que añadió al pedido de arriba.

    • Important

      No se puede editar la cantidad manualmente, debe hacer clic en 'Agregar' debajo del formulario del ítem para añadir tanto ítems como haya pedido.

  • The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions Administration area.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions Administration area.

  • El precio del proveedor es el precio antes de aplicar impuestos o descuentos.

  • Si el precio es incierto, marque la casilla de precios inciertos.

    • Una cesta con al menos un precio incierto no puede cerrarse.
  • Si se aplica impuesto de venta, selecciónelo del campo gstrate

  • Ingrese el porcentaje de descuento que recibe en este pedido, una vez ingresado, pulse Tab y Koha rellenará el resto de los campos de costo más abajo.

  • If you added Planning Values when creating the Fund, those values will appear in the two Planning Value fields.

Once you have filled in all of the fields click 'Save' to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.

image826

The confirmation warning will allow you order past your fund amount if you so choose.

Una vez que un ítem se agrega a la cesta se le presentará un resumen de la bolsa.

image827

Si quieres ver más detalles puede marcar la casilla de verificación 'Mostrar todos los detalles'

image828

Desde aquí, puede editar o remover los ejemplares que haya agregado.

  • Seleccionando 'Eliminar pedido' borrará la orden de pedido pero dejará el registro en el catálogo.

  • Seleccionando 'Eliminar pedido y registro del catálogo' remueve tanto la línea de la orden como el registro en el catálogo.

    • El registro catalogado no siempre puede eliminarse. Podrá ver notas explicando por que.

      image829

En la página de resumen, también encontrará la opción de editar la información que ingresó sobre la cesta haciendo clic en 'Editar información de la cesta', eliminar la cesta haciendo clic en 'Eliminar esta cesta', o exportar su cesta como un archivo CSV haciendo clic en 'Exportar la cesta como CSV'.

image830

If you're using EDI for your order you can click the 'Create EDIFACT order' button when you're done to send the file to the vendor and close the basket.

image1287

Una vez que esté seguro que su cesta está completa, puede hacer clic en 'Cerrar esta cesta' para indicar que esta cesta se ha completado y ha sido enviada al proveedor.

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.

image831

Al cerrar la cesta se puede optar por agregar la cesta a un grupo para facilitar la impresión y la recuperación. Si marca la casilla 'Adjuntar esta cesta a un nuevo grupo' lo llevará a la lista del grupo donde se puede imprimir un archivo PDF del pedido.

image832

Important

Importante. No será posible cerrar una cesta con algún un ítem marcado con 'precio incierto'

image833

Hacer clic en 'Precios inciertos' le mostrará una lista de ítems con precios inciertos para edición rápida.

image834

Important

La página de Precios Inciertos es independiente de la cesta. Está relacionada con el proveedor por lo que verá todos los ítems en el pedido con precios inciertos para ese proveedor.

Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to 'Display).

image1288

Crear grupo de cestas

Un grupo de cestas es simplemente un conjunto de cestas. En algunas bibliotecas donde hay varios miembros del personal administrativo que crean cestas, después de un período de tiempo y si van dirigidas al mismo proveedor, es posible agruparlas en un grupo de cestas para hacer un solo pedido. Dicho esto, es posible también tener una sola cesta en un grupo de cestas si ese es el flujo de trabajo utilizado en su biblioteca.

Imprimir cestas

Si ha terminado de agregar a este pedido, haga clic en 'Cerrar esta bolsa'

image835

You will be asked if you want to 'Attach this basket to a new basket group with the same name'. A basket group is necessary if you want to be able to print PDFs of your orders.

image836

Su pedido completo sera listado en la página de Agrupamiento de cestas para su impresión o posterior modificación.

image837

If you closed the basket before generating the EDIFACT order you can do so from the basket grouping page.

Agrupación de Cestas

Hacer clic en 'Imprimir' debajo de su pedido se generará un PDF para imprimir. El PDF tendrá toda la información sobre su biblioteca seguida de los ítems de su pedido.

image838

Recibiendo pedidos

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

Los pedidos se pueden recibir en la página de información del proveedor

image839

o en la página de resultados de búsqueda del proveedor

image840

Luego de hacer clic en 'Recibir envío' se le pedirá ingresar el numero de remito del proveedor, la fecha de recepción, el costo de envío y el presupuesto del cual sustraer el monto de envío.

image841

La página de recepción listará todos los ítems todavía en pedido con el proveedor, independientemente de que cesta es el ítem.

image842

Para recibir un ítem específico, haga clic en el enlace 'Recibir' a la derecha del ítem.

image843

Desde este formulario puede alterar la información de costo. También puede elegir marcar solo parte del pedido como recibida si el proveedor no envió su orden completa marcando solo las casillas al lado de los ítems que desee recibir. Los valores ingresados en 'Costo de reemplazo' y 'Costo actual' llenarán automáticamente el registro del ítem completando el subcampo v (Costo, precio de reemplazo) y el subcampo g (Costo, precio normal de compra) en el registro del ítem antes de guardar.

image844

También pude editar el registro del ítem desde este formulario haciendo clic en el enlace 'Editar' a lado de cada ítem. Esto permite que ingrese signaturas topográficas y códigos de barra correctos si desea hacerlo al momento de recepción. Una vez que haya hecho los cambios necesarios (a el pedido y/o ítems), haga clic en 'Guardar' para marcar el/los ítem(s) como recibidos.

Note

Esta preferencia es utilizada en conjunto con la preferencia AcqItemSetSubfieldsWhenReceived. Si usted tiene configurado el sistema a entrar valores por defecto cuando usted recibe, usted querrá que esos valores se reviertan cuando la recepción se cancela. Esta preferencia le permite hacer eso.

image845

If the item is no longer available from this vendor you can transfer the order to another vendor's basket by clicking the 'Transfer' link to the right of the title. This will pop up a vendor search box.

image846

De los resultados puede elegir el enlace 'Importar' a la derecha del registro que desea agregar a Koha

image847

You will then be presented with the open baskets for that vendor to choose from. To move the item simply click 'Choose' to the right of the basket you would like to add the item to.

image848

Una vez que el archivo es subido se presenta un mensaje de confirmación.

image849

Cuando haya finalizado de recibir ítems puede navegar fuera de esta página o hacer clic en el botón 'Finalizar recepción' al fondo de la pantalla.

If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking 'Delete order' to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.

image1289

También podrá ver que el ejemplar esta recibido y/o cancelado si ve la cesta

image850

Facturas

Cuando se recibe pedidos se generan facturas. Las facturas pueden buscarse haciendo clic en 'Facturas' a la izquierda de la página de Adquisiciones.

image851

Luego de buscar, sus resultados aparecerán a la derecha de las opciones de búsqueda.

image852

De los resultados puede hacer clic en el enlace 'Detalles' para ver la factura completa o 'Cerrar' para indicar que la factura está cerrada/pagada.

image853

If you're allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to 'Go to receipt page'

image1290

To see or attach new files click the 'Manage invoice files' link

image854

From here you can find a file to upload and/or see the files you have already attached.

image855

From the invoice search results you can also merge together two invoices should you need to. Simply click the checkbox to the left of the invoices you would like to merge and click the 'Merge selected invoices' button at the bottom of the page. You will be presented with a confirmation screen:

image856

Click on the row of the invoice number you would like to keep and it will be highlighted in yellow. Enter any different billing information in the fields provided and click 'Merge'. The two invoices will become one.

Reclamos y órdenes retrasadas

Si ha introducido una dirección de correo electrónico para los proveedores en su sistema entonces podrá enviar correos electrónicos de reclamaciones cuando un pedido se retrasa. Antes de poder enviar las reclamaciones tendrá que configurar un aviso de reclamación de adquisiciones.

Al hacer clic en el enlace de 'Pedidos Atrasados' en la página de Adquisiciones se le presentará una serie de opciones de filtrado en la parte izquierda. Estos filtros se aplican solo a cestas cerradas.

image857

Note

El desplegable de proveedor solo mostrará los proveedores con cestas cerradas tarde.

Una vez que filtre sus pedidos para mostrarle lo que se considera retrasado se le presentará una lista de estos ítems.

image858

A la derecha de cada título atrasado verá una casilla de verificación. Marque a las que desea enviar una carta de reclamo y haga clic en 'Reclamar pedido' en el fondo de la lista. Esto enviará automáticamente un email al proveedor usando la dirección de email que tenga registrada.

Note

La fecha estimada de entrega esta basada en el tiempo de entrega ingresado en el registro del proveedor.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

image859

Acquisition Searches

En el tope de las distintas páginas de Adquisiciones hay una de búsqueda rápida donde podrá buscar por ambos, Búsqueda de proveedores o Búsqueda de pedidos.

image860

En Búsqueda de proveedores puede ingresar cualquier parte del nombre del proveedor para obtener resultados.

image861

Usando la Búsqueda de pedidos puede buscar ítems que se han pedido con o sin el proveedor.

image862

Puede introducir información en uno o ambos campos y puede ingresar cualquier parte del título y/o nombre de proveedor.

image863

Hacer clic en el signo más (+) a la derecha de la caja de búsqueda de proveedor la expandirá y le permitirá buscar por campos adicionales.

image864

Hacer clic en "Búsqueda avanzada" a la derecha del botón de búsqueda le presentará todas las opciones de búsqueda disponibles para los pedidos.

image865

Seguimiento de Fondo/Presupuesto

On the main acquisitions page there will be a table showing you all of your active funds and a breakdown of what has been ordered or spent against them.

image866

Clicking on the linked amounts under spent or ordered will show you a summary of the titles ordered/received on that budget.

image867

EDI Process

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are only using EDI for ordering.

Important

Koha uses the EDIFACT standard not the X12 standard for electronic ordering.

EDI Questions for Vendors

You will want to gather the following information from your vendors before beginning the set up process in Koha.

EDI Accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI Accounts` section.

  • Vendor: The name of the vendor

  • Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).

  • Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?

  • Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server

  • Username: The username for the above server

  • Password: The password for the above server

  • Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process

  • Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process

  • Qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier
      2. Assigned by buyer
  • SAN: The identifier for the vendor

    Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.

  • Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier
      2. Assigned by buyer
  • Buyer SAN: The identifier for the library

  • Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?

  • Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?

  • Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?

  • Order file suffix: The file suffix for order files

  • Quote file suffix: The file suffix for quote files

  • Invoice file suffix: The file suffix for invoice files

  • Account number(s): (list them all)

  • Account description(s): (the summary of what this number is for)

EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.

  • Library

  • EAN

    • Choose one of the following:

      1. EAN International

      (31B) US SAN Agency

      1. Assigned by supplier
      2. Assigned by buyer

MARC Order Fields or Grid Ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

  • price: MARC21 field that contains the item price
  • quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record
  • budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited
  • discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by
  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort1
  • sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2

EDI Setup

Before you begin ordering using EDI you will want to take the following steps:

EDI Ordering

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor's website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site and then download the MARC order file. Some language that you might see included "basket", "order", "cart", and/or "MARC order." Once you have this MARC file downloaded to your computer you will want to log in to Koha and continue the process there.

Visit the Stage MARC Records for Import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click 'Order' next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.

From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.

Una vez que haya prestado todos los ítems al usuario usted puede imprimir un recibo eligiendo uno método de los dos disponibles.

EDIFACT Order

This will generate a pending file in the EDIFACT Messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI Cron Job and sent to your vendor.

EDI Invoicing

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI Cron Job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

Mensajes de devolución

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT Messages.

image1291