Adhérents¶
Avant d’importer et/ou d’ajouter des adhérents, n’oubliez pas de définir les catégories d’adhérents.
Inscrire un nouvel adhérent¶
Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.
- Allez dans le module « Adhérents »
Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.
Cliquer sur « Nouvel Adhérent »
Les champs apparaissant dans la fiche adhérent peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField
Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)
Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField
Les titres de civilité sont définis par la préférence système :ref:BorrowersTitles
Note
If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.
Par exemple :
Firstname: Nicole C. Surname: Engard Initials: NCE
Sur le ticket vous pouvez imprimer <<borrowers.initials>> à la place du nom complet (NCE).
Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:
Firstname: Nicole Surname: Engard Initials: E
Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).
Saisissez ensuite les coordonnées
- Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et couriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.
Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte
- Click “Set to patron” to search your system for an existing patron
- Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.
- Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système BorrowerRelationship
Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)
- Click “Set to patron” to search your system for an existing patron
Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte
- Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.
La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque
Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système AutoMemberNum sur ce mode.
Note
Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.
Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.
Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque
“Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed this item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.
Next, the library set-up section includes additional library settings
La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.
If your patron cards expire (based on your patron category settings) the expiry date will automatically be calculated
The OPAC note is a note for the patron - it will appear in the OPAC on the patron’s record
The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron
Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.
- Le personnel pourra seulement se connecter à l’interface professionnelle s’il a les permissions nécessaires.
Si vous avez paramétré des attributs et identifiants supplémentaires, ils apparaîtront ensuite
Finally, if you have EnhancedMessagingPreferences set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.
Ces notifications sont:
- Advanced notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)
- Item checkout: A notice that lists all the of the items the patron has just checked out and/or renewed, this is an electronic form of the checkout receipt
- Hold filled: A notice when you have confirmed the hold is waiting for the patron
- Item due: A notice on the day and item is due back at the library
- Item check-in: A notice that lists all the of the items the patron has just checked in
Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.
Important
Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents
Important
Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.
Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.
Note
Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.
Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:
Quick add a patron¶
If your circulation desk is very busy and you want to register patron quickly, you can use the “quick add” feature. It’s a shortened version of the add patron form with only a couple of necessary fields to fill out.
This feature uses two system preferences: BorrowerMandatoryField and PatronQuickAddFields. These are the two system preferences that control which fields are in the quick add form.
To quick add a patron, go to the Patrons module
- Allez dans le module « Adhérents »
Click on the “Quick add new patron” button.
You will be asked to choose a patron category.
Then, you will be presented with a shortened form.
Once the form is filled out, click on “Save”.
If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.
Add a staff patron¶
All staff members must be entered into Koha as patrons of the “Staff” type. Follow the steps in Add a Patron to add a staff member. To give the staff member permissions to access the staff client, follow the steps in patron permissions
Important
Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.
Add a statistical patron¶
One way to track use of in house items is to « check out » the materials to a statistical patron. The « check out » process doesn’t check the book out, but instead tracks an in house use of the item. To use this method for tracking in house use you first will need a patron category set up for your statistical patron.
Next, you will need to create a new patron of the statistical type.
Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.
To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.
Duplicate a patron¶
Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.
Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.
Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche
Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »
Note
En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)
Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent
Add patron images¶
Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur « Permettre » (ou « Autoriser »).
Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.
In the “Upload patron image” box click “Browse” to find the image on your computer and “Upload” to load the image on to the patron record.
Important
Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.
Editing patrons¶
Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.
Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.
Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the Password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.
- Koha ne peut pas afficher un mot de passe déjà défini. Laissez le champ en blanc pour ne pas changer le mot de passe.
- Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».
To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” link below the section.
A patron image can be added by browsing for the image on your machine from the “Manage patron image” section.
- This form will not appear if you have the patronimages system preference to not allow patron images.
- To add patron images in bulk, use the Upload patron images tool.
Patrons can also be blocked from checking items out by setting Patron flags
If you would like your circulation staff to confirm a patron’s address before checking items out to the patron, you can see the “Gone no address” flag
If the patron reports that they have lost their card you can set the “Lost card” flag to prevent someone else from using that card to check items out
Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle
Note
This flag can automatically be set with the Overdue/notice status triggers
Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé
Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have Juvenile to adult cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update child to adult patron”
Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant
Managing patron self edits¶
If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).
Note
Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.
En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.
Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.
Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.
Merging patron records¶
If you accidentally end up with one patron with two cards it is possible to merge their records together so that you don’t lose their loan history or holds.
- In the patron list, check the boxes next to the records you want to merge and click on the “Merge selected patrons” button.
Note
It is possible to merge more than two records at a time.
- Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.
The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.
Patron permissions¶
Patron permissions are used to allow staff members access to the staff client.
Important
Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.
Setting patron permissions¶
On the patron record click “More” and choose “Set permissions” to alter patron permissions
Une liste des permissions est affichées. Certaines d’entre elles peuvent être étendues en cliquant sur le signe plus sur la gauche.
Patron permissions defined¶
superlibrarian
Accès à toutes les fonctions bibliothécaires
Note
Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres
circulate
- Documents prêtés et retournés
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
catalogue
Obligatoire pour les professionnels. L’accès professionnel permet d’accéder à l’interface professionnelle
Important
Doit être donné à tous le personnel pour qu’ils puissent se connecter à l’interface professionnelle
parameters
- Manage Koha system settings (Administration panel)
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
borrowers
- Ajouter ou modifier des adhérents
- This section can be expanded (Learn more)
permissions
- Définir les permissions
reserveforothers
- Faire et modifier des réservations pour les adhérents
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
editcatalogue
- Cataloguer (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
updatecharges
- Gérer les amendes et les charges des adhérents
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
acquisition
- Gestion des acquisitions et/ou des suggestions
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
tools
- Utiliser tout les outils
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
editauthorities
- Modifier des autorités
serials
- Gérer les abonnements aux périodiques
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
reports
- Permet d’accéder au module Rapports
- Les rapports qu’on trouve sur la page Circulation ne sont pas contrôlés par cette permission
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
staffaccess
Permet à un membre du personnel de modifier les permissions du reste du personnel
Important
Demande la permission des adhérents au-dessus
coursereserves
- Course reserves
- Allow access to the course reserves module
- This section can be expanded (Learn more)
plugins
- Les plugins Koha
- Cette section peut être affinée (En savoir plus)
listes
Lists
Important
Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.
Cette section peut être affinée (En savoir plus)
clubs
- Patron clubs
- Allows access to the Patron clubs feature
- This section can be expanded (Learn more)
ill
- Create and modify interlibrary loan requests
self_check
- Self check modules
- Used for self checkin/self checkout kiosks
- This section can be expanded (Learn more)
Granular circulate permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “circulate”, il aura le droit de réaliser toutes les opérations de circulation. Si vous souhaitez contrôler plus finement les permissions, utilisez les options ci-dessous :
- circulate_remaining_permissions
- Autres permissions de circulation
- Tous les droits d’accès sauf les permissions listées ci-dessous
- force_checkout
- Forcer le prêt malgré une limitation déjà fixée
- Avec cette permission le bibliothécaire sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt:
- restriction d’âge
- le document est emprunté par un autre adhérent
- le document n’est pas pour le prêt
- l’adhérent a des documents en retard
- le document est perdu
- le document est très demandé
- le document est réservé
- manage_checkout_notes
- Mark checkout notes as seen/not seen
- The permission to manage the checkout notes written by users through the OPAC
- manage_restrictions
- Gérer les comptes suspendus
- Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent
- overdues_report
- Générer un rapport des documents en retard
- L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion
- override_renewals
- Outrepasser le blocage de renouvellement
- Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions
Granular parameters permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “parameters”, il pourra utiliser toutes les fonctions. Pour un contrôle plus fin de ses droits, utilisez les options ci-dessous :
- manage_audio_alerts
- Manage audio alerts
- The ability to access the Audio alerts configuration in the administration module.
- manage_auth_values
- Manage authorized value categories and authorised values
- The ability to access the Auhorized values configuration in the administration module.
- manage_circ_rules
- Gérer les règles de circulation
- The ability to access the Circulation and fines rules configuration in the administration module.
- manage_circ_rules_from_any_libraries
- Manage circulation rules form any library. If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library (please note that manage_circ_rules is still required).
- manage_cities
- Manage cities and towns
- The ability to access the Cities and towns configuration in the administration module.
- manage_classifications
- Manage classification sources and filing rules
- The ability to access the Classification sources configuration in the administration module.
- manage_column_config
- Manage column configuration
- The ability the access the Configure columns page in the administration module.
- manage_didyoumean
- Manage Did you mean? configuration
- The ability to access the Did you mean? configuration in the administration module.
- manage_item_circ_alerts
- Manage item circulation alerts
- The ability to access the Item circulation alerts configuration in the administration module.
- manage_item_search_fields
- Manage item search fields
- The ability to access the Item search fields configuration in the administration module.
- manage_itemtypes
- Manage item types
- The ability to access the Item types configuration in the administratoin module.
- manage_keywords2koha_mappings
- Manage Keywords to Koha mappings
- The ability to access the Keywords to MARC mapping configuration in the administration module.
- manage_libraries
- Manage libraries and library groups
- The ability to access the Libraries and Library groups configuration pages in the administration module.
- manage_marc_frameworks
- Manage MARC bibliographic and authority frameworks and test them
- The ability to access the MARC bibliographic framework, Authority types, Koha to MARC mapping, and MARC Bibliographic framework test configuration areas in the administration module.
- manage_matching_rules
- Manage record matching rules
- The ability to access the Record matching rules configuration in the administration module.
- manage_oai_sets
- Manage OAI sets
- The ability to access the OAI sets configuration in the administration module.
- manage_patron_attributes
- Manage extened patron attributes
- The ability to access the Patron attribute types configuration in the administration module.
- manage_patron_categories
- Manage patron categories
- The ability to access the Patron categories configuration in the administration module.
- manage_search_engine_config
- Manage search engine configuration
- The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.
- manage_search_targets
- Manage Z39.50 and SRU server configuration
- The ability to access the Z39.50/SRU servers configuration in the administration module.
- manage_sms_providers
- Manage SMS cellular providers
- The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.
- manage_sysprefs
- Manage global system preferences
- The ability to access the Global system preferences in the administration module.
- manage_transfers
- Manage library transfer limits and transport cost matrix
- The ability to access the Library transfer limits and Transport cost matrix configuration pages in the administration module.
- manage_usage_stats
- Manage usage statistics settings
- Ability to access the Share your usage statistics configuration in the administration module.
- parameters_remaining_permissions
- Autres autorisations de paramétrage
- The ability to access all remaining areas in the administration module.
Granular borrowers permissions¶
If the staff member has “borrowers” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control borrowers permissions on a more granular level choose from these options:
- edit_borrowers
- Add, modify and view patron information
- The ability to access the Patrons module to view patron files, as well as adding new patrons and editing patron files
- view_borrower_infos_from_any_libraries
- View patron infos from any libraries. If not set the logged in user could only access patron infos from its own library or group of libraries.
Granular holds permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “reserveforothers”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux réservations. Pour un contrôle plus fin, utilisez les options ci-dessous :
- modify_holds_priority
- Modifier la priorité des réservations
- Permission de modifier l’ordre des réservations (monter/descendre une réservation)
- place_holds
- Faire des réservations pour les usagers
Granular cataloging permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “editcatalogue”, il aura le droit de faire toute opération de catalogage. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
delete_all_items
- Supprimer tous les exemplaires à la fois
- Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage
edit_catalogue
- Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques/d’exemplaires)
- Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Catalogage <#cataloging>
edit_items
- Modifier les exemplaires
- Droit de faire des modifications d’exemplaires, mais pas de notices bibliographiques
edit_items_restricted
Limiter la modification exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedEditing
Note
Veuillez noter que l’autorisation edit_items est toujours obligatoire
fast_cataloging
- Catalogage rapide
- The ability to catalog using only the Fast add framework found on the Circulation page
Granular fines and charges permissions¶
Si le personnel a les autorisations “updatecharges”, il aura le droit de faire toutes les opérations quant à la gestion des amendes et frais. Pour limiter les droits d’accès du personnel, utilisez les options ci-dessous:
- remaining_permissions
- Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais autre que celles d’annuler les pénalités financières
- writeoff
- Annuler les amendes et frais
Granular acquisitions permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “acquisition”, il aura le doit d’effectuer toute opération d’acquisition. Pour un contrôle plus fin de ces droits, utilisez les options ci-dessous :
budget_add_del
- Add and delete funds (but can’t modify funds)
budget_manage
- Manage funds
budget_manage_all
- Manage all funds
budget_modify
- Modify funds (can’t create lines, but can modify existing ones)
contracts_manage
- Permission de gérer les contrats
currencies_manage
- Manage currencies and exchange rates
- The ability to access the Currencies and exchange rates configuration page.
edi_manage
- Manage EDIFACT transmissions
group_manage
- Manage basket groups
order_manage
- Manage baskets and order lines
order_manage_all
- Manage all baskets and order lines, regardless of restrictions on them
order_receive
- Receive orders and manage shipments
period_manage
- Permission de gérer les budgets
planning_manage
- Manage budget plannings
suggestions_manage
- Manage purchase suggestions
vendors_manage
- Gestion des fournisseurs
- Note: Vendors are used in the acquisition and the serials module.
Granular serials permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “serials”, il pourra effectuer les opérations de gestion des périodiques. Pour un contrôle plus fin des droits, utilisez les options ci-dessous :
- check_expiration
- Vérifiez l”expiration d’un périodique
- claim_serials
- Réclamer les périodiques manquants via la partie réclamations
- create_subscription
- Create a new subscription
- delete_subscription
- Supprimer une inscription
- edit_subscription
- Modifier un abonnement existant
- Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement
- receive_serials
- Réception des périodiques
- Bulletiner les périodiques
- renew_subscription
- Renouveler un abonnement
- routing
- Liste de routage
- Manage routing lists
- superserials
- Manage subscriptions from any branch (only applies when IndependentBranches is used)
Granular tools permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “tools”, il pourra accéder à toutes les fonctions du module Outils. Pour limiter l’accès à certains outils, utilisez les options ci-dessous :
access_files
- Access to the files stored on the server
- Access to the Upload tool
batch_upload_patron_images
- Téléchargement des photos des adhérents par lots ou une à une
- Access to the Image upload tool
delete_anonymize_patrons
- Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique de prêts/lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents)
- Access to the Anonymize patron tool
edit_calendar
- Définir les jours de fermeture de la bibliothèque
- Access to the Calendar/holidays tool
edit_news
- Rédiger des annonces pour l’OPAC et l’interface professionnelle
- Access to the News tool
edit_notice_status_triggers
- Paramétrage des relances pour les documents en retard
- Access to the Overdue notice status/triggers tool
edit_notices
- Définir des notifications
- Access to the Notices and slips tool
edit_patrons
- Perform batch modification of patrons
- Access to the Batch patron modification tool
edit_quotes
- Edit quotes for the quote-of-the-day feature
- Access to the Quote of the Day (QOTD) Editor
export_catalog
- Exporter des données bibliographiques, d’autorités et d’exemplaires
- Access to the Export data tool
import_patrons
- Import des données sur les adhérents.
- Access to the Import patrons tool
inventory
- Réalisation de l’inventaire (récolement) de votre catalogue
- Access to the Inventory tool
items_batchdel
- Lancer la suppression par lot des exemplaires
- Access to the Batch item deletion tool
items_batchmod
- Lancer la modification par lot des exemplaires
- Access to the Batch item modification tool
items_batchmod_restricted
Limiter la modification d’exemplaires par lots aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedBatchmod
Note
Veuillez noter que l’autorisation items_batchmod est toujours obligatoire
label_creator
- Créer des étiquettes et des codes à barres imprimables à partir des données du catalogue et des adhérents
- Access to the Label creator and Quick label creator Tools
manage_csv_profiles
- Gestion des profils d’export CSV
- Access to the CSV profiles tool
manage_patron_lists
- Add, edit and delete patron lists and their contents
- Access to the Patron lists tool
manage_staged_marc
- Gestion des notices MARC préparées, inclus l’importation dans le catalogue ou l’annulation de l’importation
- Aller à l”outil de gestion des notices téléchargées
marc_modification_templates
- Manage MARC modification templates
- Access to the MARC modification templates tool
moderate_comments
- Modérer les commentaires des adhérents
- Access to the Comments tool
moderate_tags
- Modération des tags des adhérents
- Access to the Tags tool
records_batchdel
- Effectuez la suppression de notices par lot (bibliographique ou d’autorité)
- Access to the Batch record deletion tool
records_batchmod
- Perform batch modification of records (bibliographic or authorities)
- Access to the Batch record modification tool
rotating_collections
- Gestion des collections tournantes
- Access to the Rotating collections tool
schedule_tasks
- Planification de tâches à exécuter
- Access to the Task scheduler tool
stage_marc_import
- Préparer les notices MARC dans le réservoir
- Access to the Stage MARC records tool
upload_general_files
- Télécharger n’importe quel fichier
- Access to upload files via the Upload tool
upload_local_cover_images
- Télécharger des images de couverture locales
- Access to the Upload local cover image tool as well as permission to add and delete local cover images from the record detail page
upload_manage
Gérer les fichiers téléversés
Access to uploaded files via the Upload tool
Note
upload_general_files permission is required for this permission
view_system_logs
- Consultation des logs du système
- Access to the Log viewer tool
Granular reports permissions¶
Si l’utilisateur a la permission “reports”, il pourra utiliser toutes les fonctions liées aux rapports. Pour un contrôle plus fin des ces droits, utilisez les options ci-dessous :
- create_reports
- Create SQL reports
- La possibilité de créer et modifier mais pas de lancer des rapports SQL
- delete_reports
- Delete SQL reports
- execute_reports
- Execute SQL reports
- La possibilité de lancer mais pas de créer ou modifier des rapports SQL
Granular course reserves permissions¶
If the staff member has “course reserves” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control course reserves permissions on a more granular level choose from these options:
- add_reserves
- Add course reserves
- delete_reserves
- Remove course reserves
- manage_courses
- Add, edit and delete courses
Granular plugins permissions¶
If the staff member has “plugins” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control plugins permissions on a more granular level choose from these options:
- configure
- Configurer les plugins
- Possibilité d’activer la section “configure” d’un plugin s’il en a un
- manage
- Gérer les plugins
- Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins
- report
- Utiliser les plugins rapport
- Possibilité d’utiliser les plugins rapport
- tool
- Utiliser les plugins outils
- Possibilité d’utiliser les plugins outils
Granular lists permissions¶
Tous les membres du personnel ont le droit d’accéder aux listes. Cette section doit être cochée uniquement si vous voulez donner la permission à un membre du personnel de supprimer des listes publiques qu’ils n’ont pas créées eux-mêmes.
- delete_public_lists
- Supprimer les listes publiques
- The ability to delete public lists created by someone else
Granular patron clubs permissions¶
If the staff member has “clubs” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control patron clubs permissions on a more granular level choose from these options:
- edit_clubs
- Create and edit clubs
- Create and edit patron clubs using the Patron clubs tool
- edit_templates
- Create and edit club templates
- Create and edit club templates using the Patron clubs tool
- enroll
- Enroll patrons in clubs
- Enroll patrons from the patron file
Granular self check permissions¶
If the user has “self check” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control self check permissions on a more granular level choose from these options:
self_checkin_module
Log into the self check-in module.
** Note**
This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality
self_checkout_module
Perform self checkout at the OPAC.
Note
This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference
Patron information¶
Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.
- Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name
Check out¶
For instruction on checking items out, view the Checking out section of this manual.
Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”
Details¶
Note
Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”
All patron information will appear in the Details tab. This includes all the contact information, notes, custom patron attributes, messaging preferences, etc. entered when adding the patron.
In the case of patrons who are marked as “Child” or “Professional” and their guarantors additional information will appear on their record.
A child patron will list their guarantor
On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed
Circulation summary¶
Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.
Checkouts¶
The first tab shows the items the patron currently has checked out.
Relatives” checkouts¶
If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.
Fines & charges¶
The Fines & charges tab will show for all patrons, even those who don’t owe anything.
If the patron does owe money to the library, the tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the fines tabs.
Holds¶
If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.
Note
The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.
From here you can manage the patron’s holds: change the pickup library, cancel or suspend holds.
Note
You will only be able to suspend holds if the Réactiver les réservations system preference is set to « Allow ».
Note
If, when suspending a hold, you want to be able to set a date at which to automatically resume the hold, set the Réactiver toutes les réservations suspendues system preference to « Allow » and make sure the unsuspend_holds cron job is activated.
Article requests¶
If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.
The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.
Restrictions¶
L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.
Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.
- There are four kinds of restrictions:
- Manual
- Overdues
- Suspension
- Discharge
Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.
The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.
This restriction will not be removed automatically when the overdue items are returned unless the AutoRemoveOverduesRestrictions system preference is set to “Do”.
In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.
Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.
Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.
Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.
On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.
If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.
Note
If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:
- Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.
- Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.
- Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.
- Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.
- Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.
- Set the BlockExpiredPatronOpacActions system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.
Clubs¶
If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.
Amendes¶
L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.
Le tableau affiche les colonnes suivantes:
Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés
- Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée
Description: la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible
Note: toutes les notes à propos des frais/paiement
If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way
Montant: le montant total du paiement ou des frais
Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé
Possibilité d’annuler un paiement
The ability to void a payment
Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende
En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.
Charging fines/fees¶
Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:
- Fines will be charged based on your circulation and fines rules
- Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area
- Rental fees will be charged based on the settings in your Item iypes administration area
- Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.
Pay/reverse fines¶
Each line item can be paid in full (or written off) using the “Pay fines” tab.
Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.
Payer une amende dans sa totalité
Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.
The full amount of the fine will be populated for you in the « Collect from patron » box
If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.
Payer partiellement une amende
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.
Enter the amount you are collecting from the patron in the « Collect from patron » box
Cliquer sur « Confirmer »
The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding
Payer le montant de toutes les amendes
Click the « Pay amount » button
Enter the amount you are collecting from the patron in « Collect from patron. » The sum of all fines is shown in « Total amount outstanding »
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.
Pay selected fines
Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Pay selected »
Entrez le montant payé en face des amendes.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.
Passer une amende en pertes et profits
- Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.
- A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.
- L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Writeoff selected fines
- Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Writeoff selected ».
- Click « Confirm ».
- L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Writeoff all fines
- Click the « Writeoff all » button
- Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.
Si vous avez marqué un exemplaire de payé sans faire exprès, vous pouvez annuler cette ligne en cliquant sur “Annuler le paiement” sur la droite de la ligne
Une fois cliqué, une nouvelle ligne est ajouté au compte, montrant le paiement annulé
Note
- You can enable email receipts for payment and writeoff transactions with the UseEmailReceipts system preference.
Creating manual invoices¶
Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.
Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer
To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV authorized values
Important
The value set as the authorized value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the description and the authorized value description will be used as the amount.
Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.
Le champ description vous permet de décrire le coût
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Creating manual credits¶
Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.
- Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer
- Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.
- Le champ description vous permet de décrire le crédit
- Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Printing invoices¶
Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.
Routing lists¶
A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.
Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.
Circulation history¶
The circulation history tab will appear if you have set the IntranetReadingHistory preference to allow it to appear. If you have the OPACPrivacy system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.
Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.
Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.
Modification log¶
If you have set your Adhérent to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the IssueLog and Retour you will see checkins and outs on this screen as well.
- Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.
- Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent
- L’action vous informera quelle action a été enregistrée
- Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)
Notifications¶
The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:
Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.
If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.
Statistiques¶
Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.
Fichiers¶
If you set the EnableBorrowerFiles preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.
Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.
Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.
Purchase suggestions¶
Si l’adhérent a déjà fait une suggestion d’achat, vous verrez un onglet Suggestions d’achat sur la fiche adhérent.
De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.
Learn more about managing purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.
Quitus adhérent¶
A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this opti`on on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.
Note
In France a « quitus » (« discharge ») is needed if you want to register for an account in a library or a university.
Note
Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer
Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page
Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges
To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record
Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »
Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.
Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF
Note
You can style the PDF using the NoticeCSS preference.
The patron will have a restriction added to their account
And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab
Housebound patrons¶
There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.
Important
In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.
Chooser¶
If you have enabled the housebound module, with the HouseboundModule system preference, you will see that patrons now have a new section in their record called “Housebound roles”.
Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.
The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.
Deliverer¶
In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.
The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.
Housebound borrowers¶
To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.
From there, you can edit their housebound profile information.
Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.
Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.
Note
The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.
Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.
For example: books, dvds, magazines, etc.
Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.
For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.
Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.
For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.
Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.
Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.
Click the “Save changes” button to save the housebound profile.
Coordinating deliveries¶
To plan visits, go to the housebound patron’s record.
In their housebound tab, you will be able to create deliveries.
Click on “Add a new delivery”.
Fill out the information :
- Date: Enter the date of the delivery.
- Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.
- Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.
- Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.
Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.
Patron search¶
Cliquez sur le lien vers le module Adhérents pour accéder à la page de recherche des adhérents, sur laquelle vous pourrez chercher des adhérents en fonction de parties de leur nom ou de leur numéro de carte.
Cliquez sur le bouton [+] à droite de la boîte de recherche Fournisseur pour afficher des options de recherche supplémentaires.
Vous pouvez filtrer les résultats des adhérents en utilisant les options de recherche situées sur le côté gauche de la page:
En fonction de ce que vous avez choisi pour “Champs de recherche” vous pouvez rechercher des adhérents de plusieurs manières.
- Standard:
- Entrer une partie de leur nom, prénom, couriel ou code à barres
- Courriel :
- Saisissez n’importe quelle partie de l’adresse électronique de l’adhérent et choisissez « contient » au lieu de « commence par »
- N° d’adhérent:
- Entrez un numéro d’adhérent
- Numéro de téléphone:
- Entrez le numéro de téléphone exactement comme il est dans le système ou en utilisant les espaces entre chaque groupe de numéros.
- Exemple: Pour trouver (212) 555-1212 vous pouvez chercher exactement cette forme ou chercher sans parenthèse 212 555 1212
- Adresse postale:
- Tapez n’importe quelle partie de l’adresse de l’usager (inclut toutes les zones adresses) et choisissez « contient » au lieu de « commence par » pour trouver la chaîne de caractères n’importe où dans l’adresse
- Date de naissance
- Birth dates should be entered using the format set forth in the Formats de date : preference.
- Champ de tri 1
- C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
- Champ de tri 2
- C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Vous pouvez également choisir de chercher les champs débutant ou contenant la chaîne que vous avez saisi. Choisir “Contient” équivaut à une recherche avec une troncature.
Vous pouvez aussi feuiller la liste des adhérents en cliquant sur une lettre de la barre de navigation qui se trouve en haut de la page.